文/三峽大學檔案館 楊寅慶

隨著本校留學生規(guī)模的不斷擴大，生源種類與數(shù)量的增加，留學生檔案管理變得越來越復雜，給我們日常管理帶來一定的困難。本文試圖從高校留學生檔案管理工作的現(xiàn)狀與問題方面進行論述，并進一步提出完善與優(yōu)化的對策。

一、留學生檔案管理的工作現(xiàn)狀

（一）留學生檔案缺乏系統(tǒng)的管理。由于本校留學生檔案分歸不同的部門管理，表面上分別由國際文化交流合作處、國際文化交流學院、各教學學院、檔案館分頭管理，但是實則學校并沒有專門存放留學生檔案的地方。一部分信息由留學生本人在來華留學生管理信息平臺里錄入自己的檔案信息，學生從申請到畢業(yè)都在系統(tǒng)里。而教學管理及學生管理的檔案在教學、學生管理過程中采集，散放在學院。各機構之間的管理人員很少溝通，缺乏聯(lián)系，各搜集各自的材料。各機關、教學部門移交檔案到檔案館時也沒有完全按要求移交相關材料，所以留學生檔案沒有統(tǒng)一系統(tǒng)的管理。

（二）留學生檔案信息采集不夠完善。留學生信息采集有一定的要求，但留學生檔案管理信息仍舊不夠完善，其中缺少留學生的宗教信仰、性格習慣、生活習慣、心理檢測、思想動態(tài)、品行評價等材料。且保存的內容也不夠完善，諸如學生在校期間的獎懲材料、學位論文以及畢業(yè)后的就業(yè)信息及科研成果未納入保存的范圍。

（三）留學生檔案管理系統(tǒng)功能比較全面，但對其內容的利用卻不夠充分?，F(xiàn)在留學生檔案內容對于各部門的管理人員來說僅起到方便師生查詢的作用，還未真正得到利用，未起到深層次的對于教學、科研、編研尤其是招生，進一步擴大招生市場方面重要的作用。

二、如何進一步優(yōu)化留學生檔案管理工作

（一）制定留學生管理的一致性標準，進行系統(tǒng)化管理。留學生管理的機關部門應該制定統(tǒng)一的留學生檔案管理的統(tǒng)一標準，明確指出哪些留學生檔案內容需要采集，分為幾類進行采集，由哪些管理人員通力合作進行采集并加以保存，留學生檔案究竟存放在哪里。哪些由電子系統(tǒng)集中采集，哪些需要紙質歸檔保存。檔案館工作人員應該定期對各部門留學生檔案管理人員進行培訓，按照統(tǒng)一制定的標準進行清單梳理，并到各部門進行實地指導，要求各部門按照清單要求，將所需歸到檔案館進行保存的材料進行歸檔移交檔案館。

（二）進一步完善網絡環(huán)境下的留學生檔案的數(shù)字化、網絡化管理。雖然本校的留學生管理系統(tǒng)功能比較全面，但是諸如學生登記卡、承諾書和學籍變動材料以及日常管理中的宗教信仰、性格習慣、生活習慣、心理檢測、思想動態(tài)、品行評價、教師教學等材料仍未數(shù)字化，不便于師生的查詢，不能對學生產生深入的了解。而在學生學習期間，應該要求各部門留學生管理人員按統(tǒng)一標準及時在留學生管理系統(tǒng)里錄入學生在校期間的學習成績、科研成果、就業(yè)信息以及日常表現(xiàn)等信息，做到及時更新。同時留學生管理系統(tǒng)要做到留學生學籍檔案的遠程查詢，用人單位可以通過網絡輸入姓名或證書號碼來驗證他們的學歷真?zhèn)?。這種網絡信息化的管理模式可以更有效地讓用人單位了解本校留學生的培養(yǎng)情況，更好地樹立本校的對外形象。

（三）進一步加大對留學生檔案的合理利用?！盀樘岣弑拘＝虒W、科研水平、社會效益和經濟效益，應大力開發(fā)利用外事檔案?？刹扇《ㄆ诰幹仆馐聶n案匯編和編輯參考資料的形式，積極為利用者提供服務。”根據(jù)國際文化交流處移交過來的諸如與國外高校的交換生協(xié)議、學術合作協(xié)議、科技與教學合作協(xié)議、本科教育項目協(xié)議、海外實習基地共建協(xié)議等材料，找尋本校與國外高校的合作方式、內容與合作的可能性，這些項目所產生的成果可以記錄，并作為校史外事專欄的編研材料留存下來，作為本校內外形象的一部分。而教學檔案主要涉及試卷、成績、學籍、畢業(yè)相關材料。教師可以通過學生入學前的成績單，語言水平證書為學生提供合適的教材，劃分班級，并為教師做出合理的教學計劃提供幫助。學生入校后，學習過程中所產生的成績單、試卷可以為教師適當調整課程計劃，制定出共性和個性教學計劃，因材施教提供參考，同時可以為教師選拔優(yōu)秀的苗子進行著重培養(yǎng)，參與國內外各種賽事，榮獲獎項，為校爭光。畢業(yè)時的相關論文，可以為教師提供課程設置參考，科研選題及是否進一步研究的參考。對于招生來說，我們可以根據(jù)學生的就業(yè)情況分析出生源國對畢業(yè)生專業(yè)方面的要求，從而適時地調整我們的專業(yè)設置、教學內容乃至招生政策，從而在生源國爭取到更多數(shù)量的留學生。

（四）分析留學生檔案管理的內容，從而找出留學生工作的規(guī)律。留學生檔案有較高的參考價值，通過對留學生檔案管理內容的梳理與分析，諸如留學生入學的動機、在校日常表現(xiàn)、心理特征、生活習慣、思想狀態(tài)以及學籍異動原因、離校原因，找出留學生工作的規(guī)律，總結出留學生管理中容易出現(xiàn)的問題，從而進行更有針對性的教育與引導，使留學生管理工作邁上新的臺階。