杜秋旭
寶清縣就業(yè)局,黑龍江雙鴨山 155600
檔案工作就是用科學原則和方法管理檔案,為黨和國家各項工作服務的工作。具體內(nèi)容是指檔案業(yè)務工作所包括的檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研和提供利用等工作,通常稱為八個環(huán)節(jié)。前六個環(huán)節(jié)為基礎工作,后兩個環(huán)節(jié)為編研利用工作。近年來大數(shù)據(jù)技術的興起和發(fā)展為檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)為信息數(shù)量巨大,其數(shù)量程度是我們無法想象到的。現(xiàn)如今,在大數(shù)據(jù)時代,檔案信息亦同步快速發(fā)展,檔案管理信息化工作需要從檔案管理的政策、理念和技術層面加以提升。
在目前來看,我國大部分的單位中,都存在檔案歸類問題嚴重的情況,其主要的原因在于很多的單位中,檔案室空間有限,因此在檔案存放的時候,往往不會全面的進行檔案的歸類。因為檔案歸類占用的空間過多,些小門類的檔案往往不會單獨的存放,或者是多種小門類的檔案集中存放,這樣就導致檔案在查找的時候非常的困難,根本無法滿足快速查找的需求。而且由于檔案室中一些小門類的文件往往容易被人們忽略,所以在實際的過程,往往就會出現(xiàn)這些文件丟失的情況。因此歸類工作如何,直接決定了檔案管理的質量水平。
就目前而言,我國大部分的單位中,檔案工作的評價機制都存在非常嚴重的問題,其中主要的原因就在于,我國很多的單位認為檔案工作的重要性不高,因此,具體的工作中,往往不能正確的評價檔案工作。單位領導普遍認為,檔案工作就是保證檔案不會丟失即可,因此在進行評價的時候非常的簡單,只要檔案都存在,那么就算是工作完成了。如果出現(xiàn)了檔案丟失,如果檔案不是非常重要的檔案,那么也僅僅算是簡單的工作失誤,而不會對其進行嚴格的懲罰,這樣的情況也就導致,檔案工作難以進行。甚至很多的檔案管理人員都會出現(xiàn)偷懶的情況。
由于我國很多的單位并不注重檔案工作的評價機制,從而導致很多的單位在檔案人員的構成上,都選擇一些瀕臨退休的人員,或者是一些超編的閑雜人員,這些人員本身并不具備檔案管理的相關工作經(jīng)驗。很多的檔案人員就單純的認為,檔案管理工作就是就是最簡單的整理檔案,因此,檔案的管理并不規(guī)范。這變成一種常態(tài)。而且很多的單位為了節(jié)省開支,往往檔案管理人員的薪資也是最低的,所以很難獲得一些高水平的檔案管理人員。
我國大部分的單位中,檔案信息化建設都存在很大的問題,其主要的原因在于,這些單位在進行檔案工作建設的時候不夠重視。一些專門撥給檔案室信息化建設的費用,往往會因為一些其他的緣故被私自挪用,從而導致檔案信息化相關建設的問題非常的嚴重。甚至很多的單位中,連一套設備也沒有,只是單純的一臺電腦象征性的表示已經(jīng)完成了信息化建設。這樣的模式不改變,那么搞笑的檔案室建設也會存在很大的問題。
在上述檔案工作中挑戰(zhàn)情況的分析,為了抓住機遇,需要結合大數(shù)據(jù)發(fā)展背景,實現(xiàn)檔案管理的信息化建設,促使其整體程度的增強。
未來,檔案理念將表現(xiàn)為兩個形式,一種為檔案觀,主要是一些價值高的文件、視頻等,通過信息系統(tǒng)的電子形式形成,為電子檔案。一種為大服務觀,是在大數(shù)據(jù)時代發(fā)展下,檔案服務工作逐漸向著多、多元化建設發(fā)展,檔案服務也能滿足企業(yè)、客戶的不同建設需求,其服務展現(xiàn)了網(wǎng)絡化和智能化建設。
檔案管理理念要符合時代的發(fā)展需求,在大數(shù)據(jù)背景下,給予電子文件管理工作的創(chuàng)新化十分必要。在傳統(tǒng)方式下的檔案服務,是按照使用人員的需求來對檔案查詢,但是,在大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下,檔案信息得到信息化發(fā)展,人們更關注數(shù)據(jù),檔案部門要形成良好的服務態(tài)度,積極挖掘有用信息,轉變傳統(tǒng)觀念,認識到檔案管理工作信息化發(fā)展的必要性,這樣才能在整體上得到重視。
大數(shù)據(jù)發(fā)展背景檔案儲存,只有創(chuàng)造更大的空間,對儲存方式積極改變,才能容納更多的數(shù)據(jù)信息。安全問題也是關注的話題,特別是數(shù)據(jù)系統(tǒng)、電氣設備等,存在的安全問題十分明顯。在整個環(huán)節(jié)下,都需要專業(yè)技術給予支持,加強防火墻的設立,以免檔案信息被損壞。因此,引進先進技術,能在更大建設下加強大數(shù)據(jù)管理模式的應用。
當前,各個國家都重視信息資源的建設工作,在一些發(fā)達國家,構建了相關政策,比如:美國發(fā)布的《大數(shù)據(jù)研究和發(fā)展倡議》,和澳大利亞發(fā)布的《公共服務大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略》。我國在的這種情況下未給予大數(shù)據(jù)具體的明確方向和策略,相關機構在積極引導方式下,還需要制定符合我國國情的發(fā)展的戰(zhàn)略,從而為各個行業(yè)的現(xiàn)代化建設提供強大保障。
想要更好的解決檔案歸類工作的問題,那么目前來看其主要的辦法在,可以分為三個方面:第一個方面就是要單位的領導能夠重視檔案工作。單位的領導是工作任務的核心發(fā)布者,所以大部分的檔案管理人員都必須聽從相關的任務內(nèi)容。因此,能夠明確的下達指令,那么也就能夠確保相關工作的完成,保證單位能夠更好的完成檔案工作。第二個方面就是將檔案歸類工作作為一項核心考核內(nèi)容,這樣檔案工作的人員就能夠非常好的完成相關的工作,因為這些工作和自身的薪資是融于一體的,因此需要引起重視。第三個方面就是要進行檔案室面積的擴充,必須要讓檔案室的面積足夠,才能儲存如此多的檔案。
強化檔案人員能力在目前來看,主要有如下幾個辦法:第一個辦法就是進行考核,檔案人員的能力存在問題,那么就需要全面的提升個人的能力,從而確保其能夠勝任相關的工作。所以應該對于進行全面的工作,對于能夠認真學習的人員,進行考核和留用,而對于一些不能夠認真學習的人員,就需要清退。第二個辦法就是招聘,適當?shù)奶嵘劫Y,來獲得一些專業(yè)的人才,這樣才能改變檔案室的人才結構,確保有高素質的人才可以作為領頭羊來帶動工作。
基于分析和研究,在現(xiàn)代快速發(fā)展社會中,信息數(shù)據(jù)占有較大比例,大數(shù)據(jù)時代的來臨,使各個行業(yè)發(fā)展得到轉變。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作還面對很大挑戰(zhàn),為了提出有效的應對措施,不僅要給予創(chuàng)新,還需要符合社會的建設需求。