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        淺談新形勢(shì)下加強(qiáng)照片檔案管理方法

        2019-11-11 12:20:30葉運(yùn)強(qiáng)
        卷宗 2019年28期
        關(guān)鍵詞:特點(diǎn)問題

        葉運(yùn)強(qiáng)

        摘 要:照片檔案是一種常見的檔案形式,近年來隨著數(shù)碼相機(jī)的普遍使用,照片檔案的數(shù)量明顯增多,做好管理工作成為從業(yè)人員的關(guān)注要點(diǎn)。本文首先分析了照片檔案的特點(diǎn)和管理原則,然后指出當(dāng)前管理中存在的問題,最后闡述了新形勢(shì)下加強(qiáng)照片檔案管理的方法,以供參考。

        關(guān)鍵詞:照片檔案;特點(diǎn);管理原則;問題;管理方法

        照片檔案,指的是國(guó)家機(jī)構(gòu)、組織、個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中,形成的攝影影像,用來反映具有保存價(jià)值的歷史[1]。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展,照片檔案在反映客觀事物上具有明顯優(yōu)勢(shì),尤其是智能手機(jī)的普及,推動(dòng)了照片檔案的快速發(fā)展。新形勢(shì)下,對(duì)照片檔案進(jìn)行收集、保管、利用,才能發(fā)揮出檔案的功能價(jià)值。以下結(jié)合個(gè)人實(shí)踐,探討了加強(qiáng)照片檔案管理的方法。

        1 照片檔案的特點(diǎn)和管理原則

        1)特點(diǎn)。照片檔案是由底片、照片、說明三個(gè)部分組成,不僅存儲(chǔ)量大,而且使用價(jià)值高。其中,傳統(tǒng)照片檔案使用感光材料,對(duì)外界溫度和光照的要求高、容易損毀;數(shù)碼照片檔案利用計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)拍攝而成,在收集、傳輸、保管上具有優(yōu)勢(shì)。相比于紙質(zhì)檔案,照片檔案的特點(diǎn)如下:(1)客觀真實(shí),照片檔案是從現(xiàn)場(chǎng)直接獲取的,可以記錄事件原貌;(2)生動(dòng)形象,利用畫面+說明的形式,實(shí)現(xiàn)了檔案資料的可視化,能傳遞直觀信息;(3)技術(shù)先進(jìn),不論是信息記錄,還是后期保管,照片檔案均要采用先進(jìn)的技術(shù),具有較強(qiáng)的空間感和時(shí)間感。

        2)管理原則。對(duì)照片檔案進(jìn)行管理,應(yīng)遵循以下原則:(1)真實(shí)性,應(yīng)標(biāo)注拍攝時(shí)間,配上文字說明,避免他人隨意修改,保證拍攝原貌,促使照片檔案處于原始狀態(tài)。(2)優(yōu)選性,為了提高拍攝質(zhì)量,針對(duì)同一場(chǎng)景和活動(dòng),應(yīng)從多個(gè)角度進(jìn)行拍攝,然后從中選擇出效果最優(yōu)的照片[2]。(3)實(shí)用性,照片檔案合理利用,才能發(fā)揮出自身價(jià)值,要求管理人員對(duì)照片檔案進(jìn)行編號(hào)、分類,建立完善的檔案庫(kù),方便后續(xù)查詢利用;針對(duì)數(shù)碼照片,還要進(jìn)行備份處理。(4)安全性,照片檔案容易損毀,且部分照片具有私密性,這就要求管理人員科學(xué)合理保管,防止信息泄露、照片丟失,從而保證檔案資料的安全性。

        2 當(dāng)前照片檔案管理中存在的問題

        1)照片質(zhì)量不高。一些單位將重心放在運(yùn)營(yíng)業(yè)務(wù)上,忽視了檔案管理工作,由于對(duì)照片檔案的認(rèn)識(shí)不到位,導(dǎo)致照片的形成比較隨意,沒有及時(shí)收集照片資料。即使留存了照片,但由于環(huán)境、天氣、技術(shù)等因素的影響,照片質(zhì)量不高,不能全面反映出事件原貌。此外,隨著數(shù)碼相機(jī)的使用,電子照片的形成更加簡(jiǎn)單,省略了沖洗環(huán)節(jié);但部分照片可能散存在拍攝人員手上,出現(xiàn)照片流失現(xiàn)象。

        2)管理不夠規(guī)范。照片檔案的管理不夠規(guī)范,主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn):一是照片拍攝完成后,沒有及時(shí)移交給檔案室,影響集中管理;二是照片的跨度時(shí)間長(zhǎng)、文字說明不清晰、分類和存放不科學(xué)等;三是使用數(shù)碼相機(jī)時(shí),不同時(shí)間、不同類型的照片均留存在存儲(chǔ)卡上,一旦存儲(chǔ)卡破壞,照片信息就會(huì)丟失。舉例來看,某行政單位的辦公室發(fā)生盜竊后,丟失的物品中就包括數(shù)碼相機(jī),而相機(jī)內(nèi)留存著大量的重要活動(dòng)照片,由于這些照片沒有導(dǎo)出,造成了較大的損失。

        3)保管存在漏洞。照片檔案的保管,具有較高的技術(shù)要求,保管存在漏洞,就可能導(dǎo)致照片發(fā)霉、褪色、損毀[3]。有調(diào)查發(fā)現(xiàn),部分檔案管理人員的技術(shù)不足,沒有及時(shí)改進(jìn)照片的保存方法;或責(zé)任意識(shí)薄弱,沒有認(rèn)識(shí)到照片檔案的重要價(jià)值;或缺少管理經(jīng)驗(yàn),針對(duì)照片檔案的保管,和紙質(zhì)檔案的保管采用相同措施,均會(huì)影響保管效果。以某市舉辦的大型攝影展為例,其中展出了一組因保管不善造成變色、殘損的照片,降低了這些照片的使用價(jià)值。

        3 新形勢(shì)下加強(qiáng)照片檔案管理的方法

        1)提高認(rèn)識(shí)程度。加強(qiáng)照片檔案的管理,首先應(yīng)該提高認(rèn)識(shí)程度,了解照片檔案本身的功能和價(jià)值。具體操作上,其一從照片檔案的形成、收集出發(fā),將照片的制作納入日常管理,同步開展照片檔案、文書檔案的管理工作。其二加大宣傳力度,以《檔案法》為依據(jù),向單位內(nèi)所有職工宣傳照片檔案管理知識(shí),轉(zhuǎn)變消極應(yīng)對(duì)的工作態(tài)度,創(chuàng)建良好的環(huán)境氛圍[4]。其三在單位內(nèi)定期開展主題展覽活動(dòng),選擇有重大意義的照片進(jìn)行展示,凸顯出歷史作用和精神意義。例如:通過展示照片,反映當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)社會(huì)變遷,反映人們?nèi)罕姷娜粘I?,反映自然環(huán)境的變化等。如此,能培養(yǎng)管理人員的檔案服務(wù)理念,以便做好本職工作。

        2)保證照片質(zhì)量。通過培訓(xùn)的形式,保證照片質(zhì)量,是照片檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。具體操作如下:第一,采用定人管理制,構(gòu)建一支高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)。在人員選擇上,要求是認(rèn)識(shí)到位、工作能力強(qiáng)、有責(zé)任心,明確管理人員的責(zé)權(quán)利,配合合理的激勵(lì)約束措施,實(shí)現(xiàn)預(yù)期管理目標(biāo)。第二,開展業(yè)務(wù)培訓(xùn),單位可邀請(qǐng)專業(yè)攝影師進(jìn)行知識(shí)講解、技能演練,學(xué)習(xí)取景、構(gòu)圖、光線,不斷提高攝影人員的藝術(shù)審美水平,從而拍攝出高質(zhì)量的照片。第三,采用社會(huì)活動(dòng)的形式,激發(fā)攝影人員的熱情。例如:在非遺宣傳、文物古跡等活動(dòng)中,進(jìn)行圖片展覽,可以擴(kuò)大照片的影響力,為照片檔案管理工作創(chuàng)造有利條件。

        3)規(guī)范管理程序。照片檔案的管理,主要包括收集歸檔、整理利用兩個(gè)方面。在收集歸檔上,結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際情況,應(yīng)該將收集納入日常工作流程,編制完善的管理制度,在照片的形成、收集、保管等環(huán)節(jié),均提出明確要求。其中,要明確哪些工作環(huán)節(jié)需要拍攝照片,例如領(lǐng)導(dǎo)參與的重大活動(dòng)、單位組織的活動(dòng)、單位重要事件、其他異常情況等。在整理利用上,應(yīng)對(duì)照片進(jìn)行合理分類,其中底片、照片要分開存放;格式、排列、編號(hào)、文字說明、入冊(cè),均要滿足規(guī)范要求。照片形成后,督促攝影人員及時(shí)提交照片,移交給檔案管理室。

        4)加強(qiáng)保管力度。在照片檔案的保管上,按照傳統(tǒng)照片、數(shù)碼照片的不同進(jìn)行分類保管[5]。一方面,傳統(tǒng)照片的底片、底片冊(cè)、照片冊(cè)等,均使用中性偏堿性的材質(zhì),確?;瘜W(xué)性質(zhì)穩(wěn)定,不會(huì)產(chǎn)生脫落纖維或碎屑。另一方面,數(shù)碼照片注重存檔,考慮到光盤、硬盤自身的優(yōu)缺點(diǎn),應(yīng)該分別采用硬盤、光盤、云盤進(jìn)行備份。其中光盤一式三份,分別封存保管、異地保存、查閱使用,以保證照片信息的安全性。

        5)優(yōu)化管理環(huán)境。在照片檔案的保存環(huán)境上,具體要求如下:(1)檔案室內(nèi)保持合適的溫度和濕度,要求空氣流通,具備防水、防潮、防火、防盜、防蟲等功能。(2)傳統(tǒng)照片和底片,應(yīng)該進(jìn)行防塵處理,將其放置在恒溫、恒濕環(huán)境中,并且密封保存。(3)數(shù)碼照片應(yīng)進(jìn)行防震、防磁、防光處理,重要的照片檔案進(jìn)行保密,設(shè)置登錄查詢權(quán)限。(4)定期抽查照片和底片,針對(duì)發(fā)生損毀、變形問題及時(shí)解決;轉(zhuǎn)制成光盤的數(shù)碼照片,則要拷貝檢查。

        4 結(jié)語(yǔ)

        綜上所述,照片檔案屬于檔案的一種類型,管理期間要遵循真實(shí)性、優(yōu)選性、實(shí)用性、安全性的原則。針對(duì)目前管理中存在的問題,應(yīng)該提高認(rèn)識(shí)程度,保證照片質(zhì)量,規(guī)范管理程序,加強(qiáng)保管力度,并優(yōu)化管理環(huán)境,切實(shí)發(fā)揮出照片檔案的功能價(jià)值。

        參考文獻(xiàn)

        [1]胡玉娥.加強(qiáng)照片檔案的收集與管理促進(jìn)醫(yī)院文化建設(shè)[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2017,14(30):88-89.

        [2]李國(guó)生.加強(qiáng)機(jī)關(guān)照片檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2016,(8):169-169,184.

        [3]張穎.加強(qiáng)高校數(shù)碼照片檔案規(guī)范化管理對(duì)策的研究[J].科技資訊,2016,14(5):81-82.

        [4]潘春歸.加強(qiáng)基層黨校電子照片檔案管理的幾點(diǎn)建議[J].卷宗,2016,(5):9-9,10.

        [5]麻麗.淺議如何加強(qiáng)照片檔案的收集工作[J].中國(guó)管理信息化,2016,19(7):215-216

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