楊亮 廣西交通運(yùn)輸學(xué)校 廣西南寧 530007

引言

隨著信息時代的來臨,無紙化辦公已經(jīng)由概念逐漸應(yīng)用到多個行業(yè)領(lǐng)域中,全國各個中等職業(yè)學(xué)校紛紛建立自己的數(shù)字化校園平臺,在數(shù)字化校園平臺的條件下,如何做好檔案的管理與利用是一項(xiàng)新的課題.中職學(xué)校檔案數(shù)字化利用是完善數(shù)字化平臺的重要一個環(huán)節(jié),提升和完善檔案數(shù)字化利用就能有效提高校園數(shù)字化平臺的開發(fā)和使用,兩者融合才能使教學(xué)工作更便捷,教師工作效率更高.

一、中職檔案利用管理現(xiàn)狀

1、檔案利用申請程序繁瑣,以我校為例,教職工為了不走申請程序,寧可上網(wǎng)找資料,也不愿意到檔案室借閱文件.

2、檔案知曉率低,網(wǎng)絡(luò)化水平不高.教職工對檔案的數(shù)量、結(jié)構(gòu)、種類等無從知曉,檔案部門也沒有主動公示有關(guān)內(nèi)容和條目,導(dǎo)致教職工查尋檔案無從下手.

3、檔案管理員負(fù)擔(dān)重,很多學(xué)校的檔案員肩負(fù)著上課、帶班等任務(wù),當(dāng)遇上職稱評定或上級評估時,檔案利用工作壓力瞬間提升,找目錄、找文件、審批等工作使檔案員應(yīng)接不暇.使用舊式的檔案利用方式不僅不能提高工作效率,而且加重了檔案員的工作量.

4、中職學(xué)校檔案室儲存空間有限,為節(jié)省空間,一些綜合性的文件材料臨時存放在相關(guān)科室,導(dǎo)致學(xué)校檔案散落在各部門,給利用工作帶來不便.

5、檔案利用者借閱檔案,需要填寫紙質(zhì)申請表、復(fù)印相關(guān)文件、填寫檔案交還記錄等,各環(huán)節(jié)需要消耗一定的科室經(jīng)費(fèi),不能實(shí)現(xiàn)無紙化辦公的要求.

6、隨著時間流逝,一些舊文件紙質(zhì)已發(fā)生變化,長期的原件利用給檔案帶來不同程度的損壞.

7、檔案利用只能在學(xué)校檔案室進(jìn)行,在校外、假期、周末就不可進(jìn)行相關(guān)檔案的利用工作,極大的降低了學(xué)校工作效率.

二、中職檔案利用與數(shù)字化校園建設(shè)融合的必要性

1、提高檔案利用率

校園平臺數(shù)字化目錄的建設(shè)能有效提高檔案利用率,定期更新校園平臺檔案目錄,方便教職工根據(jù)目錄查找檔案,黨政、人事、設(shè)備、教務(wù)、科研等相關(guān)資料均可以通過電子目錄查詢,教職工不必自己上網(wǎng)到處搜索浪費(fèi)時間,只用在檔案模塊內(nèi)通過目錄查找即可.

2、減少檔案管理人員工作量

若將學(xué)校各類文件電子化,并上傳數(shù)字化校園平臺檔案室專用模塊內(nèi),不僅釋放實(shí)物文件存放空間,更重要的是通過站內(nèi)搜索引擎,可以瞬間找到想要尋找的文件,檔案員可以不需要找到實(shí)物去復(fù)印,只需通過網(wǎng)絡(luò)流程審批后,就可以直接在校園平臺內(nèi)下載了.當(dāng)然,保密文件、機(jī)要文件、不可復(fù)印文件還需手動申請.

3、節(jié)省儲存空間

目前,教育廳等上級單位下發(fā)的文件均是電子版,若我們再將電子版打印儲存,那會占用大量的空間,有價值的原件才是我們首要儲存對象,對于此類電子文件,完全可以通過數(shù)字化平臺檔案管理模塊將其存儲.

學(xué)術(shù)期刊僅僅從制度和管理上反學(xué)術(shù)不端行為還不夠，必須深入研究反學(xué)術(shù)不端行為的技術(shù)，作到“知己知彼，有的放矢”。

4、有效融合能節(jié)約經(jīng)費(fèi),達(dá)到無紙化辦公要求

各科室到檔案室查詢資料,各類申請表、文件、資料,只要不是原件,都是不必要打印的,一些借閱者查詢文件只為一兩個數(shù)據(jù),往往需要檔案室復(fù)印整套文件,這造成了浪費(fèi),要實(shí)現(xiàn)無紙化辦公就要與數(shù)字化校園平臺融合,既能節(jié)約經(jīng)費(fèi),又便捷.

5、保證檔案的完整性

檔案原件長時間多次借閱、復(fù)印,有可能造成文件的損壞,通過掃描建立目錄,可以在數(shù)字化校園內(nèi)申請查閱文件,省去了查找原件去復(fù)印和翻閱環(huán)節(jié),對文件原件起到了極大地保護(hù)作用.

6、改進(jìn)了中職學(xué)校檔案利用工作地點(diǎn)的單一性

三、中職檔案利用與數(shù)字化校園建設(shè)融合策略

首先,要有學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子參與,分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行總體規(guī)劃、拍板和協(xié)調(diào).融合必須在現(xiàn)有的設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)資源背景下進(jìn)行,所用資金不能超過科室預(yù)算 抓好時機(jī),最好在數(shù)字化校園建設(shè)初期,提交方案,及時將各類有價值的文件、圖片、影音等檔案轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù) 與各科室溝通協(xié)調(diào),轉(zhuǎn)變教職工工作思維,接受新科技、新方法,處理好各部門在融合中的矛盾.

其次,融合要體現(xiàn)學(xué)校的特色,能讓廣大教職工接受和滿意,體現(xiàn)校園文化傳統(tǒng)的同時突出服務(wù)功能.融合過程中要多聽各部門意見,如何便于檔案利用最重要,結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況滿足各部門要求.

在教學(xué)方面,突出檔案利用的便捷服務(wù)性特點(diǎn),前期收集好各專業(yè)科每門課程的教學(xué)資料,收集每位教師的課程標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)計(jì)劃、教案、授課PPT等,按目錄分門別類上傳至數(shù)字化校園平臺檔案管理模塊中,形成大數(shù)據(jù),保證隨時查閱、隨時下載,這樣有利于學(xué)校教學(xué)發(fā)展建設(shè),隨時為教師授課提供有利的資料參考.

在科研方面,要利用數(shù)字化平臺促進(jìn)教科研的資源共享,教職工的專著、專利、經(jīng)驗(yàn)、學(xué)術(shù)成果等通過網(wǎng)絡(luò),開放利用,隨時為教職工提供參考,促進(jìn)學(xué)校科研能力發(fā)展,提高教職工科研水平.

在學(xué)校行政管理方面,融合能有效提高各部門之間檔案交流,獲取數(shù)據(jù)快速便捷,教師評職稱也不用到處查找文件,每位教師的資格證、出版物、教學(xué)資料等均在檔案利用模塊內(nèi),隨時提供查詢.評估時相關(guān)資料也均可在檔案利用模塊內(nèi)下載,實(shí)現(xiàn)不同部門之間的數(shù)據(jù)共享,提高工作效率.

最后,提高網(wǎng)絡(luò)安全,保證檔案資料利用的規(guī)范性和安全性.根據(jù)《檔案法》檔案利用申請要有流程,需經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)檔案利用審批,相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),才可下載相關(guān)文件,因此網(wǎng)絡(luò)檔案利用審批表要結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況,精簡設(shè)計(jì),符合規(guī)范.數(shù)字化校園網(wǎng)絡(luò)安全需與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)單位溝通,按合同要求,保證學(xué)校數(shù)據(jù)不外泄、不丟失、不亂傳.

四、結(jié)語

綜上所述,檔案利用與數(shù)字化校園建設(shè)融合符合現(xiàn)代化管理需要,是提高工作效率、節(jié)省勞動力的有效措施,但實(shí)行起來需要我們共同努力,結(jié)合科學(xué)管理,乘坐科技的順風(fēng)車,將其發(fā)展起來!