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吉林省林業(yè)勘察設(shè)計研究院
事業(yè)單位干部人事檔案工作,是在培養(yǎng)、任用干部等工作中逐漸形成的個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)等內(nèi)容的文件信息。是全面、有效考核相關(guān)干部的工作狀況的指標(biāo),對整個事業(yè)單位的管理工作具有重要的意義。因此,在實際管理過程中,相關(guān)人員應(yīng)對其建立正確的認(rèn)識。而信息化時代背景下,新型檔案管理模式的產(chǎn)生,使得管理流程、工作人員的工作形態(tài)都發(fā)生了較大的變化。基于信息化工作平臺的建立,各事業(yè)單位干部人事檔案實施信息化管理模式。在實際運行過程中,應(yīng)不斷完善工作流程,將其工作優(yōu)勢最大化發(fā)揮,從而不斷提升檔案管理工作的效率。
基于當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展、以及互聯(lián)綱、計算機(jī)等技術(shù)的推廣使用,令各行各業(yè)的管理手段逐漸趨于智能化、信息化。而事業(yè)單位中人事干部檔案實現(xiàn)信息化管理,也具有一定的必要性。首先,利于檔案查詢。對事業(yè)單位干部人事檔案施行信息化管理,將相關(guān)信息整合到信息化系統(tǒng)中,可令檔案管理人員在日常的查詢時更方便,在一定程度上可提高其工作質(zhì)量與工作效率。同時,還可將需檢索的信息快速、有效的報送給相關(guān)管理人員,使他們的管理工作更能順利開展。相較于紙質(zhì)檔案管理模式,信息化管理可節(jié)省工作運行時間,還可避免投入過多的人力資源。同時,還可有效改善傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的查詢信息不精準(zhǔn)的問題。而借助信息化管理平臺,對事業(yè)單位干部人事檔案進(jìn)行管理,可有效提高檔案的管理水平,促進(jìn)檔案管理工作更順利、高效的完成,并可有效節(jié)約資源。其次,促進(jìn)檔案管理更具規(guī)范性。檔案管理人員在開展相關(guān)工作過程中,可通過對干部信息進(jìn)行整理并有效輸入到信息化平臺上,可使檔案管理更具規(guī)范性、科學(xué)性。檔案管理人員借助計算機(jī)等設(shè)備輸入檔案信息過程中,可選用同樣的字體、格式等進(jìn)行錄入,可有效改善紙質(zhì)檔案中出現(xiàn)字跡模糊、書寫錯誤等問題,從而不斷完善干部人事檔案管理手段。最后,檔案保存更安全。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案因各種因素,會出現(xiàn)破損、丟失等現(xiàn)象。特別是在管理年限不斷增加時,檔案會越來越多,需要更多的空間進(jìn)行存放。而在整理或搬運的過程中,都會造成檔案遺失等風(fēng)險發(fā)生。而實施信息化管理,檔案管理人員只需運用計算機(jī)及信息化平臺,就可對信息進(jìn)行輸入、調(diào)取、保存等工作,不受時間與空間的限制。同時,還可對檔案進(jìn)行加密、備份等管理,大大提高檔案管理工作的有效性、安全性。
現(xiàn)階段,我國科技水平不斷提高,互聯(lián)綱等技術(shù)被滲透到各個領(lǐng)域。無論是企業(yè)還是事業(yè)單位都在積極創(chuàng)建信息化工作平臺,確保工作效率能不斷提升。但在實際工作開展過程中,部分工作人員缺乏一定的信息化管理意識,他們長期基于傳統(tǒng)固化的工作模式,心態(tài)上對信息化工作模式尚未形成正確的認(rèn)知。甚至部分檔案管理人員認(rèn)為運用計算機(jī)等技術(shù)去工作,會影響他們的工作效果。出現(xiàn)這樣的工作思想,追其原因是他們不能熟練的使用計算機(jī)等設(shè)備。并對信息化工作原理與流程缺乏正確的認(rèn)知,導(dǎo)致他們對信息化管理形成較為片面的理解。
當(dāng)前事業(yè)單位干部檔案管理工作,大多是基于傳統(tǒng)紙質(zhì)管理流程展開工作的。即使部分事業(yè)單位已建立相應(yīng)的信息化工作平臺,但相關(guān)工作人員也只是簡單的運用計算機(jī)進(jìn)行一些數(shù)據(jù)的錄入。并未全面有效的發(fā)揮其功用,仍舊采用傳統(tǒng)的工作模式進(jìn)行檔案管理。而針對于信息量較大的檔案管理工作,他們的工作效率較低,大量的時間都花費在檔案信息的書寫與校對的工作環(huán)節(jié)中,使得在查詢與輸出時并不能形成更高效的工作狀態(tài)。這樣的工作現(xiàn)狀,不僅會給檔案信息管理工作帶來一定的阻礙,還會影響事業(yè)單位檔案管理的健康發(fā)展。
事業(yè)單位干部人事檔案若想有效實現(xiàn)信息化管理,應(yīng)對其建設(shè)內(nèi)容建立正確的認(rèn)知。檔案信息化建設(shè)是將傳統(tǒng)檔案管理引入信息化管理,運用現(xiàn)代信息技術(shù)等作為有效輔助手段,將事業(yè)單位干部人事檔案信息進(jìn)行整理輸入到信息化平臺中。并借助一定的數(shù)據(jù)處理手段,將文字、圖片等文書轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資源,從而基于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理基礎(chǔ)上,有效融入數(shù)據(jù)格式,實現(xiàn)信息化管理。這樣的管理手段,更方便查閱。具體而言,事業(yè)單位對干部人事檔案實施信息化管理,應(yīng)有效運用計算機(jī)等技術(shù),積極建立并不斷完善干部人事檔案數(shù)據(jù)的整理、分析、收集、處理等,實現(xiàn)對檔案信息的動態(tài)化管理,從而確保其數(shù)據(jù)的完整性、精準(zhǔn)性。同時,在實施信息化管理工作過程中,應(yīng)對當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題形成有效認(rèn)知,并能有效運用現(xiàn)代管理手段以及信息化平臺,不斷完善管理模式。
根據(jù)事業(yè)單位的實際管理條件,對參與檔案管理的相關(guān)人員,應(yīng)進(jìn)行一定的培訓(xùn),從而不斷強化其管理理念。使他們在思想上形成積極的工作態(tài)度,明確了解事業(yè)單位干部檔案信息化管理工作的重要性。并積極引進(jìn)外部高端人才,并結(jié)合內(nèi)部原有人員的有效培訓(xùn),全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。
同時,對檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)、認(rèn)知水平、工作理念等應(yīng)進(jìn)行調(diào)查與分析,并對他們的綜合素質(zhì)等進(jìn)行評價。基于此,根據(jù)工作人員的實際工作能力制定更具有針對性的培訓(xùn)方案。特別是對事業(yè)單位的老員工,他們對傳統(tǒng)檔案工作中的接收、保管等工作形成固定思維,缺乏一定的創(chuàng)新精神。甚至有些員工對信息化管理模式產(chǎn)生抵觸心理,不能積極的投入到學(xué)習(xí)中。因此事業(yè)單位相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)者,應(yīng)加強檔案管理人員的培訓(xùn)工作。使他們不斷提升信息化管理能力,幫助他們建立正確的工作態(tài)度,并能有效運用信息化管理平臺、計算及等技術(shù),逐漸將傳統(tǒng)紙質(zhì)管理手段有效過渡到信息化管理模式上。這樣,不僅有效提高工作質(zhì)量、工作效率。還在一定程度上幫助事業(yè)單位節(jié)省人力成本,促進(jìn)其綜合管理水平的提高。
基于當(dāng)前社會的發(fā)展趨勢,事業(yè)單位干部人事檔案施行信息化管理已然成為大勢所趨。而相關(guān)管理人員應(yīng)與時俱進(jìn),在實際管理工作過程中,應(yīng)勇于創(chuàng)新,大膽運用大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等前沿技術(shù),并對檔案信息化管理模式實時進(jìn)行完善與創(chuàng)新,不斷優(yōu)化其管理模式。從而不斷健全當(dāng)前干部人事檔案管理機(jī)制,使信息化管理手段最大化發(fā)揮其優(yōu)勢,令檔案管理水平實現(xiàn)質(zhì)的提升。具體而言,事業(yè)單位管理人員、以及檔案管理參與者,在實際工作開展過程中,應(yīng)根據(jù)工作過程中出現(xiàn)的問題不斷進(jìn)行反思與研究,并探尋更加合理的應(yīng)對措施。大膽創(chuàng)新,使事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理模式不斷進(jìn)行完善。如針對于較為復(fù)雜的工作環(huán)節(jié)可進(jìn)行一定的簡化,減少相應(yīng)的管理流程,從而不斷提升工作效率。同時,在施行信息化管理過程中,對于干部信息的輸入、檢索、輸出等環(huán)節(jié),相關(guān)工作人員應(yīng)對其建立深刻的信息化工作認(rèn)識。特別是獲取、整理、分析、輸送信息時,檔案管理人員應(yīng)有效運用現(xiàn)代先進(jìn)的信息處理手段,不斷優(yōu)化信息處理模式。針對于大量、復(fù)雜的信息應(yīng)有效進(jìn)行分析與校對,從而確保其信息的完整性、精準(zhǔn)度。譬如,在信息化管理工作中,通過融入信息化技術(shù),可利用條形碼等對檔案進(jìn)行識別與檢索,這樣不僅有效避免錯誤信息的產(chǎn)生,還可提高查閱效率,更可在一定程度上保障檔案管理的安全性。而事業(yè)單位在實施信息化管理過程中,管理人員應(yīng)不斷完善自我管理能力,在實際工作過程中,逐漸提高信息化管理意識,并不斷運用新的技術(shù)簡化工作流程,使檔案管理工作更具規(guī)范性、科學(xué)性、高效性。不僅使管理流程更簡化,還可為工作人員建立更輕松的工作環(huán)境,從而切實提高檔案管理工作的質(zhì)量與管理效果。
總之,事業(yè)單位在管理過程中,針對于干部人事檔案信息化管理環(huán)節(jié),若想使相關(guān)工作開展的更為順利與高效,應(yīng)對其管理人員的工作能力建立正確的認(rèn)知。這些檔案管理人員是貫穿實施信息化管理手段的一線人員,他們的工作理念、工作能力等對其工作的完成程度具有重要的影響。因此,事業(yè)單位管理人員應(yīng)對檔案管理工作人員的任用與培訓(xùn)等工作給予足夠的關(guān)注與重視,并大膽改革,不斷完善工作模式。