高華 韓紅衛(wèi)

1 前言

隨著我國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，基建工程項(xiàng)目建設(shè)也愈來愈得到深入發(fā)展，眾多新建、擴(kuò)建的建設(shè)項(xiàng)目應(yīng)運(yùn)而生。如何管理好建設(shè)工程項(xiàng)目檔案成為擺在我們面前的一個(gè)重要課題。本文就如何做好工程項(xiàng)目檔案管理工作，提出幾點(diǎn)建議進(jìn)行粗淺的探討。

2 必須充分認(rèn)識(shí)工程項(xiàng)目檔案的內(nèi)容、特點(diǎn)和重要性

基本建設(shè)工程檔案是指從工程項(xiàng)目的提出、調(diào)研、評(píng)議、決策、規(guī)劃、征地、拆遷、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工投產(chǎn)、交付使用全過程中形成的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖紙、圖表、計(jì)算、聲像等各種形式的文件材料。它是一項(xiàng)以項(xiàng)目管理為中心內(nèi)容的專業(yè)性和服務(wù)性的工作，是實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)科學(xué)管理的技術(shù)基礎(chǔ)工作和技術(shù)保障性工作?；窘ㄔO(shè)工程檔案具有成果的成套性、形成領(lǐng)域的廣泛性、內(nèi)容的專業(yè)性、利用的實(shí)效性、管理的動(dòng)態(tài)性和記錄形式的多樣性等特點(diǎn)。它是項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)行、維護(hù)、改造必不可少的可靠依據(jù)，也是實(shí)施項(xiàng)目監(jiān)管的重要依據(jù)。工程項(xiàng)目檔案的性質(zhì)決定其在整個(gè)工程建設(shè)中處于重要位置。另外，根據(jù)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》中規(guī)定：“項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分。未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收”。工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收具有一票否決權(quán)，充分體現(xiàn)了工程項(xiàng)目檔案在建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中的重要性。

3 做好工程項(xiàng)目檔案管理工作的措施及建議

3.1 必須增強(qiáng)思想意識(shí)

工程建設(shè)是百年大計(jì)，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案同樣是百年大計(jì)，有了工程沒有檔案將后患無窮。因此，必須提高對(duì)檔案管理重要性的意識(shí)。一切工作的根源在于改變思想，端正態(tài)度。在工作中，人們對(duì)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)和基層管理人員意識(shí)淡薄，對(duì)檔案宣傳力度不夠;工程建設(shè)隊(duì)伍流動(dòng)性大，人員又不穩(wěn)定;基礎(chǔ)單位沒有兼職或?qū)Ｂ毜臋n案管理人員。另外，工程及建設(shè)部門缺乏相互溝通交流，檔案管理職責(zé)不落實(shí)，往往是重工程建設(shè)，輕檔案管理，在工程完工時(shí)，各單位才開始應(yīng)付整理工程資料，等等。這些種種因素，造成工程項(xiàng)目檔案資料管理無序，資料流向不明，檔案收集不齊全。為此，應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理的法制教育工作。

3.2 加強(qiáng)對(duì)工程項(xiàng)目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

由于工程項(xiàng)目檔案涉及到方方面面的工作，貫穿與工程全過程，做好檔案工作不只是檔案人員的事情，大量檔案往往產(chǎn)生于工程的管理者、技術(shù)人員和施工人員手中。因此，必須有強(qiáng)有力的組織保證，以協(xié)調(diào)各方力量，做到密切配合，相互支持，共同做好工程項(xiàng)目檔案工作。要成立工程項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，健全項(xiàng)目檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，明確每個(gè)人的工作職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)人員的職能考核。工程項(xiàng)目應(yīng)從立項(xiàng)開始，負(fù)責(zé)人就要指定專人負(fù)責(zé)文件、圖紙、計(jì)算數(shù)據(jù)、聲像、會(huì)議記錄等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責(zé)任，對(duì)其進(jìn)行考核，并與獎(jiǎng)懲掛鉤。

3.3? 需要配備專業(yè)的檔案管理人員（文控）

人才需求和配備問題是工程檔案事業(yè)發(fā)展中非?，F(xiàn)實(shí)及非常重要的一個(gè)問題。做為一個(gè)合格的工程檔案管理員應(yīng)具備以下幾方面素質(zhì)： 1）工程檔案人員堅(jiān)持實(shí)事求是，熱愛檔案工作;2）具有高度的法律意識(shí)。要熟悉工程項(xiàng)目檔案的法律法規(guī)，懂得以法治檔，依法辦事;3）工程檔案內(nèi)容廣泛，專業(yè)性強(qiáng)，檔案人員必須熟悉檔案管理各項(xiàng)工作的原則和方法，要具備知識(shí)面廣，思想活躍，工作能力強(qiáng)。

3.4? 建立完善的建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理制度和工作程序

基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度是保證工程檔案工作質(zhì)量的前提。各基本建設(shè)項(xiàng)目都應(yīng)根據(jù)國家、行業(yè)有關(guān)文件、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位的實(shí)際建立健全檔案管理制度。沒有一套切實(shí)可行的檔案管理制度作保證，檔案管理工作將無所適從。檔案工作建設(shè)項(xiàng)目由于規(guī)模大、工期長、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，所以要想在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅靠檔案管理部門或建設(shè)項(xiàng)目管理部門少數(shù)幾個(gè)人的力量是根本辦不到的。因此，加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理制度建設(shè)（包括建設(shè)單位、施工單位等），建立檔案管理工作程序，就成為做好工程項(xiàng)目檔案管理工作的根本保障。必須明確歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求及歸檔責(zé)任人。建設(shè)項(xiàng)目單位還應(yīng)編制檔案分類大綱，以指導(dǎo)竣工檔案的編制、整理工作。

3.5 工程項(xiàng)目檔案要與建設(shè)項(xiàng)目同步進(jìn)行，確保檔案的完整性

堅(jiān)持檔案工作與工程建設(shè)“三同步”是我國基本建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的一條重要經(jīng)驗(yàn)，也是基本建設(shè)項(xiàng)目檔案工作是否能達(dá)到預(yù)期效果的關(guān)鍵。一是項(xiàng)目建設(shè)前期階段就應(yīng)及時(shí)建立檔案工作，加強(qiáng)對(duì)前期階段產(chǎn)生的文件材料的管理，在建設(shè)合同中要明確提出對(duì)文件材料的編制、整理及提交的具體要求。二是在檢查落實(shí)建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施過程中，要同時(shí)檢查落實(shí)檔案管理工作的情況。三是在工程竣工驗(yàn)收時(shí)，要同時(shí)驗(yàn)收工程項(xiàng)目檔案情況，必須按要求認(rèn)真進(jìn)行項(xiàng)目整套竣工檔案資料的編制、整理、匯總工作。對(duì)完成一個(gè)階段性工作以后，就應(yīng)該有相應(yīng)的技術(shù)資料備查，對(duì)下一步工作的進(jìn)行，起到承前啟后的作用，也便于對(duì)階段性的工作進(jìn)行總結(jié)。

4 結(jié)束語

總之，要做好工程項(xiàng)目檔案管理，就必須扎實(shí)做好工程項(xiàng)目檔案的基礎(chǔ)工作。充分利用工程檔案這個(gè)科技成果，進(jìn)行總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，技術(shù)交流，可以大大提高城市規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、管理水平。作為一名檔案管理工作者，應(yīng)該不斷總結(jié)和提高工作技能，以對(duì)國家和企業(yè)高度負(fù)責(zé)的責(zé)任心和使命感，真正做好檔案管理工作，確保每一項(xiàng)基本建設(shè)項(xiàng)目都有齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案資料，以便最大限度地發(fā)揮工程項(xiàng)目檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展中的作用。