孫火福 楊偉

南京市公安局高淳分局，江蘇南京 211302

1 檔案管理人員的素質(zhì)建設

檔案信息化建設關鍵的是高素質(zhì)創(chuàng)新人才的培養(yǎng)。隨著大量高新技術在檔案部門的廣泛應用，必須建立一支分工合理、結構科學、素質(zhì)過硬、保障有力的檔案管理隊伍。

1.1 提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)

檔案工作人員應該做到：能熟練運用信息工具。作為檔案管理人員，要注重自我完善，掌握計算機理論知識和運用技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡傳輸工具，為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術基礎。

能捕捉檔案信息。當今信息時代，社會將更多地從信息服務的功能上去要求和評價檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強的信息捕捉能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網(wǎng)絡的便利和優(yōu)勢，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導利用者獲得更多的檔案信息。

能鑒定有效的檔案信息。作為檔案管理人員，要把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者，這是利用者評價檔案部門信息服務質(zhì)量的一個重要標準。網(wǎng)絡環(huán)境下，信息份量重大，內(nèi)容也十分蕪雜，檔案工作者必須具備比以往更強的鑒定評估能力，對檔案信息進行判斷、鑒選、分析，從中篩選出對特定利用者有用的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務。

能加工、提煉檔案信息。信息社會，檔案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已遠遠無法滿足他們的需求。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價值，從不同角度進行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產(chǎn)生出新的檔案信息產(chǎn)品。從而實現(xiàn)檔案信息的滲透增值能力，達到高效利用的目的。

2 提高檔案管理人員的思想素質(zhì)

堅定的政治信念。檔案工作是一項政治性、機密性很強的工作。因此，檔案管理人員應嚴格遵守黨和國家的各項法律、方針、政策，嚴守機密，樹立政治意識和政治信念。

熱情的工作態(tài)度。檔案工作具有服務性強的特點，要求檔案管理人員要樹立愛業(yè)、敬業(yè)、奉獻的精神和不為名、不為利的價值觀.在服務態(tài)度上，力爭做到主動熱情、耐心周到.力爭把檔案的潛在價值轉(zhuǎn)化成有用性、可用性的社會效益和經(jīng)濟效益。

嚴謹細致的工作作風。檔案工作不僅是一項政治性也是一項復雜、細致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴謹細致的工作作風。這種工作作風，要求我們整理檔案的區(qū)分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、利用檔案的咨詢等各個環(huán)節(jié)都要準確無誤。

較強的事業(yè)心。檔案的收集工作是一項難度較大的工作，這就要求我們要在工作實踐中培養(yǎng)強烈的事業(yè)心，高度的責任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業(yè)奉獻精力與時間，不為一時的困難所嚇倒，為檔案工作現(xiàn)代化建設勤奮學習，鉆研業(yè)務。

3 檔案信息標準規(guī)范化建設

檔案信息化標準規(guī)范主要包括管理性標準規(guī)范、業(yè)務性標準規(guī)范和技術性標準規(guī)范。

檔案信息著錄的規(guī)范化

檔案包括原則、方法、項目、格式、文本、來源、詳細層次、主要規(guī)則和標識。檔案記錄是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫的第一步。它記錄文檔的內(nèi)容和形式特征，形成數(shù)據(jù)輸入，然后將數(shù)據(jù)條存儲到計算機中，形成檔案信息數(shù)據(jù)庫。描述必須標準化。否則，當同一事物或同一人有不同的名稱，不同事物或不同字符有相同的名稱等問題時，同一檢索點的條目不一致，影響了檔案機讀目錄數(shù)據(jù)的檢索和利用效率。目前，我國有《檔案著錄規(guī)則》、《電子文件著錄規(guī)則》等標準。這是我國檔案信息化標準化的重要文件。我們的描述和索引工作應基于本標準。

檔案信息存儲的規(guī)范化

目錄檔案信息多以硬盤為存儲方式，隨著數(shù)量的增加，為了安全起見，就要考慮卸載方式保存檔案的信息，要研究統(tǒng)一的存儲載體，如果以光盤為主，那么就要對光盤作為檔案信息的保存載體進行研究，并制定相應的標準和操作規(guī)范。

檔案信息管理軟件開發(fā)技術的規(guī)范化

檔案信息管理是利用計算機輔助管理對傳統(tǒng)實體信息檔案和檔案信息進行管理。作為計算機管理系統(tǒng)軟件的標準化檔案，必須有文件的收集，整理，編目，保存，識別，檢索和利用，文件統(tǒng)計?；镜臉I(yè)務管理能力等不是簡單的手工工作模擬，而是根據(jù)業(yè)務工作流程各個環(huán)節(jié)的檔案管理，結合計算機硬件功能實現(xiàn)高效，優(yōu)質(zhì)，簡單的合理工作模式因此我們應該更新原有的檔案信息管理系統(tǒng)，將原有的檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)順利轉(zhuǎn)化為新的信息平臺并投入使用，使其成為高度共享的檔案資源數(shù)據(jù)庫，打下良好的基礎。

4 在信息化時代，信息資源是國家綜合國力競爭的關鍵，有效管理和利用信息資源已成為一個重要問題。電子政務和檔案信息化的興起，已成為國家信息化工作的重點。只有做好電子政務和檔案信息化工作，國家才能做好信息化建設。為了避免檔案信息建設與電子政務的分崩離析，更好地進行信息建設，還必須結合電子政務開展檔案信息建設。