劉維紅

【摘 要】企業(yè)的檔案管理工作是企業(yè)日常經(jīng)營活動中十分關(guān)鍵的組成部分。在企業(yè)的業(yè)務(wù)、基礎(chǔ)、實體保管以及信息化等方面，企業(yè)的檔案管理工作存在各種各樣的問題，因此，需要將企業(yè)的經(jīng)營管理活動進行細化，并在今后企業(yè)的發(fā)展過程中，提高對相關(guān)管理內(nèi)容的重視程度，采用有效的措施解決存在的問題，提升企業(yè)檔案的整體安全性，為今后企業(yè)的發(fā)展、經(jīng)營、管理以及決策提供必要的信息基礎(chǔ)支持。論文就企業(yè)檔案管理風(fēng)險防控進行了分析和討論。

【Abstract】Archives management in enterprises is a key part of their daily business activities. In the business， foundation， entity custody， and information of enterprises， there are various problems in the archives management of enterprise. Therefore， enterprises need to refine their operation and management activities. In the future development of enterprises， enterprises should pay more attention to the relevant management content and adopt effective measures to solve the existing problems. To improve the overall security of enterprise archives and provide necessary information basis support for the development， operation， management， and decision-making of enterprises in the future. This paper analyzes and discusses the risk prevention and control of enterprise archives management.

【關(guān)鍵詞】企業(yè);檔案管理;風(fēng)險;防控

【Keywords】enterprise; archives management; risk; prevention and control

【中圖分類號】F270? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2019）08-0053-02

1 引言

企業(yè)的檔案管理就是在企業(yè)日常生產(chǎn)、經(jīng)營以及管理活動中形成的一種文字、圖表或者影像資料。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)也逐步融入企業(yè)管理活動中，并在企業(yè)檔案管理中得到廣泛的應(yīng)用與發(fā)展。這樣的全新內(nèi)容給今后的企業(yè)檔案管理帶來了新的發(fā)展，改進了現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作中存在的諸多問題，提升了企業(yè)檔案管理的安全性。

2 企業(yè)檔案管理中主要的安全風(fēng)險

對企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)流程以及檔案管理需要的各項必備條件進行分析，企業(yè)檔案管理中主要的安全風(fēng)險包括以下幾方面的內(nèi)容：

2.1 歸檔環(huán)節(jié)風(fēng)險

在企業(yè)的日常運轉(zhuǎn)中，同生產(chǎn)一線進行比較，企業(yè)的檔案管理人員比較少，各個部門也沒有專職的檔案資料收集人員，大部分都是由辦公室、人事部等人員兼職進行檔案管理。同時，由于企業(yè)的流動人員比較多，流動性也比較明顯，常常會出現(xiàn)跨部門、跨區(qū)域人員調(diào)動等情況，這樣的情況就會影響到企業(yè)檔案最終的整理與歸檔，從而出現(xiàn)空檔的現(xiàn)象，導(dǎo)致企業(yè)的檔案資料收集、整理工作不到位，存檔時效性差，內(nèi)容不完整，直接風(fēng)險問題就是檔案資料的遺失，使得企業(yè)檔案資料在進行歸檔過程中，存在賬、物不相符合等情況[1]。

2.2 傳遞環(huán)節(jié)風(fēng)險

企業(yè)大部分的日常資料整合都是在經(jīng)營活動中形成的文案類型資料，并將資料由專業(yè)資料人員或者行政人員進行管理歸納[2]。作為非檔案專業(yè)的人員來說，對于企業(yè)的檔案管理人員而言，其專業(yè)水平以及思想認(rèn)知不足，在企業(yè)的檔案資料收集、移交、借閱以及歸還的各個環(huán)節(jié)中，沒有十分嚴(yán)格細致的制度，推進流程無據(jù)可循，也沒有按照企業(yè)的檔案管理要求和制度進行執(zhí)行。企業(yè)的檔案在這樣的管理工作背景下，常常會出現(xiàn)泄漏以及丟失等安全問題[3]。

2.3 實體保管風(fēng)險

企業(yè)在發(fā)展中，將生產(chǎn)和經(jīng)濟效益放在了企業(yè)的首要位置，存在對于檔案工作重視程度不足等情況，相關(guān)設(shè)備也沒有配置到位，這樣就會影響到整個企業(yè)檔案保管的安全性，具體內(nèi)容表現(xiàn)在，企業(yè)檔案庫房設(shè)計建造不規(guī)范、安全防范設(shè)備缺失、檔案裝具、卷盒以及庫房設(shè)置位置等不符合要求，容易出現(xiàn)發(fā)霉、受潮以及縮短實體檔案壽命等問題[4]。

2.4 信息化管理風(fēng)險

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)逐漸滲透到各行各業(yè)中，信息化的應(yīng)用也變成今后企業(yè)檔案管理的必要內(nèi)容，信息技術(shù)在企業(yè)的檔案管理中占據(jù)的位置日益重要，但是信息化的管理背景也會給企業(yè)的檔案管理工作帶來諸多非傳統(tǒng)性的安全風(fēng)險問題。

3 企業(yè)檔案管理風(fēng)險原因剖析

3.1 思想認(rèn)識不足，專職人員缺乏

在市場經(jīng)濟的環(huán)境下，企業(yè)有著多重壓力，其中市場競爭壓力尤為突出，不管是企業(yè)的生產(chǎn)者、管理者還是決策者都會或多或少的出現(xiàn)重生產(chǎn)、重經(jīng)濟效益，但對企業(yè)檔案管理風(fēng)險預(yù)警評估不夠，重視程度不夠等問題。企業(yè)的資料管理人員大部分都為企業(yè)其他部門人員兼職，沒有專業(yè)的人員配置。對于企業(yè)來說，檔案管理專職人員不足，常常出現(xiàn)一人身兼多個管理角色等情況，這樣的情況會導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理面臨專業(yè)能力不足，檔案管理缺乏規(guī)范性以及科學(xué)性的問題，給今后企業(yè)的檔案管理埋下很多隱患與風(fēng)險。

3.2 制度流于形式，安全體系缺乏

在企業(yè)的管理過程中，制度的制定是一項十分關(guān)鍵的內(nèi)容，沒有規(guī)矩，不成方圓。企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營以及人事安排方面都會形成一種成體系的制度，但是對于檔案安全管理方面的制度存在很大程度的缺失，相關(guān)制度也只是流于形式，不具備實際的操作性，沒有按照檔案安全管理制度進行檔案管理行為的規(guī)定，常常使得在企業(yè)的檔案管理過程中存在由于制度不健全，出現(xiàn)安全漏洞的情況，這樣的問題直接影響到最終企業(yè)的發(fā)展，沒有將企業(yè)檔案管理制度進行安全性以及規(guī)范性的落實。

3.3 經(jīng)費投入不足，設(shè)施設(shè)備缺乏

在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中，設(shè)施設(shè)備的資金占比比較大，但是對于檔案安全管理來說，設(shè)施設(shè)備相對缺乏，檔案安全管理所需要的基礎(chǔ)設(shè)備配置不足。例如，對于重要的檔案資料沒有防火、防潮、防蟲等所需的防護措施，對于正版檔案安全管理軟件，也沒有及時進行更新與配置。導(dǎo)致企業(yè)的檔案安全管理存在軟硬件設(shè)備配置嚴(yán)重不足的問題。

4 企業(yè)檔案風(fēng)險防控對策

隨著信息化與市場經(jīng)濟模式不斷突顯，企業(yè)的檔案安全管理也應(yīng)該按照現(xiàn)有的社會背景進行逐步完善，在現(xiàn)有的檔案管理工作中進一步地細化內(nèi)容，并推動今后企業(yè)檔案風(fēng)險防控管理工作發(fā)展。

4.1 強化檔案管理人員的安全風(fēng)險意識

在企業(yè)檔案管理的內(nèi)容中，安全應(yīng)該放在首要位置。安全性的指標(biāo)因素也應(yīng)該變成企業(yè)檔案管理中最為關(guān)鍵的考核內(nèi)容，企業(yè)的檔案管理人員以及企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該提升對于檔案管理的認(rèn)知，并提升相關(guān)檔案管理人員對于檔案管理的風(fēng)險評估意識，使得安全風(fēng)險能夠扎根在每一個檔案管理人員心中，時時刻刻將安全問題放到關(guān)鍵位置，并將安全意識落實到實際的工作行動中。定期組織對企業(yè)的資料管理人員、行政管理人員以及檔案管理人員進行培訓(xùn)，培訓(xùn)的重點內(nèi)容就是加強安全知識內(nèi)容的提升，選擇比較具體的案例進行分析了解，并做好針對性的安全應(yīng)急預(yù)演，真正提升企業(yè)檔案人員的安全風(fēng)險意識以及風(fēng)險處理能力。

4.2 完善檔案安全管理制度

從企業(yè)檔案的內(nèi)容來看，企業(yè)檔案的日常管理工作可以分成歸檔、傳遞、借閱、銷毀等方面，企業(yè)可以按照工作的內(nèi)容進行檔案安全管理制度的制定。例如，按照企業(yè)檔案管理的實際要求，制定企業(yè)檔案移交制度、檔案查閱制度以及銷毀制度，保證企業(yè)檔案業(yè)務(wù)管理能夠按照環(huán)節(jié)性進行逐步規(guī)范與內(nèi)容細化，嚴(yán)格遵守安全管理制度，最終保證檔案安全。

4.3 采用先進技術(shù)保障檔案安全

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在企業(yè)檔案管理中也應(yīng)該廣泛應(yīng)用信息技術(shù)，在提升企業(yè)檔案管理的信息化水平同時，需要使用先進的信息技術(shù)作為安全堡壘，提升企業(yè)檔案安全管理信息化的整體水平。例如，在企業(yè)檔案管理過程中，可以使用信息認(rèn)證技術(shù)，訪問控制技術(shù)以及人臉識別技術(shù)等，為企業(yè)檔案的查詢提供基礎(chǔ)性的安全保證，在這樣的基礎(chǔ)上進行設(shè)備的添加，將防火墻以及信息通道進行信息化的監(jiān)控，做好物理隔離，嚴(yán)禁互聯(lián)網(wǎng)的信息流入內(nèi)網(wǎng)的信息傳遞中。此外，還應(yīng)該配置正版的殺毒軟件以及檔案管理系統(tǒng)，保證企業(yè)檔案能夠有雙保險，防止檔案的信息泄露。

5 結(jié)語

企業(yè)檔案管理工作和企業(yè)的日常工作內(nèi)容有諸多不同，也有諸多聯(lián)系。企業(yè)檔案管理的信息內(nèi)容來源于整個企業(yè)的各個部門以及各個崗位，在這個前提下，企業(yè)的檔案管理也存在著安全風(fēng)險。鑒于此，企業(yè)應(yīng)該使用先進的技術(shù)以及周密的安全性管理制度進行保證，切實做好企業(yè)檔案管理的安全風(fēng)險防控，為提升企業(yè)的競爭實力發(fā)揮出積極作用。

【參考文獻】

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【2】岳樂華.電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用及風(fēng)險控制的措施[J].才智，2019（12）：186.

【3】姚保棟，徐東麗，付朝偉，等.基于電子健康檔案管理的糖尿病伴高血壓患者全死因死亡風(fēng)險模型的建立和驗證[J].中國慢性病預(yù)防與控制，2019，27（04）：252-256.

【4】孫青.探究電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用及風(fēng)險控制的措施[J].經(jīng)濟研究導(dǎo)刊，2018（31）：195-196.