蘇子龍

摘 要：在大數(shù)據(jù)時代背景下，在“雙一流”大學建設的國家戰(zhàn)略機遇下，提高高校教學管理的信息化水平是一項十分重要的課題，也是各高校在極力推進的工作之一。其中，高校學生事務管理的信息化建設使工作格局實現(xiàn)扁平化、動態(tài)化、智能化、人性化，對提升學生事務工作的效率、服務水平有著極大的幫助，也是學生工作價值理念向“體驗至上”的變遷。

關鍵詞：學生事務;工作流;信息化

新時代的高校學生事務管理服務工作的主要矛盾隨著社會主要矛盾的變化也發(fā)生著變化，主要體現(xiàn)在學生的多樣性需求和管理服務供給側(cè)不足之間，當下學生對高校學生事務工作的需求日益網(wǎng)絡化、即時化、精細化，并做到可追溯、可交互、可監(jiān)察。同時，當前國內(nèi)高校學生事務工作人員千針一線的處境是阻礙其投身專業(yè)化的重要因素之一，其在學生黨建、獎勤補貸、日常管理等多個維度的工作中，如何串聯(lián)好組織部、學工處、團委、校醫(yī)院等各個部門形成的工作流數(shù)據(jù)，通過信息化的工具手段，實現(xiàn)先進、高效、透明的學生事務管理格局，是現(xiàn)代化辦學的必然趨勢。

一、高校學生事務工作流信息化建設的意義

目前學生事務管理工作流程繁冗，日常工作的部署先從學校相關職能部門到院級單位再到學生個體，直接導致工作流程冗長且繁雜;目前高校學生事務工作人員具備的信息化工具還停留在QQ等即時通訊工具上，它僅僅在信息傳遞上占據(jù)優(yōu)勢，但是在信息的整合與串聯(lián)方面存在很大劣勢;除此之外，學生事務管理相關部門之間的合作辦公效率也是制約因素之一，由于學生事務涉及學校不同部門，需要部門之間的協(xié)作，且不同部門對學生信息的需求側(cè)重點不同，在數(shù)據(jù)的整合歸納方面也占據(jù)了很多工作人員的精力。

工作流技術是一種經(jīng)營過程，它可以以提前設定的過程規(guī)則，使文件、訊息或任務能夠在不同的操作者之間進行傳遞與執(zhí)行。將學生在學校內(nèi)的各項管理內(nèi)容所組成的過程作為研究對象，以學生在校期間的每一個業(yè)務單位串聯(lián)成的工作流為主要線索，對學生學涯中各個階段的事務和學生事務工作人員在管理過程中所扮演的角色進行劃分與匹配，簡化工作程序、提升工作效率。相關職能部門的事務性工作可繞過學院單位垂直到達學生群體，每個學生可以根據(jù)自身情況進行自我管理和自我服務，學生事務管理人員通過后臺的數(shù)據(jù)系統(tǒng)對學生發(fā)起的工作流程進行審批、歸檔與匯總，這種動態(tài)的、可追溯的大數(shù)據(jù)工作流模式可令學生事務管理工作實現(xiàn)扁平化、動態(tài)化、智能化、人性化。

二、國內(nèi)高校學生事務工作流信息化研究現(xiàn)狀

目前國內(nèi)對高校學生事務管理的研究還是比較豐富的，一些高校還專設了研究方向，不過大部分還是基于傳統(tǒng)模式和環(huán)境作為樣本分析，很少結(jié)合當下先進的信息技術手段，對高校學生事務工作流信息化的研究還是比較少的，一是近年來網(wǎng)絡技術不斷進步，尤其是移動互聯(lián)網(wǎng)開始在國內(nèi)蔓延開來，幾乎所有的高校學生都加入了移動互聯(lián)網(wǎng)的世界，高校學生事務管理服務工作在移動互聯(lián)網(wǎng)領域的應用還處于萌芽狀態(tài)，但移動互聯(lián)網(wǎng)的即時性、廣泛性、精準性與當代青年大學生對高校學生事務管理服務供給側(cè)的需求不謀而合;二是在“雙一流”這個新的國家高校建設戰(zhàn)略背景下，越來越多的高校管理層開始關注與國際先進辦學模式的學習和接軌，打造一流的管理來支撐一流的辦學。

三、高校學生事務工作流信息化建設的構建模式

將“增強用戶體驗，提升師生交互效率，做到動態(tài)可追溯”理念貫穿始終。早在上世紀90年代英國已經(jīng)將學生視為“顧客”，為學生提供服務。學生是學校的工作主體對象，學校的學生事務管理模式和設計應從服務學生、方便學生入手。將每一個學生從入校到畢業(yè)的所有與學校相關的管理服務數(shù)據(jù)作為一個橫向工作流，這個工作流內(nèi)涵蓋選課、就業(yè)、入黨、加入社團任職、校醫(yī)院就醫(yī)、獎助學金申請、學生證辦理、請假等具體事宜，這個工作流內(nèi)涵蓋事件、時間、相關人員、審核老師等信息;相關學生事務管理人員可通過工作流管理信息平臺發(fā)起縱向工作流，與相關學生的橫向工作流程形成交織，產(chǎn)生結(jié)點，也可以對學生主動發(fā)起的工作流進行審批完畢或推送至下一審批人，通過后臺系統(tǒng)對各項工作流進行調(diào)控補充、實時把控、統(tǒng)計匯總等管理工作;學生組織或班級單位可通過工作流信息化平臺進行社團注冊、活動申請、榮譽備案、學生違紀情況備案等事項，通過平臺上傳相關證明材料至該縱向流與相關學生的橫向流產(chǎn)生的結(jié)點由學生事務管理人員進行審核留檔。這樣通過具體的事件、不同的人員形成的工作流交織的網(wǎng)絡，形成了數(shù)據(jù)庫資源，從后臺可以導出任何一個維度的工作流數(shù)據(jù)，大大提高了高校學生事務管理者的工作效率。同時，作為工作主體即服務對象的學生，也可以通過客戶端察看個人的橫向工作流數(shù)據(jù)，掌握生涯發(fā)展動向，植入人工智能系統(tǒng)應用體系，通過分析學生的行為習慣和特長技能，為學生精準推送合適的活動與競賽，對學生的生涯發(fā)展提供實時的建議幫助。

四、高校學生事務工作流信息化建設過程中的關鍵事項

一是要建立強有力的組織領導機構，設置專門的工作領導小組，強化主體責任，為學生事務工作流的信息化建設提供有力的組織保障;二是在客戶端的原型設計階段就要廣泛征集師生的意見和要求，在界面設計、功能導航、后臺頁面等多個方面做足功課，積極引進有相關經(jīng)驗的互聯(lián)網(wǎng)公司提供運營和技術支持，達成校企合作共同開發(fā);三是要在全校范圍內(nèi)推廣運行該客戶端，做好培訓、試運行、調(diào)試、日常維護等各個環(huán)節(jié)的工作，尤其在學生群體當中，培養(yǎng)學生在客戶端上與學生事務管理人員交互的習慣，為數(shù)據(jù)庫積累首批的原始數(shù)據(jù);四是要搭建數(shù)據(jù)安全防護體系，隨著客戶端不斷的推進，在一個個工作流中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)會涵蓋學生大量的信息，如果遭到不法分子的入侵，對學生的個人利益將是一個巨大的損害;五是一些必須通過面對面的方式開展的工作如心理咨詢、生涯咨詢、校醫(yī)院門診等，需要及時將在線下產(chǎn)生的數(shù)據(jù)在線上備案，形成完整連貫的工作流，為后續(xù)的分析提供充足的數(shù)據(jù)支撐。

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（作者單位：濟南大學，山東 濟南 250022）