屠志萍

摘 要：本文對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義以及當(dāng)前檔案工作中存在的一些問(wèn)題進(jìn)行了討論，并對(duì)如何做好企業(yè)檔案管理開(kāi)發(fā)的信息化建設(shè)進(jìn)行了探究，提出了幾點(diǎn)對(duì)策和建議，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作的開(kāi)展提供一些參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理信息化;問(wèn)題;開(kāi)發(fā)利用

檔案是對(duì)企業(yè)決策、管理、經(jīng)營(yíng)等工作進(jìn)行記錄的一類(lèi)材料，能夠真實(shí)的反映一個(gè)企業(yè)的發(fā)展歷程和經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀，同時(shí)也是企業(yè)未來(lái)發(fā)展的重要依據(jù)[1]。在信息時(shí)代的背景下，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案的信息化管理和開(kāi)發(fā)對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著十分重要的意義，其能夠幫助企業(yè)相關(guān)人員從多個(gè)角度對(duì)企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行全面的分析，掌握企業(yè)的發(fā)展規(guī)律，進(jìn)而通過(guò)創(chuàng)新、改革等一系列措施使企業(yè)各個(gè)方面得到更好的發(fā)展。

1 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

檔案信息化是對(duì)檔案資料的信息化，應(yīng)用多樣化的信息技術(shù)對(duì)檔案的收集、整理、保存和利用方式進(jìn)行改變，有電子化載體代替過(guò)去的紙質(zhì)載體進(jìn)行保存的方式，實(shí)現(xiàn)檔案資料的長(zhǎng)久保存和共享，并能提升檔案信息檢索的便利性。檔案信息化管理是新型的管理模式，給單位應(yīng)用帶來(lái)新的挑戰(zhàn)，如果沒(méi)有配套的管理制度和方案以及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作不能正常開(kāi)展，在面對(duì)信息化戰(zhàn)略時(shí)喪失優(yōu)勢(shì)。對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，進(jìn)行信息化建設(shè)具有三方面優(yōu)勢(shì)：提高職能部門(mén)的工作效率;方便群眾對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索，使得人們對(duì)于檔案資源的利用更加便捷;實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，讓用戶可以隨時(shí)隨地，不受時(shí)間和空間的限制獲取檔案資源;提高的哪敢保存的安全性，設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限進(jìn)行檔案的調(diào)取，避免泄露、遺失等問(wèn)題。

2 當(dāng)前企業(yè)檔案管理中存在的主要問(wèn)題

目前在企業(yè)的檔案管理工作中還存在著一些問(wèn)題，影響了檔案質(zhì)量和信息化建設(shè)的進(jìn)程，其主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1）信息化建設(shè)意識(shí)不足，企業(yè)并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到信息化技術(shù)對(duì)于檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)，因此不能配合開(kāi)展檔案管理的信息化建設(shè)措施。2）檔案管理方法落后，法律依據(jù)基本就是普通檔案管理的法律法規(guī)，沒(méi)有專門(mén)針對(duì)信息化管理的法律法規(guī)，也沒(méi)有適用于具體企業(yè)的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)法根據(jù)企業(yè)的工作實(shí)際進(jìn)行信息化管理，這就使得檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，無(wú)法提升檔案管理的工作效率。3）安全問(wèn)題突出，信息化管理系統(tǒng)可能受攻擊或存在漏洞而出現(xiàn)檔案資料丟失、泄露等問(wèn)題。檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，頻繁更換，導(dǎo)致檔案資料交接不順利、不完善，出現(xiàn)一定遺漏，影響信息化檔案管理。4）長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃不足，多數(shù)企業(yè)并沒(méi)有真正掌握檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際作用和意義，更多的是關(guān)注眼前利益，對(duì)信息化管理的了解停留在表面，在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，沒(méi)有綜合考慮未來(lái)發(fā)展需求，而是直接選擇對(duì)本企業(yè)目前發(fā)展有利的信息化系統(tǒng)，也過(guò)于重視系統(tǒng)的功能，影響了長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

而造成當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作問(wèn)題的原因主要包括以下幾個(gè)方面：1）企業(yè)檔案來(lái)源廣泛、形式復(fù)雜。由于企業(yè)中的檔案來(lái)自于各個(gè)不同的部門(mén)，涉及到行政、財(cái)務(wù)、人事等多個(gè)方面的工作，檔案類(lèi)型包括文字、照片、錄音、錄像、實(shí)物等多種形式，檔案資料總量較大、質(zhì)量參差不齊，導(dǎo)致了檔案管理工作十分繁雜，工作開(kāi)展存在著一定的困難。2）檔案管理方法和制度落后。當(dāng)前部分企業(yè)的檔案管理仍然采用的傳統(tǒng)的管理辦法，在檔案的收集、保存以及開(kāi)發(fā)利用上缺乏完善的制度和嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制，缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理責(zé)任落實(shí)不到位，從而導(dǎo)致了檔案的時(shí)效性、完整性、專業(yè)性、機(jī)密性受到了一定的影響[2]，檔案管理效率低下。3）檔案管理人員素質(zhì)水平不高。由于部分企業(yè)檔案管理人員自身業(yè)務(wù)水平不高，對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不正確，認(rèn)為僅將檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的整理、保管即可，而沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的管理和有效的利用，尤其是在檔案信息化建設(shè)的背景下對(duì)于檔案管理人員的能力和水平提出來(lái)更高的要求。4）信息化建設(shè)落后。由于部分企業(yè)對(duì)于檔案管理信息化的重視程度不夠，在信息化建設(shè)上相關(guān)投入較少，導(dǎo)致檔案管理部門(mén)的相關(guān)的硬件設(shè)備技術(shù)落后，存在著長(zhǎng)期使用、老化、故障頻發(fā)等問(wèn)題，再加上傳統(tǒng)檔案電子化進(jìn)度緩慢，在數(shù)字檔案信息的原始性、憑證價(jià)值以及數(shù)字檔案的傳輸、保護(hù)等問(wèn)題上沒(méi)有確定良好的解決方案，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)受到極大的影響。

3 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)及開(kāi)發(fā)利用策略

3.1 確定有效的檔案數(shù)字化策略

將企業(yè)的發(fā)展作為工作的主要目標(biāo)，在對(duì)企業(yè)的當(dāng)前發(fā)展情況進(jìn)行充分分析的基礎(chǔ)上對(duì)檔案數(shù)字化工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，保證企業(yè)的檔案資源能夠及時(shí)、準(zhǔn)確的轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的電子檔案，優(yōu)先對(duì)需求大、利用率高、價(jià)值高的檔案資源進(jìn)行數(shù)字化，保障檔案的原始記錄準(zhǔn)確和完整，保障數(shù)字化質(zhì)量。對(duì)于未來(lái)工作中產(chǎn)生的檔案，直接制定數(shù)字化流程和規(guī)定，實(shí)現(xiàn)從今往后的檔案資源的數(shù)字化建設(shè)。

3.2 加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)開(kāi)發(fā)相關(guān)制度的建設(shè)

注重信息化管理的規(guī)范化發(fā)展，使用統(tǒng)一有效的制度規(guī)范檔案的信息化管理工作。單位要充分認(rèn)識(shí)到信息化手段對(duì)于檔案管理的重要性，提高信息化管理意識(shí)，能夠積極學(xué)習(xí)信息化手段，實(shí)現(xiàn)信息化管理;提升責(zé)任意識(shí)，從思想上入手，樹(shù)立檔案管理信息化理念，加大對(duì)信息化建設(shè)的投入力度，營(yíng)造信息化建設(shè)氛圍。制定統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，配置先進(jìn)的信息化設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)、方法、軟件，構(gòu)建信息化管理體系。

3.3 加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的人力、物力支持

新時(shí)期檔案管理人員要轉(zhuǎn)變思想觀念，創(chuàng)新工作思路和方式，認(rèn)可信息化管理模式的應(yīng)用，迎接數(shù)字時(shí)代帶來(lái)的挑戰(zhàn)。要加強(qiáng)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，提高信息化管理的業(yè)務(wù)能力，提升對(duì)檔案管理基本理論和知識(shí)的掌握，強(qiáng)化信息化技術(shù)的操作，改變知識(shí)結(jié)構(gòu)，促進(jìn)人員的復(fù)合型發(fā)展;根據(jù)檔案信息化管理的要求，制定明確的個(gè)人培訓(xùn)計(jì)劃，組織檔案管理人員進(jìn)行針對(duì)性培訓(xùn)，同時(shí)對(duì)培訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行考核。另外要面向社會(huì)招收高水平的信息化檔案管理人才，打造高水平的信息化檔案管理隊(duì)伍。重視信息化設(shè)施建設(shè)，引進(jìn)先進(jìn)的信息化設(shè)備，購(gòu)買(mǎi)或自己開(kāi)發(fā)先進(jìn)的信息化軟件，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效錄入、整理、分析和保存;同時(shí)做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，注重信息化檔案的安全保存;在數(shù)據(jù)庫(kù)建立實(shí)時(shí)更新系統(tǒng)，能夠在新錄入檔案資料內(nèi)容時(shí)及時(shí)進(jìn)行信息更新，保證數(shù)據(jù)庫(kù)信息的動(dòng)態(tài)更新[3]。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)要針對(duì)當(dāng)前檔案管理工作中存在的各種問(wèn)題積極采取措施，加快檔案管理與開(kāi)發(fā)工作的信息化建設(shè)，從而為企業(yè)的發(fā)展提供更加有力的支持和保障。

參考文獻(xiàn)

[1]伍偉聰.企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化及開(kāi)發(fā)利用研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（17）：160-161.

[2]關(guān)麗輝.企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化及開(kāi)發(fā)利用[J].科技致富向?qū)В?013（35）：43-43.

[3]盧燕妮.檔案信息化管理的創(chuàng)新思路和方法[J].新材料新裝飾，2014，（4）：132.