文/ 陜西龍門鋼鐵有限責任公司 李玲

隨著企業(yè)科學化技術(shù)的不斷發(fā)展，對于以往的公文流轉(zhuǎn)和檔案管理而言，目前正在進行大規(guī)模的變化，但是因為OA辦公和檔案管理責任不同，所以雙方之間既有著很大的聯(lián)系性，也有其單獨性，在查閱資料時要求由同一個界面完成，由此一來，能夠很好地實現(xiàn)多個系統(tǒng)的運行。

一、需要對數(shù)據(jù)進行自動采集

一般情況下，對于OA中所有已經(jīng)辦理完成的內(nèi)部數(shù)據(jù)而言，需要進行發(fā)文和傳輸?shù)榷喾N過程。如果這些信息不進行處理或者不經(jīng)過程序加工的話，那么這些檔案就沒有辦法轉(zhuǎn)入到檔案管理系統(tǒng)里，檔案歸檔時又需進行人工錄入、掃描掛接，從而會造成嚴重的人力、財力的浪費。如果選擇把OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的界面結(jié)合起來，就能夠很好地將OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)直接轉(zhuǎn)換到檔案管理系統(tǒng)中去，如此一來，能夠節(jié)省人力、財力和時間。另外，從技術(shù)角度出發(fā)，OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)保存在關(guān)系數(shù)據(jù)中會簡化流程。這是因為絕大多數(shù)檔案管理系統(tǒng)是屬于關(guān)系數(shù)據(jù)庫方式，并且也是直接讀取關(guān)系數(shù)據(jù)就即可。因為兩個系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的字段不一致，所以就需要把相對應的字段結(jié)合起來。而當前OA系統(tǒng)需要從內(nèi)部入手，重點是將數(shù)據(jù)庫設計模板的底層中讀取出來，之后對數(shù)據(jù)庫進行破解，提取有關(guān)的字段，最后將其應用到檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中。

二、對于集中式流程管理

從OA角度出發(fā)，其具有的過程分別是收文、發(fā)文、閱讀等，所以在這種情況下就需要選擇使用集中方式過程管理技術(shù)，直接把OA和檔案管理過程保存在流程管理中心，并與領(lǐng)導審批的界面聯(lián)系起來，其審批功能還需要直接在OA中展現(xiàn)出來，在這樣的情況下，領(lǐng)導完成審批以后，能夠防止進入多個界面帶來的困擾。因為要想最大限度地實現(xiàn)該功能，包括到OA和檔案管理的共同協(xié)作，所以需要建立起共同使用的過程控制界面。不僅如此，OA和檔案管理過程需要結(jié)合為一體，使用者在一個界面中能夠控制不同的系統(tǒng)。

三、對于界面部分的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換

一是在對檔案信息進行管理的時候，需要對檔案系統(tǒng)進行轉(zhuǎn)換，這就包括掃描檔、各種網(wǎng)絡檔案檔、鏈接方式直接掛接的檔、用OA起草的檔、用戶編輯檔等多界面數(shù)據(jù)格式，能夠根據(jù)模塊的破解處理直接轉(zhuǎn)換為一個獨立的電子檔，這樣可以直接將其保存在檔案管理系統(tǒng)中。二是在對檔案進行處理和轉(zhuǎn)換的時候，需要將OA系統(tǒng)范圍內(nèi)處理記錄或者是領(lǐng)導審批的電子簽名信息直接轉(zhuǎn)換為帶有文檔格式的檔案信息數(shù)據(jù)庫中。三是界面根據(jù)兩個過程完成：首先，要求結(jié)合文檔條目相對應地進行轉(zhuǎn)換，換而言之就是目錄轉(zhuǎn)換，那么目錄在完成以后，相關(guān)的檔案人員就不需要再進行手工錄入。其次，是電子檔案在轉(zhuǎn)換完成以后，要求相關(guān)的檔案人員不需要再次進行掃描。待兩個過程完成以后，保存OA系統(tǒng)中的公文信息會直接轉(zhuǎn)換存放到檔案系統(tǒng)中，而在這個階段上要結(jié)合檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能，直接檢查出所導入的數(shù)據(jù)是不是符合界面要求。此外數(shù)據(jù)庫導入完成后，檔案管理信息需要進行分類等過程，以此形成相應的查閱。

四、加強OA辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)連接的措施

（一）有效地劃分類型，提升使用效率。現(xiàn)階段，相關(guān)部門需要從實際情況入手，有效地優(yōu)化文書整理方法，以件為基本的單位，借助計算機系統(tǒng)來實施組盒工作，加強對于檔案數(shù)據(jù)的管理力度。針對數(shù)目較多的檔案而言，可以使用計算機在全引目錄上面進行有效的分類和標記，不過，針對形式比較特殊的文書檔案而言，可以直接應用計算機編程程序，將相關(guān)數(shù)據(jù)記錄到檔案管理信息化系統(tǒng)中，然后進行劃分，最后提升檔案管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的準確性。

（二）做好隊伍建設工作，大力增強檔案管理人員自身的素質(zhì)。對于現(xiàn)有的檔案管理人員而言，必須嚴格加強自身的素質(zhì)化建設，全面提升業(yè)務技能。1.引進專業(yè)人才。應該從多方面來引進檔案管理經(jīng)驗相對豐富并且計算機使用技能高超的人員來實施OA辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)連接工作，促使工作得以穩(wěn)定開展。2.定期對檔案管理人員進行業(yè)務方面的培訓。對在職的檔案管理人員采取集中化培訓的方式來提升檔案管理系統(tǒng)操作人員的素質(zhì)，重點提高計算機、檔案信息管理系統(tǒng)等相關(guān)軟件的操作能力。只有全面提升專業(yè)知識和自身素養(yǎng)，那么才能夠為OA辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)連接工作的實施提供有力的保障。

（三）保證紙質(zhì)文件與電子文件的對應。將OA系統(tǒng)歸檔的收、發(fā)文連同處理單、正文、附件、底稿轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)的文件庫中，實現(xiàn)文檔一體化。（1）電子文件與紙質(zhì)文件一一對應好，且同一文件共用一個檔號。（2）依據(jù)年度、檔案門類、件號、分類號，系統(tǒng)中自動生成檔號。（3）歸檔的電子文件可自動生成歸檔章，也可依據(jù)字段對應生成歸檔章內(nèi)容并打印出。

五、結(jié)語

通常情況下，對于界面部分數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換而言，具體表現(xiàn)為以下方面：從文檔角度出發(fā)，需要建立相應的OA數(shù)據(jù)庫和檔案數(shù)據(jù)表，并且形成統(tǒng)一的對應關(guān)系，結(jié)合界面模塊將OA公文數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)換到有關(guān)檔案管理系統(tǒng)內(nèi)，同時，這個階段上還應當建立起相應的數(shù)據(jù)庫表，在檔案管理中結(jié)合檔案目錄進行轉(zhuǎn)換。