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        淺談醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理的缺陷及對策

        2019-11-11 12:18:11丁嘉穎
        卷宗 2019年29期
        關(guān)鍵詞:缺陷醫(yī)院對策

        丁嘉穎

        摘 要:醫(yī)院的工作比較復(fù)雜,為處理好各項工作,就需要加強醫(yī)院辦公室文書和文書檔案管理工作。醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理事項較多,與醫(yī)院的發(fā)展密切相關(guān),因此,需結(jié)合醫(yī)院的實際情況開展辦公室文書與文書檔案管理,積極解決現(xiàn)階段存在的問題,制定有效的改進對策。

        關(guān)鍵詞:醫(yī)院;辦公室文書;文書檔案管理;缺陷;對策

        醫(yī)院在不斷發(fā)展的過程中,其工作日益復(fù)雜,人們對于醫(yī)院的服務(wù)要求越來越高,這就需要加強辦公室文書和文書檔案管理。辦公室文書工作隸屬于醫(yī)院內(nèi)部管理工作范疇,文書檔案包含醫(yī)院的各項信息,加強辦公室文書與文書檔案管理可以保證檔案信息完整、真實,具有可參考價值。為促進醫(yī)院實現(xiàn)更好的發(fā)展,就要改進辦公室文書和文書檔案中存在的問題,為醫(yī)院的發(fā)展提供全套資料,提高醫(yī)院的運營水平。

        1 醫(yī)院辦公室文書和文書檔案管理工作的特點

        文書檔案主要是記錄醫(yī)院運營過程中發(fā)生的一系列過程和事情,包括物品的保存和重要的檔案。要加強對各項信息、資料的存儲,根據(jù)資料的類型實現(xiàn)分類歸檔和存儲。對信息進行有效的采集和管理,形成目錄,方可實現(xiàn)科學有效的儲存。文書檔案包含的信息眾多,這是由于醫(yī)院自身的性質(zhì)決定的。醫(yī)院的部門眾多,工作復(fù)雜,由此就會產(chǎn)生大量的信息,需要將這些信息進行采集,歸納,形成類型多樣的檔案。在文書檔案中,常見的類型有科技檔案、行政檔案、財務(wù)檔案等。檔案載體也不限于紙質(zhì)文件,還有圖片、視頻、音頻等多種形式。

        2 醫(yī)院辦公室文書和文書檔案管理工作存在的不足

        1)管理體制不夠完善。許多醫(yī)院缺乏完善的文書檔案工作體制,這就使得許多工作不能規(guī)范進行操作,缺乏完善的依據(jù)。各類文書資料的管理本身就需要耗費許多時間,其內(nèi)容大多比較專業(yè),這就需要加強對文書資料的采集、歸納和分類。因此,實現(xiàn)上述環(huán)節(jié)的關(guān)鍵之處就在于建立完善的體制,設(shè)置相應(yīng)的標準,使文書資料得到順利采納和正確分類。

        2)不重視檔案管理。許多醫(yī)院人員將注意力放在提高自身業(yè)務(wù)能力上,對檔案管理工作比較忽視。目前,各大醫(yī)院面臨的競爭日益激烈,文書檔案管理工作就會被擱置在相對不重要的位置上。這樣就會導(dǎo)致文書檔案的內(nèi)容缺乏一定的技術(shù)性,雖然內(nèi)容眾多,但實用性不強,可利用價值較低,不能協(xié)助醫(yī)院做出正確的決策。在長期得不到重視的情況下,檔案資料會有丟失、保管混亂的問題。醫(yī)院文書資料管理的職責不夠明確,管理不到位,許多文書資料和病歷資料混合,影響醫(yī)院檔案管理整體水平。

        3)管理人員素質(zhì)有待提升。從事辦公室文書和文書檔案管理的人員大部分并不是科班出身,而且多數(shù)是以兼職開展管理。這些人員缺乏專業(yè)的文書管理知識和經(jīng)驗,在進行文書資料管理時不一定能保證檔案嚴格按照相關(guān)標準得到管理與使用。

        3 辦公室文書與文書檔案管理的改進對策

        1)完善辦公室文書檔案管理制度。為提高醫(yī)院辦公室文書檔案管理水平,就要保證管理工作規(guī)范操作,制定嚴格的管理制度,優(yōu)化檔案管理流程。進行檔案錄入時,要嚴格按照制度進行操作;保證醫(yī)療檔案的專業(yè)性和實效性,避免出現(xiàn)問題。進行檔案收集和整理時,需制定與檔案資料相關(guān)的審核制度,保證檔案資料內(nèi)容的專業(yè)性和真實性,提高檔案內(nèi)容的參考價值。進行答案借閱時,必須要辦理手續(xù),遵循檔案借閱的各項要求,借閱完畢后要及時歸還,使檔案更加安全可靠。

        2)充分重視辦公室文書檔案管理。要充分重視辦公室文書檔案管理工作,這樣才能將各種重要的資料進行有效的保管和利用,有利于實現(xiàn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要重視文書檔案管理工作,加大投入力度,完善相關(guān)配套設(shè)施。將陳舊的設(shè)備替換掉,購置新的設(shè)備,使檔案管理工作與時俱進,保障檔案資料的安全。領(lǐng)導(dǎo)要組織相關(guān)人員參與到各種學習之中,學習檔案管理的知識,提高辦公室文書檔案管理的意識,提高員工工作的積極性。引進優(yōu)秀的資源,除了要保證有專職人員負責這項工作之外,還要采用現(xiàn)代化管理措施和先進的技術(shù)開展檔案管理,使檔案的利用率得到有效提升。采用電子設(shè)備對文書檔案進行處理,使其形式更加豐富。為避免檔案遭到泄露和丟失,需提高安全管理意識,優(yōu)化檔案管理的環(huán)境。對紙質(zhì)檔案進行保管時,需要保證儲存環(huán)境的濕度和溫度符合要求,減少外界因素對資料造成的損壞,使珍貴的資料得到妥善保管。加強對文書檔案設(shè)施的維護與保養(yǎng),檔案庫房要有良好的防潮效果,避免檔案發(fā)霉變質(zhì)。

        3)提高文書檔案管理技術(shù)水平。為促進醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作得到進一步發(fā)展,先進的技術(shù)不可或缺。新的時代,信息技術(shù)得到飛速發(fā)展,辦公室文書檔案工作也要實現(xiàn)信息化建設(shè),采取信息化管理手段。對于不同載體的檔案資料要采取不同的方法,實現(xiàn)檔案高效、規(guī)范管理。隨著信息技術(shù)應(yīng)用的不斷深入,醫(yī)院檔案開始逐步邁向無紙化方向。信息技術(shù)能夠解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理存在的問題,不僅可以減少檔案被損毀的可能性,還可以提高檔案管理效率,實現(xiàn)對檔案的高效分類管理。在信息技術(shù)的支持下,各項數(shù)據(jù)可以在第一時間內(nèi)得到采集,實現(xiàn)準確的分類和存儲,這樣可以保證信息的時效性。相關(guān)人員可根據(jù)需求進行查閱,非常方便。

        要構(gòu)建先進的檔案管理信息化系統(tǒng),應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)以保證所有檔案在這一平臺上得到存儲,實現(xiàn)資源共享。相關(guān)人員在查閱資料時,可突破時間和空間得出閑置,只需借助網(wǎng)絡(luò)即可實現(xiàn)對資料的查找。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查找不僅麻煩,而且不容易查找,降低工作效率,顯而易見,在信息技術(shù)的支持下,檔案的查找將會變得更加方便快捷。檔案可以以電子存儲在系統(tǒng)之中,一改傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易損毀的問題,有效保證檔案資料的安全。

        在進行文書檔案管理信息化建設(shè)的過程中,檔案的形式主要是以紙質(zhì)檔案和電子檔案為主,這是由于醫(yī)院比較特殊,許多資料依然需要以紙質(zhì)為載體,因此,在開展檔案管理時,除了要引進先進的技術(shù)構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)之外,相關(guān)人員的素質(zhì)也要不斷提升,為珍貴的醫(yī)療檔案提供良好的環(huán)境。

        4)提高管理人員的綜合素質(zhì)。醫(yī)院文書檔案管理工作具有一定的特殊性,需要專業(yè)的人才負責這一工作,提高醫(yī)院文書檔案管理水平,保證各項檔案的安全。在完善相應(yīng)的設(shè)施,引進先進技術(shù)后,還要轉(zhuǎn)變思想觀念,不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì),使其能夠具備專業(yè)的檔案管理知識和豐富的經(jīng)驗,使文書檔案管理工作與時俱進。要提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng),實際能夠?qū)ξ臅鴻n案管理工作充滿責任感,能夠嚴格按照相應(yīng)的要求和標準進行工作,使各項檔案工作高效完成。醫(yī)院要加強對檔案管理人員的培訓(xùn),除了要使其掌握專業(yè)的知識之外,還要了解相應(yīng)的注意事項,掌握多種多樣的管理方法。要提高檔案管理人員的入選門檻,保證相關(guān)人員的學歷和專業(yè)符合要求,從源頭上把控檔案管理人員的素質(zhì)。文書檔案管理人員要掌握先進的計算機技術(shù),能夠熟練使用多種現(xiàn)代信息工具,為文書檔案管理奠定堅實的基礎(chǔ)。管理人員要有良好的信息獲取能力,可以熟練將檔案提供給相關(guān)人員,提高工作效率。

        4 結(jié)束語

        綜上所述,醫(yī)院辦公室文書和文書檔案管理工作十分復(fù)雜,需要領(lǐng)導(dǎo)予以高度重視,加強對先進技術(shù)和設(shè)備的引進,提高檔案管理人員的綜合素質(zhì),這樣才能保證文書檔案資料為醫(yī)院的相關(guān)決策提供有效的參考,保證醫(yī)院各項工作順利進行,推動醫(yī)院全面發(fā)展。

        參考文獻

        [1]武潔.醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理的缺陷及對策研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(04):126.

        [2]王艷.淺議婦幼保健文書檔案管理工作的缺陷及改進對策[J].大家健康(學術(shù)版),2015,9(10):172-173.

        [3]李文姝.辦公室文書檔案管理的缺陷及對策研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(08):69.

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