仇子越

南京市公安局玄武分局，江蘇南京 210000

1 檔案信息化建設的概念及現(xiàn)狀

檔案信息化建設是指利用信息技術代替人工制作的傳統(tǒng)紙質檔案，結合時間發(fā)展，檔案管理的新形勢，新原則，新理論，在互聯(lián)網環(huán)境下，更好地進行檔案社會化。信息服務。實施檔案信息化建設主要集中在三個方面，一是實現(xiàn)檔案信息數字化，二是實現(xiàn)檔案網站建設，最后是實現(xiàn)數字檔案館建設。

用現(xiàn)代科學技術代替?zhèn)鹘y(tǒng)勞動是現(xiàn)代信息社會發(fā)展的必然趨勢。根據中國檔案館管理部門的要求，對檔案信息資源的信息化建設進行數字化管理。現(xiàn)階段，許多單位已開始實施檔案信息化建設。例如，建立一個檔案信息網站，只要能利用互聯(lián)網查詢檔案信息，就可以使人們的工作更快。然而，在檔案信息化建設過程中，存在著基礎設施不完善、檔案管理缺乏全面重視等問題。在實現(xiàn)檔案信息建設的過程中，檔案管理部門應針對實際問題尋求解決辦法。

2 檔案信息化建設的重要性

2.1 使檔案管理效率提高

傳統(tǒng)檔案管理人員用手工進行資料收集、編輯、管理，然后提供給單位使用，員工工作量大、工作效率低下、費時費力。在實行信息化后，自動化、網絡化的檔案管理只需錄入一次便可多次使用，還能通過網絡可以實現(xiàn)信息共享。不僅如此，利用計算機還能進行信息統(tǒng)計，制作報表，使檔案管理人員的工作效率更高。

2.2 使信息檢索查詢更方便

傳統(tǒng)的信息檢索方式是由檔案管理人員從紙質檔案中找出所需要的信息，信息檢索流程過于復雜。檔案信息化建設后，檔案管理人員可以在數據庫中快速查詢檔案信息。不僅如此，還可以利用數據庫進行模糊查詢、分類查詢，能從眾多的信息中找到有關聯(lián)的信息，這極大的方便了檔案管理人員的工作。

2.3 提供更優(yōu)質的服務

檔案管理的信息化建設使檔案管理人員在在個人計算機進行資料查詢，為信息數據的二次利用和科研活動提供基礎。檔案管理部門的作用和職能已經不再局限于進行檔案管理，而是成為了一個更加重要的信息中心。

3 檔案信息化建設中的問題分析

3.1 檔案信息化管理觀念落后

目前我國一些管理人員認為檔案管理的作用不大，缺乏實用性，于是造成了檔案管理事業(yè)在先天上的不足，建設經費投入不多，檔案信息化建設也僅僅是處于起步階段。同時，這也導致了檔案管理人員的工作意識不強，工作態(tài)度不積極，最終導致了檔案信息化建設的不完善，無法實現(xiàn)檔案信息化的服務職能。

3.2 檔案信息化建設基礎設施不完善

實現(xiàn)檔案信息化建設要滿足一定的硬件條件，包括計算機、區(qū)域網絡、數據庫、服務器等設備，檔案信息化管理工作需要完善的基礎設施的支持，但是這些基礎設施需要大量的資金投入，目前很多單位對于檔案信息化建設的硬件設施不全或是規(guī)格不同，信息共享和信息服務質量不高。

3.2 檔案管理人員素質有待提高

文件信息管理需要文件管理人員有更高的信息技術能力,不僅需要文件管理人員專業(yè)檔案管理知識,還需要掌握電腦。首先,作為現(xiàn)代管理方法,檔案信息管理專業(yè)技術有更高的要求。然而,大多數文件管理人員在中國并沒有達到這個要求。許多文件管理部門缺乏員工的質量和較低的專業(yè)。許多文件管理工作停留在傳統(tǒng)的工作方式,還有現(xiàn)代辦公室了解和接觸太少。其次,有數據庫建設和管理人員和程序員越來越少,這使得檔案信息化建設水平仍然較低。此外,文件管理工作是一種信息的不斷更新,不斷發(fā)展。在技術層面上,由于中國檔案信息的管理,它依賴于國外技術,也妨礙了檔案信息化建設的步伐。

3.4 檔案信息建設的安全存在隱患

雖然檔案信息處理的好處有很多,也有許多安全風險。首先,檔案信息化建設應處理原始文件。一些珍貴的文件保存了很長一段時間。如果處理不當,很容易損壞文件。其次,有很多處印刷錯誤,錯過了早期的打印文件,所以文件檔案當執(zhí)行電子掃描。第三,檔案信息化建設是基于互聯(lián)網。一旦發(fā)生網絡故障,如果不及時備份,文件會丟失。最后,因為文件管理人員的網絡安全意識不高,這是很容易被黑客攻擊竊取商業(yè)秘密和信息系統(tǒng)。

4 推動檔案信息化建設的對策

4.1 加快完善檔案信息化基礎設施

要實現(xiàn)檔案信息化，管理者要在思想上重視它，加大對基礎設施建設的資金投入。要配備成套的計算機設施，并安裝專業(yè)的軟件和與檔案信息化管理相關的掃描、打印等設備。只有完善軟硬件設施，才能為檔案信息化建設提供良好的基礎保障。

4.2 提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

新時代下檔案管理人員應具備良好的素養(yǎng)，管理者可以定期對檔案管理人員進行培訓，增強檔案管理人員服務意識與責任意識。目前檔案管理專業(yè)人員較少，甚至是通過簡單培訓就上崗工作，對網絡技術了解較少，管理者可以招聘專業(yè)的程序設計人員或數據庫管理人員，但是最好的解決方案是，企業(yè)應培養(yǎng)綜合型檔案管理人員，使之具備專業(yè)素質。

4.3 做好檔案信息安全工作

檔案信息化建設過程中的安全性需要人們格外關注，要保障檔案的安全性，首先要提高檔案管理人員的安全防范意識，同時要有相應的技術支持。作為檔案管理人員，要有保密意識。在技術層面上，專業(yè)人員要為服務器安裝更高級的防火墻，對重要數據進行加密，為了防止數據的丟失，可以用光盤進行備份。

4.4 建立檔案信息化管理體系

檔案管理是一項復雜的工作，為了保證檔案管理工作的有序進行，管理者要根據法律建立一套完整的檔案信息化管理模式，在檔案管理的各個流程進行嚴格把控。管理者還可以建立檔案信息的獎懲機制，以防重要信息丟失或泄露。

結束語

在檔案信息化建設過程中，會出現(xiàn)許多問題。這不僅要求檔案管理人員做好本職工作，而且要求技術人員積極配合。只有找出檔案信息管理過程中出現(xiàn)的問題，才能有針對性地加以解決。檔案信息化建設是檔案管理產業(yè)發(fā)展的必然方向，需要檔案管理者的共同努力。