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        大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的挑戰(zhàn)與對(duì)策

        2019-11-13 02:48:29杜秋旭
        報(bào)刊精萃 2019年2期
        關(guān)鍵詞:歸類檔案室檔案管理

        杜秋旭

        寶清縣就業(yè)局,黑龍江雙鴨山 155600

        引言

        檔案工作就是用科學(xué)原則和方法管理檔案,為黨和國(guó)家各項(xiàng)工作服務(wù)的工作。具體內(nèi)容是指檔案業(yè)務(wù)工作所包括的檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和提供利用等工作,通常稱為八個(gè)環(huán)節(jié)。前六個(gè)環(huán)節(jié)為基礎(chǔ)工作,后兩個(gè)環(huán)節(jié)為編研利用工作。近年來大數(shù)據(jù)技術(shù)的興起和發(fā)展為檔案管理工作帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)為信息數(shù)量巨大,其數(shù)量程度是我們無法想象到的?,F(xiàn)如今,在大數(shù)據(jù)時(shí)代,檔案信息亦同步快速發(fā)展,檔案管理信息化工作需要從檔案管理的政策、理念和技術(shù)層面加以提升。

        1 大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理存在的問題

        1.1 檔案歸類問題嚴(yán)重

        在目前來看,我國(guó)大部分的單位中,都存在檔案歸類問題嚴(yán)重的情況,其主要的原因在于很多的單位中,檔案室空間有限,因此在檔案存放的時(shí)候,往往不會(huì)全面的進(jìn)行檔案的歸類。因?yàn)闄n案歸類占用的空間過多,些小門類的檔案往往不會(huì)單獨(dú)的存放,或者是多種小門類的檔案集中存放,這樣就導(dǎo)致檔案在查找的時(shí)候非常的困難,根本無法滿足快速查找的需求。而且由于檔案室中一些小門類的文件往往容易被人們忽略,所以在實(shí)際的過程,往往就會(huì)出現(xiàn)這些文件丟失的情況。因此歸類工作如何,直接決定了檔案管理的質(zhì)量水平。

        1.2 檔案工作評(píng)價(jià)機(jī)制問題嚴(yán)重

        就目前而言,我國(guó)大部分的單位中,檔案工作的評(píng)價(jià)機(jī)制都存在非常嚴(yán)重的問題,其中主要的原因就在于,我國(guó)很多的單位認(rèn)為檔案工作的重要性不高,因此,具體的工作中,往往不能正確的評(píng)價(jià)檔案工作。單位領(lǐng)導(dǎo)普遍認(rèn)為,檔案工作就是保證檔案不會(huì)丟失即可,因此在進(jìn)行評(píng)價(jià)的時(shí)候非常的簡(jiǎn)單,只要檔案都存在,那么就算是工作完成了。如果出現(xiàn)了檔案丟失,如果檔案不是非常重要的檔案,那么也僅僅算是簡(jiǎn)單的工作失誤,而不會(huì)對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的懲罰,這樣的情況也就導(dǎo)致,檔案工作難以進(jìn)行。甚至很多的檔案管理人員都會(huì)出現(xiàn)偷懶的情況。

        1.3 檔案人員工作能力問題嚴(yán)重

        由于我國(guó)很多的單位并不注重檔案工作的評(píng)價(jià)機(jī)制,從而導(dǎo)致很多的單位在檔案人員的構(gòu)成上,都選擇一些瀕臨退休的人員,或者是一些超編的閑雜人員,這些人員本身并不具備檔案管理的相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)。很多的檔案人員就單純的認(rèn)為,檔案管理工作就是就是最簡(jiǎn)單的整理檔案,因此,檔案的管理并不規(guī)范。這變成一種常態(tài)。而且很多的單位為了節(jié)省開支,往往檔案管理人員的薪資也是最低的,所以很難獲得一些高水平的檔案管理人員。

        1.4 檔案信息化建設(shè)不夠全面

        我國(guó)大部分的單位中,檔案信息化建設(shè)都存在很大的問題,其主要的原因在于,這些單位在進(jìn)行檔案工作建設(shè)的時(shí)候不夠重視。一些專門撥給檔案室信息化建設(shè)的費(fèi)用,往往會(huì)因?yàn)橐恍┢渌木壒时凰阶耘灿?,從而?dǎo)致檔案信息化相關(guān)建設(shè)的問題非常的嚴(yán)重。甚至很多的單位中,連一套設(shè)備也沒有,只是單純的一臺(tái)電腦象征性的表示已經(jīng)完成了信息化建設(shè)。這樣的模式不改變,那么搞笑的檔案室建設(shè)也會(huì)存在很大的問題。

        2 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理信息化措施

        在上述檔案工作中挑戰(zhàn)情況的分析,為了抓住機(jī)遇,需要結(jié)合大數(shù)據(jù)發(fā)展背景,實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè),促使其整體程度的增強(qiáng)。

        2.1 理論觀念

        未來,檔案理念將表現(xiàn)為兩個(gè)形式,一種為檔案觀,主要是一些價(jià)值高的文件、視頻等,通過信息系統(tǒng)的電子形式形成,為電子檔案。一種為大服務(wù)觀,是在大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展下,檔案服務(wù)工作逐漸向著多、多元化建設(shè)發(fā)展,檔案服務(wù)也能滿足企業(yè)、客戶的不同建設(shè)需求,其服務(wù)展現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化和智能化建設(shè)。

        檔案管理理念要符合時(shí)代的發(fā)展需求,在大數(shù)據(jù)背景下,給予電子文件管理工作的創(chuàng)新化十分必要。在傳統(tǒng)方式下的檔案服務(wù),是按照使用人員的需求來對(duì)檔案查詢,但是,在大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下,檔案信息得到信息化發(fā)展,人們更關(guān)注數(shù)據(jù),檔案部門要形成良好的服務(wù)態(tài)度,積極挖掘有用信息,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念,認(rèn)識(shí)到檔案管理工作信息化發(fā)展的必要性,這樣才能在整體上得到重視。

        2.2 技術(shù)方面

        大數(shù)據(jù)發(fā)展背景檔案儲(chǔ)存,只有創(chuàng)造更大的空間,對(duì)儲(chǔ)存方式積極改變,才能容納更多的數(shù)據(jù)信息。安全問題也是關(guān)注的話題,特別是數(shù)據(jù)系統(tǒng)、電氣設(shè)備等,存在的安全問題十分明顯。在整個(gè)環(huán)節(jié)下,都需要專業(yè)技術(shù)給予支持,加強(qiáng)防火墻的設(shè)立,以免檔案信息被損壞。因此,引進(jìn)先進(jìn)技術(shù),能在更大建設(shè)下加強(qiáng)大數(shù)據(jù)管理模式的應(yīng)用。

        2.3 國(guó)家政策

        當(dāng)前,各個(gè)國(guó)家都重視信息資源的建設(shè)工作,在一些發(fā)達(dá)國(guó)家,構(gòu)建了相關(guān)政策,比如:美國(guó)發(fā)布的《大數(shù)據(jù)研究和發(fā)展倡議》,和澳大利亞發(fā)布的《公共服務(wù)大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略》。我國(guó)在的這種情況下未給予大數(shù)據(jù)具體的明確方向和策略,相關(guān)機(jī)構(gòu)在積極引導(dǎo)方式下,還需要制定符合我國(guó)國(guó)情的發(fā)展的戰(zhàn)略,從而為各個(gè)行業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)提供強(qiáng)大保障。

        2.4 做好檔案歸類工作

        想要更好的解決檔案歸類工作的問題,那么目前來看其主要的辦法在,可以分為三個(gè)方面:第一個(gè)方面就是要單位的領(lǐng)導(dǎo)能夠重視檔案工作。單位的領(lǐng)導(dǎo)是工作任務(wù)的核心發(fā)布者,所以大部分的檔案管理人員都必須聽從相關(guān)的任務(wù)內(nèi)容。因此,能夠明確的下達(dá)指令,那么也就能夠確保相關(guān)工作的完成,保證單位能夠更好的完成檔案工作。第二個(gè)方面就是將檔案歸類工作作為一項(xiàng)核心考核內(nèi)容,這樣檔案工作的人員就能夠非常好的完成相關(guān)的工作,因?yàn)檫@些工作和自身的薪資是融于一體的,因此需要引起重視。第三個(gè)方面就是要進(jìn)行檔案室面積的擴(kuò)充,必須要讓檔案室的面積足夠,才能儲(chǔ)存如此多的檔案。

        2.5 強(qiáng)化檔案人員能力

        強(qiáng)化檔案人員能力在目前來看,主要有如下幾個(gè)辦法:第一個(gè)辦法就是進(jìn)行考核,檔案人員的能力存在問題,那么就需要全面的提升個(gè)人的能力,從而確保其能夠勝任相關(guān)的工作。所以應(yīng)該對(duì)于進(jìn)行全面的工作,對(duì)于能夠認(rèn)真學(xué)習(xí)的人員,進(jìn)行考核和留用,而對(duì)于一些不能夠認(rèn)真學(xué)習(xí)的人員,就需要清退。第二個(gè)辦法就是招聘,適當(dāng)?shù)奶嵘劫Y,來獲得一些專業(yè)的人才,這樣才能改變檔案室的人才結(jié)構(gòu),確保有高素質(zhì)的人才可以作為領(lǐng)頭羊來帶動(dòng)工作。

        3 結(jié)論

        基于分析和研究,在現(xiàn)代快速發(fā)展社會(huì)中,信息數(shù)據(jù)占有較大比例,大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨,使各個(gè)行業(yè)發(fā)展得到轉(zhuǎn)變。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作還面對(duì)很大挑戰(zhàn),為了提出有效的應(yīng)對(duì)措施,不僅要給予創(chuàng)新,還需要符合社會(huì)的建設(shè)需求。

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