文/廣西醫(yī)科大學(xué)第一附屬醫(yī)院工會委員會 羅梓元

會員檔案管理井然有序后，能夠確保單位各項工作更加有序、協(xié)調(diào)并且高效運轉(zhuǎn)。檔案管理本身是一項政策化、機密化的工作，需要具備的專業(yè)技能也較高，管理工作中稍有不慎會帶來意想不到的損失。會員檔案管理時更應(yīng)該加強管和理，一方面要爭取到領(lǐng)導(dǎo)層面的肯定和大力支持，另一方面應(yīng)該明確自身工作的責(zé)任感和使命感，更好地開展會員檔案管理工作。

一、工會會員檔案管理常見問題

工會中會員檔案管理的問題相對較為集中，表現(xiàn)在：（1）管理手段相對落后，管理水平相對較低。（2）會員檔案管理的重視程度不夠。（3）檔案管理室的硬件配套設(shè)施不夠健全。（4）會員個人的高低層次不齊，管理展現(xiàn)出自身的問題。管理手段上，因工會會員檔案管理人員一般是兼職，在管理工作的投入時間、投入精力上相對不足，平時工作只是常規(guī)的放入資料、適當規(guī)整資料，進而影響檔案管理的準確性和及時性。會員檔案管理工作中，部分甚至大部分人員沒有得到專業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，僅僅是在前輩的指導(dǎo)下展開機械性工作。所以整體而言，對工會會員的檔案管理自身的重要性認識不深刻，在收集整理歸納裝訂上的業(yè)務(wù)能力較差，對會員資料的準確性和真實性沒有大致的了解，會員檔案管理和收集的意識較為薄弱。重視程度不夠集中在領(lǐng)導(dǎo)層面，領(lǐng)導(dǎo)不重視，不給予各方面的支持，下級員工就會出現(xiàn)懈怠。硬件配套設(shè)置是指各項媒體資源，現(xiàn)代檔案管理，除了紙質(zhì)檔案管理，一般都已經(jīng)整理出電子檔案，更加方便查閱、傳輸和調(diào)動。會員檔案管理室也應(yīng)該有自己的電子設(shè)備，以大數(shù)據(jù)的方式進行管理更加科學(xué)，也方便更好地完善各項信息。另一方面，紙質(zhì)檔案管理室需要重視材料的保質(zhì)，在霉變、蟲蛀、潮濕等情況下，檔案的信息會受到嚴重的影響。會員學(xué)歷高低不齊主要集中在，近年來上級工會要求將農(nóng)民工納入工會之中，結(jié)合筆者所在工會中，會員共計4500多名，博士共781名，農(nóng)民工587名，檔案管理上因?qū)W歷高低出現(xiàn)了管理上的困難。想要更好地管理會員檔案，還需要深入研究。

二、工會會員檔案管理解決措施

（一）制度入手，健全工會會員檔案管理。會員檔案管理應(yīng)該有自己的制度，單位中必須有專人對會員檔案進行專項工作整理。筆者所在單位會員人數(shù)較多，4500多名會員，檔案也是十分豐富，這種情況下沒有制度化的約束、專業(yè)的人員很難將工作開展下去。專人專項負責(zé)上，應(yīng)該對檔案收集、整理、歸檔、保管以及利用等進行專項制度約束。檔案收集時應(yīng)該結(jié)合單位實際情況選擇合適的時機，如會員入會、入會后一個月、入會后1年分別對資料進行完善和更新。檔案收集時除了收集，也應(yīng)該對基本的、重要的信息進行確認，可將證件信息、入職信息以及入會信息進行一致性篩查，確保收集的資料是準確的、可靠的。在整理、歸檔工作上，也應(yīng)該結(jié)合單位實際的情況進行調(diào)整。研究發(fā)現(xiàn)，許多會員眾多的工會，單位的年度活動已經(jīng)較為成熟，所以在會員獲獎、受懲罰等方面也應(yīng)該定期、及時地對會員檔案進行更新，確保會員檔案的及時性和準確性。在管理上，首先需要具有嚴格的保密意識，會員檔案是會員自己的隱私，管理人員應(yīng)該在尊重隱私的基礎(chǔ)上展開工作。其次是應(yīng)該對每一位會員負責(zé)，給予會員正確的成長記錄，使得各項工作在需要會員資料時能夠準確提供。最后是檔案的完整性和系統(tǒng)性管理，每位會員檔案應(yīng)該得到規(guī)范化的管理，確保不會出現(xiàn)錯放、漏放的情況。以制度的形式完成以上工作，會員檔案管理基本雛形已經(jīng)建成。

（二）健全各級工會組織，完善工會會員檔案管理體系。工會組織的管理應(yīng)該從上至下有完善的職能安排。工會主席應(yīng)該正確對每個分工會進行管理和教育，分工會主席也應(yīng)該在工會主席的領(lǐng)導(dǎo)下，更好地帶領(lǐng)下屬員工完成工會的工作。各單位的情況不一，但大多分工會的流動性較大，新晉員工、進修學(xué)習(xí)員工、休假員工、外派員工、規(guī)培、崗位異動涉及分工會調(diào)整等等，分工會在管理中都應(yīng)該一一將體系完善?？蛇x拔優(yōu)秀的職員作為組長完成各項工作，組長應(yīng)該能夠從所有會員的角度，重視會員個人的利益，能夠為會員建立完整的檔案信息。組長對每一位會員都有深刻的印象，這樣一來，無論是檔案管理，還是活動傳達、資料異動等都不會出現(xiàn)紕漏。工會主席和分工會主席在統(tǒng)一管理標準后對制度進行完善，各分工會主席可各自對會員檔案管理體系進行更加細致的劃分。同時，上級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該鼓勵會員積極為會員檔案管理工作建言獻策，根據(jù)建議的價值給予會員不同程度的獎勵，從而更好地將會員管

（三）鼓勵搭建適宜自身發(fā)展的平臺。會員檔案管理在建設(shè)時，工會主席和分工會主席應(yīng)該積極搭建各項平臺，將服務(wù)職工群眾的意識深入展現(xiàn)。如會員檔案日應(yīng)該對會員的工作進行適當考核，考核結(jié)果在年度績效考核中有一定占比。所有工會工作人員應(yīng)該在每年至少參加一次培訓(xùn)、三次行業(yè)內(nèi)交流會，這對工作人員更好地開展工作有直接的幫助，對提升工作人員的業(yè)務(wù)能力、提高工會會員檔案管理有非常重大的幫助。工會工作人員也應(yīng)該積極和會員進行活動交流，從實際接觸中了解會員的個性，在未來會員的各項發(fā)展上、信息推薦上給予中肯的幫助。

（四）層次不同，管理措施不同。在會員檔案管理之中，因會員的學(xué)歷層次各有高低，且人數(shù)占比較多，在進行歸納管理時，可以參考圖書館分類的方式，如博士層次的會員，流動性表現(xiàn)在外出學(xué)習(xí)、交流等，可在設(shè)置博士會員檔案管理區(qū)域旁配置流動性管理區(qū)域，要求超過30天的外出學(xué)習(xí)和交流應(yīng)該在外出后第三日之內(nèi)將資料放置在對應(yīng)位置，從而確保信息的完善。碩士層次的人員也可參考博士管理模式。本科層次和本科以下的人員，可根據(jù)人數(shù)情況，分別設(shè)置對應(yīng)的區(qū)域存放會員檔案。因本科層次和農(nóng)民工在人員流動性上以離職、異動為主，所以在檔案管理時可根據(jù)實際需求歸納整理，方便各項工作的開展。

三、結(jié)束語

新時期工會發(fā)展逐漸成熟，在為會員謀福利的工作背景下，積極做好會員的檔案管理工作，更新管理理念，制定適合單位的管理制度，從而更好地采取有效措施，一方面工作人員積極學(xué)習(xí)，提高自身業(yè)務(wù)能力，學(xué)會使用科學(xué)、多媒體將繁瑣的工作簡化，優(yōu)化。另一方面積極調(diào)動會員的智慧，鼓勵會員為檔案管理提供自身的建議和意見，使得會員管理更加規(guī)范、完整。