文/安陽市人民醫(yī)院 閆凜靖

社會經(jīng)濟在快速發(fā)展，人事檔案的重要性也在逐漸凸顯。在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)，一方面，可以提高人事檔案管理的精準性；另一方面，可以加快人事檔案的整理速度，提升人事檔案的使用率。

一、新形勢下醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

醫(yī)院用工形式復(fù)雜，有正式編制、合同制、勞務(wù)派遣等各類性質(zhì)醫(yī)務(wù)人員，檔案管理多主體化現(xiàn)象明顯，人事調(diào)整困難，不利于醫(yī)院機構(gòu)優(yōu)化。過去醫(yī)院人事檔案管理范圍狹隘，人事檔案資源未合理利用，僅局限在人事調(diào)動后工資重新劃分方面，管理效率低下，影響醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。人事檔案資源未有效規(guī)劃，醫(yī)院改革缺少人力基礎(chǔ)，放緩順應(yīng)市場調(diào)整步伐。當(dāng)前信息技術(shù)迅速發(fā)展，構(gòu)建信息數(shù)據(jù)網(wǎng)成為各行業(yè)改革的必備要件，充分利用信息資源，利于行業(yè)良性發(fā)展，占據(jù)優(yōu)勢地位。醫(yī)院人事檔案信息化管理，有效提高人事工作效率，促進醫(yī)院改革創(chuàng)新，更好打造優(yōu)質(zhì)醫(yī)務(wù)服務(wù)，推進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

二、醫(yī)院人事檔案信息化管理的基本內(nèi)容

人事檔案信息化管理指運用計算機信息技術(shù)，構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)庫，合理歸類人事資源，不斷完善檔案管理規(guī)劃。依據(jù)人事具體需求，整合數(shù)字信息，以統(tǒng)一形式歸類匯總檔案內(nèi)容，系統(tǒng)記錄數(shù)據(jù)，構(gòu)建數(shù)字化信息庫。醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)用信息化技術(shù)，合理利用網(wǎng)絡(luò)平臺，構(gòu)建科學(xué)人事管理框架，減少傳統(tǒng)人事檔案管理工作總量，減少人力成本，拓寬檔案資源管理渠道，提高檔案數(shù)據(jù)查詢效率，增強人事資料完整度和保密程度，為醫(yī)院人事決策方面提供可靠數(shù)據(jù)支持。

三、醫(yī)院人事檔案信息化管理的意義

（一）提高信息管理精準度。傳統(tǒng)的人事檔案都是由紙質(zhì)版材料構(gòu)成，醫(yī)院在進行檔案管理時，需要將紙質(zhì)版材料進行歸類整理，工作強度較大。尤其是在人事調(diào)動時，人事檔案也需要做出相應(yīng)更改。在實際操作過程中，紙質(zhì)檔案更改難度較高，無法及時進行信息更新，降低了信息管理的精準度。信息化技術(shù)的應(yīng)用，可以對醫(yī)院人事變動進行全面監(jiān)控，建立職工專屬的檔案數(shù)據(jù)庫，在出現(xiàn)人事變動時，可以及時進行更新，有效提高了信息管理的精準度。

（二）提升管理工作效率。隨著工作年限的增長，醫(yī)院任職人員的檔案信息也在逐漸增多，在進行信息檢索時，需要根據(jù)目錄進行手工查找，管理工作效率較低。信息化技術(shù)的應(yīng)用，可以將人事檔案進行分類，進行信息檢索時，只需要在搜索欄輸入關(guān)鍵詞，就可以在短時間內(nèi)獲取所需信息，提高了管理人員的工作效率。

（三）完善傳統(tǒng)人事檔案管理弊端。傳統(tǒng)人事檔案管理工作多依賴紙張和人工，工作人員積極性不高，檔案資源占據(jù)空間大和不易保存。信息化管理采用電子形式整合人事檔案，合理規(guī)劃相關(guān)數(shù)據(jù)，存儲方便和能夠長期保存，彌補傳統(tǒng)人事檔案管理缺陷，促進人事檔案信息的發(fā)展。醫(yī)院人事檔案應(yīng)用信息化管理，節(jié)約人力資源，有效提升人事資源整合度，促進醫(yī)院人才合理配置，提高醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平，推動制定市場發(fā)展戰(zhàn)略，促進醫(yī)院發(fā)展。

四、醫(yī)院人事檔案信息化管理的思路

（一）構(gòu)建數(shù)據(jù)系統(tǒng)。構(gòu)建數(shù)據(jù)系統(tǒng)是進行人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)。通過構(gòu)建數(shù)據(jù)系統(tǒng)，不僅可以降低人事檔案管理的時間成本，而且可以為數(shù)據(jù)檢索提供便利。例如，某院在建立人事檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)時，根據(jù)目前醫(yī)院職級劃分，將對應(yīng)的人員信息進行輸入。因為醫(yī)院職級會受到工作年限、資格證考取等因素影響出現(xiàn)相應(yīng)變動，所以該院在系統(tǒng)中設(shè)置過渡區(qū)，在出現(xiàn)職級變更后，相關(guān)人員的人事檔案可以借助過渡區(qū)直接跳轉(zhuǎn)至對應(yīng)職級所在數(shù)據(jù)庫，避免數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)量較多，增加數(shù)據(jù)整理難度。在進行員工信息輸入時，需要制定統(tǒng)一的格式模板，包括入職時間、入職年限、個人表現(xiàn)等，為后續(xù)檔案調(diào)取提供便利。數(shù)據(jù)庫在完成建立后應(yīng)進行不定時更新，確保所有員工信息的時效性，便于人事部門展開工作，提高人事部門的工作效率。

（二）完善規(guī)章制度。規(guī)章制度是提高信息檔案管理水平的重要依靠。通過完善規(guī)章制度，一方面，可以提高管理人員對檔案管理工作的重視程度；另一方面，可以提高檔案信息的精準度。例如，某院在完善規(guī)章制度時，主要從工作規(guī)范和責(zé)任制度兩方面進行。該院在工作規(guī)范中明確指出了檔案信息化的具體流程，管理人員需要嚴格按照工作規(guī)范進行操作。為了檢驗管理人員的工作質(zhì)量，該院組建監(jiān)督部門，對管理人員信息整理情況、信息更新速度進行不定時抽查，若發(fā)現(xiàn)信息更新不及時、信息更新錯誤等情況，根據(jù)規(guī)章制度給予相應(yīng)處罰，借此提高管理人員的重視程度。責(zé)任制度是將人事檔案管理工作內(nèi)容進行細分，使每名管理人員都可以清楚認知自身職責(zé)，在工作中可以明確工作目標。監(jiān)督部門在抽查過程中，如果發(fā)現(xiàn)工作中的紕漏，可以根據(jù)責(zé)任制度盡快找到問題源頭，加快了問題處理效率。

（三）加強素質(zhì)培訓(xùn)。人力資源是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展目標的重要動力來源。通過加強管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)，不僅可以提高醫(yī)院管理人員的綜合能力，而且可以促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。例如，某院在每月月初都會召開總結(jié)大會，在大會中由醫(yī)院高級管理層對人事管理工作進行客觀評價，指出管理工作中存在的不足和優(yōu)點，使所有管理人員在本月工作中可以彌補不足，取得更好的管理進展。該院每月都會舉行素質(zhì)培訓(xùn)，主要圍繞責(zé)任意識和管理技能兩方面進行。責(zé)任意識是提高人事檔案管理水平的基礎(chǔ)保障，管理人員只有具備了良好的責(zé)任意識，才能認真對待工作，減少工作失誤。信息化技術(shù)的應(yīng)用，需要管理人員掌握更多的管理技能和網(wǎng)絡(luò)使用技術(shù)，通過加強素質(zhì)培訓(xùn)，可以豐富員工的知識儲備，提高員工的綜合素養(yǎng)。該院在每次培訓(xùn)后都會進行統(tǒng)一測試，對于不符合培訓(xùn)標準的管理人員延長培訓(xùn)時間，借此提高所有管理人員對培訓(xùn)的重視程度。

（四）加大檔案工作投入。人事檔案管理應(yīng)用信息技術(shù)過程中，醫(yī)院內(nèi)部對轉(zhuǎn)型工作不夠重視，資金投入有所短缺。醫(yī)院整體認知不足，未意識到人事檔案管理工作的重要性，不重視人事檔案信息建設(shè)，人事檔案管理工作未取得實際性進展。提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認識，增加對人事檔案管理工作的資金投入，為檔案信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)條件，促進人事檔案資源信息現(xiàn)代化建設(shè)。例如，某院召開總結(jié)會議，增強人事檔案信息化意識引導(dǎo)，改變傳統(tǒng)檔案管理思想，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認識到人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性，加大資金投入，規(guī)劃人事檔案建設(shè)，促進人才合理配置，提高醫(yī)院醫(yī)務(wù)服務(wù)水平。

（五）提高安全力度。人事檔案中包含了重要的個人信息，一旦出現(xiàn)信息泄露，可能會造成醫(yī)院人才流失，限制醫(yī)院發(fā)展速度。通過提高安全管理力度，對提高個人信息的安全等級、推動醫(yī)院良性發(fā)展有著重要的意義。例如，某院在每次會議上都會加強安全意識宣導(dǎo)，使所有工作人員都能夠清楚認知信息保密的重要性，在日常工作中約束自己的言談舉止。除此之外，該院也會定期舉行專家講座，講座內(nèi)容主要針對已經(jīng)發(fā)生的信息泄露事件進行剖析，分析發(fā)生此類情況的根本原因和對應(yīng)防范措施，使管理人員的防范能力逐步提高。在人事檔案管理系統(tǒng)方面，該院采取動態(tài)碼登錄的方式進行系統(tǒng)登入，借此提高信息操作的安全性。

五、結(jié)論

綜上所述，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫可以降低人事檔案管理的時間成本，完善規(guī)章制度可以提高檔案信息的精準度，加強素質(zhì)培訓(xùn)可以提高醫(yī)院管理人員的綜合能力，提高安全力度可以提高個人信息的安全等級。通過人事檔案信息化管理，對提高人事檔案管理精準度，促進醫(yī)院經(jīng)濟的良性發(fā)展有著重要意義。