劉丹

中天鋼鐵集團(tuán)有限公司，江蘇常州 213000

一、企業(yè)檔案建立的重要性

1、企業(yè)檔案是記錄企業(yè)生產(chǎn)、發(fā)展、人物、風(fēng)貌的歷史性文件，它不僅記錄了企業(yè)階段性發(fā)展?fàn)顩r，還記錄了在特定外在因素下企業(yè)如何抵御風(fēng)險(xiǎn)、健康發(fā)展的。就像我國(guó)從以前的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)一下轉(zhuǎn)變成市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，企業(yè)從計(jì)劃分配吃大鍋飯到自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧后是如何轉(zhuǎn)制的，經(jīng)歷了多少高峰期、多少平穩(wěn)期、多少低谷期。在這些階段企業(yè)該如何吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，如何規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的，這些都要在企業(yè)檔案文史中體現(xiàn)出來(lái)?？粗覀兊臋n案，我們會(huì)覺(jué)得創(chuàng)辦一個(gè)企業(yè)不會(huì)一帆風(fēng)順，經(jīng)過(guò)大風(fēng)大浪錘煉過(guò)的企業(yè)才會(huì)散發(fā)出蓬勃的生命力。那些一遇到挫折就舉步維艱，沒(méi)有目標(biāo)的企業(yè)是不能長(zhǎng)久的。我公司由以前的一個(gè)小的國(guó)有企業(yè)改制而來(lái)，以前只有幾個(gè)單一的軋鋼車(chē)間，靠著外賣(mài)的鋼坯軋制幾個(gè)有限的品種鋼材，大家吃著大鍋飯，打架斗毆，不思進(jìn)取是那個(gè)年代工人們的思想和精神面貌，反正企業(yè)是國(guó)家的企業(yè)，大家捧著鐵飯碗，不會(huì)餓著。后來(lái)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的沖刷下國(guó)企瀕臨破產(chǎn)，工人面臨下崗，沒(méi)辦法，企業(yè)痛定思痛、破釜沉舟地實(shí)行改革，如今發(fā)展到從礦粉到成品鋼材一體化生產(chǎn)，從普鋼到優(yōu)鋼、特鋼幾十個(gè)規(guī)格的產(chǎn)品鋼種軋制，年利稅達(dá)到100 個(gè)億，這樣的發(fā)展不是一天兩天、一句話二句話就能概括完整的，這些都得靠著企業(yè)檔案來(lái)敘述，如改制后的1994 全球經(jīng)融危機(jī)時(shí)刻，我們是如何調(diào)整經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略來(lái)戰(zhàn)勝困難的；2017 年市場(chǎng)停滯不前我們企業(yè)如何勒緊褲腰帶、向管理要效益，如何降本增效度過(guò)企業(yè)的低谷期的，這些都是最好史鑒。企業(yè)沒(méi)有檔案，就像瞎子過(guò)河只能摸著石頭，心里沒(méi)底。

2、企業(yè)是最大的追求是經(jīng)濟(jì)效益，我們會(huì)說(shuō)檔案有什么經(jīng)濟(jì)效益呢？但是無(wú)論是科技檔案也好、文物檔案也罷，作為研究和借閱是看不出多少直接的經(jīng)濟(jì)效益的，所謂的效益，也即結(jié)果的有用或者效果的有益。企業(yè)檔案不直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，而是間接的對(duì)企業(yè)成本支出產(chǎn)生效益。檔案的利用在企業(yè)中不直接計(jì)算成本，導(dǎo)致很多企業(yè)覺(jué)得這項(xiàng)工作根本可做可不做。其實(shí)這種認(rèn)識(shí)是錯(cuò)誤的，一個(gè)生產(chǎn)型的企業(yè)每年要利用檔案解決生產(chǎn)或管理上的問(wèn)題基本每天都在上演，企業(yè)檔案在企業(yè)的不斷發(fā)展、人物關(guān)系、生產(chǎn)與管理的銜接、設(shè)備與生產(chǎn)的磨合上起到了至關(guān)重要的作用，如果沒(méi)有規(guī)范的檔案管理，那企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)將受到嚴(yán)重的影響，很多工作都無(wú)法順利展開(kāi)。我記得曾經(jīng)有位企業(yè)的工程師去別的公司考察期間，看到了幾張很有價(jià)值圖紙檔案，后來(lái)他就向企業(yè)負(fù)責(zé)人提出要求高價(jià)買(mǎi)回公司，花了好幾萬(wàn)買(mǎi)了回來(lái)保存到企業(yè)的檔案部門(mén)加以利用，每年為企業(yè)節(jié)省下了高額的維修費(fèi)用。作為一個(gè)企業(yè)，這種資料檔案的利用率是很高的，特別是一些易損件，很多供應(yīng)商為了延續(xù)自己產(chǎn)權(quán)的收益是不會(huì)主動(dòng)提供圖紙或數(shù)據(jù)資料的，只有負(fù)責(zé)任的、經(jīng)辦設(shè)備或技術(shù)的科技人員才會(huì)懂得這些資料的價(jià)值，所以公司在開(kāi)始籌建購(gòu)買(mǎi)簽合同的時(shí)候就一定要把這些檔案資料盡可能的要回來(lái)。這樣在后期的維修和利用方面才能為公司創(chuàng)造實(shí)際的效益。

二、如何讓企業(yè)檔案提升企業(yè)的軟實(shí)力。

1、要搞好企業(yè)的檔案工作，首先領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識(shí)。

要組建專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，不僅要抓好文書(shū)檔案工作，還要抓好別的載體檔案工作。要充分認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案工作的重要性，把檔案管理工作作為一項(xiàng)經(jīng)常性、基礎(chǔ)性的工作常抓不懈，真正列入議事日程，做到定期分析、定期檢查。其次增強(qiáng)責(zé)任感。企業(yè)檔案部門(mén)要積極主動(dòng)地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況及工作中遇到的困難，要切實(shí)擔(dān)負(fù)起承上啟下、內(nèi)外聯(lián)系、協(xié)調(diào)各方的重任;要經(jīng)常與上級(jí)檔案部門(mén)做好溝通，及時(shí)的更新檔案工作重點(diǎn)，時(shí)常讓上級(jí)檔案部門(mén)來(lái)指導(dǎo)培訓(xùn)檔案工作。企業(yè)很多部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)往往對(duì)檔案管理的認(rèn)知度不高，重要的文件或者科技圖紙他們喜歡存在自己的手頭，不喜歡保存到檔案部門(mén)，用他們的話說(shuō)查找起來(lái)方便，這些對(duì)于檔案工作是很大的瓶頸，往往很多重要檔案就在人事調(diào)動(dòng)的時(shí)候遺失了。這是個(gè)人認(rèn)知上的錯(cuò)誤，所以一定要加強(qiáng)對(duì)人員的強(qiáng)化培訓(xùn)，提高各部門(mén)從上到下的檔案歸檔意識(shí)。

2、要將傳統(tǒng)的檔案工作融入到現(xiàn)代信息化的進(jìn)程中去

信息化進(jìn)程是如今社會(huì)每項(xiàng)工作的必走之路，要做好檔案信息系統(tǒng)平臺(tái)，滿足檔案信息的集成需要，減少檢索時(shí)間，增加利用率是今后檔案工作的重點(diǎn)。首先要解決紙質(zhì)檔案和電子文件一致性的問(wèn)題，對(duì)于它的完整性、版本等從外觀上看不出來(lái)，所以檔案部門(mén)人員要熟悉專(zhuān)用軟件和設(shè)備，不能出錯(cuò)，出錯(cuò)了就很難對(duì)的上。其次，檔案信息工作如何保證萬(wàn)無(wú)一失。特別是在企業(yè)，企業(yè)信息化應(yīng)用起來(lái)可以很瀟灑，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、營(yíng)銷(xiāo)等許多部門(mén)都進(jìn)行網(wǎng)上辦公，最后什么都沒(méi)留下。檔案部門(mén)搞信息化要解決的一個(gè)觀念問(wèn)題，就是我們檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡(jiǎn)單地用計(jì)算機(jī)代替手工勞動(dòng)，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上去，而是要借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對(duì)檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進(jìn)行改革。我們既要有紙質(zhì)的檔案保存完整，另外，再加上信息化的快速、便捷，可以使利用檔案的效率提高數(shù)倍，也可以進(jìn)一步拓寬檔案信息的利用途徑，這些都是檔案利用者所期待的，但是對(duì)于長(zhǎng)時(shí)期相對(duì)封閉的檔案信息管理模式無(wú)疑是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)，有保密、安全等因素的制約。

總之，企業(yè)檔案為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供更多更好的信息資源，能讓企業(yè)朝著百年老企的目標(biāo)前進(jìn)。檔案是文化、是精髓、是靈魂，企業(yè)檔案是企業(yè)文化的礦藏，也是見(jiàn)證企業(yè)忠實(shí)記錄者，企業(yè)檔案不僅見(jiàn)證了企業(yè)的發(fā)展歷史，也記載了企業(yè)所形成和積累的知識(shí)，是企業(yè)記憶的重要來(lái)源，如何發(fā)揮企業(yè)檔案在企業(yè)建構(gòu)中的重要作用，促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)，提升企業(yè)軟實(shí)力是企業(yè)當(dāng)前檔案管理中的一個(gè)新課題。管理無(wú)界限，每項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作都是企業(yè)得以順利運(yùn)營(yíng)的“鏈條”，任何一個(gè)環(huán)節(jié)斷裂都會(huì)影響到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。在今后的工作中，要不斷提高企業(yè)檔案管理質(zhì)量，提高其利用率。讓其為企業(yè)的發(fā)展做貢獻(xiàn)。