文/濟寧醫(yī)學院附屬醫(yī)院 吳偉麗

新時期對檔案管理工作有著新的要求，對學生檔案進行更好的管理，是各單位檔案工作人員面臨的新挑戰(zhàn)。隨著時代的變更，要想使檔案管理工作效率有效提高，首先要能夠明確檔案管理工作的意義何在，同時還要能夠樹立起更強的責任心，另外還要制定出更好的管理策略來做好檔案管理工作。

一、明確做好學生檔案管理工作的意義

要清楚對檔案管理的重要意義，首先要了解什么是檔案，以及對檔案管理的作用是什么？對檔案的最新定義是：“檔案是組織或者個人在以往社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息?！睓n案可以是由文字、圖表或者聲像等各種形式的材料轉(zhuǎn)化而來，其制作手段也是多種多樣，有刀刻、筆寫、復制、攝影、錄像等等，其本質(zhì)屬性是歷史再現(xiàn)性，并具有知識性、政治性、文化性、信息性、價值性、社會性和教育性等特點。由此可見，檔案在人們的學習生活中具有一定的影響作用，在社會各個領(lǐng)域中，都存在且具有重要意義，能夠使人物或事物的歷史信息充分展現(xiàn)出來，因而對其進行系統(tǒng)化管理也是十分必要的。尤其是對學生檔案進行有效管理，對于促進學生就業(yè)、培養(yǎng)專業(yè)化人才等都具有現(xiàn)實意義。首先，對學生檔案進行管理可以閱史，也就是通過翻閱相關(guān)的歷史記錄，去查閱和學生相關(guān)的各種信息，了解學生在學習、行為道德等方面的綜合表現(xiàn)，對學生的大致情況有一個認知。學生檔案中的內(nèi)容信息豐富，是因材施教的重要參考材料，通過檔案了解學生們的基本情況，可以幫助學生制定適合的發(fā)展方案，對其進行具有針對性的培養(yǎng)。在用人單位，對學生檔案中的各項信息進行全面了解，可以為其就業(yè)提供一個合理的方向，因而將學生檔案進行系統(tǒng)化管理，一方面能夠幫助學生找到更加適合的發(fā)展方向；另一方面也是幫助用人機構(gòu)選擇合適人才。其次是可以維護學生相關(guān)利益，檔案在我們社會生活的方方面面都發(fā)揮著重要作用，尤其是對于學生而言，無論是讀書還是就職，都需要檔案存在，因為它關(guān)系到每個人的切身利益，所以對檔案進行系統(tǒng)化管理，收集并保存好它們，對學生和組織機構(gòu)而言，都是十分有必要的。

二、樹立強烈的檔案管理工作責任心

檔案管理工作不是簡簡單單就可以做好的工作，它是一項專業(yè)技能很強的工作，需要檔案管理工作者具有極強的耐心和責任心。但是縱觀當代學生檔案的管理情況，其中還存在著不少問題，比如檔案管理人員的檔案意識薄弱，這就會直接導致對檔案管理的重視程度不足，久而久之，管理人員的責任心和耐心也會慢慢變?nèi)?，進而影響檔案工作水平的提升。此外，還缺乏科學的檔案管理標準，隨著社會的進步和時代的發(fā)展，學生檔案的內(nèi)涵和外延不是一成不變的，而是時刻在變化的，在這種情況下，如果缺乏一套完整有效的管理標準，很容易造成檔案內(nèi)容的混亂。另外，對學生檔案的管理過程中，由于管理者的粗心大意，常常出現(xiàn)丟失、破損和張冠李戴的情況。以上存在的種種問題，都從側(cè)面反映出檔案管理者對檔案管理工作的責任心缺失以及機構(gòu)單位對學生檔案管理工作的重視度薄弱。

為了完善和優(yōu)化檔案管理工作，檔案管理員要樹立強烈的責任心以及對工作的熱愛之心，對此，檔案工作者要能夠主動學習相應的職業(yè)技能，比如計算機能力、英語能力，以不斷增強自身職業(yè)技能，提高工作效率。同時，在平時的工作中，還要能夠?qū)θ粘９ぷ鬟M行統(tǒng)一部署和計劃，對學生檔案文件的收集工作做到心中有數(shù)，保證相關(guān)資料在傳閱過程中不會遺失。還要制定出合理的分類方案，將學生檔案按照一定規(guī)律進行排放，以便在需要時方便找到。除此之外，檔案管理人員還要恪守管理員的職業(yè)道德，對平時的管理工作做到有措施、有成效、有計劃，以提高自身業(yè)務的熟練度，與此同時還要做好相關(guān)保密工作，保證學生檔案在管理過程中是安全有效的。

三、做好學生檔案管理工作的有效途徑

（一）堅持依法開展檔案管理工作。依照法律的規(guī)定進行各項工作是有效推進事業(yè)發(fā)展的必要前提，對于學生檔案的管理工作來說，依法進行更是其根本要求。無論是哪個機構(gòu)或是個人單位，檔案管理部門都要讓大家明確，學生檔案工作的重要性和其使命所在。學生檔案就是人事檔案的前身，記載每個人學生時代的功過榮辱，是人生經(jīng)歷的重要組成部分，參加工作后還會不斷產(chǎn)生新的人事檔案材料，需要不斷添加進去，檔案丟失后果很嚴重，檔案材料只有一份，很多珍貴的資料丟失就沒有了，也無法進行補救。在了解到學生檔案的重要性后，各單位的檔案管理人員更是要注重對學生檔案的管理策略。對不能按照法律規(guī)定完成好學生檔案管理的相關(guān)單位，要能夠制定出明確的懲罰措施。此外，政府部門以及相關(guān)單位還要提高法律宣傳意識，對法律規(guī)定的相關(guān)檔案管理措施，要使每個人做到心中有數(shù)，進而有效提高學生檔案管理工作的效率。

（二）加大對檔案室基礎(chǔ)設施的投資力度。隨著社會的發(fā)展和時代的進步，各學?；蛘邫C構(gòu)單位的檔案室建設水平越發(fā)顯得參差不齊，有的學校單位重視學生檔案的存放，其基礎(chǔ)設施就會相應完善，有的學校單位對學生檔案的保護意識較為薄弱，其基礎(chǔ)設施就不夠齊全，可以看到很多存放學生檔案的柜子都是其他部門淘汰下來的，根本無法滿足對學生檔案進行全面保護的需要，基于此種情況，就需要各單位的檔案管理部門人員對檔案室的建設提出有效意見，同時向相關(guān)部門提出申請，要求對學生檔案室加以必要的資金投入。比如檔案裝具，要加強其自動化和智能化水平，空氣調(diào)節(jié)設備和漏水監(jiān)測報警設備，要加強其檢測力度，保持它們的正常運轉(zhuǎn)，以保證檔案室內(nèi)的溫度、濕度、空氣質(zhì)量和報警系統(tǒng)等都處于一個安全狀態(tài)。

（三）將網(wǎng)絡技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，越來越多的領(lǐng)域應用到計算機技術(shù)，它為人們的生活帶來了極大的便利。在進行學生檔案管理工作時，將計算機技術(shù)應用其中，也能夠為管理工作注入新的活力和靈感，這樣不僅能夠提高學生檔案管理工作的效率，還可以有效改善檔案工作始終停留在手工收集、檢索等狀態(tài)，以便更加妥善地進行保存和查閱。對此，無論是學校還是機構(gòu)單位，都要能夠有所作為，使學生檔案管理工作朝著電子化、信息化方向發(fā)展，使得學生檔案可以在最大限度上地被收集、利用和開發(fā)出來。

（四）強化檔案在應用方面的成效。對檔案進行管理的終極目標還是實際應用，所以在對學生檔案進行管理時，不但要尋找有效的管理措施，還要積極尋找更為實用的服務社會的新途徑，只有這樣，才能夠?qū)n案的實際價值最大限度上地發(fā)揮出來，才能使檔案管理工作變得更加有意義。在對學生檔案的管理應用中，主要是存檔備查，為了更好地進行查閱，可以把學生檔案中可以公開的部分傳到相應網(wǎng)站上，不論是學生、家長、教師還是用人單位，都可以快速便捷地進行查詢。

四、結(jié)語

總之，在對學生檔案進行管理的過程中，管理者要能夠從實際出發(fā)，積極制定出合理的管理方案，以便更好地提升對檔案的利用率。