文/南華大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院 譚軍紅

近幾年來(lái)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的發(fā)展速度越來(lái)越快，我們的生活無(wú)時(shí)無(wú)刻不處于信息化的環(huán)境之中，信息技術(shù)被廣泛地應(yīng)用到了各個(gè)領(lǐng)域，高校教師的人事檔案管理也深受其影響。在教育信息化的背景下，傳統(tǒng)的高校人事檔案管理工作已經(jīng)不合時(shí)宜，取而代之的是電子化的檔案管理模式，這極大地提高了高校教師人事檔案管理工作的效率，也有利于管理的準(zhǔn)確性。但是在新舊管理模式轉(zhuǎn)型的同時(shí)，也存在著許多問(wèn)題需要解決，因而探討高校教師的人事檔案管理工作方面的有關(guān)問(wèn)題具有特殊的意義。

一、信息化背景下高校教師人事檔案管理的基本特征

（一）網(wǎng)絡(luò)化。在教育信息化的逐漸影響下，高校教師人事檔案管理工作的模式逐漸變得更加網(wǎng)絡(luò)化，這對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)是非常有利的。高校教師人事檔案管理工作主要是用來(lái)保管教師人事檔案的信息以及為其他工作人員提供所需要的檔案。在信息化背景的影響下，對(duì)高校教師人事檔案管理工作便提出了更高的要求。而為了順應(yīng)信息化的潮流，高校教師人事檔案管理工作也逐漸發(fā)展進(jìn)步，通過(guò)對(duì)信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化的保存，提高了管理人員的工作效率和信息的利用率，讓人們能夠更加方便地使用和查找信息。

（二）快捷性。教育信息化背景下的高校教師人事檔案管理工作不再以實(shí)物資料為主，而是通過(guò)數(shù)字化的形式展現(xiàn)在人們的眼前，這充分提高了信息資源的利用效率。人們可以更方便快捷地了解學(xué)校各個(gè)部門(mén)的總體情況，從而為開(kāi)展各項(xiàng)工作提供便利。

（三）安全性。受教育信息化的影響，高校相關(guān)管理部門(mén)的工作效率是大大提高了，但在提高工作效率的同時(shí)，快捷、便利的網(wǎng)絡(luò)傳播也為高校教師人事檔案信息的安全性提出了挑戰(zhàn)。因?yàn)橐坏┰斐扇耸聶n案信息外泄，將有可能使得高校教師的隱私得不到切實(shí)維護(hù)。

二、現(xiàn)階段高校教師人事檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

近幾年來(lái)，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校教師人事檔案管理的工作越來(lái)越重要。但是目前為止，高校的人事檔案管理工作方面仍然存在很多問(wèn)題需要去解決，主要有以下幾個(gè)方面：

（一）高校管理人員對(duì)檔案管理不夠重視。一些高校并沒(méi)有把人事檔案管理工作放在很重要的地位，他們認(rèn)為這項(xiàng)工作只是一項(xiàng)輔助性的工作，因此，并沒(méi)有給予太多的重視，這也就使得高校的檔案管理方式比較落后。同時(shí)，大多數(shù)的高?？赡軟](méi)有設(shè)立專門(mén)的去管理教師人事檔案的部門(mén)，所以在管理起來(lái)也有很多的不便。此外，高校在教師人事檔案管理工作方面缺乏相應(yīng)的資金支持，也阻礙了高校人事檔案管理信息化的步伐。

（二）管理方法不先進(jìn)并且效率低。雖然信息化管理方式已經(jīng)越來(lái)越普及化了，但是大多數(shù)高校的管理方式并不是多么先進(jìn)，與當(dāng)今信息時(shí)代發(fā)展的需求并不相符。在管理工作進(jìn)行的過(guò)程中，仍然是以紙質(zhì)的檔案為主，雖然紙質(zhì)的檔案具有一定的優(yōu)點(diǎn)，但是利用效率卻不高，而且還需要大量人為的手工勞動(dòng)力，既浪費(fèi)人力資源，又浪費(fèi)時(shí)間。再加上在保存文檔的時(shí)候，由于缺少條理性，也可能會(huì)造成檔案的丟失或混亂。雖然大部分高校的檔案管理部門(mén)都配備了電腦和打印機(jī)等設(shè)備，但管理人員似乎并沒(méi)有做到物盡其用，發(fā)揮其最大的價(jià)值。

（三）對(duì)人事檔案管理系統(tǒng)不熟悉。教師人事檔案管理工作在高校的管理工作中很重要，但是一些高校管理人事檔案的系統(tǒng)卻不容易操作，運(yùn)用起來(lái)很既繁瑣又復(fù)雜，而且功能也不是多么全面，很難來(lái)適應(yīng)信息化教師人事檔案管理的需求。同時(shí)，檔案管理機(jī)制建設(shè)比較落后，沒(méi)有很好地利用信息化帶來(lái)的好處，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和人事檔案管理工作的良好結(jié)合，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息化管理方式的理念也沒(méi)有得到很好的落實(shí)，從而導(dǎo)致管理人員對(duì)信息化管理的認(rèn)識(shí)不足。

（四）檔案管理人員的管理能力不足。要想做好高校教師人事檔案信息管理工作，對(duì)管理人員的能力水平也有要求。為了適應(yīng)信息化的管理工作，要求管理人員一定要具備良好的專業(yè)技能和處理問(wèn)題的能力，同時(shí)還要有善于創(chuàng)新的思維能力。在傳統(tǒng)的高校教師人事檔案管理工作中，一般的工作人員都是兼職管理人員，他們沒(méi)有進(jìn)行過(guò)專業(yè)的學(xué)習(xí)，管理水平低，并且也不會(huì)全身心地投入到管理工作中去，所以也就無(wú)法做好人事檔案管理工作。此外，由于這些管理人員缺乏相關(guān)的管理知識(shí)，對(duì)檔案管理工作的基本操作技能也不熟練，有些人甚至都不能熟練地使用電腦，導(dǎo)致信息化背景下教師人事檔案管理工作進(jìn)行困難。

三、信息化背景下高校教師人事檔案管理的若干對(duì)策

在教育信息化的逐漸影響下，高校教師人事檔案管理工作的模式逐漸變得更加網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化，這對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)是非常有利的。高校教師人事檔案管理工作主要是用來(lái)保管教師人事檔案的信息以及為其他工作人員提供所需要的檔案。在信息化背景的影響下，對(duì)高校教師人事檔案管理工作便提出了更高的要求。而為了順應(yīng)信息化的潮流，高校教師人事檔案管理工作也逐漸發(fā)展進(jìn)步，通過(guò)對(duì)信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化的保存，提高了管理人員的工作效率和信息的利用率，讓人們能夠加方便地使用和查找信息。

（一）提高管理人員綜合素養(yǎng)。一方面，要組建一支專門(mén)的管理隊(duì)伍，提升管理人員的水平。通常大多數(shù)高校的檔案管理人員都是普通的工作人員，所以也就導(dǎo)致了管理水平低的現(xiàn)象。因此，一定要建立一支專門(mén)負(fù)責(zé)管理檔案的工作人員隊(duì)伍，并加強(qiáng)對(duì)他們的日常培訓(xùn)，提高他們的管理能力和管理素質(zhì)，以掌握網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的管理方式，實(shí)現(xiàn)高校教師人事檔案管理的信息化。另一方面，一定要樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)。在教育信息化的背景下，高校檔案管理人員只有樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，善于創(chuàng)新和敢于創(chuàng)新，才能不斷地通過(guò)科學(xué)技術(shù)去改進(jìn)工作方法，創(chuàng)新的工作理念，發(fā)現(xiàn)管理工作中存在的問(wèn)題并去找到合理的解決方案，以提高人事檔案管理的水平。

（二）提高檔案信息的準(zhǔn)確性。在以往傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，當(dāng)人們想要了解什么信息時(shí)，還得去管理部門(mén)查看，這一點(diǎn)是很不方便的，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還往往因?yàn)樾畔⒉殚啿患皶r(shí)造成工作延誤，而且紙質(zhì)的信息資料不利于更新，對(duì)高校各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行產(chǎn)生了一定的不良影響。而通過(guò)信息化的管理，人們就可以隨時(shí)隨地方便地去查閱信息檔案，再加上數(shù)據(jù)化的信息管理模式，極大地提高了高校檔案信息管理工作的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。

（三）創(chuàng)新檔案管理工作模式。在傳統(tǒng)的教師人事檔案管理工作中，管理人員通常是通過(guò)手工來(lái)進(jìn)行記錄和整理，這樣不僅工作效率低，而且還需要大量不必要的體力勞動(dòng)。隨著教育信息化的發(fā)展，高校教師人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化，可以快速高效地記錄各種人事檔案信息，并且還可以進(jìn)行分類保存，這只需要管理工作者通過(guò)使用電腦就能做到，避免了不必要的重復(fù)性勞動(dòng)，從而提高了管理人員的工作效率。教師人事檔案信息只需要記錄一次就能實(shí)現(xiàn)重復(fù)利用，不用再去打印信息，只需要通過(guò)復(fù)制信息文檔就可以了，其他工作人員通過(guò)電腦或手機(jī)就能隨時(shí)地查看需要的信息，從而更好地實(shí)現(xiàn)了信息的共享，改變了檔案管理人員的工作模式。同時(shí)，也有利于管理人員在日常的管理工作中不斷學(xué)習(xí)，以跟上信息時(shí)代的步伐，提高他們的管理能力。

四、結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，高校教師人事檔案管理工作非常重要，隨著信息化水平的不斷提高，我們一定要實(shí)現(xiàn)檔案信息管理工作的信息化和數(shù)字化，改變傳統(tǒng)的管理工作模式。這不僅有利于提高管理人員的工作效率，還可以提高學(xué)校總體的管理水平，以更好地適應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展的需求。