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吉林省林業(yè)勘察設(shè)計(jì)研究院

事業(yè)單位干部人事檔案工作，是在培養(yǎng)、任用干部等工作中逐漸形成的個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)等內(nèi)容的文件信息。是全面、有效考核相關(guān)干部的工作狀況的指標(biāo)，對(duì)整個(gè)事業(yè)單位的管理工作具有重要的意義。因此，在實(shí)際管理過程中，相關(guān)人員應(yīng)對(duì)其建立正確的認(rèn)識(shí)。而信息化時(shí)代背景下，新型檔案管理模式的產(chǎn)生，使得管理流程、工作人員的工作形態(tài)都發(fā)生了較大的變化?；谛畔⒒ぷ髌脚_(tái)的建立，各事業(yè)單位干部人事檔案實(shí)施信息化管理模式。在實(shí)際運(yùn)行過程中，應(yīng)不斷完善工作流程，將其工作優(yōu)勢(shì)最大化發(fā)揮，從而不斷提升檔案管理工作的效率。

一、事業(yè)單位干部人事檔案實(shí)施信息化管理的必要性

基于當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展、以及互聯(lián)綱、計(jì)算機(jī)等技術(shù)的推廣使用，令各行各業(yè)的管理手段逐漸趨于智能化、信息化。而事業(yè)單位中人事干部檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理，也具有一定的必要性。首先，利于檔案查詢。對(duì)事業(yè)單位干部人事檔案施行信息化管理，將相關(guān)信息整合到信息化系統(tǒng)中，可令檔案管理人員在日常的查詢時(shí)更方便，在一定程度上可提高其工作質(zhì)量與工作效率。同時(shí)，還可將需檢索的信息快速、有效的報(bào)送給相關(guān)管理人員，使他們的管理工作更能順利開展。相較于紙質(zhì)檔案管理模式，信息化管理可節(jié)省工作運(yùn)行時(shí)間，還可避免投入過多的人力資源。同時(shí)，還可有效改善傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的查詢信息不精準(zhǔn)的問題。而借助信息化管理平臺(tái)，對(duì)事業(yè)單位干部人事檔案進(jìn)行管理，可有效提高檔案的管理水平，促進(jìn)檔案管理工作更順利、高效的完成，并可有效節(jié)約資源。其次，促進(jìn)檔案管理更具規(guī)范性。檔案管理人員在開展相關(guān)工作過程中，可通過對(duì)干部信息進(jìn)行整理并有效輸入到信息化平臺(tái)上，可使檔案管理更具規(guī)范性、科學(xué)性。檔案管理人員借助計(jì)算機(jī)等設(shè)備輸入檔案信息過程中，可選用同樣的字體、格式等進(jìn)行錄入，可有效改善紙質(zhì)檔案中出現(xiàn)字跡模糊、書寫錯(cuò)誤等問題，從而不斷完善干部人事檔案管理手段。最后，檔案保存更安全。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案因各種因素，會(huì)出現(xiàn)破損、丟失等現(xiàn)象。特別是在管理年限不斷增加時(shí)，檔案會(huì)越來越多，需要更多的空間進(jìn)行存放。而在整理或搬運(yùn)的過程中，都會(huì)造成檔案遺失等風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。而實(shí)施信息化管理，檔案管理人員只需運(yùn)用計(jì)算機(jī)及信息化平臺(tái)，就可對(duì)信息進(jìn)行輸入、調(diào)取、保存等工作，不受時(shí)間與空間的限制。同時(shí)，還可對(duì)檔案進(jìn)行加密、備份等管理，大大提高檔案管理工作的有效性、安全性。

二、當(dāng)前事業(yè)單位干部檔案管理現(xiàn)狀

(一)檔案管理人員信息化工作意識(shí)不強(qiáng)

現(xiàn)階段，我國(guó)科技水平不斷提高，互聯(lián)綱等技術(shù)被滲透到各個(gè)領(lǐng)域。無論是企業(yè)還是事業(yè)單位都在積極創(chuàng)建信息化工作平臺(tái)，確保工作效率能不斷提升。但在實(shí)際工作開展過程中，部分工作人員缺乏一定的信息化管理意識(shí)，他們長(zhǎng)期基于傳統(tǒng)固化的工作模式，心態(tài)上對(duì)信息化工作模式尚未形成正確的認(rèn)知。甚至部分檔案管理人員認(rèn)為運(yùn)用計(jì)算機(jī)等技術(shù)去工作，會(huì)影響他們的工作效果。出現(xiàn)這樣的工作思想，追其原因是他們不能熟練的使用計(jì)算機(jī)等設(shè)備。并對(duì)信息化工作原理與流程缺乏正確的認(rèn)知，導(dǎo)致他們對(duì)信息化管理形成較為片面的理解。

(二)檔案管理模式單一、缺乏創(chuàng)新

當(dāng)前事業(yè)單位干部檔案管理工作，大多是基于傳統(tǒng)紙質(zhì)管理流程展開工作的。即使部分事業(yè)單位已建立相應(yīng)的信息化工作平臺(tái)，但相關(guān)工作人員也只是簡(jiǎn)單的運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行一些數(shù)據(jù)的錄入。并未全面有效的發(fā)揮其功用，仍舊采用傳統(tǒng)的工作模式進(jìn)行檔案管理。而針對(duì)于信息量較大的檔案管理工作，他們的工作效率較低，大量的時(shí)間都花費(fèi)在檔案信息的書寫與校對(duì)的工作環(huán)節(jié)中，使得在查詢與輸出時(shí)并不能形成更高效的工作狀態(tài)。這樣的工作現(xiàn)狀，不僅會(huì)給檔案信息管理工作帶來一定的阻礙，還會(huì)影響事業(yè)單位檔案管理的健康發(fā)展。

三、事業(yè)單位干部人事檔案實(shí)施信息化管理的有效思路

事業(yè)單位干部人事檔案若想有效實(shí)現(xiàn)信息化管理，應(yīng)對(duì)其建設(shè)內(nèi)容建立正確的認(rèn)知。檔案信息化建設(shè)是將傳統(tǒng)檔案管理引入信息化管理，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)等作為有效輔助手段，將事業(yè)單位干部人事檔案信息進(jìn)行整理輸入到信息化平臺(tái)中。并借助一定的數(shù)據(jù)處理手段，將文字、圖片等文書轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資源，從而基于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理基礎(chǔ)上，有效融入數(shù)據(jù)格式，實(shí)現(xiàn)信息化管理。這樣的管理手段，更方便查閱。具體而言，事業(yè)單位對(duì)干部人事檔案實(shí)施信息化管理，應(yīng)有效運(yùn)用計(jì)算機(jī)等技術(shù)，積極建立并不斷完善干部人事檔案數(shù)據(jù)的整理、分析、收集、處理等，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的動(dòng)態(tài)化管理，從而確保其數(shù)據(jù)的完整性、精準(zhǔn)性。同時(shí)，在實(shí)施信息化管理工作過程中，應(yīng)對(duì)當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題形成有效認(rèn)知，并能有效運(yùn)用現(xiàn)代管理手段以及信息化平臺(tái)，不斷完善管理模式。

(一)強(qiáng)化檔案管理人員管理理念

根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際管理?xiàng)l件，對(duì)參與檔案管理的相關(guān)人員，應(yīng)進(jìn)行一定的培訓(xùn)，從而不斷強(qiáng)化其管理理念。使他們?cè)谒枷肷闲纬煞e極的工作態(tài)度，明確了解事業(yè)單位干部檔案信息化管理工作的重要性。并積極引進(jìn)外部高端人才，并結(jié)合內(nèi)部原有人員的有效培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

同時(shí)，對(duì)檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、認(rèn)知水平、工作理念等應(yīng)進(jìn)行調(diào)查與分析，并對(duì)他們的綜合素質(zhì)等進(jìn)行評(píng)價(jià)?；诖耍鶕?jù)工作人員的實(shí)際工作能力制定更具有針對(duì)性的培訓(xùn)方案。特別是對(duì)事業(yè)單位的老員工，他們對(duì)傳統(tǒng)檔案工作中的接收、保管等工作形成固定思維，缺乏一定的創(chuàng)新精神。甚至有些員工對(duì)信息化管理模式產(chǎn)生抵觸心理，不能積極的投入到學(xué)習(xí)中。因此事業(yè)單位相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作。使他們不斷提升信息化管理能力，幫助他們建立正確的工作態(tài)度，并能有效運(yùn)用信息化管理平臺(tái)、計(jì)算及等技術(shù)，逐漸將傳統(tǒng)紙質(zhì)管理手段有效過渡到信息化管理模式上。這樣，不僅有效提高工作質(zhì)量、工作效率。還在一定程度上幫助事業(yè)單位節(jié)省人力成本，促進(jìn)其綜合管理水平的提高。

(二)勇于創(chuàng)新、完善檔案管理工作模式

基于當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，事業(yè)單位干部人事檔案施行信息化管理已然成為大勢(shì)所趨。而相關(guān)管理人員應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，在實(shí)際管理工作過程中，應(yīng)勇于創(chuàng)新，大膽運(yùn)用大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等前沿技術(shù)，并對(duì)檔案信息化管理模式實(shí)時(shí)進(jìn)行完善與創(chuàng)新，不斷優(yōu)化其管理模式。從而不斷健全當(dāng)前干部人事檔案管理機(jī)制，使信息化管理手段最大化發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，令檔案管理水平實(shí)現(xiàn)質(zhì)的提升。具體而言，事業(yè)單位管理人員、以及檔案管理參與者，在實(shí)際工作開展過程中，應(yīng)根據(jù)工作過程中出現(xiàn)的問題不斷進(jìn)行反思與研究，并探尋更加合理的應(yīng)對(duì)措施。大膽創(chuàng)新，使事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理模式不斷進(jìn)行完善。如針對(duì)于較為復(fù)雜的工作環(huán)節(jié)可進(jìn)行一定的簡(jiǎn)化，減少相應(yīng)的管理流程，從而不斷提升工作效率。同時(shí)，在施行信息化管理過程中，對(duì)于干部信息的輸入、檢索、輸出等環(huán)節(jié)，相關(guān)工作人員應(yīng)對(duì)其建立深刻的信息化工作認(rèn)識(shí)。特別是獲取、整理、分析、輸送信息時(shí)，檔案管理人員應(yīng)有效運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)的信息處理手段，不斷優(yōu)化信息處理模式。針對(duì)于大量、復(fù)雜的信息應(yīng)有效進(jìn)行分析與校對(duì)，從而確保其信息的完整性、精準(zhǔn)度。譬如，在信息化管理工作中，通過融入信息化技術(shù)，可利用條形碼等對(duì)檔案進(jìn)行識(shí)別與檢索，這樣不僅有效避免錯(cuò)誤信息的產(chǎn)生，還可提高查閱效率，更可在一定程度上保障檔案管理的安全性。而事業(yè)單位在實(shí)施信息化管理過程中，管理人員應(yīng)不斷完善自我管理能力，在實(shí)際工作過程中，逐漸提高信息化管理意識(shí)，并不斷運(yùn)用新的技術(shù)簡(jiǎn)化工作流程，使檔案管理工作更具規(guī)范性、科學(xué)性、高效性。不僅使管理流程更簡(jiǎn)化，還可為工作人員建立更輕松的工作環(huán)境，從而切實(shí)提高檔案管理工作的質(zhì)量與管理效果。

四、結(jié)語

總之，事業(yè)單位在管理過程中，針對(duì)于干部人事檔案信息化管理環(huán)節(jié)，若想使相關(guān)工作開展的更為順利與高效，應(yīng)對(duì)其管理人員的工作能力建立正確的認(rèn)知。這些檔案管理人員是貫穿實(shí)施信息化管理手段的一線人員，他們的工作理念、工作能力等對(duì)其工作的完成程度具有重要的影響。因此，事業(yè)單位管理人員應(yīng)對(duì)檔案管理工作人員的任用與培訓(xùn)等工作給予足夠的關(guān)注與重視，并大膽改革，不斷完善工作模式。