文·李瑩

檔案管理工作作為企業(yè)管理的重要組成部分之一，正發(fā)揮著越來越重要的作用，山東能源集團(tuán)作為重組省內(nèi)6家礦業(yè)集團(tuán)成立的大型煤炭企業(yè)集團(tuán)，在管理整合的同時，如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的整合也十分重要。本文為實(shí)現(xiàn)分布式多級一體化的檔案管理體系提出了具有創(chuàng)造性的解決方案和思路。

一、集團(tuán)檔案管理現(xiàn)狀及存在的主要問題

為進(jìn)一步打造國際化、現(xiàn)代化大型企業(yè)集團(tuán)，山東省委、省政府于2011年3月重組省內(nèi)6家礦業(yè)集團(tuán)成立了山東能源集團(tuán)有限公司。六家礦業(yè)集團(tuán)都具有悠久的歷史和光榮的傳統(tǒng)，在檔案管理方面，各家集團(tuán)公司都建立了相對健全、成熟的檔案管理系統(tǒng)，累計有10套，但這些已有的檔案管理系統(tǒng)技術(shù)方案多樣，功能差異大，彼此獨(dú)立，沒有規(guī)范統(tǒng)一的流程，信息不能共享。經(jīng)過調(diào)研分析，存在的突出問題主要有一下幾個方面：

（一）系統(tǒng)開發(fā)商不同，能源集團(tuán)總部和六家礦業(yè)集團(tuán)共采用了五家廠商提供的檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)建設(shè)的時間都不相同。

（二）系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫和開發(fā)平臺不同，六家礦業(yè)集團(tuán)采用的數(shù)據(jù)庫以SQL為主，但有集團(tuán)采用oracle數(shù)據(jù)庫，有的采用My SQL 數(shù)據(jù)庫。

（三）數(shù)據(jù)備份機(jī)制不同，六家礦業(yè)集團(tuán)數(shù)據(jù)備份采用本地備份和異地備份兩種方式，備份介質(zhì)基本為磁盤和磁帶，有的采用磁盤和磁帶相結(jié)合的備份機(jī)制，有的采用磁盤備份，有的采用虛擬帶庫備份。

企業(yè)重組整合后，如何破解檔案信息資源整合難題，規(guī)范管理流程，實(shí)現(xiàn)高效、便捷、共享的一體化檔案管理平臺，促進(jìn)企業(yè)重組整合和管理變革，成為一個重要的研究課題。

二、集團(tuán)檔案信息化發(fā)展趨勢

（一）信息化技術(shù)的發(fā)展使得數(shù)字化檔案成為大勢所趨

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展使得文檔信息化建設(shè)所需的各項技術(shù)逐漸成熟，比如，大數(shù)據(jù)、云存儲、海量數(shù)據(jù)傳輸、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、電子印章簽名等安全技術(shù)、遠(yuǎn)程安全訪問技術(shù)等，可以說檔案信息化管理所有需要涉及的技術(shù)都在逐步走向成熟，企業(yè)要做好技術(shù)整合，采取必要的檔案信息化建設(shè)指導(dǎo)方針。同時與文檔管理相關(guān)的各項系統(tǒng)也逐漸完善起來，比如OA、ERP、MIS、HR等系統(tǒng)，這些系統(tǒng)構(gòu)成了數(shù)字檔案的前端來源，我們需要加強(qiáng)與之相關(guān)的一體化整合?？梢哉f，信息技術(shù)的發(fā)展給各單位檔案信息化建設(shè)提供了必要的前提條件。

（二）檔案服務(wù)內(nèi)容不斷向以用戶為中心深化

傳統(tǒng)檔案館受信息資源的限制主要提供的是以借閱為主的文獻(xiàn)服務(wù)，只能向用戶提供“問題的答案在何處”。數(shù)字檔案館則能夠?qū)Ω鞣N文字、圖像、音頻、視頻等檔案信息進(jìn)行檢索和輸出，深入到信息層面，實(shí)現(xiàn)由檔案文獻(xiàn)到檔案信息的服務(wù)內(nèi)容轉(zhuǎn)化，告知用戶“問題的答案是什么”。當(dāng)前檔案數(shù)據(jù)已經(jīng)不再局限于企業(yè)內(nèi)部的文檔資料的管理，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展使數(shù)據(jù)迅速膨脹并變大，它們決定著企業(yè)的未來發(fā)展。“大數(shù)據(jù)”時代的到來，在商業(yè)、經(jīng)濟(jì)及其它領(lǐng)域中，決策將日益基于數(shù)據(jù)和分析而做出，而并非基于經(jīng)驗(yàn)和直覺。

三、集團(tuán)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

（一）檔案三級管理模式

在管理層次上，能源集團(tuán)檔案采用三級管理模式，分為能源集團(tuán)總部、礦業(yè)集團(tuán)和礦井三級，各級都建有相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)和管理信息系統(tǒng)，各自完成職責(zé)范圍內(nèi)的檔案生命周期管理。通過建立能源集團(tuán)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范整個文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理；完成各自范圍內(nèi)的檔案管理全過程信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研開發(fā)等。

（二）數(shù)據(jù)安全可靠傳輸

在數(shù)據(jù)安全上，為實(shí)現(xiàn)礦業(yè)集團(tuán)到集團(tuán)總部數(shù)據(jù)的可靠傳輸，在能源集團(tuán)與各礦業(yè)集團(tuán)之間建有聯(lián)通和電信兩路專線，彼此之間實(shí)現(xiàn)負(fù)載均衡，一方面保證傳輸?shù)目煽啃院头€(wěn)定性，另一方面檔案數(shù)據(jù)的傳輸只在能源集團(tuán)的內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行，確保了數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?。訪問時提供相關(guān)數(shù)據(jù)的授權(quán)讀取權(quán)限，供不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交互式應(yīng)用，此項技術(shù)的應(yīng)用，極大地解決了集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)與其它系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的交互應(yīng)用需求。另外，該解決方案也可以實(shí)現(xiàn)對集團(tuán)公司總部檔案系統(tǒng)與各礦業(yè)集團(tuán)檔案系統(tǒng)之間的協(xié)同化數(shù)據(jù)管理，尤其在統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的背景下，更能凸顯一體化應(yīng)用的優(yōu)勢，整合信息孤島，讓檔案系統(tǒng)發(fā)揮最大作用。

（三）檔案管理數(shù)據(jù)整合

在數(shù)據(jù)整合上，檔案管理系統(tǒng)正在從自成體系到開放架構(gòu)轉(zhuǎn)變，在實(shí)現(xiàn)與本地OA辦公自動化相結(jié)合的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步與ERP、PDM或者企業(yè)門戶等系統(tǒng)進(jìn)行交互式共享。從而高效、完整地實(shí)現(xiàn)對各種類型的檔案資料的網(wǎng)絡(luò)化集中管理，為用戶提供完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢利用。

1.在集團(tuán)公司總部，檔案管理系統(tǒng)基于成熟的軟件開發(fā)平臺，在檔案軟件與其它應(yīng)用系統(tǒng)之間開發(fā)中間層，確保整體架構(gòu)清晰層次分明，具備很好的擴(kuò)展性。以應(yīng)對多系統(tǒng)數(shù)據(jù)交互式的需要。此項技術(shù)的應(yīng)用，解決了能源集團(tuán)檔案管理系統(tǒng)與其它管理信息系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的交互應(yīng)用需求。

2.在集團(tuán)公司與各礦業(yè)集團(tuán)之間也采用相同的技術(shù)實(shí)現(xiàn)方式，在各礦業(yè)集團(tuán)的檔案管理系統(tǒng)上開發(fā)相應(yīng)的中間層完成對總部對各礦業(yè)集團(tuán)檔案數(shù)據(jù)同步訪問，從而實(shí)現(xiàn)對能源集團(tuán)總部檔案系統(tǒng)與各礦業(yè)集團(tuán)檔案管理系統(tǒng)之間協(xié)同和數(shù)據(jù)共享管理。

3.實(shí)現(xiàn)集團(tuán)檔案共享。構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺，數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)是以組織系統(tǒng)專網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S(瀏覽器/服務(wù)器)模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。產(chǎn)品采用多種安全加密處理方式，確保系統(tǒng)運(yùn)行安全可靠；采用面向服務(wù)的架構(gòu)模式（SOA），性能卓越，易于擴(kuò)展，充分考慮了大型企事業(yè)單位的各級檔案館室以及全體檔案利用單位的應(yīng)用特點(diǎn)。

4.加快建設(shè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。符合國家檔案局相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)在遵循國內(nèi)外行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的前提下，運(yùn)用了諸如大數(shù)據(jù)、3D虛擬現(xiàn)實(shí)等多項技術(shù)創(chuàng)新，以及元數(shù)據(jù)管理與電子文件格式封裝、工程項目檔案分層管理等多項業(yè)務(wù)創(chuàng)新。

5.加快非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)歸檔。在我們的企業(yè)中需要關(guān)注非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的歸檔處理，據(jù)IDC的一項調(diào)查報告中指出：企業(yè)中80%的數(shù)據(jù)都是非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)每年都按指數(shù)增長60%。非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，顧名思義，是存儲在文件系統(tǒng)的信息，而不是數(shù)據(jù)庫。云存儲是越來越多的企業(yè)正在使用的存儲技術(shù)。當(dāng)企業(yè)參與到全球經(jīng)濟(jì)競爭中，員工面臨著讓分布在全球的員工能夠有效訪問重要數(shù)據(jù)的新挑戰(zhàn)。

目前國內(nèi)煤炭市場環(huán)境競爭越來越激烈，企業(yè)的運(yùn)營壓力也隨著競爭的激烈程度而逐漸增大，與生產(chǎn)、經(jīng)營、科研密切相關(guān)的檔案部門，就是要為提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益盡可能地節(jié)約資金而服務(wù)。集團(tuán)企業(yè)檔案部門應(yīng)科學(xué)管理、有效整合檔案資源，充分發(fā)揮檔案信息咨詢、數(shù)據(jù)庫的作用，為企業(yè)用戶提供全面、高速、便捷的查詢服務(wù)，提高工作效率的同時，更好地服務(wù)企業(yè)發(fā)展。