文/中交第二航務(wù)工程勘察設(shè)計院有限公司 丁軍艷

在企業(yè)信息化建設(shè)的大環(huán)境下，檔案信息化建設(shè)既是時代的要求，也是檔案自身發(fā)展的需求。本文結(jié)合勘察設(shè)計院自身特點，討論了勘察設(shè)計院的檔案信息化建設(shè)應(yīng)從哪幾個方面著手，期望為同行業(yè)檔案信息化建設(shè)提供參考。

一、檔案管理系統(tǒng)與生產(chǎn)管理系統(tǒng)無縫對接，構(gòu)建檔案信息化管理體系

科技檔案是勘察設(shè)計院檔案中最重要的組成部分，是勘察設(shè)計院經(jīng)營生產(chǎn)活動的法律憑證和重要依據(jù)；勘察設(shè)計院的工程設(shè)計、經(jīng)營決策等更是離不開科技檔案。經(jīng)營生產(chǎn)活動產(chǎn)生了檔案，檔案亦是經(jīng)營生產(chǎn)活動的依據(jù)。因此，檔案管理系統(tǒng)不能獨立存在，勘察設(shè)計院應(yīng)首先將檔案管理系統(tǒng)與生產(chǎn)管理系統(tǒng)連接起來。為使檔案管理系統(tǒng)與生產(chǎn)管理系統(tǒng)有效對接，保證數(shù)據(jù)順利傳遞，勘察設(shè)計院應(yīng)安排相關(guān)技術(shù)人員對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行二次開發(fā)。根據(jù)檔案系統(tǒng)測試環(huán)境、數(shù)據(jù)接口規(guī)范和數(shù)據(jù)庫表結(jié)構(gòu)文檔，解決兩個系統(tǒng)之間的用戶和組織機(jī)構(gòu)協(xié)調(diào)統(tǒng)一、生產(chǎn)數(shù)據(jù)集成和流程集成等問題，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)和生產(chǎn)管理系統(tǒng)的無縫對接。實現(xiàn)無縫對接后，用戶可以通過生產(chǎn)管理系統(tǒng)登錄檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)檔案查詢、檢索、瀏覽、下載等操作，生產(chǎn)管理系統(tǒng)歸檔文件可以自動轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)預(yù)歸檔區(qū)，在生產(chǎn)管理系統(tǒng)辦理借閱，流程審批會自動進(jìn)入檔案系統(tǒng)借閱等功能。實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與生產(chǎn)管理系統(tǒng)的無縫對接，可以避免產(chǎn)生新的信息孤島，完善檔案信息化管理體系。

二、歷史檔案數(shù)字化，打造檔案信息化物質(zhì)基礎(chǔ)

隨著勘察設(shè)計院不斷發(fā)展壯大，承接業(yè)務(wù)范圍越來越廣泛，工程項目越來越多，技術(shù)檔案館藏量也越來越大。由于某些工程項目名稱相似或者項目名稱幾經(jīng)變更等緣故，檔案查找利用顯得困難，檔案人員工作效率低下，浪費大把時間在查找實體檔案上。而將這些檔案數(shù)字化，則可以完美解決上述問題。檔案數(shù)字化，可以大大提高檔案利用的便捷性。據(jù)部分勘察設(shè)計院統(tǒng)計，數(shù)字化后的紙質(zhì)檔案借閱率可以減少85%以上，極大提高了檔案利用效率及檔案人員工作效率。檔案人員可以有更多的時間進(jìn)行檔案信息資源編研、檔案知識化管理?？辈煸O(shè)計院應(yīng)逐年對歷史室藏的非涉密紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，逐步實現(xiàn)非涉密檔案數(shù)字化率達(dá)到100%，為企業(yè)知識共享提供基礎(chǔ)資源。檔案數(shù)字化，使檔案室從“檔案實體保管與服務(wù)”為主逐漸轉(zhuǎn)變成提供“數(shù)字檔案信息中心”。

三、BIM設(shè)計文件存檔利用，檔案信息化與時俱進(jìn)

近年來，BIM（Building Information Modeling，建筑信息模型化）作為新事物出現(xiàn)在勘察設(shè)計行業(yè)，BIM技術(shù)應(yīng)用未來擁有廣闊的市場?？辈煸O(shè)計院檔案工作應(yīng)當(dāng)認(rèn)真分析趨勢、更新觀念、乘勢而上，積極推進(jìn)BIM時代設(shè)計文件的管理及利用。首先要在生產(chǎn)管理系統(tǒng)做好BIM設(shè)計文件的過程管理，之后需歸檔的BIM設(shè)計文件由生產(chǎn)管理系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)到檔案管理系統(tǒng)，檔案管理員進(jìn)行整理編號。在此要注意BIM設(shè)計文件格式在檔案管理系統(tǒng)的兼容性，及時與檔案管理系統(tǒng)開發(fā)公司探討B(tài)IM設(shè)計文件格式的顯示與存儲方案。總之，檔案管理工作要順應(yīng)技術(shù)發(fā)展，深入開展BIM模型檔案管理工作。

四、檔案知識點標(biāo)識，檔案信息化未來之路

勘察設(shè)計院科技檔案數(shù)量巨大，簡單的檢索查閱遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足生產(chǎn)設(shè)計人員的利用需求。知識點標(biāo)識，是以生產(chǎn)設(shè)計人員利用需求為導(dǎo)向?qū)n案信息資源深入挖掘，是實現(xiàn)知識管理的基礎(chǔ)工作，即步入檔案信息化高級階段的第一步。知識點標(biāo)識工作可分為兩個階段：1.屬性分類。首先由檔案人員按照業(yè)務(wù)范圍對科技檔案文件進(jìn)行大的分類，如：分為水運、環(huán)境保護(hù)、勘察測量、監(jiān)理等大類；按照這些大類，尋求各類相關(guān)的專家配合，按照專業(yè)特性進(jìn)行細(xì)化分類，細(xì)分出具有較大利用價值的屬性，如：將碼頭結(jié)構(gòu)分為高樁碼頭、板樁碼頭、重力式碼頭等。2.屬性標(biāo)識。依據(jù)數(shù)字化成果內(nèi)容，組織相關(guān)專家對工程檔案進(jìn)行屬性標(biāo)識。進(jìn)行知識點標(biāo)識后，生產(chǎn)設(shè)計人員將能夠輕易、快速查找到真正需要的檔案。

五、檔案部門與生產(chǎn)設(shè)計部門緊密合作，培養(yǎng)檔案信息化人才隊伍

要做好勘察設(shè)計院檔案信息資源開發(fā)利用工作，光具備檔案知識是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識。檔案部門首先要加強檔案人員的檔案知識、其他相關(guān)專業(yè)知識學(xué)習(xí)，定期邀請生產(chǎn)設(shè)計單位人員給檔案人員做相關(guān)專業(yè)知識培訓(xùn)，提升檔案人員素質(zhì)；檔案人員應(yīng)當(dāng)深入到生產(chǎn)一線，有機(jī)會更要到現(xiàn)場收集檔案資料、學(xué)習(xí)專業(yè)知識、了解生產(chǎn)設(shè)計人員真正需求；檔案部門還要與生產(chǎn)設(shè)計部門建立良好的合作關(guān)系，邀請生產(chǎn)設(shè)計人員參與到檔案信息編研、檔案信息樹構(gòu)建中來，鼓勵其對檔案工作提出建設(shè)性意見及建議。

六、小結(jié)

勘察設(shè)計院檔案信息化建設(shè)，是檔案發(fā)展的需要，是院信息化工作的重要組成部分，也是勘察設(shè)計行業(yè)發(fā)展的要求?？辈煸O(shè)計院要將檔案信息化建設(shè)作為信息化考核指標(biāo)，提高相關(guān)部門對檔案信息化工作的重視度，確保檔案信息化建設(shè)工作持續(xù)、有效推進(jìn)。本文結(jié)合勘察設(shè)計行業(yè)特點，闡述了勘察設(shè)計院信息化建設(shè)的工作要點，以期對今后同行業(yè)檔案信息化建設(shè)工作有所啟示。