文/太原市市政工程設(shè)計(jì)研究院 牛諾婕

辦公室文書檔案的收集、歸檔與管理工作與辦公室其他工作的高效執(zhí)行有重大關(guān)聯(lián)。辦公室工作在單位當(dāng)中占據(jù)重要地位，而辦公室相關(guān)的工作文檔資料數(shù)量也是越來越多，在工作期間辦公室工作人員需要快速、準(zhǔn)確地找到相關(guān)文書檔案。但是目前辦公室文書檔案的相關(guān)工作還存在很多不完善的問題，這對(duì)辦公室工作質(zhì)量提高來說是非常不利的。

一、辦公室文書檔案的收集、歸檔與管理工作中的不足

想要有效改善辦公室文書檔案管理工作，需要先對(duì)其中的問題進(jìn)行掌握，下面對(duì)其工作中的不足進(jìn)行分析：

（一）檔案管理工作人員狀態(tài)不積極。辦公室文書檔案管理工作的重要性還沒有被辦公室管理人員和檔案管理人員意識(shí)到，導(dǎo)致對(duì)于檔案管理工作管理人員大多是敷衍了事，沒有對(duì)所有文書檔案進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范的收集、歸檔和管理，只有對(duì)比較重要的文書檔案才會(huì)進(jìn)行嚴(yán)格的編號(hào)、記錄歸檔等工作。而對(duì)于一些不是特別重要的文書檔案，管理人員處理時(shí)就有些隨意了。導(dǎo)致這些文書檔案擺放沒有規(guī)律，使用時(shí)東翻西找，即使找到了也無法得知該檔案收集、歸檔的相關(guān)信息，致使文書檔案的利用率無法提高。

（二）檔案管理工作方式陳舊。目前，辦公室文書檔案收集、歸檔與管理工作還是延續(xù)著傳統(tǒng)的方式，對(duì)于新時(shí)代的辦公室工作運(yùn)營(yíng)模式來說，傳統(tǒng)方式已經(jīng)過于陳舊了。首先，傳統(tǒng)管理方式是使用紙質(zhì)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存和利用的，這種方式不夠智能化，而且紙質(zhì)的文書檔案資料在長(zhǎng)期儲(chǔ)存時(shí)容易出現(xiàn)紙張發(fā)黃或字跡模糊的情況，在利用過程中也容易損壞。其次，檔案管理信息化建設(shè)沒有落實(shí)，完全依靠人工進(jìn)行文書檔案的查找、歸檔等工作，管理工作人員工作壓力較大，工作效率也不高。最后，管理工作沒有完整的流程和標(biāo)準(zhǔn)，也是工作方法無法有效革新的關(guān)鍵原因。

（三）檔案管理工作執(zhí)行力度較弱。辦公室文書檔案資料數(shù)量是非常龐大的，各個(gè)類型的檔案資料全部要集中進(jìn)行管理。但是由于檔案管理工作執(zhí)行力度沒有發(fā)揮出來，很多時(shí)候相關(guān)文書檔案在其他部門不能及時(shí)地送到辦公室，或者辦公室管理人員疏漏遺忘，這都會(huì)導(dǎo)致檔案收集、歸檔工作的難度增加。而且部分辦公室檔案管理人員是由擔(dān)任辦公室其他工作的人員同步負(fù)責(zé)的，致使有時(shí)辦公室工作人員分身乏術(shù)，檔案管理工作質(zhì)量和效率受到嚴(yán)重影響。

二、辦公室文書檔案收集、歸檔與管理工作的優(yōu)化對(duì)策

辦公室文書檔案收集、歸檔與管理工作，對(duì)日常工作都有重要影響，因而基于辦公室文書檔案管理工作的現(xiàn)狀，需要采取針對(duì)性的優(yōu)化對(duì)策，來對(duì)其管理工作進(jìn)行強(qiáng)化，促進(jìn)辦公室文書檔案管理工作能夠?yàn)槠渌ぷ髌鸬酱龠M(jìn)作用。

（一）強(qiáng)化檔案管理人員的工作素養(yǎng)和積極性。辦公室文書檔案管理工作的執(zhí)行情況與檔案管理人員工作狀態(tài)和工作能力是直接相互作用的，因而對(duì)檔案管理人員的強(qiáng)化是必須要做的。首先，對(duì)辦公室文書檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)，通過學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等活動(dòng)，讓管理人員學(xué)習(xí)辦公室文書檔案管理的相關(guān)知識(shí)，掌握辦公室文書檔案管理的流程、規(guī)范和方法，尤其是要重點(diǎn)學(xué)習(xí)數(shù)字化、信息化檔案收集、歸檔與管理的相關(guān)內(nèi)容，從而提高管理人員的工作技能和專業(yè)性。其次，在組織辦公室文書檔案管理人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)期間，要強(qiáng)調(diào)辦公室檔案管理工作的意義和重要性，從而明確檔案管理工作人員的重要地位，促進(jìn)工作人員工作積極性的提升。

（二）完善檔案管理的制度、流程建設(shè)。首先，建立完善的檔案管理制度和流程，明確收集與歸檔文書檔案的時(shí)間、范圍、保管期限、注意事項(xiàng)以及規(guī)范化流程。其次，結(jié)合實(shí)際情況和法律法規(guī)，建立明確的職責(zé)分工制度，明確歸檔的范圍。還要集中保管歸檔期限，以免留作私用，保證文書檔案資料的安全性。最后，要加強(qiáng)辦公室檔案管理的執(zhí)行力度，要求辦公室檔案管理人員嚴(yán)格按照其管理制度標(biāo)準(zhǔn)，開展管理工作，保證所有文書檔案資料都能完整收集和歸檔，從而促進(jìn)辦公室文書檔案管理工作得到切實(shí)的優(yōu)化。

（三）積極采用現(xiàn)代化的辦公室文書檔案收集、歸檔與管理方法。如今，辦公室文書檔案收集、歸檔與管理工作需要及時(shí)進(jìn)行方法的突破，舊形式的管理方式各方面已經(jīng)明顯落后，無法滿足現(xiàn)代辦公室工作的標(biāo)準(zhǔn)。首先，要盡快完善信息化的建設(shè)，利用信息化設(shè)備和技術(shù)建立辦公室文書檔案收集、歸檔與管理系統(tǒng)，這樣辦公室文書檔案管理工作的效率、規(guī)范化都能得到優(yōu)化，管理人員的工作壓力也會(huì)減輕。其次，辦公室文書檔案管理人員要與其他部門保持有效的溝通和關(guān)聯(lián)，避免出現(xiàn)有文書檔案長(zhǎng)時(shí)間存放在其他部門而未收集的情況，防止檔案資料丟失。

三、結(jié)語

高效、科學(xué)的辦公室文書檔案收集、歸檔與管理工作對(duì)于單位的發(fā)展有促進(jìn)作用，因而必須要提高對(duì)辦公室文書檔案管理工作的重視度，并針對(duì)其中存在的抑制因素進(jìn)行處理和改善，從而充分發(fā)揮辦公室文書檔案收集、歸檔與管理的服務(wù)功能。