朱海洋

摘 要：在事業(yè)單位的管理工作中，檔案管理工作是其重要的內(nèi)容之一，并且對(duì)事業(yè)單位的運(yùn)行和發(fā)展具有重要的作用。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和現(xiàn)代信息技術(shù)的普及，對(duì)事業(yè)單位檔案管理模式產(chǎn)生了巨大的影響，電子信息檔案管理模式成為了當(dāng)下較為流行的一種形式，具有辦事效率快的優(yōu)勢(shì)?；诖耍疚木痛髷?shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用進(jìn)行分析，并針對(duì)其存在的風(fēng)險(xiǎn)提出相應(yīng)的規(guī)避措施。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);事業(yè)單位;電子信息檔案管理;應(yīng)用

大數(shù)據(jù)背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了發(fā)展和普及，事業(yè)單位的檔案管理模式也隨之發(fā)生了變化，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔n案管理。在這轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，事業(yè)單位充分利用電子信息檔案管理技術(shù)，有效提升了檔案管理工作的效率，并且有效地改善了傳統(tǒng)檔案管理中存在的儲(chǔ)存不便、資料遺失等弊端。但是，在實(shí)際應(yīng)用電子信息檔案管理過(guò)程中，也同樣存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，對(duì)此，事業(yè)單位要加以重視，并且采取有效的技術(shù)措施進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防控，保證電子信息檔案管理的正常運(yùn)行。

1 大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理的應(yīng)用

1）提升了檔案管理工作的效率。在大數(shù)據(jù)背景下，電子信息技術(shù)得到發(fā)展和應(yīng)用，事業(yè)單位利用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，可以有效提升檔案管理工作的效率。主要表現(xiàn)為：電子檔案方便儲(chǔ)存，通過(guò)利用光盤、U盤等載體，將檔案信息儲(chǔ)存在這些電子媒介當(dāng)中，然后將其傳輸至計(jì)算機(jī)當(dāng)中，計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的信息數(shù)據(jù)處理能力，并且運(yùn)算速度較快，這樣不僅有效解決了傳統(tǒng)檔案管理模式中大量檔案信息難以儲(chǔ)存和查閱效率慢的問(wèn)題，而且還能夠解決人為操作時(shí)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)遺漏、丟失、不清晰等問(wèn)題，從而最大程度地提高了檔案管理的準(zhǔn)確性和效率，并且有效節(jié)約了檔案管理工作所需要的人力和物力，實(shí)現(xiàn)資源最大化利用。

2）提高了檔案管理的安全性。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案資料的傳遞主要是依靠人來(lái)進(jìn)行，在這傳遞的過(guò)程中，不僅需要花費(fèi)許多人力和精力，而且容易出現(xiàn)資料遺漏、丟失以及損壞等問(wèn)題，不利于檔案資料的保存。并且這些丟失、損壞的檔案資料想要再次找回，不僅難度較大，而且也需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力，所以，傳統(tǒng)的檔案管理工作中，在安全管理方面存在較大漏洞。而電子信息檔案管理的應(yīng)用，可以有效的改善和解決這些問(wèn)題，不僅能夠有效減少檔案信息傳遞時(shí)花費(fèi)的時(shí)間和精力，而且能夠有效保證檔案信息在傳遞過(guò)程中的完整性，除非是網(wǎng)絡(luò)發(fā)生故障，否則電子檔案信息丟失的情況基本不會(huì)發(fā)生。

3）實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享。事業(yè)單位應(yīng)用電子信息檔案管理，其最明顯的優(yōu)勢(shì)就是實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享，通過(guò)利用電子信息技術(shù)，將檔案信息進(jìn)行云管理和云儲(chǔ)存，最大化地實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享。同時(shí)，在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行實(shí)時(shí)的更新，不僅能方便大眾進(jìn)行資料的查閱，而且實(shí)現(xiàn)了社會(huì)資源的有效利用。此外，事業(yè)單位應(yīng)用電子信息檔案管理實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享，保障了信息的公開性，有利于事業(yè)單位樹立起陽(yáng)光政府的形象，從而進(jìn)一步推動(dòng)其向服務(wù)型政府的轉(zhuǎn)變。

4）方便了檔案資料的儲(chǔ)存。傳統(tǒng)的檔案管理模式，主要是以紙質(zhì)檔案的形式進(jìn)行儲(chǔ)存，在儲(chǔ)存的過(guò)程中可能會(huì)受到環(huán)境、氣候的等客觀方面的影響，出現(xiàn)潮濕、蟲蛀、破損等問(wèn)題，加之檔案資料的增多，也給檔案管理人員的儲(chǔ)存工作增加了難度。而電子信息檔案管理可以有效地解決這些問(wèn)題，通過(guò)將檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的形式儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)當(dāng)中，不僅儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)、空間大，而且儲(chǔ)存過(guò)程中也不會(huì)受到客觀因素的影響發(fā)生損壞，有效保證了檔案資料的穩(wěn)定性和安全性。

2 大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理存在的風(fēng)險(xiǎn)

1）檔案信息存在安全隱患。在大數(shù)據(jù)背景下，許多事業(yè)單位都應(yīng)用了電子信息技術(shù)進(jìn)行了檔案管理，并且取得了一定的效果，極大地提升了事業(yè)單位檔案管理工作的效率。但是在應(yīng)用電子信息檔案管理的過(guò)程中，也存在一定的應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)，其中較為明顯的就是檔案信息的安全隱患問(wèn)題。主要表現(xiàn)為：電子信息檔案是以光盤或者磁盤等媒介的形式進(jìn)行信息的儲(chǔ)存，但是在儲(chǔ)存的過(guò)程中這些信息容易受到篡改或者丟失，尤其是遇到停電、網(wǎng)絡(luò)故障、黑客以及網(wǎng)絡(luò)攻擊時(shí)，這些電子檔案信息極其容易丟失和泄露，甚至出現(xiàn)信息盜用的情況，這種安全隱患帶來(lái)的危害是極大的。

2）電子信息檔案管理體系不完善。雖然大部分事業(yè)檔案都應(yīng)用了電子信息檔案管理，但是由于電子信息檔案管理的發(fā)展較晚且應(yīng)用時(shí)間并不長(zhǎng)，所以在應(yīng)用過(guò)程中仍然存在一些操作上的問(wèn)題。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式，電子信息檔案管理的操作不僅與其不同，而且所需要具備的能力也不相同，對(duì)此，應(yīng)當(dāng)建立起完善的電子信息檔案管理體系，以此為電子信息檔案管理工作提供理論依據(jù)。但是，在目前的電子信息檔案管理中，相應(yīng)的管理體系并不完善，理論依據(jù)缺失，使得檔案管理過(guò)程中仍然存在諸多問(wèn)題。此外，檔案管理人員所具備的管理技能和操作技能也不能夠很好地滿足電子信息檔案管理的需求，對(duì)電子信息檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)知和評(píng)估能力也不足，使得檔案信息管理的風(fēng)險(xiǎn)性增加。

3 大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防控的措施

1）積極引入新技術(shù)，保證電子檔案的安全。大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位應(yīng)用電子信息檔案管理，主要是依靠電子信息技術(shù)進(jìn)行。因此，為了能夠更好地進(jìn)行電子信息檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的防控，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極引入新技術(shù)，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)及時(shí)的調(diào)整和更新，從技術(shù)上保證電子信息檔案的安全。同時(shí)，也要注意對(duì)電子檔案采取保護(hù)措施，要建立起相應(yīng)的防護(hù)機(jī)制，要設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全預(yù)警并且定時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行病毒掃描，以此保證計(jì)算機(jī)的安全。此外，檔案管理人員要有強(qiáng)烈的安全防護(hù)意識(shí)，對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)置防火墻，避免遭受病毒和黑客的攻擊，出現(xiàn)信息丟失和信息盜用的問(wèn)題，而且要對(duì)電子信息檔案進(jìn)行備份，避免信息丟失無(wú)法挽回的情況發(fā)生。

2）完善電子信息檔案管理工作制度。事業(yè)單位在應(yīng)用電子信息檔案管理時(shí)，必須保證相應(yīng)的管理工作正常進(jìn)行，所以就必須要具備有相應(yīng)的檔案管理工制度，才能夠有效的保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。對(duì)此，事業(yè)單位首先要重視加強(qiáng)防范電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)性，然后制定完善的電子信息檔案管理工作制度，以此對(duì)檔案管理人員的管理方法和操作手段進(jìn)行規(guī)范和約束。比如，電子信息檔案的修改和查閱只能是專門的檔案管理人員進(jìn)行，并且只能是本人操作，其他人員只能通過(guò)管理人員操作進(jìn)行資料的看。同時(shí)，要進(jìn)行權(quán)限等級(jí)的劃分，針對(duì)每項(xiàng)工作設(shè)置相應(yīng)的管理人員和權(quán)限，以此方便進(jìn)行檔案管理人員的監(jiān)督工作，而且能夠促使人員之間相互約束，從而避免人員違規(guī)越限的操作行為發(fā)生。

3）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在事業(yè)單位應(yīng)用電子信息檔案管理的過(guò)程中，需要檔案管理人員具備相應(yīng)的檔案管理能力和計(jì)算機(jī)操作能力，才能夠有效地保證電子信息檔案的安全性。因此，事業(yè)單位在選聘檔案管理人員時(shí)，要全面考慮其是否具備相應(yīng)的管理技能和職業(yè)素養(yǎng)，確保其能夠滿足電子信息檔案管理的需求。同時(shí)，在人員上崗工作前，必須進(jìn)行相應(yīng)的崗位培訓(xùn)，上崗之后也要制定合理的培訓(xùn)計(jì)劃，以此不斷鞏固和更新檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)技能，從而更好地順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和信息技術(shù)更新的步伐。

4）建立健全風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防和保護(hù)機(jī)制。事業(yè)單位在應(yīng)用電子信息檔案管理的過(guò)程中，還需要建立健全風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防和保護(hù)機(jī)制，以此確保檔案管理人員能夠具備風(fēng)險(xiǎn)判斷和評(píng)估的能力，從而更好地針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行保護(hù)措施。首先，檔案管理人員要在不斷的實(shí)踐工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，并以專業(yè)的技能對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面的分析，然后針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行解決;其次，要加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范的意識(shí)，對(duì)電子信息檔案進(jìn)行及時(shí)的保護(hù)，保證信息數(shù)據(jù)的安全;最后，針對(duì)于已經(jīng)發(fā)生過(guò)的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題要分析和總結(jié)，改善風(fēng)險(xiǎn)處理過(guò)程中的不足，并且分析處理方法，對(duì)處理方法進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和改進(jìn)，為風(fēng)險(xiǎn)防控奠定良好的基礎(chǔ)。

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