許高杰　劉杜鸝

某工程公司原有檔案系統(tǒng)已使用超過(guò)15年，期間雖有不斷的升級(jí)完善，但在檔案信息化管理新理念與新技術(shù)層出不窮，智能化管理檔案理念也是方興未艾的時(shí)代背景下，在該公司業(yè)務(wù)類型和經(jīng)營(yíng)規(guī)模持續(xù)快速擴(kuò)張和檔案業(yè)務(wù)日趨復(fù)雜化、動(dòng)態(tài)化的發(fā)展趨勢(shì)下，原有系統(tǒng)的管理效率、管理質(zhì)量與管理目標(biāo)等已經(jīng)難以全面支撐公司集團(tuán)化發(fā)展的新時(shí)代檔案工作需要。檔案系統(tǒng)在長(zhǎng)期“亞健康”的工作模式下，其弊端日益顯露：檔案散落難以保障完整性;大量的人工操作難以支撐量級(jí)增長(zhǎng)下的工作任務(wù);管理不規(guī)范導(dǎo)致權(quán)責(zé)不明難以追溯管理漏洞;檔案權(quán)威性不足無(wú)法支持檔案高效利用;知識(shí)轉(zhuǎn)化不足造成知識(shí)浪費(fèi)、經(jīng)驗(yàn)難以傳承等。因此，該公司檔案館在長(zhǎng)期的檔案管理工作實(shí)踐中通過(guò)不斷的反思與總結(jié)中就優(yōu)化電子檔案管理工作展開(kāi)了細(xì)致的調(diào)研需求，開(kāi)展了新檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與實(shí)踐工作。

為了適應(yīng)未來(lái)企業(yè)檔案工作管理的需要，該系統(tǒng)在整個(gè)設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)實(shí)踐中緊緊圍繞以檔案管理全過(guò)程中“收、管、用”三環(huán)節(jié)的信息化落地為核心，通過(guò)實(shí)現(xiàn)集團(tuán)化模式下對(duì)全公司全類型檔案工作的全面完整支撐，在繼承傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)側(cè)重對(duì)“資源的精細(xì)化管理與計(jì)算機(jī)管理”的基礎(chǔ)上，突出對(duì)用戶利用功能設(shè)計(jì)的考量，提高以智慧化手段提升檔案收集效率和檔案利用效率的建設(shè)比重，追求實(shí)現(xiàn)讀者利用方面的體驗(yàn)化、一站化;管理過(guò)程方面的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化;數(shù)據(jù)管理方面的自動(dòng)化、智能化;以及系統(tǒng)功能方面的簡(jiǎn)便化、安全化等四個(gè)方面的基本目標(biāo)。本文圍繞該系統(tǒng)第一期建設(shè)成果談?wù)劵谟脩趔w驗(yàn)服務(wù)的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)思路，以期供同類型企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)工作有所借鑒參考意義。

一、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)思路

1.總體規(guī)劃，分步實(shí)施

在該公司領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，由檔案館牽頭和相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人、信息化工作專員組成公司檔案信息化工作建設(shè)小組，就當(dāng)前企業(yè)檔案工作面臨的痛點(diǎn)和發(fā)展瓶頸，以及檔案發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行探討，配合公司整體信息化發(fā)展戰(zhàn)略，總結(jié)制定了符合該公司實(shí)際需求的智慧檔案館頂層設(shè)計(jì)方案。

頂層設(shè)計(jì)方案的實(shí)現(xiàn)采取分步走戰(zhàn)略，層層推進(jìn)。第一步項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容為“三平臺(tái)一中心”，即利用平臺(tái)、管理平臺(tái)、基礎(chǔ)運(yùn)維平臺(tái)和數(shù)據(jù)中心;第二步項(xiàng)目規(guī)劃內(nèi)容為根據(jù)系統(tǒng)運(yùn)行實(shí)踐對(duì)前期建設(shè)系統(tǒng)功能進(jìn)一步補(bǔ)充完善、業(yè)務(wù)流程進(jìn)一步優(yōu)化;完成歷史檔案數(shù)據(jù)完全遷移，以及基于檔案內(nèi)容識(shí)別的智能化體系建設(shè)等;第三步項(xiàng)目規(guī)劃內(nèi)容為借助于三維虛擬技術(shù)、大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析技術(shù)等建設(shè)以檔案數(shù)據(jù)為核心知識(shí)源的公司知識(shí)智慧共享平臺(tái)，完成“智慧檔案館暨公司知識(shí)共享管理大平臺(tái)”的最終建設(shè)目標(biāo)。該系統(tǒng)總體規(guī)劃功能架構(gòu)如圖1所示。

2.系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)過(guò)程中予以重點(diǎn)關(guān)注和創(chuàng)新的幾個(gè)方面

該系統(tǒng)第一期建設(shè)項(xiàng)目主要以信息化軟件環(huán)境下建設(shè)性的解決檔案管理工作中出現(xiàn)的難以克服的工作困難和工作效率低下等實(shí)際問(wèn)題。以下從系統(tǒng)架構(gòu)、建設(shè)模式、管理模式、流程重構(gòu)和智能化的角度分析該系統(tǒng)在設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)過(guò)程中予以重點(diǎn)關(guān)注和創(chuàng)新的幾個(gè)方面：

（1）系統(tǒng)架構(gòu)層面

系統(tǒng)采用先進(jìn)的云計(jì)算架構(gòu)分層，以“大平臺(tái)微服務(wù)”理念設(shè)計(jì)，通過(guò)基于SDK的開(kāi)發(fā)平臺(tái)和表單引擎、流程引擎等，能夠快速實(shí)現(xiàn)檔案管理功能的構(gòu)建以及現(xiàn)有檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)流程的重構(gòu)。從信息化平臺(tái)的設(shè)計(jì)角度進(jìn)行整體超前規(guī)劃，確保該檔案系統(tǒng)能夠快速適應(yīng)日趨變化的發(fā)展新要求，可有效避免出現(xiàn)項(xiàng)目竣工之日即落伍的結(jié)果產(chǎn)生。

（2）建設(shè)模式層面

系統(tǒng)在設(shè)計(jì)之初首先確立了檔案“收、管、用”三環(huán)節(jié)的同等重要地位，通過(guò)利用、管理和運(yùn)維等三個(gè)平臺(tái)將不同的利用對(duì)象組與不同利用需求分開(kāi)來(lái)進(jìn)行針對(duì)性設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)，共同實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化落地。

“利用平臺(tái)”為用戶提供了全部或者部分檔案資源的一站式簡(jiǎn)單檢索和高級(jí)檢索、二次檢索等檢索模式，并按檔案類型和管理層級(jí)提供了檔案快捷導(dǎo)航查詢功能。系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)檔案的密級(jí)和用戶利用權(quán)限來(lái)分級(jí)提供檔案的在線瀏覽、下載、打印等利用服務(wù)。涉及到審批流程的全部采用線上審批，提高流程審批效率。借助于面向用戶的利用平臺(tái)，同步開(kāi)發(fā)了檔案系統(tǒng)的門(mén)戶網(wǎng)站，主要功能用于揭示報(bào)道檔案部門(mén)的工作動(dòng)態(tài)、通知公告、規(guī)章制度等，以及相關(guān)信息的發(fā)布工作，成為檔案館加強(qiáng)對(duì)外宣傳與交流溝通的一個(gè)窗口。同時(shí)借助于利用平臺(tái)開(kāi)發(fā)出的“在線歸檔”窗口，滿足各單位兼職檔案員，乃至全體員工的一個(gè)實(shí)時(shí)在線自助式的歸檔需求。獨(dú)立的檢索平臺(tái)和豐富的檢索方式、顯示方式、歸檔方式等均大大提高了讀者的利用體驗(yàn)感受。根據(jù)該館針對(duì)該系統(tǒng)利用情況所做的一次抽樣調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，120份樣本中超過(guò)90%的用戶均認(rèn)為該系統(tǒng)界面友好，檢索方式簡(jiǎn)單，功能強(qiáng)大，利用體驗(yàn)感強(qiáng)，愿意積極使用該系統(tǒng)。

“管理平臺(tái)”僅對(duì)檔案館專職檔案管理員開(kāi)發(fā)與開(kāi)放，按崗位工作流程設(shè)計(jì)各個(gè)工作任務(wù)表單。全部檔案業(yè)務(wù)工作均通過(guò)此平臺(tái)按流水線模式操作完成，減少并逐步取消線下手工干預(yù)和操作。系統(tǒng)能提供相關(guān)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的自動(dòng)在線統(tǒng)計(jì)分析與報(bào)表輸出功能。

“運(yùn)維平臺(tái)”主要是人員角色、權(quán)限、系統(tǒng)參數(shù)、安全維護(hù)等方面的管理工作，其面對(duì)的使用對(duì)象僅為系統(tǒng)管理員。

檔案的根本價(jià)值最終體現(xiàn)在“用”上面，從這一點(diǎn)進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)創(chuàng)新與重點(diǎn)關(guān)注，幫助包括讀者、管理者在內(nèi)的全體用戶用好、用的開(kāi)心，才能發(fā)揮檔案的價(jià)值，才能把館藏的檔案變廢為寶，才能讓檔案系統(tǒng)真正發(fā)揮出先進(jìn)生產(chǎn)工具和先進(jìn)生產(chǎn)力的作用。

（3）管理模式層面

系統(tǒng)設(shè)計(jì)堅(jiān)持的檔案資源管理原則為“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”。根據(jù)該公司集團(tuán)化發(fā)展的現(xiàn)狀，檔案館對(duì)公司（含分、子公司）檔案資源實(shí)行集中統(tǒng)一的歸口管理，公司各單位（含分、子公司）按職能劃分予以協(xié)同配合。

具體就職責(zé)與職能來(lái)說(shuō)，該公司檔案館的職能定位之一是職能管理部門(mén)，在公司領(lǐng)導(dǎo)下對(duì)全公司的檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理、統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督;職能定位之二就是業(yè)務(wù)部門(mén)，承擔(dān)該公司全部或部分類型檔案的“收、整、存、用”等具體的檔案業(yè)務(wù)工作。公司各單位負(fù)責(zé)各自職能范圍所產(chǎn)生的各類檔案資源的收集、整理、立卷和管理工作，并實(shí)時(shí)或定期對(duì)公司檔案館進(jìn)行移交歸檔和保存、利用工作。

因此，該套檔案管理系統(tǒng)從管理靈活度上進(jìn)行了設(shè)計(jì)創(chuàng)新，既制定統(tǒng)一管理原則和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，又能夠兼顧分（子）公司等具有相對(duì)獨(dú)立管理需求和相關(guān)業(yè)務(wù)檔案的特殊性管理要求。

（4）流程重構(gòu)層面

系統(tǒng)根據(jù)該公司檔案館工作流程現(xiàn)狀與人員配備情況，嚴(yán)格按照檔案管理“收—整—審—存”四個(gè)環(huán)節(jié)來(lái)重構(gòu)檔案工作流程，流程明確在“存”這一環(huán)節(jié)之前，檔案員可根據(jù)管理權(quán)限對(duì)相應(yīng)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行修改變更，本環(huán)節(jié)除了對(duì)本環(huán)節(jié)應(yīng)輸入的數(shù)據(jù)具有編輯修改權(quán)限外，對(duì)上一環(huán)節(jié)形成的數(shù)據(jù)只有審批權(quán)，對(duì)下一環(huán)節(jié)只有數(shù)據(jù)移交權(quán)，但能根據(jù)審批結(jié)果決定是否將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入下一流程節(jié)點(diǎn)或者退回上一流程節(jié)點(diǎn)。檔案數(shù)據(jù)一旦由“存”進(jìn)入到檔案已歸檔狀態(tài)，其檔案各項(xiàng)數(shù)據(jù)，包括檔案屬性和全文信息等均嚴(yán)禁更改。這樣就達(dá)到“誰(shuí)的錯(cuò)誤誰(shuí)承擔(dān)誰(shuí)更正”和“檔案是客觀真實(shí)反映事物原貌”的目的，其各方責(zé)任、程序等一清二楚，同時(shí)也維護(hù)了檔案數(shù)據(jù)的安全?；跈n案管理人員和普通用戶的工作模型如圖2所示。

從流程重構(gòu)的角度對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)創(chuàng)新與重點(diǎn)關(guān)注，優(yōu)化解決工作環(huán)節(jié)程序不清晰、職責(zé)不明確、工作行為不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范的問(wèn)題，從流程上保證了檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的高標(biāo)準(zhǔn)與高質(zhì)量。

（5）智能化層面

針對(duì)該檔案館實(shí)際工作中面臨的一個(gè)迫切需要解決的難題就是數(shù)據(jù)收集難的問(wèn)題，特別是對(duì)公司各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)收集，本項(xiàng)目在設(shè)計(jì)時(shí)就精準(zhǔn)對(duì)接公司各業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)集成;對(duì)準(zhǔn)“檔案屬性”實(shí)現(xiàn)屬性信息的自動(dòng)采集、識(shí)別與著錄、電子文件的同步自動(dòng)上傳等;對(duì)準(zhǔn)案卷目錄與文件目錄各層級(jí)之間的目錄樹(shù)自動(dòng)以“檔號(hào)”為依據(jù)進(jìn)行匹配搭建;依據(jù)既定的格式和規(guī)律、屬性信息等實(shí)現(xiàn)檔號(hào)自動(dòng)在線生成;通過(guò)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)自定義的檔案知識(shí)信息標(biāo)簽、檢索詞的智能語(yǔ)義分析、檢索結(jié)果構(gòu)建知識(shí)網(wǎng)結(jié)地圖等。通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)將檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的自動(dòng)著錄和數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，大大提高了檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作效率，增強(qiáng)了檔案管理員的使用感受。

該系統(tǒng)從“智慧”智能化的角度對(duì)系統(tǒng)設(shè)計(jì)予以重點(diǎn)考慮和設(shè)計(jì)創(chuàng)新，由繁化簡(jiǎn)、提高效率、節(jié)約成本，較好的體現(xiàn)了“智慧檔案館”的定義，符合當(dāng)前檔案信息化工作發(fā)展的方向和趨勢(shì)。

二、實(shí)施效果評(píng)價(jià)

該系統(tǒng)在該檔案館正式運(yùn)行一年多來(lái)，整體情況較好，基本實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目設(shè)計(jì)之初的預(yù)期要求，優(yōu)化解決了檔案工作中面臨的幾大實(shí)際問(wèn)題，對(duì)該館的檔案管理工作產(chǎn)生了積極影響：

1.優(yōu)化解決電子檔案收集難的問(wèn)題

主要是通過(guò)與公司的工程項(xiàng)目管理平臺(tái)、OA 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等業(yè)務(wù)工作系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)相關(guān)檔案信息數(shù)據(jù)的在線實(shí)時(shí)采集和文件全文的在線實(shí)時(shí)收集。其次是通過(guò)與公司文印室的打印終端機(jī)進(jìn)行對(duì)接，對(duì)不經(jīng)過(guò)上述業(yè)務(wù)管理平臺(tái)運(yùn)行的線下數(shù)據(jù)信息流在交付出版時(shí)進(jìn)行攔截收集。再次，系統(tǒng)提供歸檔負(fù)責(zé)人線上人工歸檔操作窗口，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)式檔案著錄和移交。同時(shí)，在多種工具的輔助下，對(duì)各級(jí)單位、部門(mén)、負(fù)責(zé)人進(jìn)行制度方面培訓(xùn)、約束和考核，讓檔案收集工作不再成為檔案工作的頭號(hào)難題。

2.優(yōu)化解決紙質(zhì)檔案與電子檔案的對(duì)應(yīng)統(tǒng)一問(wèn)題，以及文件版本不一致的情況

在系統(tǒng)中設(shè)計(jì)添加了二維碼功能，通過(guò)在文件收集端賦予每個(gè)電子文件、每個(gè)案卷獨(dú)立的二維碼，在檔案整編和入庫(kù)環(huán)節(jié)通過(guò)掃描實(shí)物檔案的二維碼來(lái)與檔案系統(tǒng)中上傳的電子檔案信息進(jìn)行實(shí)時(shí)對(duì)應(yīng)檢測(cè)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理實(shí)物與電子不一致的情況。該功能較好的實(shí)現(xiàn)了實(shí)體檔案與電子檔案的關(guān)聯(lián)統(tǒng)一的目的。

3.優(yōu)化解決工作環(huán)節(jié)程序不清晰、職責(zé)不明確、工作行為不標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的問(wèn)題

系統(tǒng)嚴(yán)格按照“收—整—審—存”四個(gè)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)來(lái)設(shè)計(jì)開(kāi)展檔案的管理工作，四個(gè)環(huán)節(jié)操作環(huán)環(huán)相扣、緊密關(guān)聯(lián)，達(dá)到“誰(shuí)的錯(cuò)誤誰(shuí)承擔(dān)誰(shuí)更正”的目的，責(zé)任、程序一清二楚。

對(duì)檔案屬性著錄，新系統(tǒng)盡量設(shè)置成“選項(xiàng)格式”或者“固定格式”，最大程度減少因人為因素導(dǎo)致的數(shù)據(jù)規(guī)范性問(wèn)題。

4.解決手工參與檔案管理任務(wù)量過(guò)大的問(wèn)題

檔案管理手工參與量大的環(huán)節(jié)就是檔案信息著錄、整編和驗(yàn)收核查，借助于系統(tǒng)對(duì)接來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的自動(dòng)采集、檔案目錄信息的自動(dòng)著錄以及檔號(hào)自動(dòng)編制等，減少人工輸入量，人工要做的工作也僅限于數(shù)據(jù)核對(duì)驗(yàn)證。在實(shí)物檔案與電子檔案一一對(duì)應(yīng)驗(yàn)證問(wèn)題上，傳統(tǒng)的手工清點(diǎn)核對(duì)方式，費(fèi)工費(fèi)時(shí)費(fèi)力，核對(duì)的準(zhǔn)確率也有待提高。目前借助于實(shí)物與電子檔案的二維碼，實(shí)現(xiàn)整編環(huán)節(jié)通過(guò)一把掃描槍就可以輕松完成檔案的驗(yàn)收核查與對(duì)應(yīng)工作。

5.優(yōu)化解決了用戶查詢利用不便利的問(wèn)題

通過(guò)獨(dú)立設(shè)計(jì)面向用戶的利用平臺(tái)，優(yōu)化解決用戶查詢利用不便利的問(wèn)題。平臺(tái)提供多種查詢工具：智能搜索、高級(jí)搜索、導(dǎo)航搜索、項(xiàng)目地圖、網(wǎng)狀圖搜索等;提供檔案動(dòng)態(tài)專欄;提供借閱車(chē)、檔案分享、檔案收藏等個(gè)人利用工具，幫助用戶進(jìn)行快速發(fā)現(xiàn)檔案和高效利用檔案。

6.完善了原有系統(tǒng)檔案管理功能不全的問(wèn)題

系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局頒發(fā)的《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》和公司檔案館實(shí)際生產(chǎn)管理程序和需求進(jìn)行設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)，彌補(bǔ)了原有系統(tǒng)對(duì)檔案工作“八環(huán)節(jié)”部分功能的遺漏。

7.解決檔案利用與歸還的電子審批和辦理問(wèn)題

系統(tǒng)根據(jù)檔案類型、利用權(quán)限、密級(jí)等設(shè)計(jì)了不同層次的檔案利用在線審批流程，系統(tǒng)根據(jù)申請(qǐng)者的用檔權(quán)限、檔案開(kāi)放權(quán)限自動(dòng)識(shí)別審批路徑，并最終完成線上審批程序后到檔案利用崗辦理利用手續(xù)，主要是通過(guò)掃描借閱卡和檔案條碼來(lái)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)提取相關(guān)借閱信息，并由系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送催還提醒，對(duì)逾期未還的由系統(tǒng)采取全部停止或者部分停止其利用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的權(quán)限，建立檔案規(guī)范利用黑、白名單用戶組。

8.形成了可持續(xù)發(fā)展的檔案工作機(jī)制

通過(guò)檔案館制定的各級(jí)檔案管理工作制度與該套檔案管理系統(tǒng)相結(jié)合，目前該公司檔案管理工作已經(jīng)形成了合規(guī)操作、流程透明、權(quán)責(zé)分明、安全高效、可持續(xù)發(fā)展機(jī)制。機(jī)制的健全大大節(jié)約了檔案人員不必要的時(shí)間浪費(fèi)，能夠從繁瑣的“催歸”與“整理”中解脫出來(lái)，將更多的時(shí)間放到檔案資源開(kāi)發(fā)利用上來(lái)，放到做好檔案服務(wù)與價(jià)值體現(xiàn)的工作中來(lái)。

（作者單位：中冶長(zhǎng)天國(guó)際工程有限責(zé)任公司檔案圖書(shū)館）