陳心威

摘? ?要：文書(shū)檔案管理信息工作是記錄保存社會(huì)發(fā)展情況的主要形式，隨著社會(huì)的發(fā)展，文書(shū)檔案管理信息電子化的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，本文首先闡述了文書(shū)檔案信息電子化的優(yōu)點(diǎn)，然后分析文書(shū)檔案信息電子化存在的問(wèn)題，最后提出改善文書(shū)檔案信息電子化的策略，如提升安全性、創(chuàng)新管理方法、提升管理人員素質(zhì)等。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案? 管理信息? 電子化應(yīng)用

中圖分類(lèi)號(hào)：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1674-098X（2019）06（a）-0157-02

文書(shū)檔案管理是檔案管理中重要的組成部分，在文書(shū)檔案管理中應(yīng)用電子化管理，可以有效提升文書(shū)檔案管理工作的效率。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，很多信息的傳播通過(guò)網(wǎng)絡(luò)渠道完成，為文案信息管理提供便利，同時(shí)也帶來(lái)很多問(wèn)題，所以在文書(shū)檔案信息管理電子化應(yīng)用時(shí)要采取相應(yīng)的策略，提高檔案管理的質(zhì)量。

1? 文書(shū)檔案管理信息電子化的優(yōu)點(diǎn)

1.1 使用方便，便于檢索

傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作通常使用手工進(jìn)行操作，在實(shí)際工作過(guò)程中容易出現(xiàn)信息收集不完整的現(xiàn)象，而且在抄錄過(guò)程中容易漏抄、字跡不工整。而利用電子化文書(shū)檔案管理，可以利用光盤(pán)、硬盤(pán)、網(wǎng)盤(pán)作為載體將信息儲(chǔ)存在上面，檔案管理工作也都可以在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，利用計(jì)算機(jī)的高智能性和運(yùn)算的高速度性，在處理檔案信息時(shí)有很多便利，既節(jié)約了人力又提高了準(zhǔn)確性，而且在檢索翻閱檔案時(shí)，節(jié)約大量檢索的時(shí)間，避免在對(duì)文書(shū)檔案翻閱時(shí)對(duì)檔案造成損壞。

1.2 提高檔案管理的安全性

傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理中大部分檔案信息都記錄在紙質(zhì)文檔之上，對(duì)于管理環(huán)境的要求比較高，要保持空氣環(huán)境的干燥、涼爽，以免出現(xiàn)字跡模糊、紙張腐爛的現(xiàn)象，而利用電子檔案管理方法，將檔案信息記錄在光盤(pán)、硬盤(pán)之中，可以杜絕外部環(huán)境對(duì)于檔案的侵蝕，大大增加了文檔的安全性。

1.3 提升文檔傳輸速度和安全

在電子化文本檔案管理之中，利用網(wǎng)絡(luò)的便利可以打破檔案?jìng)鬏斣跁r(shí)間、地域上的限制，通過(guò)將檔案信息上傳在網(wǎng)絡(luò)資料庫(kù)之中，各個(gè)地方的人們都可以在任何時(shí)間通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)資料進(jìn)行檢索、查閱。另外傳統(tǒng)的檔案?jìng)鬏斨饕咳肆?，在傳輸過(guò)程中容易出現(xiàn)資料丟失的現(xiàn)象，而利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，可以大大提高文書(shū)檔案?jìng)鬏數(shù)陌踩浴?/p>

2? 文書(shū)檔案管理信息電子化的問(wèn)題

文書(shū)檔案管理工作的電子化應(yīng)用雖然大大提高了檔案管理工作質(zhì)量和安全性，同時(shí)也為人們的生活工作帶來(lái)很多便利，但是由于電子設(shè)備、管理機(jī)制、管理人員素質(zhì)等也會(huì)為檔案管理信息電子化工作帶來(lái)很多問(wèn)題。

2.1 檔案信息真實(shí)性難以保證

電子文件同于紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案在修改后有明顯的修改痕跡，但是對(duì)電子文件的修改不僅比較簡(jiǎn)單，而且在修改過(guò)后沒(méi)有任何痕跡，使文檔的保密性變低，雖然有一些科學(xué)技術(shù)可以減少對(duì)文件的偽造、修改的現(xiàn)象，但是電子文件內(nèi)容發(fā)生內(nèi)容變化的可能性依然很大，人們獲得的檔案信息缺少真實(shí)性。另外在傳統(tǒng)的文本檔案中人們可以通過(guò)對(duì)筆跡、簽名以及蓋章的辨認(rèn)判斷檔案是不是原版，而在電子化信息檔案中，已經(jīng)不再具有字跡的特點(diǎn)，人們僅根據(jù)字體、字號(hào)對(duì)檔案進(jìn)行電子文檔的輸入，這些都是電子化信息檔案管理中面臨的保密性問(wèn)題。

2.2 文書(shū)檔案信息電子化的管理機(jī)制不完善

文書(shū)檔案信息電子化不僅僅是靠檔案管理部門(mén)一個(gè)部門(mén)的努力就可以做好的，而是要制定完善的管理機(jī)制，結(jié)合各個(gè)部門(mén)的共同努力，一起建設(shè)完善的電子化信息檔案系統(tǒng)。如今黑客、木馬、病毒在網(wǎng)絡(luò)之中十分常見(jiàn)，黑客可以利用科技手段在電子化信息檔案?jìng)鬏斶^(guò)程中植入病毒或木馬獲取信息，造成重要數(shù)據(jù)信息的泄漏，而且木馬、病毒的侵入會(huì)造成電腦癱瘓、檔案信息被篡改或刪除的現(xiàn)象，這些問(wèn)題對(duì)電子檔案的安全造成很大威脅。

2.3 檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高

文書(shū)檔案管理信息的電子化管理對(duì)于管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有很高的要求，檔案管理人員不僅對(duì)紙質(zhì)文書(shū)檔案的管理工作十分熟悉，還要求檔案管理人員要熟練使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)于相關(guān)的文檔管理軟件能夠做到熟練地運(yùn)用。但是目前檔案管理人員的文化知識(shí)水平有限，而且年齡普遍偏高，對(duì)于文書(shū)檔案管理的新理念、新技術(shù)接受能力差，不能適應(yīng)文書(shū)檔案管理信息的電子化進(jìn)程。

3? 文書(shū)檔案電子化應(yīng)用策略

3.1 提升電子化檔案?jìng)鬏敯踩?/p>

在電子文檔傳輸過(guò)程中建立隔離帶，通過(guò)隔離帶的限制是檔案信息只能在設(shè)置好的區(qū)域內(nèi)傳播，防止檔案信息流向外部網(wǎng)絡(luò)造成信息泄露或被人惡意篡改。設(shè)置相應(yīng)的瀏覽權(quán)限，比如設(shè)置密碼或者手機(jī)驗(yàn)證碼，只有正確的密碼或者手機(jī)驗(yàn)證碼才能獲得瀏覽權(quán)限。在傳輸過(guò)程中可以設(shè)置隔離路由器，屏蔽不在傳輸范圍內(nèi)的IP地址，這樣可以進(jìn)行有針對(duì)性的文檔信息傳輸，避免檔案信息在傳輸過(guò)程中被人惡意更改[1]。

其次還要引進(jìn)先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)，利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，設(shè)置防火墻、殺毒軟件等，防止病毒、木馬、黑客對(duì)計(jì)算機(jī)的侵入，計(jì)算機(jī)人員要加強(qiáng)安全防護(hù)軟件的安裝及更新，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行及時(shí)的過(guò)濾，攔截有危險(xiǎn)的網(wǎng)絡(luò)信息。同時(shí)電子檔案管理系統(tǒng)同時(shí)要有記錄功能，可以將檔案瀏覽信息和下載信息記錄下來(lái)，對(duì)于不正常的瀏覽和下載可以及時(shí)進(jìn)行攔截和警報(bào)。

3.2 提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

文書(shū)檔案管理信息電子化是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，所以檔案管理人員必須掌握先進(jìn)的檔案管理意識(shí)和計(jì)算機(jī)軟件使用技能。首先提升檔案管理人員的電子化信息管理意識(shí)，認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案信息電子化的重要性，對(duì)待工作要認(rèn)真負(fù)責(zé)，促進(jìn)文書(shū)檔案信息電子化在日常工作中的積極建設(shè)，培養(yǎng)成定期將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子化文書(shū)檔案的習(xí)慣，并將檔案信息進(jìn)行備份，儲(chǔ)存在不同的電子設(shè)備之中如硬盤(pán)、光盤(pán)、網(wǎng)盤(pán)之中，提高檔案信息管理的安全性。其次單位領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，一方面增強(qiáng)管理人員紙質(zhì)文書(shū)檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)水平，使管理人員能夠明確管理工作中各個(gè)環(huán)節(jié)，另一方面提升檔案管理人員對(duì)于計(jì)算機(jī)幾個(gè)各類(lèi)電子化信息檔案管理軟件和安全軟件的應(yīng)用，只有對(duì)信息軟件做到熟練地運(yùn)用，才可以在文書(shū)檔案管理信息電子化過(guò)程中發(fā)揮最大的作用。最后提升檔案管理人員的法律意識(shí)，單位檔案包含很多重要的信息，包括單位財(cái)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、管理信息等，一旦無(wú)泄漏會(huì)對(duì)單位造成嚴(yán)重的影響，所以要使檔案管理人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作中的法律責(zé)任，從而使管理人員能夠認(rèn)真、負(fù)責(zé)的加入到檔案管理工作之中[2]。

3.3 對(duì)檔案電子化進(jìn)行創(chuàng)新

文書(shū)檔案管理的主要工作內(nèi)容是對(duì)信息進(jìn)行收集、整理、保存，在檔案管理過(guò)程中工作人員要注意對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新，從而提升電子化信息檔案管理水平。在信息化時(shí)代，人們多數(shù)交流都在各種通訊軟件之上，所以檔案管理人員可以通過(guò)QQ、微信、電子郵箱作為收集信息的渠道，在電子化信息檔案的分類(lèi)存檔以及備份過(guò)程中也要進(jìn)行創(chuàng)新，針對(duì)不同的用處可以進(jìn)行不同的歸檔保存，以施工企業(yè)檔案信息管理為例，可以根據(jù)不同部門(mén)進(jìn)行歸檔保存，還可以根據(jù)施工進(jìn)度、審計(jì)需要、財(cái)務(wù)計(jì)劃等多個(gè)方面進(jìn)行保存，使文本檔案管理信息電子化帶來(lái)更多便利。

4? 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，文書(shū)檔案管理信息電子化可以提升檔案管理工作的質(zhì)量和安全性，但是在進(jìn)行電子化信息檔案管理過(guò)程中，要考慮在傳輸過(guò)程中的安全問(wèn)題，以及預(yù)防黑客、木馬、病毒的惡意入侵，同時(shí)加強(qiáng)檔案管理人員地專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，使其能夠了解更多先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，加快文書(shū)檔案管理信息自動(dòng)化的進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)

[1] 李麗.文書(shū)檔案管理信息的電子化應(yīng)用分析[J].電子世界，2019（7）：170-171.

[2] 周小榮.探討文書(shū)檔案管理信息的電子化應(yīng)用[J].科技資訊，2018，16（2）：27-28.