文/山東經(jīng)貿(mào)職業(yè)學(xué)院 張曉敏

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)大力支持高等職業(yè)教育發(fā)展，教育發(fā)展已經(jīng)深入改革，對(duì)于高職院校來(lái)說(shuō)，學(xué)生的檔案是十分重要的，而且每年都要投入大量的學(xué)生與教師檔案，信息量非常大。檔案信息有時(shí)會(huì)發(fā)生變化，數(shù)量也會(huì)不斷增長(zhǎng)，因此對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，這將是一個(gè)巨大的困難挑戰(zhàn)。如何讓高職院校的檔案信息工作達(dá)到最大的效率？如何實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化建設(shè)？在目前高校檔案信息化的趨勢(shì)之下，隨著網(wǎng)絡(luò)信息的不斷發(fā)展，運(yùn)用電子檔案的高等院校越來(lái)越普遍，高職院校的檔案管理工作日漸科學(xué)化與規(guī)范化。

一、傳統(tǒng)的高職院校檔案管理工作

在傳統(tǒng)的歸檔管理工作中，很多高職院校的管理工作效率低下，工作意識(shí)淡薄，機(jī)制和方法都比較落后，檔案管理工作沒(méi)有得到學(xué)校的重視，同時(shí)管理工作人員也缺乏這方面的意識(shí)。很多人會(huì)認(rèn)為高職院校的檔案管理工作就是替學(xué)生保存檔案，沒(méi)有什么技術(shù)性，保存好就可以了，根本不把檔案管理工作放在眼里。但是現(xiàn)實(shí)是，檔案管理工作對(duì)于學(xué)生來(lái)說(shuō)非常重要，它關(guān)乎學(xué)生未來(lái)的發(fā)展情況，高校一定要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改善，滿(mǎn)足學(xué)生的發(fā)展需求。

傳統(tǒng)的組建方法操作比較困難，而且沒(méi)有明確的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。不同的立卷人會(huì)有不同的組建方法，而且即使同一個(gè)人在不同時(shí)間也會(huì)做出不一樣的結(jié)果，因此，這種方法對(duì)于學(xué)生來(lái)說(shuō)也是不公平的?？梢哉f(shuō)組卷的質(zhì)量水平取決于立卷人的學(xué)習(xí)水平，而且沒(méi)有可靠的標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)際的工作中會(huì)非常隨意。

目前還有小部分高校正在運(yùn)用傳統(tǒng)的案卷管理方式，這種方式的管理要經(jīng)過(guò)很多的程序，比如說(shuō)文件的分類(lèi)組卷、釘裝入庫(kù)等。這么多的工序需要花費(fèi)很多時(shí)間，而且對(duì)于檔案的外觀要求也比較高，要求案件一定要完美整齊，厚度相當(dāng)，不應(yīng)該出現(xiàn)破損，紙張要求也要一致，這樣的方法費(fèi)時(shí)費(fèi)力，大部分都是手工勞動(dòng)，會(huì)讓人感覺(jué)到厭煩，而且檔案人員在長(zhǎng)期整理之中也要耗費(fèi)大量時(shí)間，這樣的方法只會(huì)降低工作效率。

二、信息化時(shí)代如何加強(qiáng)檔案管理工作

（一）高校要積極運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)。計(jì)算機(jī)是一種高效的處理龐大信息的先進(jìn)工具，在檔案管理工作中可以得到更好的運(yùn)用，檔案管理工作也在不斷發(fā)展。想要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化與現(xiàn)代化，必須要利用計(jì)算機(jī)。計(jì)算機(jī)的操作比較可靠，如果人為操作的話(huà)有可能會(huì)有遺漏或者錯(cuò)誤，而計(jì)算機(jī)能夠?qū)?shù)據(jù)準(zhǔn)確化。利用計(jì)算機(jī)把檔案存入互聯(lián)網(wǎng)上，能夠提高工作管理效率。學(xué)校應(yīng)該把建立檔案工作納入學(xué)校經(jīng)費(fèi)預(yù)算中，更加積極地規(guī)劃?rùn)n案信息工作室，高校應(yīng)該跟上時(shí)代的步伐，建立數(shù)字化校園，在檔案存儲(chǔ)機(jī)構(gòu)中添加一些信息化現(xiàn)代化的必備設(shè)備。比如說(shuō)可以宣傳一些檔案儲(chǔ)存的工具，光盤(pán)U盤(pán)或者是利用電子儲(chǔ)存。這些現(xiàn)代化的設(shè)備比傳統(tǒng)的檔案儲(chǔ)存設(shè)備好得多，而且不受外部環(huán)境的影響，丟失的情況比較少，穩(wěn)定性較強(qiáng)，最重要的是不易犯錯(cuò)。傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的工作已經(jīng)受到很大的沖擊，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案儲(chǔ)存已經(jīng)成為當(dāng)今的發(fā)展趨勢(shì)，電子檔案工作已經(jīng)凸顯出它的優(yōu)勢(shì)，但是目前很多高職院校仍然運(yùn)用紙質(zhì)檔案，其書(shū)寫(xiě)時(shí)間較長(zhǎng)，速度較慢，工作量大，大大影響了檔案質(zhì)量。當(dāng)前運(yùn)用電子檔案管理正在推廣階段，高職院校的檔案管理工作人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，并且積極運(yùn)用電子檔案。

（二）高等院校應(yīng)該加強(qiáng)管理教師職工的檔案意識(shí)。高職院校一般都是科學(xué)化的管理工作，因此一定要提高檔案管理的現(xiàn)代化。檔案管理工作是為學(xué)院以及學(xué)生未來(lái)發(fā)展提供服務(wù)的，因此學(xué)校管理人員應(yīng)該不斷創(chuàng)新管理觀念，提高檔案管理意識(shí)，對(duì)學(xué)校的各個(gè)檔案資料進(jìn)行明確的規(guī)劃。為以后的檔案工作奠定基礎(chǔ)。因此在檔案管理工作中需要管理工作人員的配合，讓這項(xiàng)工作能夠真正落實(shí)，不管是領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)還是管理工作人員都要有全新的思想，在管理方面與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)工作進(jìn)行改革，滿(mǎn)足社會(huì)發(fā)展的需求，以及學(xué)生未來(lái)發(fā)展的要求。管理工作人員應(yīng)該召開(kāi)會(huì)議，討論工作的成果以及工作方法。不斷加強(qiáng)管理工作人員的管理意識(shí)，從思想與行為兩個(gè)方面讓其真正意識(shí)到管理工作的重要性，在實(shí)際行動(dòng)中，要求人員積極配合其他部門(mén)的各項(xiàng)工作。檔案改革工作十分重要，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該最大限度地爭(zhēng)取到檔案管理工作改革的機(jī)會(huì)，全體教師員工也應(yīng)該意識(shí)到檔案工作對(duì)于個(gè)人以及高校的發(fā)展作用，在實(shí)際行動(dòng)中配合檔案工作人員的各項(xiàng)調(diào)查，積極地參與檔案建設(shè)中。與此同時(shí)，也要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行素質(zhì)培訓(xùn)，通常情況下檔案屬于個(gè)人隱私應(yīng)該要妥善保管，而且對(duì)于檔案工作人員來(lái)說(shuō)，這些工作比較繁瑣復(fù)雜，一定要認(rèn)真對(duì)待。管理工作人員一定要具備優(yōu)秀的思想品德，有吃苦的精神，樂(lè)于奉獻(xiàn)，并且對(duì)職業(yè)保持熱愛(ài)。最關(guān)鍵的是一定要有豐富的管理經(jīng)驗(yàn)與專(zhuān)業(yè)知識(shí)，特別是對(duì)于現(xiàn)代的檔案管理，因?yàn)楝F(xiàn)代檔案管理大部分要運(yùn)用到計(jì)算機(jī)，因此院校也要考察管理人員的計(jì)算機(jī)能力。學(xué)校應(yīng)該注重培養(yǎng)了解信息技術(shù)的檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)這方面的人才。因?yàn)樵谛畔r(shí)代中對(duì)文書(shū)的檔案管理工作也有新的要求，它是非常重要的文明進(jìn)步階梯，在現(xiàn)代社會(huì)中，傳統(tǒng)的文件檔案工作應(yīng)該被打破，新型的文件檔案管理工作應(yīng)該有更大的進(jìn)步。在檔案管理工作的運(yùn)行時(shí)，應(yīng)該縮短運(yùn)行時(shí)期，簡(jiǎn)化一些不必要的工作流程。傳統(tǒng)的管理方案要進(jìn)行很多個(gè)步驟，但是在現(xiàn)行管理中可以增加歸檔章，然后再填寫(xiě)上各項(xiàng)的內(nèi)容，這樣明顯縮短了時(shí)間提高工作效率，大大減少了人力物力，還有一些不必要的加工。這樣的工作能夠減輕檔案人員的工作負(fù)擔(dān)，使檔案工作更加明了，減少錯(cuò)誤。面對(duì)檔案管理工作機(jī)制一定要進(jìn)行改革，現(xiàn)在很多學(xué)校沒(méi)有嚴(yán)格地理順關(guān)系，材料證明分散管理在不同的地方。分散的管理工作在一定程度上會(huì)影響材料的真實(shí)性，檔案材料形式單一，未能進(jìn)行電子文檔的儲(chǔ)存，這樣的工作模式比較落后，影響了檔案的價(jià)值，而且在查看方面也比較麻煩，如果運(yùn)用當(dāng)代的信息化，只需要電子檔案就會(huì)大大提高工作效率。

（三）建立合理的規(guī)章要求。對(duì)全部方案進(jìn)行正確的、科學(xué)的管理。建立一套全新的規(guī)章制度是能夠順利進(jìn)行檔案工作的前提。因?yàn)闅w檔工作程序比較復(fù)雜，在進(jìn)行時(shí)非常麻煩，因此一定要完善各種檔案制度，比如說(shuō)《檔案保密制度》等等，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)儲(chǔ)存處理，完善檔案細(xì)則，不放過(guò)任何一個(gè)漏洞。建立全新的歸檔制度，為長(zhǎng)期的檔案儲(chǔ)存以及收集奠定良好的基礎(chǔ)，在一般情況下建立完善的管理制度是工作科學(xué)化的保證。

三、結(jié)束語(yǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，目前高職院校的檔案信息工作有了新的變化，高校檔案信息工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，逐漸電子化和現(xiàn)代化。管理工作人員應(yīng)該充分意識(shí)到檔案信息的改革能提高工作效率。如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的管理檔案工作，將無(wú)法滿(mǎn)足學(xué)校的要求，目前高校的人數(shù)越來(lái)越多，檔案數(shù)量也越來(lái)越大。學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)管理人員工作的要求，不斷提高他們的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平，最重要的是要改革他們的管理思想，完善管理手段，開(kāi)創(chuàng)新的管理模式。