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        事業(yè)單位人事檔案管理面臨的機遇與挑戰(zhàn)

        2019-11-12 10:36:38符彩云
        檔案天地 2019年10期
        關(guān)鍵詞:素質(zhì)事業(yè)單位檔案管理

        符彩云

        事業(yè)單位人事檔案管理,包括人事檔案的收集、整理、保存、利用整個過程。作為事業(yè)單位工作的重要構(gòu)成,人事檔案管理扮演著重要角色,主要表現(xiàn)在社會地位與社會職能兩方面,人事檔案體現(xiàn)了干部的個人經(jīng)歷和專業(yè)素質(zhì)方面成長歷程。是事業(yè)單位干部評價、考核以及任用的重要參考依據(jù)。通過長期的發(fā)展,事業(yè)單位人事檔案管理工作已經(jīng)逐步制度化、規(guī)范化。隨著現(xiàn)代化管理理念的不斷深入,以及人事檔案管理制度的不斷發(fā)展,人事檔案管理工作也需通過創(chuàng)新取得發(fā)展。

        一、事業(yè)單位人事檔案創(chuàng)新管理的必要性

        與其他單位不同,事業(yè)單位具有一定的特殊性,主要表現(xiàn)在它的社會地位和社會功能兩個方面,因此事業(yè)單位的人事檔案管理將更加重要,并對人事檔案管理結(jié)構(gòu)提出了更高的要求。在當(dāng)前形勢下,我國事業(yè)單位改革不斷深化,在此背景下,檔案工作必須更加系統(tǒng)化、專業(yè)化。然而,事業(yè)單位的人事檔案管理還存在檔案信息開發(fā)利用率低、提供利用方式缺乏創(chuàng)新等問題,這些問題阻礙了檔案管理的制度化,進而影響了事業(yè)單位的創(chuàng)新和改革。基于此,事業(yè)單位應(yīng)緊跟改革潮流,對人事檔案管理進行合理有效的改革,積極創(chuàng)新管理體制和管理模式。

        二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的主要問題

        1.對檔案管理工作不夠重視

        一些事業(yè)單位存在對檔案工作的認識誤區(qū),沒有給予檔案工作應(yīng)有的重視,尤其是一些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo),認為檔案保管好有人負責(zé)管著就行了。導(dǎo)致單位的人事檔案管理不能同單位事業(yè)發(fā)展同步,隨著國家經(jīng)濟體制不斷改革和人事制度的發(fā)展變化,人事檔案的管理卻沒有跟上人事制度改革前進的步伐,使事業(yè)單位的人事檔案管理發(fā)展滯后。

        2.事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)亟待提速

        部分事業(yè)單位雖然配備了計算機進行人事檔案的管理,但是由于缺乏現(xiàn)代信息科技知識,對計算機人事檔案管理系統(tǒng)并沒有完全掌握,致使系統(tǒng)管理只是停留在簡單地對事業(yè)單位職工信息進行記錄、統(tǒng)計,并沒有對職工的生活、工作、學(xué)習(xí)、績效等大量的相關(guān)信息進行整合,使人事檔案的信息化程度大打折扣。還有一部分事業(yè)單位由于投入人事檔案信息化的經(jīng)費不足、領(lǐng)導(dǎo)不重視等,嚴重影響了事業(yè)單位人事檔案的信息化建設(shè)。

        3.事業(yè)單位人事檔案管理缺乏標準化、規(guī)范化、制度化

        事業(yè)單位人事檔案在收集整理保管利用方面缺乏標準化規(guī)范化制度化的管理,致使人事檔案資料缺乏完整性、準確性和真實性。事業(yè)單位人事檔案需要真實反映職工的基本信息,但是在實際工作中卻存在著一定的信息不準確和虛假現(xiàn)象。近年來,國家已要求人事檔案紙質(zhì)材料必須選擇A4規(guī)格的辦公用紙,而且檔案裝訂也要按照組織部門的統(tǒng)一標準使用新型A4的檔案盒。

        4.人事檔案管理人員綜合素質(zhì)亟待提高

        人事檔案管理是一項專業(yè)、系統(tǒng)、復(fù)雜而又嚴謹?shù)墓ぷ?,需要檔案管理人員精準掌握每一份人事檔案材料,還要根據(jù)實際工作需要及時補充完善相關(guān)檔案資料,必須要按照事業(yè)單位人事檔案管理有關(guān)規(guī)范、標準、制度進行檔案管理,部分事業(yè)單位人事檔案管理人員檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)不夠,對于人事檔案管理的重要性不了解,對人事檔案材料的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)不熟悉,另外一些事業(yè)單位機構(gòu)改革后人員數(shù)量減少,人事檔案管理人員也隨之壓縮或臨時替代,這些都嚴重影響了人事檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高。

        三、事業(yè)單位人事檔案創(chuàng)新管理的建議

        1.轉(zhuǎn)變理念,真正重視檔案工作

        重視檔案工作,要從領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理專干兩個方面開展。一是單位主要領(lǐng)導(dǎo),要認識到檔案管理工作的重要性,充分了解檔案其對單位未來發(fā)展的作用;二是事業(yè)單位的檔案管理人員。檔案管理人員要立足單位長遠發(fā)展,不斷汲取最新的相關(guān)知識,參加相關(guān)的培訓(xùn),堅持與時俱進,不斷更新自我的知識結(jié)構(gòu)和觀念。

        2.及時更新保存檔案,對人事檔案進行動態(tài)管理

        人事檔案管理人員作為專職的干部,除了具備基本的專業(yè)知識之外,還必須由責(zé)任心強的干部擔(dān)任。人事檔案資料的完善補充更新是檔案管理的基本功,特殊的捷徑?jīng)]有,主要是檔案管理人員的責(zé)任心和相關(guān)部門及員工的檔案意識。一是定期填寫職工情況履歷表或者變動情況表;二是建立健全檔案歸檔制度,凡與員工密切相關(guān)的材料,如職稱材料、工資材料、黨團材料、獎勵處分材料等,形成后一定有一份交由人事部門歸檔;三是推行人事檔案電子化管理。

        3.改善檔案管理環(huán)境,實現(xiàn)規(guī)范化

        首先,提高人事檔案人員的技術(shù)水平。要保證檔案工作人員的配備,組織檔案管理人員參加專業(yè)化培訓(xùn)。其次,硬件環(huán)境和軟件設(shè)施的改善。例如,各單位需要設(shè)置專門的人事檔案辦公室、保管室等,同時要統(tǒng)一配置人事檔案管理專用電腦、保密設(shè)備等軟件設(shè)施,便于工作的開展。最后,加強檔案管理智能化和信息化。在檔案管理工作中,要將傳統(tǒng)管理與互聯(lián)網(wǎng)信息化管理相結(jié)合,打造智能管理模式。例如,借助計算機做好電子檔案的登記、保存、查詢等工作。需要注意的是,在利用計算機等電子設(shè)備的同時,也要及時學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全知識,加強檔案管理的安全性和保密性,通過智能管理模式,既可以提高檔案管理工作的安全性和完整性,又能夠有效提高檔案管理工作效率。

        4.完善人事檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)

        推進人事檔案管理工作信息化進程,紙質(zhì)檔案的數(shù)字化,利用微機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù),將不易保存的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)镻DF文件、電子照片等形式,再用微機進行全面整理,按照相關(guān)分類進行保存,完善相關(guān)信息,利用微機中的“關(guān)鍵字、年份或分類”檢索、查詢等功能,實現(xiàn)查詢檔案的智能化。通過人事檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè),實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)化和數(shù)據(jù)化同儲存、同管理、同利用。

        5.配備專業(yè)檔案管理人員

        一是配備專業(yè)的檔案管理人員。人事檔案的分門別類、信息化錄入、更新等工作,需要耗費大量的時間和精力,才能做到細致、規(guī)范化和專業(yè)化,同時也是一項延續(xù)性工作,因此必須配備專業(yè)的檔案管理人員。二是提升檔案人員的素質(zhì)。人事檔案管理人員的素質(zhì)將直接影響到人事檔案的開發(fā)利用,因此提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)非常必要。通過“請進來,走出去”的方式,加強交流培訓(xùn),通過培訓(xùn)提升其業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì),為工作順利推進提供有力保障。

        總而言之,在全新的社會形勢下,信息技術(shù)獲得快速的發(fā)展和更新,事業(yè)單位要正確看待人事檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)和機遇,迎合時代、抓住機遇、更新觀念,切實做好人事檔案管理工作,發(fā)揮其應(yīng)用價值,為推動我國社會發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。

        (作者單位:海南省公路管理局)

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