張曉飛

隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展和廣泛應(yīng)用，企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)已成為企業(yè)提質(zhì)增效與創(chuàng)新發(fā)展的必由之路。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的主要形式為建立企業(yè)數(shù)字檔案館（室），即企業(yè)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)固化檔案工作業(yè)務(wù)流程，對(duì)本企業(yè)或與其具有資產(chǎn)隸屬關(guān)系企業(yè)的電子檔案或其他數(shù)字資源進(jìn)行收集、整理、保存，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)和共享利用的集成管理系統(tǒng)平臺(tái)。本文在對(duì)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀調(diào)查的基礎(chǔ)上，探析企業(yè)（主要針對(duì)私營(yíng)企業(yè)）檔案數(shù)字化建設(shè)路徑。

一、企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀

《國(guó)家檔案局辦公室關(guān)于確定企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點(diǎn)單位的通知》（檔辦函[2018]94號(hào)）發(fā)文中，確定了35家企業(yè)為企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點(diǎn)單位，在全國(guó)上百萬(wàn)家企業(yè)中，僅有35家企業(yè)才成為數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點(diǎn)單位。而國(guó)家檔案局官網(wǎng)“科技與信息化”欄目發(fā)布（數(shù)據(jù)截止到2019年7月底）：杭州市城建檔案館、河南省濟(jì)源市檔案館、重慶市國(guó)土資源和房屋檔案館等10家單位被認(rèn)定為“全國(guó)示范數(shù)字檔案館”;溫州市龍灣區(qū)、寧波市鎮(zhèn)海區(qū)、上海市楊浦區(qū)檔案館等12家單位被認(rèn)定為“國(guó)家級(jí)數(shù)字檔案館”從兩者數(shù)據(jù)比較，企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)不管從數(shù)量還是質(zhì)量上，與機(jī)關(guān)、國(guó)有企事業(yè)單位差距甚大。

二、企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)困境

1.數(shù)字化建設(shè)推進(jìn)阻力較大

企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)推進(jìn)阻力體現(xiàn)在以下幾方面：一是企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)意識(shí)淡薄。因企業(yè)檔案極少服務(wù)于民眾，企業(yè)內(nèi)部利用頻率也較低，管理層認(rèn)為檔案數(shù)字化建設(shè)并非必需品;二是企業(yè)缺乏檔案數(shù)字化建設(shè)資源。檔案數(shù)字化建設(shè)需要機(jī)房建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、硬件設(shè)備、基礎(chǔ)軟件等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及經(jīng)費(fèi)與人才保障，而企業(yè)一般以自負(fù)盈虧為主，即使有雄厚的資源，也不愿意消耗資金、人力、物力進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè);三是企業(yè)量多面廣，發(fā)展參差不齊，對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)需求不一，相比機(jī)關(guān)、國(guó)有企事業(yè)單位推進(jìn)難度較大。

2.企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏保密體系建設(shè)

保密性是檔案的重要屬性，檔案數(shù)字化建設(shè)尤其是企業(yè)層面因缺乏保密體系建設(shè)而存在安全隱患，主要涉及企業(yè)及外包機(jī)構(gòu)。對(duì)于有能力進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的企業(yè)，缺乏檔案數(shù)字化管理及檔案人員保密管理的體系建設(shè)，責(zé)任機(jī)制缺失。對(duì)于委托外包機(jī)構(gòu)進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的，因外包機(jī)構(gòu)人員學(xué)歷低、缺乏專業(yè)的檔案咨詢、管理及信息分析人才，且偏勞務(wù)方面工作較多，對(duì)信息的安全管理、風(fēng)險(xiǎn)管理等專業(yè)性工作較少。同時(shí)，缺乏數(shù)字化外包的法律法規(guī)，保密性較差，導(dǎo)致企業(yè)對(duì)委托外包機(jī)構(gòu)進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)有所顧忌。

三、企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)路徑

1.分行業(yè)分階段有效推進(jìn)

在分行業(yè)推進(jìn)層面，從每個(gè)行業(yè)選擇具備檔案數(shù)字化建設(shè)條件并具代表性的企業(yè)先行試點(diǎn)，或由企業(yè)自主報(bào)名納入數(shù)字化建設(shè)試點(diǎn)范圍。同時(shí)，將試點(diǎn)企業(yè)作為數(shù)字化建設(shè)資源庫(kù)，并將項(xiàng)目負(fù)責(zé)人建成專家?guī)?，可由專家?guī)斐蓡T對(duì)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)予以指導(dǎo)。另外，建立對(duì)試點(diǎn)企業(yè)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，既有利于提高企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的積極性，也可減輕主管部門(mén)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的推進(jìn)壓力。在分階段推進(jìn)層面，可按企業(yè)檔案館（室）的三個(gè)數(shù)字化特征，即按照檔案資源數(shù)字化、檔案管理信息化、檔案服務(wù)知識(shí)化三個(gè)特征予以分階段推進(jìn)。規(guī)模較大且具備資金、人力、軟硬件設(shè)施等條件并對(duì)數(shù)字化建設(shè)有需求的企業(yè)，可全面推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。大部分企業(yè)難以滿足數(shù)字檔案館（室）建設(shè)要求的，可先實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館（室）的第一個(gè)特征，即檔案資源數(shù)字化，將各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，建設(shè)數(shù)字檔案資源庫(kù)，包括傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔及專題數(shù)據(jù)庫(kù)建立，這也是企業(yè)檔案館（室）建設(shè)的基礎(chǔ)。

2.分地區(qū)分層級(jí)強(qiáng)化管理

強(qiáng)化管理是推進(jìn)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的有力保障，而實(shí)行考核機(jī)制是強(qiáng)化管理的有效手段。在深化國(guó)有企業(yè)改革中對(duì)于如何加強(qiáng)檔案工作，國(guó)家檔案局發(fā)文明確規(guī)定各國(guó)有企業(yè)要指定1名領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，切實(shí)把檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，納入部門(mén)和崗位職責(zé)，納入工作考核檢查。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)可參照此模式，將各省、市、縣（區(qū)）分地區(qū)管理，每個(gè)地區(qū)指定1名分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)該地區(qū)內(nèi)的企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，并納入其績(jī)效考核目標(biāo)，從數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的數(shù)量、質(zhì)量、有效性等方面設(shè)置考核指標(biāo)。以國(guó)家對(duì)省、省對(duì)市、市對(duì)區(qū)（縣）、區(qū)（縣）對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)逐級(jí)考核，將考核工作落到實(shí)處，切實(shí)推進(jìn)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)。

3.充分利用現(xiàn)有平臺(tái)資源

可參照浙江模式，搭建企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)平臺(tái)（如檔案學(xué)會(huì)、企業(yè)檔案工作學(xué)術(shù)委員會(huì)、檔案工作協(xié)作組），充分利用平臺(tái)資源，有效發(fā)揮其作用，推動(dòng)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)。

（1）檔案學(xué)會(huì)

充分利用學(xué)會(huì)網(wǎng)站資源，擴(kuò)展資源檢索與宣傳渠道。如浙江檔案學(xué)會(huì)網(wǎng)站的“檔案定點(diǎn)企業(yè)”欄目列有計(jì)算機(jī)檔案管理軟件、數(shù)字化加工類定點(diǎn)企業(yè)、推薦產(chǎn)品企業(yè)及檔案密集存儲(chǔ)設(shè)備定點(diǎn)企業(yè)兩類企業(yè)的信息資源?？稍诖似脚_(tái)上納入企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)示范企業(yè)及符合數(shù)字化建設(shè)要求的外包機(jī)構(gòu)，并制定相關(guān)規(guī)則，企業(yè)可通過(guò)該網(wǎng)站尋找與自身匹配的資源。同時(shí)，加快網(wǎng)站資源的更新頻率，提高更有時(shí)效性的信息檢索。

（2）企業(yè)檔案工作學(xué)術(shù)委員會(huì)

有效依托企業(yè)檔案工作學(xué)術(shù)委員會(huì)平臺(tái)，增進(jìn)專業(yè)委員會(huì)會(huì)員單位之間的合作交流、互動(dòng)發(fā)展。一方面發(fā)揮成員單位在各行業(yè)的領(lǐng)頭羊作用，鼓勵(lì)并積極推動(dòng)其檔案數(shù)字化建設(shè)，作為數(shù)字化建設(shè)標(biāo)桿予以推廣。另一方面通過(guò)學(xué)術(shù)委員會(huì)開(kāi)展企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)學(xué)術(shù)交流、高端論壇、課題研究等活動(dòng)，在總結(jié)提煉可復(fù)制可推廣的經(jīng)驗(yàn)、提供有力有效理論支撐兩個(gè)方面持續(xù)用力，引領(lǐng)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展。

（3）檔案工作協(xié)作組

通過(guò)檔案工作協(xié)作組建立企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作網(wǎng)絡(luò)，增強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)交流和協(xié)作。如浙江在省級(jí)層面成立了非公企業(yè)檔案工作協(xié)作組，扎實(shí)開(kāi)展活動(dòng)，傳播活動(dòng)成效，深化發(fā)展企業(yè)檔案資源建設(shè)，推動(dòng)了全省非公企業(yè)檔案工作協(xié)同發(fā)展。在地方層面實(shí)現(xiàn)了諸如平湖市、海寧市等檔案工作協(xié)作組活動(dòng)，將其打造成全市檔案工作交流與業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的平臺(tái)，并對(duì)數(shù)字檔案室與規(guī)范化檔案室創(chuàng)建等工作進(jìn)行了安排，激發(fā)了基層檔案工作活力。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)緊緊依托該平臺(tái)，將檔案數(shù)字化建設(shè)示范企業(yè)納入會(huì)員名單，總結(jié)提煉其檔案數(shù)字化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)檔案局與企業(yè)、企業(yè)與企業(yè)之間的數(shù)字化交流，實(shí)現(xiàn)資源共享共推。

4.落實(shí)責(zé)任機(jī)制，保障數(shù)字化安全

保障數(shù)字化安全是企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的前提條件，應(yīng)落實(shí)責(zé)任機(jī)制，主要涉及企業(yè)與外包機(jī)構(gòu)兩個(gè)層面。對(duì)于企業(yè)而言，應(yīng)建立安全保障體系，加強(qiáng)軟硬件設(shè)施的有效防控;同時(shí)，明確檔案數(shù)字化建設(shè)人員責(zé)任，簽訂保密協(xié)議，有效保障數(shù)字化建設(shè)安全。對(duì)于外包機(jī)構(gòu)而言，應(yīng)充分領(lǐng)悟國(guó)家檔案局發(fā)布的《檔案數(shù)字化服務(wù)外包規(guī)范》（征求意見(jiàn)稿）等精神，制定相應(yīng)制度或規(guī)范，建立規(guī)范化的業(yè)務(wù)操作程序和有效的安全管理體系，以期指導(dǎo)并監(jiān)督數(shù)字化外包工作，提高服務(wù)質(zhì)量。

（作者單位：中國(guó)電建集團(tuán)華東勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司）