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        口腔醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設(shè)途徑探討

        2019-11-13 22:48:31張?zhí)烀?/span>黑龍江省口腔病防治院黑龍江哈爾濱150001
        新生代 2019年15期
        關(guān)鍵詞:規(guī)范化檔案管理制度

        張?zhí)烀?黑龍江省口腔病防治院 黑龍江哈爾濱 150001

        規(guī)范化管理即標(biāo)準(zhǔn)化管理,這是當(dāng)前整個(gè)社會(huì)各個(gè)行業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域,所倡導(dǎo)的管理理念,在口腔醫(yī)院的檔案管理工作中,也應(yīng)當(dāng)加以推廣、應(yīng)用,這能夠幫助提升口腔醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量、成效與安全性【1】。為此,我們應(yīng)當(dāng)將口腔醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化建設(shè)作為一個(gè)重要的課題,積極加強(qiáng)相關(guān)的研究、探討與實(shí)踐。

        一、口腔醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設(shè)的必要性

        口腔醫(yī)院檔案管理工作,主要是對(duì)醫(yī)院治療、患者、科研以及行政、人事等方面的信息,進(jìn)行收集、整理、編撰、保管與挖掘、利用,事關(guān)醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)、發(fā)展以及口腔醫(yī)療科研和患者的切身利益,所以其在在口腔醫(yī)院的整個(gè)管理任務(wù)體系當(dāng)中,占據(jù)著非常重要的地位?,F(xiàn)目前,隨著業(yè)務(wù)量的增多,以及行業(yè)、國(guó)家要求日益的嚴(yán)格,所以口腔醫(yī)院檔案管理工作量變得非常龐大,各種資料、信息顯著增多,這就不僅加大了口腔醫(yī)院檔案管理工作壓力,同時(shí)還使得口腔醫(yī)院檔案管理工作變得更加的繁瑣、復(fù)雜,導(dǎo)致在實(shí)際的檔案管理工作當(dāng)中,非常容易出現(xiàn)各種問(wèn)題,工作質(zhì)量、效率變得相當(dāng)?shù)拖?,甚至可能出現(xiàn)檔案信息安全方面的問(wèn)題【2】。而要想克服這個(gè)困境,我們就必須要積極的推進(jìn)口腔醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設(shè),以更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方式落實(shí)檔案管理工作,使原本繁瑣、復(fù)雜的檔案管理過(guò)程變得更加有序,從而提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量、成效與安全性,更好的服務(wù)于醫(yī)院、科研和患者。

        二、當(dāng)前口腔醫(yī)院檔案管理規(guī)范化存在的問(wèn)題

        (一)檔案管理的規(guī)范化意識(shí)欠缺

        當(dāng)前,大多數(shù)的口腔醫(yī)院都非常重視自身的業(yè)務(wù)發(fā)展,因此在醫(yī)療技術(shù)、醫(yī)療設(shè)備的更新和完善方面,投入了巨大的人力、物力、財(cái)力,但是卻對(duì)其他方面的管理工作造成了疏忽,例如在檔案管理工作方面便是如此。具體表現(xiàn)為沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)自身運(yùn)營(yíng)、發(fā)展和科研、患者的重要性,因此也就不重視檔案管理的建設(shè),明顯欠缺檔案管理的規(guī)范化意識(shí),相關(guān)的工作開(kāi)展遲滯不前。

        (二)檔案管理的相關(guān)制度不健全

        檔案管理的規(guī)范化推進(jìn),離不開(kāi)科學(xué)的、全面的、具有操作性的管理制度作為依據(jù)、指導(dǎo)和約束,簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō),就是必須要在明確的制度之下,檔案管理才可能具有規(guī)范性。而當(dāng)前的很多口腔醫(yī)院在檔案管理工作當(dāng)中,還沒(méi)有建立起健全的檔案管理制度,所以在檔案管理的實(shí)踐過(guò)程當(dāng)中,經(jīng)常出現(xiàn)缺少依據(jù)、指導(dǎo)和約束的情況,容易出現(xiàn)各種問(wèn)題。

        (三)檔案管理的相關(guān)設(shè)施、設(shè)備不完善

        現(xiàn)如今的檔案管理工作對(duì)于相關(guān)設(shè)施、設(shè)備的要求較高,如檔案存儲(chǔ)的環(huán)境條件以及檔案管理的信息化設(shè)備等,在設(shè)施、設(shè)備完善的情況下,檔案管理工作的開(kāi)展,才能更加具有規(guī)范性和有序性、安全性。但從項(xiàng)目前的情況來(lái)看,由于部分的口腔醫(yī)院對(duì)于檔案管理的重視和投入不足,所以檔案管理的相關(guān)設(shè)施、設(shè)備不完善,阻礙了檔案管理的規(guī)范化。

        (四)未重視對(duì)檔案管理的考核

        最后,當(dāng)前的很多口腔醫(yī)院都未重視對(duì)檔案管理的考核,因此難以發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題,也不能對(duì)檔案管理工作起到有效的監(jiān)督作用,不利于檔案管理在規(guī)范化道路上的改進(jìn)、優(yōu)化。

        三、口腔醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設(shè)途徑

        (一)強(qiáng)化檔案管理的規(guī)范化意識(shí)

        首先,作為口腔醫(yī)院的管理人員,必須要客觀認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性,以及檔案管理規(guī)范化的必要性,強(qiáng)化檔案管理的規(guī)范化意識(shí),從而加強(qiáng)對(duì)檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重視與投入力度,從人力、財(cái)務(wù)、物力等多方面,予以檔案管理規(guī)范化建設(shè)以有力的保障。

        (二)建立完善的檔案管理制度

        口腔醫(yī)院檔案管理制度的規(guī)范化,這是保證檔案資料及時(shí)收集、安全保持及有效利用的關(guān)鍵。對(duì)此醫(yī)院要建立完善的《檔案管理制度》《檔案借閱制度》《檔案庫(kù)房管理制度》和《檔案安全保密制度》等,將檔案歸檔范圍、整理分類及保管期限等明確下來(lái),讓工作程序不斷規(guī)范,這樣檔案的收集、管理、利用等才更加規(guī)范。檔案管理制度要和醫(yī)院其他管理制度銜接好,保證形成一個(gè)總體管理制度體系,同時(shí)還要在員工崗位責(zé)任制中納入檔案管理制度,這樣才能讓相關(guān)人員提起重視,保質(zhì)保量完成檔案管理工作任務(wù),并注意規(guī)范自己的工作行為,嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。這樣醫(yī)院檔案管理才能更加規(guī)范,發(fā)揮出促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的作用【3】。

        (三)增加投入,完善基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備

        為提升口腔醫(yī)院檔案管理規(guī)范化水平,需要保證有足夠的資金,引進(jìn)各種現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)備。一是要將先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備配置齊全,包括檔案庫(kù)房去濕、空調(diào)設(shè)備、滅蟲(chóng)滅火設(shè)備,這是關(guān)系著醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平的提升。二是要實(shí)行計(jì)算機(jī)管理,通過(guò)計(jì)算機(jī)將醫(yī)院全部業(yè)務(wù)和行政上的檔案儲(chǔ)存下來(lái),為利用者的查找與閱讀提供便利,節(jié)省了大量的人力、物力及財(cái)力,也保證了檔案管理效率。同時(shí)實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的方式,可以減小檔案保存空間,讓信息保存更加方便,避免出現(xiàn)丟失和損壞等問(wèn)題。對(duì)此醫(yī)院要提升對(duì)計(jì)算機(jī)管理的應(yīng)用力度,盡快購(gòu)置先進(jìn)的軟件與網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備,不斷提升檔案管理工作的現(xiàn)代化與自動(dòng)化水平,讓其更加科學(xué)與規(guī)范。

        四、結(jié)語(yǔ)

        如今,作為口腔醫(yī)院不僅要重視自身醫(yī)療技術(shù)、醫(yī)療設(shè)備的更新和完善,同時(shí)還要在檔案管理工作當(dāng)中堅(jiān)定規(guī)范化的思想、理念,全力推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化建設(shè),以此提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量、成效與安全性,這樣才能更好的服務(wù)于醫(yī)院、科研和患者。

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