文·高慧

城建檔案是城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設和管理活動中直接形成的真實歷史記錄，無論是在社會和城市管理上，還是在保障城市的生產(chǎn)和生活秩序上，都發(fā)揮著重要的作用。但隨著經(jīng)濟的迅速發(fā)展，社會信息化水平的不斷提高，傳統(tǒng)的城建檔案管理模式已不能完全滿足社會的利用需求。城建檔案數(shù)字化成為解決這一問題的根本途徑。

一、菏澤市城建檔案館數(shù)字化管理的現(xiàn)狀及存在問題

（一）城建檔案數(shù)字化工作的初步嘗試

為跟上時代步伐，菏澤市城建檔案館近幾年加大了數(shù)字化的投入，加快數(shù)字化管理工作進程，初步作了一些嘗試。一是增添硬件設備，強化對電子文檔的管理。對原有館庫進行了擴建，為安置數(shù)字化硬件設備創(chuàng)造了條件。館內新建現(xiàn)代化數(shù)字機房一個，并購進計算機、掃描儀、復印打印一體機、檔案專用切割機和膠裝機等大量設備，大大的豐富了數(shù)字化掃描工作的設備配置。二是加快系統(tǒng)平臺建設。目前菏澤市城建檔案館已經(jīng)建成了菏澤建設檔案管理系統(tǒng)、地下管線管理系統(tǒng)、圖文聲像管理系統(tǒng)、城建檔案網(wǎng)站管理系統(tǒng)和數(shù)字化管理中心，“四個系統(tǒng)、一個中心”的管理格局。檔案預驗收書、檔案移交責任書和檔案合格證“兩書一證”的審批、管理和發(fā)放完全融入到城市建設檔案管理系統(tǒng)。三是開展檔案數(shù)字化管理培訓，提高工作效率。檔案館安排專門人才進行檔案數(shù)字化管理工作的培訓，工作人員能熟練操作各種掃描儀器，熟練掌握檔案掃描的各項要求。

菏澤市城建檔案館2013年起便開始了對館藏工程檔案的數(shù)字化掃描工作，該項工作共計掃描入檔80萬頁，掃描數(shù)據(jù)庫存儲量近200G，并成為全省首個實現(xiàn)資源庫異地備份的城建檔案館。此外館藏4萬余卷的工程檔案也已經(jīng)全部掃描完畢，自此開始，檔案數(shù)字化加工已經(jīng)轉化為單位的日常工作。

（二）城建檔案數(shù)字化工作中存在的問題

一是數(shù)字化設備的制約。城建檔案數(shù)字化的最終目的是實現(xiàn)城建檔案資料全面完整地呈現(xiàn)在計算機平臺上，內容涵蓋了文字、圖紙、聲像等全部建設工作資料，因此配備齊全、先進的計算機及相關軟硬件設備是前提條件?，F(xiàn)階段，菏澤作為經(jīng)濟發(fā)展滯后的地市，資金支持不足，在計算機設備方面投入較少，設備數(shù)量不充足，服務器存儲能力遠遠達不到庫存檔案量的要求。另外，數(shù)字化設備軟件缺乏兼容性，導致城建檔案數(shù)字化管理軟件兼容性低，與很多管理軟件發(fā)生沖突，影響檔案資源在不同載體之間傳遞，不利于檔案資源的互通。

二是城建檔案紙張類型、大小不一，數(shù)字化掃描難度大。由于城建檔案中圖紙、證照、資料比較多，導致在形成過程中光紙張類型就有很多種。一是對于紙張大小來說，除了常見的A4紙張，竣工檔案中有大量的圖紙都是藍圖，大小差別非常大，圖幅種類也非常多，從A4到A0紙張大小相差16倍，更不用說市政類檔案中還有很多超長的圖紙。二是對于紙張厚度來說，除了最常見的70克的A4紙，有些檔案中還存在很厚的牛皮紙封面，以及早年用的薄信紙形成的手寫稿。三是館藏上個世紀五六十年代或者是更早的，在接收進館時就已經(jīng)破損的檔案紙張，在進行數(shù)字化掃描過程中都不能簡單地運用高速掃描儀進行作業(yè)，從而大大增加了數(shù)字化掃描的難度與進度。

三是城建檔案管理工作人員的知識結構需進一步調整。城建檔案數(shù)字化工作的推進，不但要具備專業(yè)的城建檔案理論知識，更要具備計算機、網(wǎng)絡應用等知識，一旦計算機系統(tǒng)或管理軟件系統(tǒng)出現(xiàn)問題，如果不能及時、準確地查找原因，不能采取有效應對措施，勢必會對城建檔案數(shù)字化內容造成嚴重威脅。同時，如果缺乏對網(wǎng)絡信息的甄別和篩選能力，對網(wǎng)絡安全防范意識和防范能力不強，勢必對城建檔案信息帶來安全隱患，容易誘發(fā)檔案資料泄露事件的發(fā)生。

二、提高城建檔案數(shù)字化工作水平的幾點建議

（一）重視并加強數(shù)字化硬件建設。一是要適應城建檔案資料查詢利用等相關要求，在城建檔案數(shù)字化建設中配置高端電腦作為系統(tǒng)終端，確保具備高分辨率以便檔案資料能清晰完整地被查閱和下載，確保具備高性能的操作系統(tǒng)以便于管理人員快捷、高效地開展相關工作。二是配置高品質、高分辨率的掃描儀和打印機，力求真實、全面地輸入和輸出檔案信息，暢通無阻地在紙質化和電子化之間進行轉換。三是配置專業(yè)的綜合檔案資料信息管理系統(tǒng)，并且具有較高的兼容性，可以讓檔案資源在不同載體之間傳遞，實現(xiàn)管理智能化和資源共享。

（二）提升數(shù)字化掃描工作能力和水平。由于城建檔案的特殊性，在數(shù)字化掃描工作中，工作人員必須加強學習，不斷提高自身能力和水平，確保做到在數(shù)字化掃描加工過程中區(qū)別對待，根據(jù)檔案的類型選擇合適的掃描方式，以便在保證掃描質量的前提下提高工作效率。對于工程竣工檔案中的監(jiān)理文件和施工文件，以A4幅面紙質為主的可以用高速掃描儀進行掃描加工。對于基建文件中紙張幅面大小情況不一的附圖，要用大型的圖紙掃描儀進行掃描。另外，對于早期形成的規(guī)劃類檔案中存在的超薄紙張，需要進行墊襯白紙或者簡單托裱后，再進行掃描。

（三）培養(yǎng)具有綜合能力的城建檔案管理人員隊伍。新時代的城建檔案工作人員隊伍，不但要擁有檔案專業(yè)人員和計算機領域專業(yè)人員，更要重視復合型人才的培養(yǎng)，工作人員要進行專業(yè)培訓，提高工作能力的同時也要提升個人素質，包括專業(yè)技能、責任心、保密意識、創(chuàng)新意識和對行業(yè)未來發(fā)展的前景預判能力，加強館際交流，借鑒先進經(jīng)驗，取長補短，不斷拓寬工作思路，勇于探索和改進傳統(tǒng)的城建檔案管理模式。通過對檔案管理人員專業(yè)能力和個人素養(yǎng)的培訓強化，從而有效地節(jié)約人才成本，加快城建檔案數(shù)字化管理工作的高質量發(fā)展。