劉剛

南京市六合區(qū)人民檢察院，江蘇南京 211500

1 檔案信息化建設存在的問題

首先，現(xiàn)代信息媒體技術的應用程度有待提升。目前，計算機在檔案管理工作中的利用效率還不是很好，計算機在檔案管理部門往往用于對紙質(zhì)檔案材料的收錄和索引，或者把紙質(zhì)檔案材料轉變?yōu)殡娮游臋n等。檔案信息化建設過程中依舊沒有充分利用數(shù)據(jù)庫技術以及網(wǎng)絡技術，檔案部門之間無法實現(xiàn)有效的網(wǎng)絡訪問交流。

其次，信息化建設水平有待進一步提升。檔案管理信息化建設和現(xiàn)代管理的要求還存在一定的差距，這通常是因為目前很多檔案管理工作人員的信息化意識薄弱，檔案管理部門各自為政，互不干涉，加之相對分散的檔案管理模式所導致的，這些問題都阻礙了檔案信息化建設的發(fā)展步伐。同時因為檔案資源利用運行機制不完善，造成檔案信息的共享程度不高。

最后，檔案信息化管理專業(yè)人才較少。在推進檔案信息化建設中，人才是最重要的資源。目前很多檔案管理人員還沒有熟練地掌握計算機技術、軟件應用技術和數(shù)據(jù)信息技術，不了解如何應用和維護計算機服務器等，專業(yè)水平較低，影響了檔案信息化建設的推進。

2 檔案信息化建設的策略分析

2.1 加強電子文件的管理。隨著現(xiàn)代計算機技術的日益普及，很多珍貴的重要文件資料都逐漸被上傳到網(wǎng)絡中。上網(wǎng)之前需要根據(jù)信息管理部門的規(guī)定對文件格式予以統(tǒng)一轉換，從而確保檔案數(shù)據(jù)信息的準確性與通用性，針對并未上傳到計算機中且具有較大價值的文件，需要進行統(tǒng)一的編目整理，盡快向檔案部門傳輸，可選擇依靠信息管理網(wǎng)絡在相關業(yè)務管理部門和檔案部門之間設置電子文件歸檔專用傳輸網(wǎng)絡，構建依附在信息管理網(wǎng)中的歸檔專用子網(wǎng)絡，把上網(wǎng)和未上網(wǎng)的具有較大價值的電子文件從這一系統(tǒng)傳輸?shù)綑n案管理部門。不管采取何種方式進行歸檔，都應當由電子文件形成單位根據(jù)統(tǒng)一的格式進行編目整理，避免由檔案部門自行從互聯(lián)網(wǎng)中下載，從而確保電子文件形成部門能夠?qū)n案數(shù)據(jù)信息的準確性負責。

2.2 提高信息化技術水平。在檔案信息化建設逐漸推進的過程中，檔案管理部門必須要將相關的硬件設施準備充分，同時采取現(xiàn)代化的信息技術方式，按照單位的實際情況尋找符合自身需求的信息管理軟件，或者借助于科研手段自行研究開發(fā)出一套管理軟件，真正構建全面健全的檔案管理系統(tǒng)，如此才能夠進一步推動檔案信息化建設，更好地開發(fā)和利用檔案資源。檔案材料的歸納整合必須要堅持統(tǒng)一錄入，嚴格篩選，如若不然，很容易造成工作效率的降低，讓本就繁瑣的工作變得更加復雜。檔案信息化建設所提出的資源共享并非是檔案信息完全公開透明，在推進資源共享的過程中還需要設置一些珍貴機密檔案材料的查閱權限，針對機密檔案材料必須要對閱讀者的身份予以審核，唯有如此才能夠真正確保檔案管理系統(tǒng)的完善。

2.3 搭建網(wǎng)絡信息數(shù)字平臺。構建全面系統(tǒng)的信息數(shù)字化平臺是確保檔案信息化建設的基本前提，另外也能夠為檔案信息化建設創(chuàng)造出更好的網(wǎng)絡氛圍。為營造更加系統(tǒng)化的檔案信息化系統(tǒng)，要堅持從實際情況出發(fā)，有規(guī)劃有目標地推進數(shù)字平臺以及網(wǎng)絡管理軟件的開發(fā)建設。建立全面系統(tǒng)的信息化檔案管理平臺還要求我們必須要建立各種檔案信息數(shù)據(jù)庫，對于檔案信息化管理需要憑借一個綜合化的信息管理系統(tǒng)，進而確保檔案材料信息的歸檔、分類、查詢以及檢索功能更好實現(xiàn)。與此同時，在檔案信息化系統(tǒng)中可以建立檔案信息查詢鏈接，確保檔案信息管理系統(tǒng)和其他部門的資源系統(tǒng)可以實現(xiàn)無縫連接。

2.4 做好電子文件保存工作。要開展好各種新型文件材料歸檔工作，就需要檔案管理人員真正深入文件工作領域，對形成的大量電子文件的接收、處理以至于存儲工作予以指導，保護好電子文件材料的原始信息，充分掌握文件信息的來龍去脈。要對電子文件管理保存工作引起足夠重視，逐步建立健全電子文件檔案保存管理的相關政策法規(guī)機制，為電子文件的管理工作提供一定的規(guī)章制度指導；進一步確定電子文件的管理原則，使電子檔案文件的價值得到充分發(fā)揮；積極學習借鑒國外的成功經(jīng)驗，有效組織和推進電子文件管理的基礎性研究工作，將電子文件管理評估納入到政府信息化建設評估系統(tǒng)中。

3 結語

總而言之，檔案信息化建設符合我國信息化戰(zhàn)略的要求，也是檔案事業(yè)未來發(fā)展的重要目標。我們必須要充分意識到必須強化檔案技術發(fā)展、推進信息化建設、努力培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理人才，才能夠以更加積極的態(tài)度推進檔案信息化建設，確保我國檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。