郭芳

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院文書;檔案管理;辦公自動(dòng)化

一、實(shí)現(xiàn)文書管理自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)

（一）有利于辦公效率的提高

應(yīng)用自動(dòng)化管理可以使很多問題獲得解決，相關(guān)的工作人員可以將平常零碎的時(shí)間利用起來作為整理立卷所用，將原本集中化的工作量分散，避免文書材料的堆積，促進(jìn)辦公效率的提升。

（二）有助于文件資料的再使用

由于人工操作，在執(zhí)行管理過程中，難免會(huì)因失誤造成疏漏的出現(xiàn)，但采取自動(dòng)化辦公后，日常的整理以及資料的查找便可以依靠計(jì)算機(jī)自身強(qiáng)大的記憶功能進(jìn)行信息的提取、保存、分類以及保管。

（三）便于資源的共享以及使用穩(wěn)定性的提高

醫(yī)院的文書材料可分為會(huì)計(jì)、病例、科技、音像以及人事檔案等多方面的資料，其中的科技資料部分都?xì)w屬于各個(gè)科室與部門自行管理，不利于資源的共享，但實(shí)施自動(dòng)化辦公后，各個(gè)科室可以通過醫(yī)院自建的局域網(wǎng)平臺(tái)了解其他科室的檔案情況，實(shí)現(xiàn)資源的共享，相關(guān)的檔案負(fù)責(zé)人也可在第一時(shí)間掌握其中的工作方向以及工作重點(diǎn)。除此之外，傳統(tǒng)文書的記載即通常以紙質(zhì)為主要載體，其經(jīng)不起時(shí)間以及使用人的長(zhǎng)期損耗，在實(shí)施管理的過程中稍有不慎將會(huì)造成文書資源的嚴(yán)重破損。

二、自動(dòng)化管理可能存在的問題

（一）文件保密性較弱

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料相比，電子材料更容易修改，且在改動(dòng)之后，以往的內(nèi)容將會(huì)被覆蓋，雖然當(dāng)前存在一些先進(jìn)的技術(shù)可以將文件進(jìn)行加密，在一定程度是哪個(gè)可防止文件被篡改，但是并不能確保其安全性。紙質(zhì)文件可以通過筆跡進(jìn)行文字的識(shí)別，但是電子文件卻不便簽名請(qǐng)確認(rèn)，難以保障文件資料的原始性，還存在被黑客盜用的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）缺乏規(guī)范化要求

實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化之后，文檔的管理則較難實(shí)現(xiàn)該規(guī)范化管理，由于用用軟件種類繁多，造成系統(tǒng)運(yùn)行緩慢，而現(xiàn)階段的系統(tǒng)優(yōu)化水平并沒有使得智能化的優(yōu)勢(shì)得到充分的發(fā)揮;另外當(dāng)前對(duì)文書資料的檢索簡(jiǎn)便度也是也是一個(gè)重要的問題，雖然當(dāng)前的檢索方式有人工檢索以及電子檢索，但醫(yī)院現(xiàn)階段還是以人工檢索為主，效率較為低下。

（三）管理負(fù)責(zé)人需要高素質(zhì)

辦公自動(dòng)化的文書管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理不同，因?yàn)槠湓O(shè)計(jì)到利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的錄入以及保存，這就要求管理負(fù)責(zé)人不僅需要懂得紙質(zhì)管理的大部分技巧，也需要對(duì)計(jì)算機(jī)操作熟悉方可完成該項(xiàng)工作，但縱觀當(dāng)前醫(yī)院的重點(diǎn)關(guān)注方向都是關(guān)于醫(yī)療技術(shù)的研究以及醫(yī)療技能的提升，忽視對(duì)檔案管理者的培訓(xùn)，負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作的人員的專業(yè)素質(zhì)與學(xué)歷有限，因此，即使院方引進(jìn)自動(dòng)化系統(tǒng)也難以將其真正投入使用。

三、實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的策略

（一）開發(fā)電子文書檔案管理系統(tǒng)

若要順利開發(fā)電子文書管理系統(tǒng)就要充分將醫(yī)院的實(shí)際情況納入考慮范圍，盡快將紙質(zhì)的文書材料轉(zhuǎn)化成為電子文檔。為確保該項(xiàng)目的穩(wěn)步推進(jìn)，應(yīng)根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況而制定分時(shí)期的具體工作安排，其次，在項(xiàng)目正式實(shí)施前，應(yīng)充分將其中出現(xiàn)的安全性問題或其他特殊情況，開發(fā)出一套具有針對(duì)性且功能齊全的電子文書管理信息系統(tǒng)。

（二） 強(qiáng)化信息存放的安全性

電子信息在傳遞的過程中可能存在丟失的可能，為了確保文檔信息的完整性確保其存放的安全，管理負(fù)責(zé)人應(yīng)該對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期的維修與檢查，排除其中的安全隱患， 其次要注意對(duì)相關(guān)重要的信息進(jìn)行備份，其次對(duì)相關(guān)的儀器也要進(jìn)行定時(shí)的清潔與保養(yǎng)，防止因?yàn)閮x器的老化而導(dǎo)致信息的缺失，另外，為了提高安全性，防火墻的設(shè)置以及管理也需要強(qiáng)化，謹(jǐn)防文件遭到泄露。嚴(yán)禁外部人員未經(jīng)批準(zhǔn)擅自下載文件或隨意篡改。

（三）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

其一，全力打造文書檔案管理的硬件環(huán)境，即要加強(qiáng)硬件設(shè)施的投入強(qiáng)度，以便管理人員有足夠的空間去開展管理工作，提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，熟練掌握使用自動(dòng)化設(shè)備與系統(tǒng)的技巧。其二，對(duì)管理人員的培訓(xùn)工作要加強(qiáng)監(jiān)督與實(shí)行，改變其陳舊的管理觀念，貫徹新的管理章法， 培訓(xùn)其專業(yè)技能與技巧，為文書檔案的管理提供強(qiáng)大的軟實(shí)力，拓展知識(shí)面，還要注重理論與實(shí)踐相結(jié)合，在實(shí)踐中鞏固文檔管理知識(shí)，還能提高其對(duì)文檔的采集與管理能力。其三，要系統(tǒng)的并具有針對(duì)性的培養(yǎng)專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)人員，并以系統(tǒng)化的教育模式對(duì)其進(jìn)行思想教育，提高其專業(yè)技術(shù)素養(yǎng)以及專業(yè)精神。

四、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用

（一）信息的采集

電子文書檔案管理系統(tǒng)的順利開發(fā)需要結(jié)合醫(yī)院的整體規(guī)劃，加速完成將紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)化到電子材料的工作，為保證工作的穩(wěn)步推進(jìn)，應(yīng)制定階段性的工作細(xì)分方案采集數(shù)字化德的信息。借助于掃描儀器，全面掃描并識(shí)別文書檔案的原件，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式，然后利用檔案信息系統(tǒng)將其的標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行錄入。

（二） 執(zhí)行數(shù)字化的辦公流程

從各個(gè)方面分析并掌握醫(yī)院的業(yè)務(wù)流程，以醫(yī)院的業(yè)務(wù)狀況為出發(fā)點(diǎn)，借助信息技術(shù)規(guī)劃文書文檔，有助于提高檔案的后期處理工作（排序分類、鑒定編目、保管歸檔）的效率。對(duì)管理流程的制定要加強(qiáng)監(jiān)督力度，工作人員的責(zé)任義務(wù)要強(qiáng)化管理效率，避免出現(xiàn)操作失誤而造成檔案管理工作無法順利進(jìn)行的現(xiàn)象出現(xiàn)。另外自動(dòng)的辦公系統(tǒng)要與醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)要協(xié)同工作，確保兼容與對(duì)接的順利進(jìn)行。

（三）實(shí)現(xiàn)信息化的檔案檢索

對(duì)檔案進(jìn)行檢索就是對(duì)其信息化處理與歸檔的具體落實(shí)，此時(shí)則需要較為強(qiáng)硬的檢索平臺(tái)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的快速檢索。還可以借助于網(wǎng)絡(luò)的便利快速性，將檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)的共享。

參考文獻(xiàn)：

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