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        醫(yī)院規(guī)范化管理電子檔案的方法淺析

        2019-11-11 12:15:48王艷
        卷宗 2019年30期
        關(guān)鍵詞:規(guī)范化管理電子檔案

        王艷

        摘 要:應(yīng)用規(guī)范化電子檔案管理,可以顯著提高醫(yī)院信息化建設(shè)的實際水平,提高醫(yī)院對于信息存儲、檢索、傳遞的效率,為患者提供有效診療?;诖耍疚闹饕治鰬?yīng)用規(guī)范化電子管理,對于醫(yī)院現(xiàn)代信息管理的意義,并探討醫(yī)院電子檔案管理當中存在的一些問題,針對這些問題,探討有效解決對策。

        關(guān)鍵詞:醫(yī)院現(xiàn)代化;電子檔案;規(guī)范化管理

        醫(yī)院的信息化管理已經(jīng)成為醫(yī)院現(xiàn)代化管理的主要方向之一,如何對各種有效的文字、語音、圖片、影像、視頻等動態(tài)文件,進行有效管理,是提高醫(yī)院現(xiàn)代化管理水平的關(guān)鍵問題之一。通過電子檔案,不僅可以顯著節(jié)約醫(yī)院管理的時間,還可以提高信息存儲以及檢索的效率,方便各種檔案的查、借、閱。

        1 醫(yī)院規(guī)范化管理電子檔案的作用

        1)醫(yī)院每天處理到的檔案信息是海量的,包含病人的診斷信息、醫(yī)生的個人檔案信息,以及相關(guān)的文件資料等等,這些檔案通常以光盤、磁盤作為載體,記錄在醫(yī)院的電子管理檔案庫當中。既可以解決了傳統(tǒng)人工抄錄存在的字跡不工整,信息丟失以及信息錯漏的問題,還可以進行跨時空的資源傳輸以及共享,使得醫(yī)院的信息管理更加便捷。

        2)進行現(xiàn)代化電子檔案管理,可以顯著縮短醫(yī)院信息查詢的時間。節(jié)省傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管所占用的空間,方便信息管理的有效性,避免檔案管理受到濕氣浸染、蟲蛀等等,還可以顯著降低紙質(zhì)的使用節(jié)能環(huán)保。

        3)規(guī)范化電子檔案管理可以提高整個檔案管理流程的規(guī)范性,促進醫(yī)院現(xiàn)代化的制度建設(shè),拓展辦公自動化軟件的應(yīng)用范圍,顯著提高信息傳輸?shù)陌踩?,方便人與人之間、人與單位之間,進行省時省力的安全信息傳輸,避免檔案傳輸過程當中,出現(xiàn)延遲和丟失現(xiàn)象。

        2 現(xiàn)在檔案管理過程當中存在的問題

        雖然應(yīng)用電子檔案進行相關(guān)信息管理具有諸多優(yōu)勢,但是仍然有一些醫(yī)院在檔案管理過程當中存在軟件應(yīng)用水平不高、密鑰丟失、管理人員信息化管理水平較差的問題,主要可以分為以下幾個類別:

        1)一些醫(yī)院對于電子檔案信息化管理及安全管理方面不夠重視,導(dǎo)致醫(yī)院的電子檔案存檔格式不規(guī)范、信息載體的可轉(zhuǎn)換性不強。信息存檔之后,很可能受到黑客入侵,導(dǎo)致丟失損毀甚至被更改,這也就會造成整個通信系統(tǒng)受到嚴重損害。

        2)電子檔案自身也具有一定的管理缺陷,由于整個信息的刪改可能會存在無痕現(xiàn)象,如果一些管理人員未經(jīng)相應(yīng)的操作批準,就進行了相關(guān)的軟件操作,使得原始的記錄丟失,也會影響醫(yī)院檔案管理的有效性。

        3)信息收集不全面。一些醫(yī)院在電子檔案資料收集管理的過程當中,只局限于行政文件、病人病歷等等,而忽視了醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療過程當中形成的各種有價值的學(xué)術(shù)文件、研究文件、教學(xué)視頻等等。

        4)電子檔案相關(guān)管理人員缺乏規(guī)范性管理能力。一些電子檔案的相關(guān)醫(yī)院管理人員,缺乏現(xiàn)代化管理意識,在進行檔案存稿的過程當中,沒有對存稿的規(guī)范性校正性進行相關(guān)錄入,例如有一些醫(yī)院草稿與印稿之間沒有區(qū)別、正本和副本之間沒有區(qū)別、文件與檔案之間也沒有清晰的劃定,導(dǎo)致文件的整體改動比較頻繁,查找過程耗費的時間長,相關(guān)的醫(yī)院并沒有對管理人員進行專業(yè)化的技術(shù)培訓(xùn),導(dǎo)致整個電子檔案管理在排版上、信息安全上、專業(yè)病毒防治上,都缺乏相應(yīng)的專業(yè)化技術(shù)水平[1]。

        3 提高電子檔案規(guī)范化管理程度的對策

        我國醫(yī)院在現(xiàn)代化電子檔案規(guī)范管理當中,雖然起步較晚,但是近些年來由于電子通信技術(shù)信息技術(shù),以及智能化技術(shù)發(fā)展迅速,很多醫(yī)院都高度重視信息化管理的相關(guān)建設(shè),促進了電子檔案管理的水平。在未來,醫(yī)院可以采取信息系統(tǒng)建設(shè)、電子病歷檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、并應(yīng)用辦公窒統(tǒng)系統(tǒng)化集成,等玩法,顯著提高規(guī)范化電子檔案管理實際水平。

        3.1 注重信息安全管理

        醫(yī)院要不斷提高文件保管的現(xiàn)代化程度,為文件創(chuàng)造一個良好的電子保管環(huán)境,例如增設(shè)避光室等等,對于一些磁光介質(zhì)的文件檔案進行相關(guān)管理,并且要控制好整個保存環(huán)境當中的空氣,避免灰塵進入或者機械磨損,造成電子文件的嚴重受損。

        3.2 嚴格執(zhí)行文件檔案管理制度

        醫(yī)院針對電子檔案的管理辦法,要建立完善科學(xué)系統(tǒng)的電子文件管理制度,針對目前收集到的各項信息,對文件的制作形成、收集、積累、鑒定、審查、記錄進行分管,從而全面提高整個電子管理的規(guī)范程度。

        在進行電子檔案管理過程當中,也需要配合紙質(zhì)媒介作為補充,避免違規(guī)刪改等現(xiàn)象,造成文字缺失。但是這種管理辦法主要是針對一些關(guān)鍵文件,要與紙質(zhì)檔案接力相對應(yīng)的查找系統(tǒng)對電子的安進行歸類,詳細規(guī)定每一個文件所屬的名稱、主題詞、關(guān)鍵詞和邏輯結(jié)構(gòu)詞,以為后續(xù)的文件查找和文件補充提供便利。

        3.3 明確歸檔范圍以及歸檔方法

        醫(yī)院要想提高電子檔案管理的資料,收集全面性,就要對于電子文件類型進行系統(tǒng)管理,對紙質(zhì)磁性載體照片等相關(guān)文件進行系統(tǒng)分類。并針對不同檔案資料的實際創(chuàng)建、修改日期進行相關(guān)針對性操作。

        工作人員要按照系統(tǒng)文件當中的指示,對于電子文書、電子圖像、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、數(shù)據(jù)文件、程序文件,進行分門別類的保管,并存儲在對應(yīng)的系統(tǒng)硬盤當中,通過數(shù)碼相機掃描儀、打印機、聲音處理器、視頻整合編輯器等相關(guān)軟件,對于不同文件信息的版本信息進行整合管理。

        3.4 強化網(wǎng)絡(luò)化管理在電子檔案分類中的應(yīng)用

        1)檔案管理室的相關(guān)管理人員要針對不同科室的實際工作情況,建立起分工明確指令系統(tǒng)的嚴格管理制度,按照集中管理辦法,由檔案是統(tǒng)籌整個管理工作,下設(shè)分管領(lǐng)導(dǎo)以及分管副院長,做到層層負責(zé),層層把關(guān)[2]。

        2)通過整個醫(yī)院相關(guān)協(xié)調(diào)機制的互相配合,將檔案規(guī)范化管理延伸到各個病區(qū)的分管當中,提高信息收集的便利程度以及全面性,結(jié)合相關(guān)規(guī)范性管理文件,使得整個規(guī)范化管理有章可循、有據(jù)可查。

        3)設(shè)立雙套拷貝機制。醫(yī)院電子檔案的管理要設(shè)立兩套機制,一套用于封存,一套用于借閱。這種雙套管理機制,可以方便醫(yī)生對于重大信息進行查詢,詳細了解醫(yī)院的各種行政管理制度以及電子文件。同時,還可以避免文件在借閱出去之后出現(xiàn)刪改、存儲格式錯誤,影響文件的完整性再進行借閱。歸檔過程當中,要對文件的輔助認證工作進行通盤管理,盡可能選擇存儲質(zhì)量好、存儲路徑佳的相關(guān)存儲方式,進行數(shù)字化分析。

        4 結(jié)論

        綜上所述,醫(yī)院電子文件檔案的現(xiàn)代化管理,是一項系統(tǒng)性工作,要從規(guī)范化角度入手,不斷提高電子檔案載體的安全性,加強辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)。從本文分析可知,研究醫(yī)院規(guī)范化電子檔案管理,有利于提高醫(yī)院的現(xiàn)代化管理水平,為信息查找創(chuàng)造便利。因而,我們要適應(yīng)信息高速發(fā)展時代,進行電子化以及自動化管理。

        參考文獻

        [1]吳迪.醫(yī)院高值醫(yī)用耗材在醫(yī)保管理中存在的主要問題及規(guī)范化管理措施[J].醫(yī)療裝備,2019,32(16):54-55.

        [2]周偉.規(guī)范化護理管理在預(yù)防與控制醫(yī)院感染中的應(yīng)用效果評價[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘,2019(70):246+278.

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