胡華彬

摘 要 隨著普通高校招生網(wǎng)上錄取信息系統(tǒng)的普遍使用，高校招生錄取人員和學(xué)籍管理人員必須解決如何匯總多達(dá)上百個(gè)錄取新生的投檔單文件（數(shù)據(jù)庫(kù)文件），以形成當(dāng)年錄取新生原始數(shù)據(jù)的問(wèn)題。本文提供了一個(gè)用Access工具來(lái)完成這項(xiàng)匯總工作的切實(shí)可行的簡(jiǎn)易方法。

關(guān)鍵詞 普通高校招生 錄取系統(tǒng) 數(shù)據(jù)文件 數(shù)據(jù)匯總

中圖分類(lèi)號(hào)：TP315文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

近年來(lái)，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了普通高校招生錄取方式的重大變革，使用普通高校招生網(wǎng)上錄取信息系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)上遠(yuǎn)程錄取的方式已在全國(guó)高校招生工作中全面推廣運(yùn)用。各高校在錄取工作結(jié)束后，從招生網(wǎng)上下載新生錄取投檔單，作為當(dāng)年新生錄取的原始資料，為高校下一步的學(xué)籍管理和教學(xué)管理工作提供了基礎(chǔ)和依據(jù)。

然而，對(duì)高校來(lái)說(shuō)，不但投檔單文件數(shù)目多至百個(gè)左右（按省別、文理科別、錄取類(lèi)型別、批次別等各自成為一個(gè)單獨(dú)的投檔單文件），而且，存儲(chǔ)于投檔單文件中的許多字段信息為代碼形式（如性別、民族、政治面貌等），這給高校的投檔單數(shù)據(jù)處理造成了相當(dāng)?shù)墓ぷ髁亢屠щy。如果高校采取手工匯總投檔單文件的做法，面對(duì)上百個(gè)文件一個(gè)一個(gè)的插入，不但效率低，而且容易出現(xiàn)錯(cuò)漏情況;而且，數(shù)據(jù)匯總后的代碼值需要轉(zhuǎn)換成為顯式數(shù)據(jù)才行。顯然，先匯總數(shù)據(jù)，再進(jìn)行一次性轉(zhuǎn)換的效率要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于先一個(gè)一個(gè)轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)后再匯總數(shù)據(jù)的效率。為了提高匯總數(shù)據(jù)和轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)的效率和準(zhǔn)確度，我們不妨利用Microsoft office下的Access來(lái)完成。

1利用Access完成投檔單數(shù)據(jù)的匯總

1.1把所有投檔單文件導(dǎo)入Access數(shù)據(jù)庫(kù)文件

為了方便后面編寫(xiě)一個(gè)小程序進(jìn)行自動(dòng)匯總工作，我們把全部需要匯總的投檔單文件（dbf文件）先壓縮后解壓到同一個(gè)文件夾中，然后在文件夾窗口中做如下重命名工作：“編輯” --> “全選”-->“重命名”，輸入“tdd”后按回車(chē)鍵，這樣所有的投檔單文件就重新命名成如下的文件名：tdd（1）.dbf，tdd（2） .dbf，tdd（3） .dbf……。最后，我們?cè)侔堰@些文件統(tǒng)一導(dǎo)入到我們事先建立好的一個(gè)空數(shù)據(jù)庫(kù)文件“投檔單匯總.mdb”中。

1.2設(shè)計(jì)匯總數(shù)據(jù)的窗體

我們?cè)跀?shù)據(jù)庫(kù)文件“投檔單匯總.mdb”中新建一個(gè)窗體，然后，在窗體中插入一個(gè)“按鈕”。鼠標(biāo)右鍵單擊“按鈕”，在彈出的快捷菜單中左鍵單擊選擇“事件生成器（B）…”，在“Microsoft Visual Basic”程序窗口中輸入如下代碼：

Private Sub Command0_Click （）

Dim strSql As String， y As String

Dim s As Integer， x As Integer， z As Integer

z = InputBox（"請(qǐng)輸入累加的終值"）

For x = 2 To z

s = x

If s < =z Then

y = "[tdd （" + LTrim（Str（s）） + "）]"

MsgBox "y：" & y

strSql = "insert into [tdd（1）]（ KSH， ZKZH， XM， ZZMMDM， MZDM， KSLBDM， BYLBDM， ZXDM， ZXMC， DQDM， SFZH， JTDZ， YZBM， LXDH， KSTC， KSJLHCF， CJ， GKCJX01， GKCJX02， GKCJX03， GKCJX04 ）SELECT KSH， ZKZH， XM， ZZMMDM， MZDM， KSLBDM， BYLBDM， ZXDM， ZXMC， DQDM， SFZH， JTDZ， YZBM， LXDH， KSTC， KSJLHCF， CJ， GKCJX01， GKCJX02， GKCJX03， GKCJX04? FROM " & y

MsgBox "strSql：" & strSql

DoCmd.RunSQL strSql? '運(yùn)行第一個(gè)更新語(yǔ)句

End If

Next

End Sub

最后保存窗體，匯總數(shù)據(jù)將保存在表文件tdd（1）中。

1.3打開(kāi)窗體，進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總

打開(kāi)窗體，點(diǎn)擊按鈕，程序會(huì)提示“請(qǐng)輸入累加的終值”，這時(shí)我們只要輸入需要匯總的全部投檔單文件的個(gè)數(shù)即可，比如“99”。程序運(yùn)行過(guò)程中，我們需要響應(yīng)程序的交互請(qǐng)求，不斷點(diǎn)擊“確認(rèn)”按鈕，以監(jiān)控當(dāng)前正在插入的是哪一個(gè)表文件。當(dāng)遇到個(gè)別表中沒(méi)有以上字段時(shí)，需要在彈出的“輸入?yún)?shù)值”對(duì)話(huà)框中點(diǎn)“是”按鈕。

為了盡可能匯總各種招生類(lèi)別的投檔單數(shù)據(jù)信息，我們需要熟悉全國(guó)各省各種招生類(lèi)別投檔單中到底存儲(chǔ)著哪些信息，并將其納入?yún)R總表中。簡(jiǎn)要來(lái)說(shuō)，投檔單主要包括考生基本信息、報(bào)名信息、成績(jī)與志愿信息、體檢信息、錄取信息、附加信息等。

2利用Access完成投檔單數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作

在我們的匯總數(shù)據(jù)中，多個(gè)數(shù)據(jù)字段信息都以代碼形式存在，并不能直接用于后面的學(xué)籍管理和教學(xué)管理，必須做相應(yīng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作。各類(lèi)代碼表主要有政治面貌代碼表、省市代碼表、專(zhuān)業(yè)代碼表、民族代碼表、錄取批次代碼表、錄取類(lèi)型代碼表、考生類(lèi)別代碼表、計(jì)劃性質(zhì)代碼表、計(jì)劃屬性代碼表等。

首先，我們將這些代碼表全部導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫(kù)文件“投檔單匯總.mdb”中備用。

接著，我們?cè)O(shè)計(jì)轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)的窗體。下面以轉(zhuǎn)換政治面貌和民族信息為例，示范如何轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)的步驟。

我們?cè)跀?shù)據(jù)庫(kù)文件“投檔單匯總.mdb”中新建一個(gè)窗體，然后，在窗體中插入一個(gè)“按鈕”。鼠標(biāo)右鍵單擊“按鈕”，在彈出的快捷菜單中左鍵單擊選擇“事件生成器（B）…”，在“Microsoft Visual Basic”程序窗口中輸入如下代碼：

Private Sub Command0_Click（）

Dim strSql1 As String， strSql2 As String

strSql1 = "UPDATE tdd（1） INNER JOIN dic_zzmm ON tdd（1）.zzmmdm = dic_zzmm.zzmmdm SET tdd（1）.zzmmmc = dic_zzmm！zzmmmc;"

MsgBox "strSql1：" & strSql1

DoCmd.RunSQL strSql1? '運(yùn)行第一個(gè)語(yǔ)句

strSql2 = "UPDATE tdd（1） INNER JOIN dic_mz ON tdd（1）.mzdm = dic_mz.mzdm SET tdd（1）.mzmc = dic_mz！mzmc;"

MsgBox "strSql2：" & strSql2

DoCmd.RunSQL strSql2? '運(yùn)行第二個(gè)語(yǔ)句

End Sub

最后，我們保存窗體，隨后運(yùn)行窗體，點(diǎn)擊按鈕運(yùn)行更新程序即可完成數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。以上程序代碼中，我們只是給出了執(zhí)行政治面貌代碼和民族代碼轉(zhuǎn)換的示例，當(dāng)然在實(shí)際數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換過(guò)程中，我們應(yīng)將所有要轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)的更新語(yǔ)句都事先設(shè)計(jì)進(jìn)程序中。

3結(jié)束語(yǔ)

在我校實(shí)踐中，利用Access完成投檔單數(shù)據(jù)的匯總和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作提高了工作效率和工作質(zhì)量，使得我校的整個(gè)投檔單數(shù)據(jù)的處理工作總能又好又快地完成。

但是，在處理過(guò)程也有一個(gè)問(wèn)題有待完善。因?yàn)椴糠质》莸母呖伎颇吭O(shè)置不相同、考生類(lèi)型不相同、錄取批次不相同等各種情況導(dǎo)致錄取投檔單數(shù)據(jù)表在結(jié)構(gòu)上本身就存在著較大差別，所以我們應(yīng)仔細(xì)研究清楚這些情況后，科學(xué)確定匯總表的數(shù)據(jù)字段結(jié)構(gòu)，最終才能把數(shù)據(jù)正確、全面地導(dǎo)入?yún)R總表的相應(yīng)數(shù)據(jù)字段，盡量做到不遺漏或少遺漏考生的重要檔案信息，為做好隨后的學(xué)籍管理工作和教學(xué)管理工作打好基礎(chǔ)。