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        淺談事業(yè)單位檔案管理開展創(chuàng)新服務(wù)的措施

        2019-11-11 12:15:48王忠
        卷宗 2019年30期
        關(guān)鍵詞:創(chuàng)新服務(wù)素質(zhì)檔案管理

        王忠

        摘 要:檔案管理現(xiàn)如今作為事業(yè)單位的核心,對檔案的科學(xué)化管理,直接影響到事業(yè)單位運轉(zhuǎn)的高效性。隨著地勘行業(yè)市場不斷加深,涉及的范圍越來越廣,對檔案管理工作提出了更高的要求。因此,提高檔案管理人員的綜合素質(zhì),開展創(chuàng)新服務(wù)是檔案工作急亟解決的問題。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;創(chuàng)新服務(wù);素質(zhì)

        創(chuàng)新是一個國家與民族進步的靈魂,也是一個單位興旺發(fā)達的不竭動力。事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新服務(wù),主要是為領(lǐng)導(dǎo)和檔案利用者服務(wù)過程中應(yīng)用新思想和新技術(shù)改善和變革現(xiàn)有服務(wù)模式和服務(wù)項目,提高優(yōu)質(zhì)服務(wù),擴大服務(wù)范圍,為領(lǐng)導(dǎo)和檔案利用者提供準(zhǔn)確、及時、完整的信息。將個性化服務(wù),作為事業(yè)單位檔案管理服務(wù)的切入點,利用館(室)之間的交流與合作,在新形勢下,提高檔案管理人員的素質(zhì),探索各種創(chuàng)新服務(wù)。

        1 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

        事業(yè)單位檔案管理人員,大多數(shù)是沒有經(jīng)過檔案管理方面的培訓(xùn),缺乏檔案管理專業(yè)知識,學(xué)歷偏低,半路出家的占相當(dāng)大的比例,而且年齡偏大,知識老化,技術(shù)單一,有的是顧關(guān)系的外行人被安排在檔案館(室),這對檔案管理創(chuàng)新服務(wù)存在著嚴(yán)重的影響。單位領(lǐng)導(dǎo)不重視,使高素質(zhì)復(fù)合型人才的業(yè)務(wù)人員難以留任,相當(dāng)部分檔案管理人員只熟悉傳統(tǒng)檔案資料的處理和加工,面對現(xiàn)代化信息技術(shù),卻束手無策,精通一門外語和計算機專業(yè)技術(shù)的管理人員更是鳳毛麟角,這種管理制度不能適應(yīng)現(xiàn)在檔案管理發(fā)展的需要,只有增加以人為本,繼續(xù)創(chuàng)新的科學(xué)理念,才能開展檔案管理創(chuàng)新服務(wù)。

        1.1 創(chuàng)新意識和檔案意識淡薄

        創(chuàng)新意識就是推崇創(chuàng)新,追求新知,以新為榮的觀念和意識。創(chuàng)新個體只要有創(chuàng)新意識,才能敢于探索解決問題的新方法、新思路,才能敢于思考問題,進而提出創(chuàng)新見解。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,使檔案的內(nèi)容、形態(tài)、利用方式和服務(wù)技術(shù)等方面都發(fā)生了深刻的變化,以電子計算機為核心的各種現(xiàn)代化為技術(shù)設(shè)備,通過準(zhǔn)確的處理各種信息,提高辦公效率,為檔案的收集、存貯、使用,提供了有效的手段。如今事業(yè)單位檔案管理人員仍然是沿用老舊辦法,在收集信息和鑒別等,對檔案工作機制、管理、服務(wù)等方面缺乏創(chuàng)新服務(wù);計算機的運用,使檔案管理軟件缺乏統(tǒng)一性,規(guī)格各異,不能互用,制約了檔案信息電子化的發(fā)展;單位領(lǐng)導(dǎo)由于檔案意識淡薄,對檔案的長遠 展缺乏資金投入;對檔案管理人員重視不夠,致使檔案管理人員知識老化,對紛繁復(fù)雜的檔案信息處理,不能做出迅速的鑒定,對有價值的檔案無法加工、開發(fā),快傳輸,影響了檔案信息的充分利用。

        1.2 缺乏創(chuàng)新技能

        創(chuàng)新技能是反映創(chuàng)新主體行為技巧的能力,是在思維的指導(dǎo)下和約束下形成的,屬于創(chuàng)新活動的工作機制。由于歷史原因,檔案管理人員業(yè)務(wù)技能和基礎(chǔ)知識,參差不齊,案卷質(zhì)量不高,特別各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強,檔案設(shè)備自動化工作沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。由于機制、經(jīng)費、人員、設(shè)備的限制,服務(wù)工作存在著局限性,束縛了檔案管理人員的創(chuàng)新能力。

        1.3 檔案專業(yè)人才匱乏年齡偏大

        合格的檔案管理人員應(yīng)具備一定的基礎(chǔ)知識和基本素質(zhì),更要具備一定的業(yè)務(wù)能力,以保證檔案管理水平的提高。大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理人員都“轉(zhuǎn)業(yè)”過來的,在某些方面有專長,但是,在另一方面卻是外行。而且,年齡不是偏大就是偏小,很難適用新的技術(shù)變革。年青的檔案管理人員總是認(rèn)為檔案工作沒有什么出息,職業(yè)道德淡薄,奉獻精神欠缺,使檔案管理隊伍極不穩(wěn)定,阻礙了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

        2 開展個性化的檔案服務(wù)

        個性化服務(wù)就是按照檔案利用者的需求,提供特定服務(wù)。事業(yè)單位檔案管理人員的個性化服務(wù)對象,是單位的決策者和檔案的利用者。檔案管理人員通過科學(xué)的、快速的、準(zhǔn)確的提供檔案信息,才能為檔案利用者提供高質(zhì)量的個性化服務(wù)。

        2.1 通過現(xiàn)代化技術(shù)提供個性化服務(wù)

        檔案信息是一種無形資產(chǎn),也是社會的寶貴財富。隨著現(xiàn)代化社會的發(fā)展,檔案的信息數(shù)量,逐漸龐大,類型多,不規(guī)范,就需要檔案管理人員通過現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)備,迅速的、準(zhǔn)確的處理各種信息,滿足檔案利用的需求。

        2.2 為管理層提供及時、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)

        事業(yè)單位管理層,對政策、法律、法規(guī)等非常的關(guān)注。因為,本單位的日常工作的記錄和內(nèi)容的工作文件,是法律部門調(diào)查取證的重要的法律文書,所以,檔案管理人員收集的各種信息,結(jié)合本單位的具體情況,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確的、科學(xué)的信息服務(wù)。

        2.3 為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)氛圍

        事業(yè)單位的檔案館(室)環(huán)境參差不齊,環(huán)境的好壞,就能反映出單位領(lǐng)導(dǎo)重視的程度。一個舒適安靜的查閱環(huán)境,包括燈光、色彩、光色、冷暖等都要滿足檔案利用者的心理和生理的需要。從審美感出發(fā)營造一個安靜、典雅、寬松、舒適的整體環(huán)境,使檔案利用者能全方位的感受到環(huán)境與人的親和力,使檔案利用者有種賓至如歸的輕松感覺。同時,也提高了單位的整體形象。

        3 為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的措施

        檔案管理工作要遵循集中統(tǒng)一管理檔案,維護檔案的完整與安全,便于利用的原則。它是事業(yè)單位管理的重要組成部分,是單位管理儲備的一種形式和重要信息資源。優(yōu)質(zhì)的服務(wù)就是尋找創(chuàng)新服務(wù)的增長點,對具有保存價值的文字、圖表、軟盤、聲像等各種形式的文獻資料進行收集、開發(fā)、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等。為檔案利用者提供高水平、深層次的服務(wù)。

        3.1 樹立服務(wù)意識

        檔案管理工作是一項管理性、服務(wù)性、政治性很強的工作。它的價值就在于為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù),為單位工作執(zhí)行提供及時準(zhǔn)確的服務(wù),檔案管理人員要在思想上強化,“以人為本”的管理思想和服務(wù)理念,完善服務(wù)方法,提高服務(wù)質(zhì)量,既要堅持原則,又要主動、熱情、及時、準(zhǔn)確、全面、周到地為檔案利用者提供服務(wù)。為此,才能提高檔案利用的滿意度和工作效率。

        3.2 樹立愛崗敬業(yè)的事業(yè)心

        合格的檔案管理人員,要樹立強烈的事業(yè)心和責(zé)任感,具備愛崗敬業(yè),忠于職守,愿為檔案事業(yè)貢獻一切力量的無名英雄。對自己從事的工作有執(zhí)著追求,在遇到各種困難的時候,始終以旺盛的精力投入到工作之中。

        3.3 遵守職業(yè)道德和法律意識

        檔案工作面廣、量大、繁雜辛苦、專業(yè)性很強,如果粗心大意,出現(xiàn)差錯就給檔案工作帶來許多困難,所以,要精益求精,嚴(yán)謹(jǐn)無誤。更要依法管檔,依法用檔,維護檔案的完整與安全,認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》,建立檔案管理各項規(guī)章制度并認(rèn)真執(zhí)行。做好保密工作,確保不丟失,不泄密,不任意篡改和歪曲檔案的原貌,把維護檔案的真實性落到實處,做到有章可循,有法可依。

        3.4 要具備各方面的協(xié)調(diào)能力和寫作能力

        檔案工作是一項綜合性工作,沒有領(lǐng)導(dǎo)的重視和各部門的支持很難取得成績。檔案管理人員協(xié)調(diào)能力的發(fā)揮與檔案的齊全完整聯(lián)系在一起。因此,協(xié)調(diào)能力尤為重要。同時要具備扎實的語言基礎(chǔ)和文字表達能力,只有具備較高的文字編寫和較強的文字概括能力,才能做好檔案工作。

        3.5 加強培訓(xùn)力度,掌握新技術(shù)

        檔案管理人員要有扎扎實實的業(yè)務(wù)功底,又要有較強的管理能力和服務(wù)意識,敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn),打破傳統(tǒng)條條框框的管理模式,掌握計算機現(xiàn)代化技術(shù)和新技能,從而更加迅速準(zhǔn)確的完成檔案信息的收集、加工、傳遞處理、檢查貯存等過程,實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,自動化,培訓(xùn)和學(xué)習(xí)是提升檔案管理人員素質(zhì)的直接途徑。促進培訓(xùn)的經(jīng)?;?、制度化,采取走出去,請進來,短期與長期培訓(xùn)相結(jié)合的館際之間的交流活動方式,促進檔案管理水平的整體提高。

        3.6 引入內(nèi)部競爭機制,提高檔案管理人員的待遇

        事業(yè)單位要建立良好的績效考核制度,并與職位晉升,待遇提高等方面相結(jié)合。將考核的結(jié)果及時的反饋,進行充分的溝通,使檔案管理人員認(rèn)識到自己的不足。同時,要獎罰分明,對于玩忽職守,造成重大損失的應(yīng)給予黨紀(jì)、政紀(jì)、法紀(jì)的處分。對于優(yōu)秀的管理人員給予優(yōu)先晉職、晉級、進修學(xué)習(xí)的機會,做好“事業(yè)留人,感情留人,待遇留人”,確保檔案隊伍的穩(wěn)定,促進檔案隊伍年輕化,知識化,專業(yè)化。

        綜上所述,檔案管理現(xiàn)代化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢,也是社會高速發(fā)展的必然結(jié)果。提高檔案管理人員的綜合素質(zhì),是創(chuàng)新服務(wù)的必要條件,只有全面的提高業(yè)務(wù)能力,更新知識面,掌握現(xiàn)代化技術(shù),才能促進檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

        參考文獻

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        [3]關(guān)磊,劉海燕.談新時期檔案管理人員素質(zhì)的提高[J].理論觀察,2016.3

        [4]惠升.著力培養(yǎng)大學(xué)生創(chuàng)新能力[J].榆林學(xué)院學(xué)報,2008.18(1):90-93.

        [5]徐靜澤,趙偉英.小議加強檔案工作規(guī)范化管理的幾點措施[J].民營科技,2010.(04):81.

        [6]陳麗鸚.檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)問題及對策[J].蘭臺內(nèi)外,2014.(1):74.

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