孫火福 楊偉

南京市公安局高淳分局，江蘇南京 211302

1 當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中存在的問題

檔案信息化一般包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊伍建設(shè)等方面。

在檔案信息化建設(shè)中存在的問題包括以下幾個方面：

1.1 缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

目前，許多部門在建設(shè)檔案信息化過程中往往只重視發(fā)展先進(jìn)通信設(shè)備和購置高檔計算機(jī)系統(tǒng)，忽視檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)，結(jié)果是有路無車，投入巨額資金建成的檔案信息系統(tǒng)無法轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)和科學(xué)發(fā)展的催化劑。

具體表現(xiàn)在：計算機(jī)軟件開發(fā)和缺乏總體規(guī)劃,軟件一般來說,實(shí)用方面的嚴(yán)重不足,電腦及相關(guān)設(shè)備類型、設(shè)備水平參差不齊,沒有形成一個統(tǒng)一的硬件環(huán)境：檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)并不完美,不是統(tǒng)一的,和由于缺乏組織支持的技術(shù)和系統(tǒng)管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持,缺乏統(tǒng)一的管理、運(yùn)營和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),所有這些限制通信的范圍和程度,直接影響檔案信息化建設(shè)的步伐。

1.2 檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識不到位，重視程度不夠

舊檔案管理的檔案管理理論，原理，方法和技術(shù)已經(jīng)熟悉，但不知道電子文件的形式，信息的存儲，傳輸，檢索和利用技術(shù);只知道和年輕的檔案管理通信技術(shù)，計算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)對檔案管理的基本知識，管理原則和管理環(huán)節(jié)知之甚多，這是一個普遍存在的問題?，F(xiàn)在各單位檔案檔案管理人員只是普通的計算機(jī)操作員，他們既沒有通過專業(yè)學(xué)習(xí)，也未能通過系統(tǒng)培訓(xùn)，只需具備幾年電腦操作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)經(jīng)驗(yàn)，有時只能等待專業(yè)技術(shù)人員解決問題。這些問題的存在，嚴(yán)重制約了檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

一些管理者有嚴(yán)重的傳統(tǒng)觀念,缺乏必要的對檔案信息化的理解,和沒有把檔案信息化建設(shè)在適當(dāng)?shù)乃?。他們認(rèn)為,檔案信息化是遠(yuǎn)離自己,檔案信息化是技術(shù)部門的問題。不需要業(yè)務(wù)人員參與他們的流程等等。

1.3 軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對薄弱，工作基礎(chǔ)較差

許多檔案館雖然購置了硬件設(shè)備，但其軟件應(yīng)用水平和利用效率不高，大多以單機(jī)和簡單的網(wǎng)上操作為主，局限于實(shí)現(xiàn)簡單的查詢和利用，沒有真正發(fā)揮作用；另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級。

1.4 數(shù)據(jù)保護(hù)存在風(fēng)險

目前,中國的數(shù)據(jù)安全保護(hù)主要依賴于技術(shù)的不斷升級,設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻,但它只能被動地解決問題的一個方面從技術(shù)的角度,并不能標(biāo)準(zhǔn)化,保證數(shù)據(jù)安全。此外,從預(yù)防的角度數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)本身的能力,在快速變化的信息環(huán)境中,改進(jìn)的數(shù)據(jù)庫保護(hù)計劃不能與時俱進(jìn),和改善技術(shù)不能完全預(yù)防計算機(jī)犯罪的發(fā)生,這也是風(fēng)險。

2 檔案信息化建設(shè)的意義

檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化可以給管理人員、職能部門及公司帶來明顯的效果和收益。

對于管理人員的意義：

2.1 檔案管理不再費(fèi)時費(fèi)力

檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時費(fèi)力。

檔案管理如果實(shí)行信息化后，檔案管理更多的是體現(xiàn)在自動化、實(shí)時化、網(wǎng)絡(luò)化。

具體表現(xiàn)為：

數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用：數(shù)據(jù)無論從文書管理錄入、還是從檔案管理錄入，只需錄入一次，即可在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。

各種報表可以自動打印：數(shù)據(jù)錄入后，不論是文書管理還是檔案管理，可以方便的打印出相關(guān)的收發(fā)文單據(jù)、匯總表；可以方便的打印出檔案的背景、封面，案卷目錄、文件目錄、備考表等。

自動統(tǒng)計檔案信息：檔案庫中的信息需要統(tǒng)計，并形成報表，這項(xiàng)工作由計算機(jī)處理，可以極大的提高管理人員的效率。

2.2 檢索查詢更為方便

傳統(tǒng)的檢索方式：檔案管理人員從一本一本的目錄中，找出所需的檔案來，然后根據(jù)上面的記錄到庫房中查找，費(fèi)時、費(fèi)力。檔案管理信息化后，檔案的檢索與查詢只需要通過網(wǎng)絡(luò)就可以實(shí)現(xiàn)即時的查詢，無論在時間還是空間上都顯得更為方便簡潔。

提供多種查詢手段：管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。

提供網(wǎng)上查詢手段：公司內(nèi)部的工作人員，可以根據(jù)檔案管理權(quán)限從網(wǎng)上自行查詢檔案信息，極大的減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。

2.3 檔案的查借閱工作更加可控。

傳統(tǒng)的檔案查借閱多為手工為主，費(fèi)時費(fèi)力、容易出錯，檔案管理實(shí)現(xiàn)自動化后，檔案的查借閱采用計算機(jī)管理，操作方便，同時可以自動產(chǎn)生催還記錄，對過期不還的借閱者進(jìn)行有效的催還。

3 綜上所述，無論你從事什么樣的職業(yè)，都必須首先以基本的職業(yè)素質(zhì)，管理衛(wèi)生系統(tǒng)中的檔案信息化建設(shè)更需要一個跨學(xué)科的人才，由于工作的特殊性，領(lǐng)導(dǎo)必須注重人才培養(yǎng)，落實(shí)檔案管理信息化。