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        基于微信公眾號的學(xué)籍學(xué)歷注冊與異動管理設(shè)計

        2019-11-11 06:04:29黃卉黃瑞捷
        廣西教育·C版 2019年7期

        黃卉 黃瑞捷

        【摘 要】本文論述基于微信公眾號的學(xué)籍學(xué)歷注冊與異動管理分析與設(shè)計。從學(xué)籍學(xué)歷注冊與異動管理概要出發(fā),提出學(xué)籍學(xué)歷注冊與管理業(yè)務(wù)流程包括學(xué)籍學(xué)歷注冊業(yè)務(wù)流程、學(xué)籍管理業(yè)務(wù)流程;可從學(xué)籍學(xué)歷注冊表結(jié)構(gòu)設(shè)計、學(xué)籍異動管理表結(jié)構(gòu)設(shè)計、審核記錄表結(jié)構(gòu)設(shè)計等方面進(jìn)行學(xué)籍學(xué)歷注冊與管理數(shù)據(jù)存儲設(shè)計;并提出基于微信公眾號的相關(guān)管理,如微信用戶管理、微信用戶角色管理、微信角色功能管理等進(jìn)行集成入口設(shè)計,以有效提升學(xué)院學(xué)籍學(xué)歷注冊與管理的水平。

        【關(guān)鍵詞】微信公眾號 ?學(xué)籍學(xué)歷注冊 ?學(xué)籍管理

        【中圖分類號】G ?【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A

        【文章編號】0450-9889(2019)07C-0124-03

        學(xué)籍管理工作是高校管理工作重要的組成部分,是高校管理水平的重要體現(xiàn),它涵蓋學(xué)生培養(yǎng)全過程,涉及學(xué)生在校期間的學(xué)籍學(xué)歷注冊和轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)等學(xué)籍異動處理,管理工作的好壞直接影響高校的教育教學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)質(zhì)量。本文試探討基于微信公眾號的學(xué)籍學(xué)歷注冊與異動管理的方法,以提高服務(wù)效率,保障學(xué)籍信息準(zhǔn)確、安全、可靠,有效改進(jìn)高校學(xué)籍學(xué)歷注冊與管理的水平。

        一、學(xué)籍學(xué)歷注冊與異動管理概要分析

        學(xué)籍學(xué)歷注冊與異動管理是學(xué)生提交信息后由各個節(jié)點進(jìn)行審核的一項教育管理工作。設(shè)計基于微信的學(xué)籍學(xué)歷注冊與異動管理,其核心主要包含四部分:一是學(xué)籍學(xué)歷注冊與異動管理的流程;二是學(xué)籍學(xué)歷注冊與異動管理的數(shù)據(jù)存儲;三是學(xué)籍學(xué)歷注冊與異動管理的表單設(shè)計;四是學(xué)籍學(xué)歷注冊與異動系統(tǒng)所在的網(wǎng)上辦事大廳與微信公眾平臺的對接。本文主要就業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)存儲和與微信公眾平臺對接三個方面進(jìn)行研究。

        二、學(xué)籍學(xué)歷注冊與管理業(yè)務(wù)流程

        學(xué)籍學(xué)歷注冊與管理主要包含學(xué)籍學(xué)歷注冊和學(xué)生學(xué)籍異動管理兩大功能,學(xué)籍異動管理主要包含轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)班級、退學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)等功能。下面對各子功能的流程進(jìn)行逐一分析。

        (一)學(xué)籍學(xué)歷注冊業(yè)務(wù)流程

        對于學(xué)院統(tǒng)籌而言,學(xué)籍學(xué)歷注冊包括新生學(xué)籍注冊、在校生學(xué)年注冊和學(xué)歷注冊三大注冊。對于學(xué)生而言,學(xué)籍注冊是學(xué)生在每個學(xué)期開學(xué)初要完成的任務(wù),便于學(xué)院管理和統(tǒng)計在校生情況,學(xué)生按時注冊說明該學(xué)生已到校就讀,如果學(xué)生沒有注冊說明該學(xué)生可能出現(xiàn)退學(xué)、休學(xué)等異常情況。

        具體流程為:(1)學(xué)生提交注冊申請;(2)班主任審核,如果學(xué)生填寫不正確,則返回給學(xué)生繼續(xù)填寫,如果學(xué)生填寫正確,已經(jīng)交完學(xué)費,且沒有資助貸款,則直接完成注冊審核;(3)如果學(xué)生未交完學(xué)費且存在資助貸款,則由班級輔導(dǎo)員審核,如果沒有問題,則審核結(jié)束,如果存在問題則返回給班主任(見圖1)。

        流程結(jié)束后,注冊結(jié)果將反饋給教務(wù)處、學(xué)工處、輔導(dǎo)員、班主任和學(xué)生。

        (二)學(xué)籍管理業(yè)務(wù)流程

        學(xué)籍管理主要是學(xué)生在入學(xué)后發(fā)生的休學(xué)、保留學(xué)籍、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)班級、復(fù)學(xué)、退學(xué)等各類事務(wù),其中部分功能的流程相同。

        1.休學(xué)審核、保留學(xué)籍審核、復(fù)學(xué)審核、系內(nèi)轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)班級審核。具體流程為:(1)學(xué)生提出休學(xué)審核、保留學(xué)籍審核、復(fù)學(xué)審核、系內(nèi)轉(zhuǎn)專業(yè)等申請;(2)輔導(dǎo)員對學(xué)生申請進(jìn)行審核,如果正確則提交給系部負(fù)責(zé)人,如果存在問題則退回給學(xué)生;(3)系部負(fù)責(zé)人根據(jù)輔導(dǎo)員提交的結(jié)果進(jìn)行審核,正確則提交給學(xué)籍管理科科長,存在問題則退回給輔導(dǎo)員;(4)教學(xué)與學(xué)籍管理科長根據(jù)系部上交結(jié)果進(jìn)行審核,正確時如果是系內(nèi)轉(zhuǎn)班級此流程結(jié)束,其他流程則提交給分管學(xué)籍的教務(wù)處副處長,如果存在問題則退回給系部負(fù)責(zé)人;(5)分管學(xué)籍教務(wù)處副處長進(jìn)行審核,正確則提交給主管教學(xué)副院長,如果存在問題則退回給教學(xué)與學(xué)籍管理科長;(6)學(xué)分管教學(xué)副院長審核,正確則審核流程結(jié)束,存在問題則退回給分管學(xué)籍的教務(wù)處副處長。

        審核結(jié)束后,學(xué)生打印生成的已審核過的申請表,交到教務(wù)學(xué)籍管理員、學(xué)工處、學(xué)生所在系各1份,學(xué)生自留1份。學(xué)籍管理員進(jìn)行異動登記,并將結(jié)果反饋給學(xué)工處、學(xué)工干事、賬務(wù)處學(xué)費管理員、輔導(dǎo)員、班主任和學(xué)生。

        2.跨系轉(zhuǎn)專業(yè)審核。具體流程為:(1)學(xué)生提出轉(zhuǎn)專業(yè)申請;(2)轉(zhuǎn)出系輔導(dǎo)員對學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)申請進(jìn)行審核,如果正確則提交給轉(zhuǎn)出系負(fù)責(zé)人,如果存在問題則退回給學(xué)生;(3)轉(zhuǎn)出系部負(fù)責(zé)人根據(jù)輔導(dǎo)員提交的結(jié)果進(jìn)行審核,正確則提交給轉(zhuǎn)入系負(fù)責(zé)人,存在問題則退回轉(zhuǎn)出系輔導(dǎo)員;(4)擬轉(zhuǎn)入系部負(fù)責(zé)人根據(jù)轉(zhuǎn)出系負(fù)責(zé)任提交的結(jié)果進(jìn)行審核,正確則提交給擬轉(zhuǎn)入系輔導(dǎo)員,存在問題則退回給轉(zhuǎn)出系負(fù)責(zé)人;(5)擬轉(zhuǎn)入系輔導(dǎo)員進(jìn)行審核,正確則提交給學(xué)籍管理科科長,存在問題則退回給擬轉(zhuǎn)入系負(fù)責(zé)人;(6)教學(xué)與學(xué)籍管理科長根據(jù)系部上交結(jié)果進(jìn)行審核,正確則提交給分管學(xué)籍的教務(wù)處副處長,如果存在問題則退回給系部負(fù)責(zé)人;(7)分管學(xué)籍教務(wù)處副處長進(jìn)行審核,正確則提交給主管教學(xué)副院長,如果存在問題則退回給教學(xué)與學(xué)籍管理科長;(8)學(xué)分管教學(xué)副院長審核,正確則審核流程結(jié)束,存在問題則退回給分管學(xué)籍的教務(wù)處副處長。

        審核完成后,學(xué)生將審批結(jié)果打印,原系部、轉(zhuǎn)入系部、學(xué)籍科、學(xué)生各存檔1份。學(xué)籍管理員將審核結(jié)果反饋給學(xué)工處、賬務(wù)處學(xué)費管理員、原班主任、原輔導(dǎo)員、原學(xué)工干事、擬轉(zhuǎn)入學(xué)工干事、擬轉(zhuǎn)入輔導(dǎo)員、擬轉(zhuǎn)入班主任。

        3.退學(xué)審核。具體流程為:(1)學(xué)工處根據(jù)已具備退學(xué)條件的學(xué)生情況,向?qū)W院提交退學(xué)名單,由學(xué)院組織會議通過后,學(xué)工處將統(tǒng)一下發(fā)退學(xué)文件給各部門,同時給教務(wù)處;(2)教務(wù)處學(xué)籍管理員接到退學(xué)文件后,在系統(tǒng)里面將學(xué)生的狀態(tài)改為退學(xué)。

        系統(tǒng)完成退學(xué)管理后,結(jié)果將反饋給學(xué)工處、賬務(wù)處學(xué)費管理員、學(xué)工干事、輔導(dǎo)員和班主任。

        三、學(xué)籍學(xué)歷注冊與管理數(shù)據(jù)存儲設(shè)計

        這里主要涉及三個表,一是學(xué)籍學(xué)歷注冊信息表,主要是用來保存學(xué)生學(xué)籍學(xué)歷注冊的基本信息;二是學(xué)籍異動管理信息表,主要用來保存學(xué)生異動的基本信息;三是流程節(jié)點存儲表,主要保存各節(jié)點審核結(jié)果信息。

        (一)學(xué)籍學(xué)歷注冊表結(jié)構(gòu)設(shè)計

        學(xué)籍學(xué)歷注冊信息主要包含學(xué)生的基本信息,其中學(xué)號、姓名、性別、身份證號、民族、專業(yè)、班級、學(xué)制、入學(xué)時間、學(xué)期、應(yīng)繳學(xué)費等信息均來自學(xué)籍管理系統(tǒng),個人相片、父母姓名及電話、本人電話、是否單親、是否孤兒、是否建檔立卡戶、是否生源地貸款、是否交完學(xué)費和學(xué)費欠款等信息由學(xué)生本人填寫或勾選。

        (二)學(xué)籍異動管理表結(jié)構(gòu)設(shè)計

        學(xué)籍異動管理信息,學(xué)籍學(xué)歷注冊信息主要包含學(xué)生的基本信息,其中學(xué)號、姓名、性別、身份證號、民族、專業(yè)、班級、學(xué)制、入學(xué)時間等信息均來自于學(xué)籍管理系統(tǒng),異動類別、個人相片、父母身份證復(fù)印件、本人電話、轉(zhuǎn)入系部、轉(zhuǎn)入班級等均由本人填寫或勾選。

        (三)審核記錄表結(jié)構(gòu)設(shè)計

        學(xué)籍在填寫完學(xué)籍學(xué)歷注冊信息后,能夠根據(jù)學(xué)生的班級信息找到對應(yīng)的班主任、輔導(dǎo)員、系部負(fù)責(zé)人等,所以在流程節(jié)點設(shè)計的時候,只需要將崗位分給對應(yīng)的節(jié)點,到節(jié)點后會自動找對應(yīng)的崗位人員進(jìn)行審核。

        四、基于微信公眾號集成入口設(shè)計

        在流程、存儲和表單設(shè)計完成之后,整個系統(tǒng)流程就可以開始運行,但是為了方便用戶進(jìn)行填報與審核,可以采用基于微信公眾號的登陸方式填報與審核。學(xué)生通過移動設(shè)備登陸微信公眾號后,選擇網(wǎng)上辦事大廳,找到對用的學(xué)籍學(xué)歷注冊或?qū)W籍修改功能,就可以進(jìn)行填報;填報完之后提交給角色對那個人員層層審核,審核人員直接通過微信的推動的通知就可以直接在里面進(jìn)行審批,因此無論身在何處,都可以通過移動端進(jìn)行審核,大大提高了工作效率。

        (一)微信用戶管理

        學(xué)院的教師用戶和學(xué)生用戶都是通過批量導(dǎo)入進(jìn)入到系統(tǒng)中,數(shù)據(jù)主要是學(xué)生的姓名、系統(tǒng)帳號、手機(jī)號等信息,這樣教師和學(xué)生就可以關(guān)注公眾號后,不需要注冊就可以使用對應(yīng)的功能。

        (二)微信用戶角色管理

        學(xué)生的角色就是學(xué)生用戶,但是教師會分成不同的角色組,比如有的教師可能具有多種角色,既是班主任,也是系部負(fù)責(zé)任,一個角色有多個用戶,一個用戶可能具有多個角色,所以必須在網(wǎng)上辦事大廳將用戶分配到對應(yīng)的角色當(dāng)中。

        (三)微信角色功能管理

        不同角色用戶所使用的功能不同,通過應(yīng)用管理可以將所有功能及調(diào)用移動端系統(tǒng)的鏈接添加到里面,然后再將各功能分配給獨立用戶或角色。這樣當(dāng)用戶通過微信登陸后,就可以通過所屬角色對應(yīng)到可實用的功能中。

        總之,基于微信公眾號的學(xué)籍學(xué)歷注冊與學(xué)籍管理平臺,極大地方便了教師與學(xué)生在學(xué)籍學(xué)歷注冊與學(xué)籍異動的提交與審核,提高了工作效率,節(jié)省了人力、物力成本,提升了學(xué)院的信息化水平,為其他學(xué)校的學(xué)籍學(xué)歷注冊與異動提供了參考。

        【參考文獻(xiàn)】

        [1]黃卉.改進(jìn)高校學(xué)籍學(xué)歷電子注冊管理的方法研究[J].企業(yè)科技與發(fā)展,2014(12)

        [2]莫洪武.基于微信公眾號的高校教師服務(wù)系統(tǒng)研究與設(shè)計[J].電子測試,2019(6)

        [3]劉一.基于流程再造的高校網(wǎng)上辦事大廳的設(shè)計與實現(xiàn)[D].天津:天津大學(xué),2016

        【作者簡介】黃 卉(1983— ),女,廣西柳州人,廣西農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院信息與機(jī)電工程系教師,研究方向:計算機(jī)科學(xué)與技術(shù);黃瑞捷(1981— ),女,廣西壯族自治區(qū)高校畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心助理研究員,研究方向:高校學(xué)籍學(xué)歷管理,高校畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)和服務(wù)。

        (責(zé)編 何田田)

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