盧道印

慈善檔案管理工作記錄著我國慈善事業(yè)的發(fā)展進程，是做好慈善事業(yè)的重要保證。近年來，在習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想和十九大精神的指導(dǎo)下，慈善事業(yè)蓬勃發(fā)展，已成為我國現(xiàn)代化建設(shè)的重要力量。慈善檔案管理工作是慈善事業(yè)的重要組成部分，是提高慈善工作透明度和社會公信力的重要體現(xiàn)，因此，做好慈善檔案管理工作，勢在必行。

一、慈善檔案管理工作的特點

（一）廣泛性。慈善檔案管理工作點多、面廣、線長。慈善涉及到社會的各個方面和國內(nèi)外的慈善捐贈及救助活動，大到國際的大型活動，小到個人的微型捐贈及救助，每一次慈善活動，都會形成一定的以文字、圖像、視頻、微信公眾號平臺等形式記錄的資料。如慈善救助貧困大學(xué)生、救助特困軍人、癌癥患者藥品捐贈救助、資助貧困敬老院等活動中形成的各類審批材料，審核簽字蓋章后裝訂整理歸檔。這些工作需要慈善檔案工作者付出大量的時間和精力。一次又一次的繁多的慈善活動，也就決定了慈善檔案收集整理工作的量極大，具有艱巨性、復(fù)雜性和多樣性的特點。

（二）完整性。慈善檔案管理工作是一個系統(tǒng)完整的過程，規(guī)范性程度高。如在涉及到貧困學(xué)校、敬老院等建設(shè)性的慈善救助項目中，需要對援建的項目進行調(diào)研、論證，提出項目規(guī)劃方案、驗收評估等。這一系列的工作緊緊相扣，產(chǎn)生一系列的文字、財務(wù)、建設(shè)圖紙等完整性的材料，形成一系列的完整慈善檔案。

（三）長期性。慈善檔案管理工作是見證慈善活動實施情況的第一手資料。如在實施大病救助捐贈藥品醫(yī)療項目時，針對慈善救助對象（如大病患者），需要實施連續(xù)不斷的長期性救助，這樣就能及時掌握救助人員的情況，分析救助人員的救助效果，以便更好地調(diào)整救助人員的方案，使得慈善救助活動取得好的效果。

（四）公開性。陽光操作、公開透明是慈善組織提高社會公信力的重要體現(xiàn)。公信力的好壞，直接影響到慈善組織的捐贈。而慈善檔案的公開展示，能真實反映慈善捐款及救助款的使用去向，向社會和人們遞交一份明白賬，進而得到社會各界的監(jiān)督和支持。

（五）時效性。由于來自國內(nèi)外社會各界、群眾團體、個人的捐款、捐物隨時發(fā)生，尤其遇到突發(fā)事件時就更加緊急、頻繁，慈善檔案管理工作也是現(xiàn)在進行時，是一個動態(tài)的活動，有合理時效性。如果超出合理時效性，就會變得毫無意義。為此，檔案管理工作必須做到及時準(zhǔn)確、合理科學(xué)。

二、慈善檔案管理工作中存在的問題

（一）思想意識淡薄。很多人認(rèn)為，慈善機構(gòu)是社會組織，不像黨政部門、企事業(yè)單位那樣正規(guī)嚴(yán)格，沒有必要整理檔案。有的慈善組織內(nèi)部缺乏專門的慈善檔案管理部門和管理人員，處于一種被動管理的狀態(tài)；有的管理人員認(rèn)識不到位，責(zé)任心不強，沒有形成重視檔案管理工作的氛圍，從而導(dǎo)致慈善檔案管理工作障礙重重，長期處于一種邊緣化的狀態(tài)。

（二）檔案技術(shù)落后。隨著辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用，電子文件應(yīng)運而生，傳統(tǒng)的歸檔方式已不能滿足社會需要。由于沒有充分認(rèn)識到慈善檔案工作在慈善事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和重要意義，財力投入少，檔案設(shè)施比較落后，慈善檔案保管利用質(zhì)量不高，效果不好。

（三）管理制度弱化。有的慈善檔案管理單位缺乏應(yīng)有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)劃，缺乏檔案管理制度、辦法，檔案收集、整理不規(guī)范，裝訂不及時，借閱不歸還，資料時常漏失。

三、加強慈善檔案管理工作的建議

（一）黨建統(tǒng)領(lǐng)，加強慈善檔案隊伍管理。做好新形勢下的慈善檔案管理工作，必須堅持以黨建統(tǒng)領(lǐng)全局的觀念，不斷提高隊伍的整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能，打造一支政治強、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、有良好責(zé)任意識和奉獻精神的慈善檔案人才隊伍。一是結(jié)合“兩學(xué)一做”等黨建學(xué)習(xí)教育，堅持從慈善檔案管理隊伍和服務(wù)保障工作的實際出發(fā)，制定學(xué)習(xí)計劃，完善組織制度，對照標(biāo)準(zhǔn)，查擺問題，落實整改，改進作風(fēng)，著力破難題、補短板，按照“兩結(jié)合、五學(xué)法”的做法，著力推動黨建工作與慈善檔案管理業(yè)務(wù)工作雙向融合、互相促進，逐漸朝著制度化、常態(tài)化和規(guī)范化方向發(fā)展。二是加強領(lǐng)導(dǎo)，健全組織，將慈善檔案管理工作納入重要的工作日程，真正做到認(rèn)識到位、組織到位、措施到位。建立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，形成以分管領(lǐng)導(dǎo)掛帥、主任分管、檔案室具體負(fù)責(zé)、各部門協(xié)助抓的檔案管理層，并把慈善檔案管理工作作為管理的一項重要內(nèi)容列入慈善組織發(fā)展的長遠規(guī)劃、年度計劃，與其他工作同部署、同組織、同考核。三是注重從優(yōu)化慈善檔案管理工作人員的學(xué)歷結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、技術(shù)水平結(jié)構(gòu)入手，積極充實管理能力強、政策水平高、勤勞務(wù)實的優(yōu)秀人才到慈善檔案管理隊伍中，并定期進行檔案業(yè)務(wù)技能、管理理論培訓(xùn)，組織技術(shù)骨干參加進修培訓(xùn)，邀請檔案工作專家進行現(xiàn)場輔導(dǎo)，講授檔案管理基本知識和實施辦法，學(xué)習(xí)《檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，引進國內(nèi)外檔案管理的先進經(jīng)驗，多方式、多渠道提高檔案管理隊伍整體素質(zhì)和工作能力。

（二）健全制度，強化法制化管理?！皼]有規(guī)矩，不成方圓。”為加強慈善檔案管理制度建設(shè)，規(guī)范慈善檔案工作管理，慈善組織要根據(jù)國家《檔案法》及有關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合自身的工作實際，進一步修訂完善《慈善檔案管理員職責(zé)》《慈善檔案查閱利用制度》《慈善檔案接收制度》《慈善檔案保管登記制度》《慈善檔案管理工作程序》《檔案管理目標(biāo)任務(wù)獎懲辦法》等一系列規(guī)章制度，真正通過制度管人、管事、管權(quán)。通過建立健全各項規(guī)章制度，制定嚴(yán)密的服務(wù)程序及工作流程，進一步明確崗位職責(zé)，細化崗位標(biāo)準(zhǔn)，建立責(zé)、權(quán)、利相統(tǒng)一的管理機制，真正做到以制度抓落實，以制度求提高，以制度促發(fā)展，確保慈善檔案管理工作向法制化、制度化、規(guī)范化方向推進。

（三）完善機制，實行規(guī)范化管理。做好新形勢下的慈善檔案管理工作，還要強化責(zé)任意識、服務(wù)意識、改革意識，不斷規(guī)范完善管理機制，使各項工作有章可循、有規(guī)可依。要健全完善慈善檔案工作責(zé)任制、限時辦理制、優(yōu)質(zhì)化服務(wù)制等工作機制，切實加強規(guī)范化管理。一是推行慈善檔案工作責(zé)任制。直接對口負(fù)責(zé)慈善檔案工作人員為第一責(zé)任人，第一責(zé)任人要跟蹤所負(fù)責(zé)事項的全過程。工作涉及其他部門的，要認(rèn)真做好協(xié)調(diào)溝通工作；涉及工作人員替換的，要認(rèn)真做好交接工作，避免人走事誤的情況發(fā)生；二是推行慈善檔案工作限時辦理制。對部分有時限要求的慈善檔案工作事項，堅持在時限內(nèi)完成，時限內(nèi)完成不了的，要及時反饋信息說明原因。沒有時限要求的，也要按照有關(guān)時限標(biāo)準(zhǔn)完成。三是推行慈善檔案管理優(yōu)質(zhì)化服務(wù)制。堅持規(guī)范服務(wù)、精細管理的原則，以滿腔熱情解決慈善檔案管理面臨的實際困難，用優(yōu)質(zhì)化服務(wù)贏得信賴和支持，不斷將慈善檔案管理工作推向深入。

（四）創(chuàng)新方式，加強社會公開化管理。創(chuàng)新是發(fā)展進步的靈魂。慈善檔案管理工作要不斷改革創(chuàng)新，根據(jù)慈善組織的實際，從調(diào)查摸底、檔案歸檔、人員配備、設(shè)備更新等重點工作入手，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)保守的觀念，樹立創(chuàng)新開放的管理理念，進一步分解細化檔案項目，加強信息化建設(shè)，不斷改進管理方式，推行規(guī)劃管理、量化管理和績效管理，努力做好“集中統(tǒng)一管理、創(chuàng)新保障方式、完善制度規(guī)范”三部曲，不斷提高科學(xué)化管理水平，著力推進慈善檔案管理工作向公開化、透明化、社會化發(fā)展。要始終堅持問題導(dǎo)向，大力倡導(dǎo)“貼心、精細、周到、滿意”的工作理念，采取現(xiàn)代化、信息化的技術(shù)手段，嚴(yán)格程序，加強管理，狠抓落實，努力開創(chuàng)慈善檔案管理工作的新局面。