李開勛

【摘要】加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理是目前最為重要的議題之一，已經(jīng)引起社會(huì)各階層人士的重視。本文以電子檔案的管理為主要內(nèi)容進(jìn)行分析研究，并給出建議。

【關(guān)鍵詞】電子檔案;管理檔案;檔案管理措施

不同的領(lǐng)域內(nèi)，會(huì)產(chǎn)生不同的信息數(shù)據(jù)，存儲(chǔ)于電子檔案中，現(xiàn)如今電子檔案已經(jīng)逐漸替代紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)應(yīng)用模式。在兩相對(duì)比下，電子檔案更具有科學(xué)性、保存方式會(huì)更加完整，能逐漸被人們應(yīng)用。加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理是保護(hù)數(shù)據(jù)資料的重要工作。

一、電子檔案的獨(dú)特性

電子檔案的應(yīng)用在生活中隨處可見，不管是家庭、工作、學(xué)習(xí)都必然存在其中。電子檔案之所以被現(xiàn)代人類所認(rèn)同，是因?yàn)殡娮訖n案擁有獨(dú)特的特性。例如，可以在不同的計(jì)算機(jī)內(nèi)進(jìn)行流轉(zhuǎn)，可以與檔案制作時(shí)期的載體進(jìn)行分離，不拘束于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的郵寄形式。可以確保檔案在流轉(zhuǎn)過程中的絕對(duì)安全，避免數(shù)據(jù)流失。區(qū)別于紙質(zhì)檔案的流轉(zhuǎn)方式，避免中間環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題。另外電子檔案的數(shù)據(jù)內(nèi)容可以進(jìn)行實(shí)時(shí)更改和替換，這樣一來，數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)到另一方時(shí)，如果檔案內(nèi)的數(shù)據(jù)需要更改，可以根據(jù)指定內(nèi)容區(qū)域修改，區(qū)別于紙質(zhì)檔案的必須重新覆蓋，以及數(shù)據(jù)更改不方便的問題。同時(shí)也保證了數(shù)據(jù)的實(shí)效性和精準(zhǔn)性。

電子檔案可以允許錯(cuò)誤操作的發(fā)生，如果電子檔案內(nèi)的數(shù)據(jù)資料因?yàn)槟承┛陀^因素導(dǎo)致錯(cuò)誤性刪除，那么可以根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)在硬盤內(nèi)進(jìn)行復(fù)原恢復(fù)，避免麻煩的加大，區(qū)別于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案如果因?yàn)橐馔獠僮鲗?dǎo)致檔案原件丟失或者毀壞，那么必須耗費(fèi)大量的人力物力資源才可以達(dá)成檔案復(fù)原恢復(fù)，還不能保證恢復(fù)后的檔案完整。電子檔案最為重要的特點(diǎn)是易于保存性，電子檔案的保存方式，要遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過紙質(zhì)檔案保存的方法。電子檔案的保存需要U盤、硬盤、云平臺(tái)等現(xiàn)代化存儲(chǔ)工具作為支撐，相對(duì)于紙質(zhì)檔案的保存環(huán)境來說，操作性降低，但是劣勢是更容易被損壞。不過這一點(diǎn)瑕疵并不能使其應(yīng)用性降低。相對(duì)于紙質(zhì)檔案保存環(huán)境需要的濕度、溫度等條件，電子檔案便利的保存方式引起人們的認(rèn)同。

二、電子檔案數(shù)據(jù)資料的安全性要求

數(shù)據(jù)信息安全是現(xiàn)代人追求的目標(biāo)，在現(xiàn)代生活中，人們保存著各種數(shù)據(jù)，有些不愿意被人知曉的數(shù)據(jù)檔案則需要妥善保管，以保證其不會(huì)丟失和被有心人竊取。

（一）電子檔案的機(jī)密性。電子檔案可以確保數(shù)據(jù)資料的合法使用者任何意圖的流轉(zhuǎn)和更改，在電子檔案的訪問時(shí)，訪問者需要驗(yàn)證身份，才可以進(jìn)行數(shù)據(jù)的訪問。

（二）電子檔案的真實(shí)性。電子檔案內(nèi)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行流轉(zhuǎn)時(shí)，需要核實(shí)檔案來源的合法渠道，避免數(shù)據(jù)的混入。

（三）電子檔案的完整性。數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)和相互間的瀏覽是電子檔案存在的主要作用，關(guān)注電子檔案的相關(guān)人員瀏覽后，發(fā)生的改變和改變的內(nèi)容，要看是否涉及到數(shù)據(jù)的損壞，以保證電子檔案的完整性。

以上三個(gè)條件是檔案管理的重中之重。電子檔案的管理一般都由計(jì)算機(jī)為工具來進(jìn)行操作和部署。檔案管理安全系統(tǒng)必須以涵蓋以上三個(gè)條件為基礎(chǔ)，從而實(shí)現(xiàn)檔案的共享和信息數(shù)據(jù)的公開應(yīng)用。在此期間，檔案管理系統(tǒng)必須保證每個(gè)環(huán)節(jié)都要進(jìn)行安全檢修，發(fā)現(xiàn)并解決安全系統(tǒng)中的漏洞。

三、電子檔案信息管理應(yīng)采取的措施和建議

（一）電子檔案背景信息采集。電子檔案在形成階段，務(wù)必采取相對(duì)應(yīng)的技術(shù)來整合電子文件的背景信息，包括電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、規(guī)格等數(shù)據(jù)，然后進(jìn)行存根，對(duì)該檔子檔案最開始形成的目的和內(nèi)容真實(shí)性及完整性作為此電子檔案后期修改最為有效的依據(jù)。

（二）消息認(rèn)證。電子檔案的存在價(jià)值來源于可以實(shí)時(shí)性修改，在電子檔案管理的內(nèi)容中應(yīng)存在消息提醒的功能。檔案在頻繁流轉(zhuǎn)的過程中，必然存在對(duì)數(shù)據(jù)的更改和修復(fù)，所以每個(gè)檔案必須要有相應(yīng)人員修改信息，包括修改時(shí)間、修改內(nèi)容、修改后歸檔日期等等。以確保數(shù)據(jù)一旦出現(xiàn)意外損壞或者丟失，在短時(shí)間內(nèi)找到問題出現(xiàn)的環(huán)節(jié)時(shí)間和環(huán)節(jié)人員。

（三）身份驗(yàn)證。給每一個(gè)能訪問檔案的人員設(shè)置一個(gè)專屬的身份代碼，代碼的形式可以是人臉、指紋、數(shù)字，字母等方式存在。并且代碼只能由檔案管理安全系統(tǒng)作為發(fā)放，檔案管理安全系統(tǒng)的外部編程中必須擁有這個(gè)程序。這是一種必要的防犯非法人員入侵的重要措施。

（四）防寫措施。在一些重要的基礎(chǔ)文件中，是不允許進(jìn)行更改和刪除的，于是很多安全系統(tǒng)中默認(rèn)出現(xiàn)了檔案的“只讀”狀態(tài)，這種措施是根本源頭上的防范措施，數(shù)據(jù)無法進(jìn)行變動(dòng)就是對(duì)數(shù)據(jù)最好的保護(hù)。

四、結(jié)束語

社會(huì)的發(fā)展對(duì)科技起到了支撐的作用，而科技的發(fā)展對(duì)檔案管理起到了絕對(duì)性的保障，著手于電子檔案管理是現(xiàn)代社會(huì)的必須要求。如今，數(shù)據(jù)決定著人們的衣食住行，決定著人們的生活質(zhì)量。所以重視電子檔案的管理工作必須提上日程。以絕對(duì)科學(xué)，有效的方法，針對(duì)電子檔案管理中存在的問題，以客觀、有效的方式妥善解決，是當(dāng)前人們面對(duì)電子檔案管理的重要態(tài)度，如基于此態(tài)度，在今后人們的生活工作中，電子檔案管理必將產(chǎn)生巨大的作用。

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