張曉飛

隨著信息技術的深入發(fā)展和廣泛應用，企業(yè)檔案數(shù)字化建設已成為企業(yè)提質增效與創(chuàng)新發(fā)展的必由之路。企業(yè)檔案數(shù)字化建設的主要形式為建立企業(yè)數(shù)字檔案館（室），即企業(yè)運用現(xiàn)代信息技術固化檔案工作業(yè)務流程，對本企業(yè)或與其具有資產隸屬關系企業(yè)的電子檔案或其他數(shù)字資源進行收集、整理、保存，并通過網絡提供檔案信息服務和共享利用的集成管理系統(tǒng)平臺。本文在對企業(yè)檔案數(shù)字化建設現(xiàn)狀調查的基礎上，探析企業(yè)（主要針對私營企業(yè)）檔案數(shù)字化建設路徑。

一、企業(yè)檔案數(shù)字化建設現(xiàn)狀

《國家檔案局辦公室關于確定企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設試點單位的通知》（檔辦函[2018]94號）發(fā)文中，確定了35家企業(yè)為企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設試點單位，在全國上百萬家企業(yè)中，僅有35家企業(yè)才成為數(shù)字檔案館（室）建設試點單位。而國家檔案局官網“科技與信息化”欄目發(fā)布（數(shù)據截止到2019年7月底）：杭州市城建檔案館、河南省濟源市檔案館、重慶市國土資源和房屋檔案館等10家單位被認定為“全國示范數(shù)字檔案館”;溫州市龍灣區(qū)、寧波市鎮(zhèn)海區(qū)、上海市楊浦區(qū)檔案館等12家單位被認定為“國家級數(shù)字檔案館”從兩者數(shù)據比較，企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設不管從數(shù)量還是質量上，與機關、國有企事業(yè)單位差距甚大。

二、企業(yè)檔案數(shù)字化建設困境

1.數(shù)字化建設推進阻力較大

企業(yè)檔案數(shù)字化建設推進阻力體現(xiàn)在以下幾方面：一是企業(yè)檔案數(shù)字化建設意識淡薄。因企業(yè)檔案極少服務于民眾，企業(yè)內部利用頻率也較低，管理層認為檔案數(shù)字化建設并非必需品;二是企業(yè)缺乏檔案數(shù)字化建設資源。檔案數(shù)字化建設需要機房建設、網絡設施、硬件設備、基礎軟件等基礎設施建設及經費與人才保障，而企業(yè)一般以自負盈虧為主，即使有雄厚的資源，也不愿意消耗資金、人力、物力進行檔案數(shù)字化建設;三是企業(yè)量多面廣，發(fā)展參差不齊，對檔案數(shù)字化建設需求不一，相比機關、國有企事業(yè)單位推進難度較大。

2.企業(yè)檔案數(shù)字化建設缺乏保密體系建設

保密性是檔案的重要屬性，檔案數(shù)字化建設尤其是企業(yè)層面因缺乏保密體系建設而存在安全隱患，主要涉及企業(yè)及外包機構。對于有能力進行數(shù)字化建設的企業(yè)，缺乏檔案數(shù)字化管理及檔案人員保密管理的體系建設，責任機制缺失。對于委托外包機構進行數(shù)字化建設的，因外包機構人員學歷低、缺乏專業(yè)的檔案咨詢、管理及信息分析人才，且偏勞務方面工作較多，對信息的安全管理、風險管理等專業(yè)性工作較少。同時，缺乏數(shù)字化外包的法律法規(guī)，保密性較差，導致企業(yè)對委托外包機構進行數(shù)字化建設有所顧忌。

三、企業(yè)檔案數(shù)字化建設路徑

1.分行業(yè)分階段有效推進

在分行業(yè)推進層面，從每個行業(yè)選擇具備檔案數(shù)字化建設條件并具代表性的企業(yè)先行試點，或由企業(yè)自主報名納入數(shù)字化建設試點范圍。同時，將試點企業(yè)作為數(shù)字化建設資源庫，并將項目負責人建成專家?guī)?，可由專家?guī)斐蓡T對企業(yè)檔案數(shù)字化建設予以指導。另外，建立對試點企業(yè)及項目負責人的獎勵機制，既有利于提高企業(yè)檔案數(shù)字化建設的積極性，也可減輕主管部門對檔案數(shù)字化建設工作的推進壓力。在分階段推進層面，可按企業(yè)檔案館（室）的三個數(shù)字化特征，即按照檔案資源數(shù)字化、檔案管理信息化、檔案服務知識化三個特征予以分階段推進。規(guī)模較大且具備資金、人力、軟硬件設施等條件并對數(shù)字化建設有需求的企業(yè)，可全面推進數(shù)字檔案館（室）建設。大部分企業(yè)難以滿足數(shù)字檔案館（室）建設要求的，可先實現(xiàn)數(shù)字檔案館（室）的第一個特征，即檔案資源數(shù)字化，將各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，建設數(shù)字檔案資源庫，包括傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔及專題數(shù)據庫建立，這也是企業(yè)檔案館（室）建設的基礎。

2.分地區(qū)分層級強化管理

強化管理是推進企業(yè)檔案數(shù)字化建設的有力保障，而實行考核機制是強化管理的有效手段。在深化國有企業(yè)改革中對于如何加強檔案工作，國家檔案局發(fā)文明確規(guī)定各國有企業(yè)要指定1名領導分管檔案工作，切實把檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，納入部門和崗位職責，納入工作考核檢查。企業(yè)檔案數(shù)字化建設可參照此模式，將各省、市、縣（區(qū)）分地區(qū)管理，每個地區(qū)指定1名分管領導負責該地區(qū)內的企業(yè)檔案數(shù)字化建設，并納入其績效考核目標，從數(shù)字檔案館（室）建設的數(shù)量、質量、有效性等方面設置考核指標。以國家對省、省對市、市對區(qū)（縣）、區(qū)（縣）對鄉(xiāng)鎮(zhèn)逐級考核，將考核工作落到實處，切實推進企業(yè)檔案數(shù)字化建設。

3.充分利用現(xiàn)有平臺資源

可參照浙江模式，搭建企業(yè)檔案數(shù)字化建設平臺（如檔案學會、企業(yè)檔案工作學術委員會、檔案工作協(xié)作組），充分利用平臺資源，有效發(fā)揮其作用，推動企業(yè)檔案數(shù)字化建設。

（1）檔案學會

充分利用學會網站資源，擴展資源檢索與宣傳渠道。如浙江檔案學會網站的“檔案定點企業(yè)”欄目列有計算機檔案管理軟件、數(shù)字化加工類定點企業(yè)、推薦產品企業(yè)及檔案密集存儲設備定點企業(yè)兩類企業(yè)的信息資源?？稍诖似脚_上納入企業(yè)檔案數(shù)字化建設示范企業(yè)及符合數(shù)字化建設要求的外包機構，并制定相關規(guī)則，企業(yè)可通過該網站尋找與自身匹配的資源。同時，加快網站資源的更新頻率，提高更有時效性的信息檢索。

（2）企業(yè)檔案工作學術委員會

有效依托企業(yè)檔案工作學術委員會平臺，增進專業(yè)委員會會員單位之間的合作交流、互動發(fā)展。一方面發(fā)揮成員單位在各行業(yè)的領頭羊作用，鼓勵并積極推動其檔案數(shù)字化建設，作為數(shù)字化建設標桿予以推廣。另一方面通過學術委員會開展企業(yè)檔案數(shù)字化建設學術交流、高端論壇、課題研究等活動，在總結提煉可復制可推廣的經驗、提供有力有效理論支撐兩個方面持續(xù)用力，引領企業(yè)檔案數(shù)字化建設發(fā)展。

（3）檔案工作協(xié)作組

通過檔案工作協(xié)作組建立企業(yè)檔案數(shù)字化建設工作網絡，增強數(shù)字化建設交流和協(xié)作。如浙江在省級層面成立了非公企業(yè)檔案工作協(xié)作組，扎實開展活動，傳播活動成效，深化發(fā)展企業(yè)檔案資源建設，推動了全省非公企業(yè)檔案工作協(xié)同發(fā)展。在地方層面實現(xiàn)了諸如平湖市、海寧市等檔案工作協(xié)作組活動，將其打造成全市檔案工作交流與業(yè)務學習的平臺，并對數(shù)字檔案室與規(guī)范化檔案室創(chuàng)建等工作進行了安排，激發(fā)了基層檔案工作活力。企業(yè)檔案數(shù)字化建設應緊緊依托該平臺，將檔案數(shù)字化建設示范企業(yè)納入會員名單，總結提煉其檔案數(shù)字化建設經驗，加強檔案局與企業(yè)、企業(yè)與企業(yè)之間的數(shù)字化交流，實現(xiàn)資源共享共推。

4.落實責任機制，保障數(shù)字化安全

保障數(shù)字化安全是企業(yè)檔案數(shù)字化建設的前提條件，應落實責任機制，主要涉及企業(yè)與外包機構兩個層面。對于企業(yè)而言，應建立安全保障體系，加強軟硬件設施的有效防控;同時，明確檔案數(shù)字化建設人員責任，簽訂保密協(xié)議，有效保障數(shù)字化建設安全。對于外包機構而言，應充分領悟國家檔案局發(fā)布的《檔案數(shù)字化服務外包規(guī)范》（征求意見稿）等精神，制定相應制度或規(guī)范，建立規(guī)范化的業(yè)務操作程序和有效的安全管理體系，以期指導并監(jiān)督數(shù)字化外包工作，提高服務質量。

（作者單位：中國電建集團華東勘測設計研究院有限公司）