文/福建省南平市第二醫(yī)院 張曉君

信息時代，醫(yī)院信息化建設逐步深入以順應時代發(fā)展潮流，促進醫(yī)院穩(wěn)定健康發(fā)展。檔案工作為臨床醫(yī)療與行政管理、科研管理等工作展開提供信息服務，同時也在醫(yī)療事物處理與科研教學等方面發(fā)揮著不可替代的作用。醫(yī)療檔案數(shù)字化建設在存儲與管理等方面的優(yōu)勢，都是傳統(tǒng)檔案管理模式不能比擬的，但其對信息安全保護與軟硬件設施建設等要求較高，還需在實踐中摸索性完善。

一、醫(yī)院檔案數(shù)字化建設的意義

1.為了順應時代發(fā)展潮流。醫(yī)院檔案信息繁瑣，資源共享需求不斷增加，唯有加強數(shù)字化管理才能應對新時代發(fā)展和對醫(yī)院檔案傳統(tǒng)管理提出的挑戰(zhàn)與要求，從而推動醫(yī)院發(fā)展與時俱進。2.為了滿足檔案載體的需要?，F(xiàn)代科技迅猛發(fā)展，非紙質載體被人們廣泛利用，醫(yī)院檔案管理水平也直接決定了電子檔案收集成效以及利用的價值。醫(yī)院檔案范圍不斷拓展，除人事與病歷檔案外，也包括更新?lián)Q代的設備與科研等檔案，產生的聲像與圖文檔案，利用磁盤與光盤等載體保存更符合實際。3.為了滿足醫(yī)院檔案服務需要。網絡信息資源共享，人們獲取信息的途徑更加便利，信息利用價值也隨之提高。尤其是網絡化時代的醫(yī)院檔案，醫(yī)生可快速獲取檔案信息，用于診療與科研等工作需要。

二、數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案應用中存在的問題

（一）檔案數(shù)字化理念滯后。醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)療運作與管理建設各方面，醫(yī)院競爭越發(fā)激烈，意識到了加強醫(yī)院檔案的重要性，但數(shù)字化建設理念滯后對其認識片面。受傳統(tǒng)工作理念與模式影響，醫(yī)院仍以紙質文件形式流轉，電子文件存檔稍顯不足。相關檔案工作人員嚴重缺乏數(shù)字化意識，且身兼多職，文件整理與收集管理主要以紙質文件為主，在其基礎上，掃描錄入紙質文件成電子文件，直接增加了檔案數(shù)字化工作量。

（二）檔案軟硬件設施無法保障。檔案數(shù)字化建設對軟硬件設施保障要求高。從硬件入手分析，專業(yè)的掃描儀器、高速拍攝儀等設備都是必不可少的，為了確保檔案完整性以及原始性、真實性等特征，對設備的功能提出了更高要求，但實際上，各種設備無法滿足檔案數(shù)字化建設需要，易受外部因素影響，導致掃描與拍攝的質量不高，直接降低了檔案成像效果。從軟件入手分析，受設計單位與軟件形成條件差異等因素影響，導致檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化（OA）系統(tǒng)相對獨立，系統(tǒng)間數(shù)據(jù)無法實現(xiàn)轉換。加之數(shù)據(jù)庫存儲服務器僅在小范圍局域網內設置，無法與其他利用者共享，降低了數(shù)字檔案的利用價值。

（三）信息安全風險。大數(shù)據(jù)時代檔案信息資源逐漸增多，電子形式儲存易受開放性網絡環(huán)境影響，一旦出現(xiàn)非法盜取，將直接影響醫(yī)院現(xiàn)代化建設。除此之外，也會受到人為操作失誤等因素影響，增加信息安全隱患；對此，加強信息安全風險防控意義重大。

（四）檔案人員專業(yè)水平低。檔案數(shù)字化建設需要復合型人才勝任，從而推動數(shù)字檔案工作穩(wěn)中求進。但醫(yī)院檔案員多身兼多職，專業(yè)知識與信息技術掌握不全面，以處理部門本職業(yè)務為主，對數(shù)字檔案存儲與管理工作無法輕松勝任，不僅會降低工作積極性，同時影響電子文件的歸檔工作進展。除此之外，還需檔案員熟練掌握通信技術與網絡技術等現(xiàn)代信息技術，確保數(shù)字檔案工作有序展開，但實際上，檔案員的信息化水平有限，還需不斷提高專業(yè)水平與技術掌握程度。

三、醫(yī)院檔案數(shù)字化建設的對策

（一）轉變檔案工作觀念。醫(yī)院高層領導應當加強對檔案數(shù)字化建設的重視，為檔案工作有序展開提供基礎保障。檔案工作雖屬于服務部門，但紙質檔案將直接影響各部門工作成效，而數(shù)字檔案可有效彌補傳統(tǒng)檔案的不足，實現(xiàn)檔案管理信息化。對此，應當將數(shù)字檔案提高至醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略層面，給予資金與資源投入，推動檔案工作穩(wěn)定發(fā)展。尤其是檔案兼職員，應當轉變信息化管理檔案的觀念，意識到資源共享，與檔案工作現(xiàn)代化轉型的重要性。作為檔案專職管理人員，應當更新管理理念，注重檔案信息資料收集，確保文件電子化轉換的質量與效率，后續(xù)檔案資料及時歸檔，確保電子化檔案資料完整真實。

（二）加強檔案設施建設。檔案硬件基礎設施方面，應當引進功能強大的復印機、掃描儀、電腦等設備，根據(jù)檔案對載體的需求引進各種設備類型，確保檔案資料成像質量。軟件設施方面，設立辦公自動化（OA）系統(tǒng)，與檔案管理軟件系統(tǒng)的對接接口，加強對檔案員工作的指導，以確保工作成效。加強人事管理系統(tǒng)，以及設備管理系統(tǒng)，與檔案管理系統(tǒng)的銜接，在其基礎上，設立檔案資料數(shù)據(jù)庫，豐富檔案資源。加強對數(shù)據(jù)庫局域網的調整，利用醫(yī)院大網絡版，實現(xiàn)檔案資源共享，提高檔案信息查詢等便捷度，從而提高檔案管理成效。

（三）保障檔案信息安全。首先，維護數(shù)據(jù)庫環(huán)境。存儲于網絡的電子檔案，龐大數(shù)據(jù)量直接受網絡安全風險影響，對此，需加強保證檔案安全運行環(huán)境。為數(shù)據(jù)設立獨立運行設施，并設立數(shù)據(jù)庫等設備，遠離磁場等環(huán)境干擾。保護設備電源狀態(tài)，并設立獨立電源室，以此確保數(shù)據(jù)庫安全運行。其次，加強信息技術安全保障：一是對電子信息備份，恢復丟失損壞的電子檔案，確保檔案信息安全。備份方法包括離線在線備份與本地異地備份幾類，可根據(jù)實際情況選擇使用。針對龐大數(shù)據(jù)量的電子檔案，可存儲于磁盤陣列。二是加強檔案信息保密，防止計算機被病毒等網絡攻擊，可采用硬件加密、軟件加密、混合加密等方法?；旌霞用芊椒ū容^常見，通過身份密碼、用戶認證、權限分配等操作保護檔案信息安全。最后，完善檔案管理規(guī)章制度，制定電子檔案管理規(guī)范章程，以規(guī)范管理行為。

（四）加強人才培養(yǎng)。高素質的專業(yè)型、復合型人才是醫(yī)院檔案數(shù)字化建設必不可少的，尤其是數(shù)字科研檔案，對檔案管理人員的醫(yī)學科研知識、管理相關知識、計算機等現(xiàn)代信息技術的運用有著較高要求。對此，醫(yī)院應當加強檔案相關人員培訓，提高其管理技能與理論知識水平，轉變其職責理念，提高其責任意識，為數(shù)字檔案現(xiàn)代化建設助力。醫(yī)院檔案室應定期邀請技術專家介入指導，提高檔案人員信息化能力。除此之外，還需具備相關醫(yī)療專業(yè)知識、檔案管理能力、計算機網絡技能，減少人為因素對數(shù)字檔案的負面影響。豐富培訓內容，在實踐操作中展開討論分析，提高檔案員的綜合能力，從而輕松勝任崗位工作。

四、結束語

醫(yī)院數(shù)字檔案應用對專業(yè)發(fā)展與醫(yī)院現(xiàn)代化建設意義重大，數(shù)字檔案管理的應用涉及病歷檔案、藥房檔案、設備與人事檔案等管理系統(tǒng)，對檔案人員工作能力與檔案軟硬件設施建設等帶來了挑戰(zhàn)。對此，提高檔案數(shù)字化管理意識，整合各部門信息子系統(tǒng)，確保數(shù)字檔案安全等措施落實是必不可少的。而傳統(tǒng)紙質文件的管理也同樣重要，唯有兩種檔案相互連接，才能提高數(shù)字檔案利用價值。