文/晉冀魯豫烈士陵園管理處 韓立濤

近年來，隨著我國檔案行業(yè)的發(fā)展，特別是現(xiàn)代電子信息數(shù)字技術用于檔案管理，傳統(tǒng)檔案管理手段、方式方法發(fā)生了很大變化，基本實現(xiàn)了檔案信息資源數(shù)字化、存儲集成化、傳遞網(wǎng)絡化、開發(fā)利用智能化。然而，文物檔案管理相對落后于整體檔案行業(yè)的發(fā)展，在一定程度上制約了文物管理和開發(fā)利用。分析研究我國文物檔案管理工作中存在的問題，探索進一步做好文物檔案管理工作的對策，對于我國文物管理以及整體文博事業(yè)的發(fā)展有著積極和重要的意義。

一、文物檔案的定義及其分類

文物檔案是文物在發(fā)掘征集，保存保管、整理維護和科學研究等工作中形成的各種各樣的材料和記錄。文物是歷史文化的遺產(chǎn)，是我國歷史文化的重要組成部分，做好文物的保護管理和開發(fā)利用工作，對于傳承中華優(yōu)秀文化，促進我國社會主義精神文明建設有著重要的意義。我國文物管理是由國家文博工作單位和各類歷史文化圣地、烈士陵園紀念館承擔的，是通過建立文物檔案的形式來實現(xiàn)的，文物檔案就相當于文物的戶口本，里面記錄了文物的相關信息，文物檔案管理是文物管理不可或缺的重要組成部分。文物檔案從內(nèi)容上可分為收錄性檔案和記錄性檔案兩大類。收錄性檔案是文物本身的信息記載，如文物的鑒定意見、文物的說明等。記錄性檔案是對文物的發(fā)掘、研究、展覽、流動、開發(fā)利用等過程的記錄。

二、當前文物檔案管理中存在的問題

（一）文物管理部門的建檔意識需進一步強化。建檔意識是指文物管理人員對于建立文物檔案重要性的認識和建檔的自覺意識。當前在文物管理部門存在的建檔意識問題，主要表現(xiàn)在對于文物收錄性檔案建立的積極性和主動性較強，而對于記錄性檔案建檔的認識程度和積極性不高，認為記錄性檔案與文物本身關系不大，因而忽略。

（二）文物檔案管理制度需進一步完善。近年來，隨著我國文博事業(yè)和檔案行業(yè)的發(fā)展，文物檔案管理工作有了長足的發(fā)展，文物管理部門基本建立了文物檔案的基本管理制度，但隨著檔案管理信息化、數(shù)字化的發(fā)展，尤其是電子計算機和網(wǎng)絡技術用于文物檔案管理領域，與此相適應的管理制度建設相對滯后，在一定程度上制約著文物檔案管理工作。

（三）文物檔案管理需進一步規(guī)范化和標準化。當前存在主要問題是，在文物檔案建設的過程中，在文物相關信息登記、填寫表格、蓋章等操作時，出現(xiàn)疏忽和書寫字跡習慣出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象。導致文物分類不統(tǒng)一，文物分級標準不明確，文物定名不規(guī)范等。在文檔展出、交流、借閱中疏于記錄。在紙質(zhì)檔案保存中，忽略環(huán)境的濕度、溫度和光線等。電子檔案保存中，忽略磁場、射線的影響等。文物檔案的建立、存儲、管理需進一步規(guī)范化和標準化。

（四）文物檔案管理手段現(xiàn)代化需進一步加強。近年來，各文物管理部門在文物檔案管理方面使用了計算機辦公系統(tǒng)，基本實現(xiàn)了登記、檢索計算機操作，但與專業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化程度相比，仍有所差距，信息網(wǎng)絡技術和數(shù)據(jù)庫還沒有建立和使用，與區(qū)域或全國檔案網(wǎng)絡系統(tǒng)形成脫節(jié)，制約文物檔案管理工作的開展。

三、做好文物檔案管理工作的對策

（一）強化文物檔案建檔意識。增強文物檔案在文物管理中的重要作用的認識，扭轉文物部門重文物保護、輕文物建檔的行為，扭轉文物檔案管理人員重收錄性檔案建設，輕記錄性檔案建設的片面思想，使文物建檔成為文物管理工作的重要環(huán)節(jié)和法定程序，在實際工作中，落實任務，落實責任，按照國家有關規(guī)定，高質(zhì)量做好各類文物建檔和管理工作。

（二）完善文物檔案管理制度。首先進一步健全和落實文物檔案基本管理制度，對檔案資料收集、錄制轉換、歸檔移交，日常保管、借閱、利用等各環(huán)節(jié)，都要制定嚴格的制度，如《綜合文物檔案室工作職責》《文物檔案人員工作職責》《文物檔案庫房管理制度》《文物檔案保密制度》《文物檔案利用制度》《文物檔案鑒定、銷毀制度》等。其次要根據(jù)文物檔案管理現(xiàn)代化的需要，健全如文物檔案信息采集、收錄、轉換制度，文物檔案數(shù)據(jù)庫保存、安全制度，文物檔案信息網(wǎng)絡傳輸交流管理制度等。依靠科學完善的制度，實現(xiàn)文物檔案的科學管理。

（三）實現(xiàn)文物檔案規(guī)范化管理。按照國家文物局制定的文物檔案建設標準和規(guī)范要求。首先規(guī)范文物檔案建檔收集、登記、錄制、轉換工作，確保文物檔案建檔的規(guī)范化和標準化。二是做好文物檔案的分類存儲和管理，將文物檔案劃分為主卷、副卷和備考卷，在實際的文物檔案管理中，還可以根據(jù)管理的需要劃分為收錄性檔案和記錄性檔案。分別做好收錄性檔案的圖紙、照片、托片等原始資料收集和整理與存儲工作和記錄性檔案的跟蹤錄制。形成完整的文物檔案。三是按照不同載體介質(zhì)檔案要求，做好文物檔案的存儲和保護，特別是對不可再生的收錄性檔案要采取特殊措施，加以保護。對于電子檔案要創(chuàng)造防磁、防輻射、防光照的存儲環(huán)境。實現(xiàn)文物檔案管理規(guī)范化。

（四）推進文物檔案管理現(xiàn)代化。結合文物管理特點，借鑒專業(yè)檔案管理經(jīng)驗，引進現(xiàn)代管理手段，推進文物檔案管理現(xiàn)代化。一是利用數(shù)字轉換技術，實現(xiàn)文物檔案信息資源數(shù)字化。對于收錄性檔案進行有重點的數(shù)字轉化，形成數(shù)字檔案。對于記錄性檔案可直接轉化為數(shù)字檔案，建立文物檔案數(shù)據(jù)庫。二是運用現(xiàn)代電子計算機技術，建立文物檔案電子管理系統(tǒng)，提高文物檔案管理效率。三是運用現(xiàn)代網(wǎng)絡技術，建立文物檔案交流傳輸網(wǎng)絡平臺，提升文物檔案的使用價值和效率。