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        大數(shù)據(jù)時代高職院校檔案信息化建設(shè)的困境及對策

        2019-11-23 22:55:43荊州理工職業(yè)學(xué)院陳靜
        辦公室業(yè)務(wù) 2019年13期
        關(guān)鍵詞:檔案管理院校信息化

        文/荊州理工職業(yè)學(xué)院 陳靜

        最近幾年,我國教育部門開始重視職業(yè)教育發(fā)展,并且制訂了一系列的改革政策。國家教育部要求:必須加快職業(yè)教育體系發(fā)展,以使其能夠滿足我國廣大人民群眾的生活需要。為了跟上我國教育部門的改革號召,我國國內(nèi)的高職院校開始不斷進(jìn)行辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)展。并且在此基礎(chǔ)上,不斷建立和完善院校內(nèi)的各項組織制度。經(jīng)過一段時間的整改工作,我國高職院校已經(jīng)形成了新型的檔案信息化管理體制。

        一、大數(shù)據(jù)時代高職院校檔案信息化建設(shè)工作的現(xiàn)狀

        許多高職院校的成立時間并不算久遠(yuǎn),甚至成立僅有幾年時間。因此,高職院校內(nèi)部的各項管理體制還正處于初步建設(shè)階段,并不成熟。故對于高職院校而言,其在檔案信息化建設(shè)方面存在許多問題。主要表現(xiàn)在:高職院校在檔案信息管理方面沒有系統(tǒng)的管理制度,并且在進(jìn)行檔案信息化管理時也缺乏具體的實(shí)施措施。另外,大多數(shù)高職院校在檔案信息管理方面,都沒有相當(dāng)清晰的檔案信息化管理條例。這樣的話,一旦高職院校在檔案信息化建設(shè)方面出現(xiàn)問題,沒有可供參考的管理條例,無法對其進(jìn)行制度處罰,就會導(dǎo)致高職院校在檔案信息化管理方面發(fā)展受到制約。

        二、大數(shù)據(jù)時代高職院校檔案信息化建設(shè)方面存在的問題

        當(dāng)前我國高職院校在檔案信息化建設(shè)方面存在的問題,主要表現(xiàn)在硬件方面。高職院校的檔案信息存儲一般需要紙質(zhì)檔案和電子檔案同步進(jìn)行。電子檔案只需要儲存在計算機(jī)設(shè)備上就可以完成,但是高職院校內(nèi)年紀(jì)稍大的那一部分管理人員,并不掌握計算機(jī)操控這門技術(shù),這對于他們進(jìn)行檔案信息化建設(shè)和管理工作來說,是非常不利的。另外,紙質(zhì)檔案需要利用特定的檔案庫來進(jìn)行存儲。所謂的特定的檔案庫需要滿足以下條件:(1)適宜的溫度。(2)干燥的環(huán)境。(3)做好蚊蟲管理措施。通過調(diào)查我們發(fā)現(xiàn),絕大多數(shù)高職院校內(nèi)部的檔案庫都不能完全滿足以上三個條件,這樣有關(guān)檔案信息化管理和建設(shè)工作也是無法正常進(jìn)行下去的。

        三、大數(shù)據(jù)時代高職院校檔案信息化建設(shè)開發(fā)利用方面存在的問題

        大數(shù)據(jù)時代,我國社會最顯著的特點(diǎn)就是“信息化”。而高職院校作為我國社會中的教育機(jī)構(gòu)代表,其發(fā)展與否將直接決定我國社會的發(fā)展?fàn)顩r。然而,隨著我國高職院校教育人數(shù)的增多,有關(guān)高校大學(xué)生的個人檔案數(shù)量也隨之增多。這一局勢使得我國高職院校內(nèi)部原有的檔案管理體系,已經(jīng)完全無法維持正常工作運(yùn)轉(zhuǎn)。這時就需要利用信息化的手段對其進(jìn)行工作運(yùn)轉(zhuǎn)推進(jìn)。但是,高職院校往往在檔案信息化建設(shè)方面缺乏充足的投入資金,這直接導(dǎo)致其在檔案管理方面無法滿足實(shí)際需求。另外,我國高職院校內(nèi)沒有完善的數(shù)據(jù)庫銜接鏈,使得其檔案室數(shù)據(jù)庫子系統(tǒng)彼此之間無法實(shí)現(xiàn)正常銜接。

        四、大數(shù)據(jù)時代高職院校檔案信息化管理模式的建立

        (一)建立完善的高職院校檔案信息化管理制度。在高職院校內(nèi)部,要想維持該院校在檔案管理方面的正常工作狀態(tài)。首先,要建立完善的高職院校檔案信息化管理制度,通過這種標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的方式,來使高職院校的檔案管理制度維持科學(xué)化、系統(tǒng)化發(fā)展。其次,在與時俱進(jìn)的基礎(chǔ)上,引進(jìn)國外先進(jìn)的檔案信息化管理模式,來促進(jìn)高職院校檔案信息化建設(shè)發(fā)展。當(dāng)然在此過程中,還要充分考慮該高職院校檔案信息管理與建設(shè)方面的實(shí)際狀況。

        (二)建立系統(tǒng)的高職院校檔案信息化管理預(yù)警。大數(shù)據(jù)時代,我國在網(wǎng)絡(luò)信息化方面飛速發(fā)展。因此,在對高職院校進(jìn)行檔案信息化管理的同時,還要充分考慮到檔案信息的安全存儲問題。倘若高職院校大學(xué)生的個人信息檔案發(fā)生泄露,將會給大學(xué)生個人,乃至家庭帶來巨大的威脅。我們經(jīng)常還會看到這樣的新聞信息:“某某高職院校內(nèi)部檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),因漏洞問題導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓,大學(xué)生檔案信息被黑客盜竊”等。因此,為了防止這樣的事件出現(xiàn),高職院校檔案管理工作人員,需要建立一個完善的檔案信息化管理預(yù)警系統(tǒng),來防止上述問題出現(xiàn)。關(guān)于檔案信息化管理預(yù)警系統(tǒng)的建設(shè),可以從構(gòu)架檔案信息保護(hù)系統(tǒng)出發(fā),設(shè)置危機(jī)預(yù)警裝置。這樣一旦出現(xiàn)系統(tǒng)危機(jī)問題,檔案管理人員能夠立馬發(fā)現(xiàn),并且快速做出應(yīng)對措施。

        五、結(jié)束語

        綜上所述,檔案信息化管理系統(tǒng)是高職院校檔案管理工作方面的核心部分。同時,對高職院校內(nèi)部檔案進(jìn)行信息化建設(shè),有利于驗證該院校的綜合活動情況。但是,信息化檔案管理具有一定的缺點(diǎn),如存儲檔案信息的計算機(jī)設(shè)備被損壞,那么就無法對其進(jìn)行修復(fù)還原。另外,加強(qiáng)高職院校檔案信息化建設(shè),有利于維持該院校教育教學(xué)工作的穩(wěn)定運(yùn)行,甚至還有可能間接提高高職院校的教育教學(xué)水平。

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