余亞浩

摘 要：本文就高校檔案信息化服務的優(yōu)化策略進行分析和探討，為相關(guān)的高校管理工作人提供一些相關(guān)的建議，希望此次研究有助于高校提升檔案服務工作水平，對高校檔案服務工作有著積極的促進作用。

關(guān)鍵詞：信息化 高校檔案 策略

中圖分類號：G25文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）09-00-02

前言

當今社會，已經(jīng)逐漸轉(zhuǎn)化為信息時代，也就使得社會各界對信息資源的需求量越來越大，其中，檔案也是這些信息資源中的一部分，因此，高校在順利發(fā)展的過程中，要想進一步提升高校管理水平，就要重視檔案管理工作，提升檔案管理工作水平，因此將信息化融入檔案服務工作中，對這項工作進行更深入的研究和探討，有助于高校對檔案信息化服務建設(shè)提升有重要的意義。

一、檔案信息服務概念

從廣義來說，主要是指促進檔案流通，加快檔案信息的傳播和工作效率，從而滿足用戶的各種需求。從狹義來說，是指相關(guān)的檔案工作者以用戶的主要需求為工作準則，幫助或組織用戶獲得需要的檔案信息等服務。

二、信息化背景下高校檔案服務工作存在的問題

1.高校檔案管理理念落后

高校要想順利開展教育管理工作，就要提高高校檔案管理工作的理念。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展趨勢，高校檔案管理工作也應該將信息化管理理念融入其中，實現(xiàn)高校檔案服務現(xiàn)代化。但就目前我國部分高校管理模式來說，還是停留在過去傳統(tǒng)服務模式上，尤其是高校領(lǐng)導層對檔案服務工作不夠重視，對高校檔案服務工作認識不到位，對檔案服務管理在高校管理中的重要作用沒有充分認識，片面的認為高校檔案服務是一項不重要的工作，此外再加上傳統(tǒng)服務管理模式的影響和約束等因素，導致高校檔案服務工作者將工作重心都放在對檔案管理，檔案編目以及檔案檢索工作上，對于如何進一步創(chuàng)新檔案服務模式?jīng)]有進行研究和規(guī)劃。

2.高校檔案服務工作效率低

就檔案服務工作而言，工作性質(zhì)復雜，其中不僅涉及高校檔案的記錄以及存儲工作，還需要根據(jù)相關(guān)要求進行快速檢索服務工作，因為高校檔案中保存大量信息，而且很多檔案的保存形式都是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件檔案，因此，不管是對檔案進行分類還是整理工作，都需要耗費大量的時間和人力資源，而且這樣工作效率也不夠高，極易出現(xiàn)錯誤情況，也就在一定程度上造成高校檔案服務工作質(zhì)量低下。

3.基礎(chǔ)設(shè)施條件落后，缺少現(xiàn)代化設(shè)備

就全國各地區(qū)的發(fā)展情況來看，由于地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展層次不等，也就使得各地區(qū)高校經(jīng)濟存在一定的差異，部分高校存在資金不足，無法及時應對現(xiàn)代信息化的發(fā)展來更換相關(guān)設(shè)備，導致這部分高校服務水平還處于過去傳統(tǒng)人工服務形式，在一定程度上制約了高校檔案服務工作的發(fā)展，還有部分高校雖然購買現(xiàn)代先進設(shè)備進行相關(guān)檔案服務工作，但由于高校內(nèi)部檔案服務工作的素質(zhì)不夠高，有些工作者不會使用計算機，就使得有些設(shè)備成了擺設(shè)，無法發(fā)揮設(shè)備在高校檔案服務中真正的作用，從而制約高校檔案服務信息化的發(fā)展方向。

三、信息化背景下提升高校檔案服務策略

1.加強高校檔案服務理念創(chuàng)新

要想加強高校檔案服務工作，就要先進行理念創(chuàng)新，只有高校檔案服務理念進行創(chuàng)新，才能更好地促進高校檔案服務工作的更好開展。因此高校檔案服務要緊緊迎合時代的發(fā)展趨勢，積極改變過去傳統(tǒng)服務模式，引進現(xiàn)代化服務理念，從高校未來發(fā)展的長遠角度考慮，制定符合當前時代要求的檔案服務規(guī)劃，從而進一步保障高校檔案服務工作的順利開展。

2.提升高校檔案服務工作效率

2.1雙向性服務

一般來說，高校檔案服務主要是為了進一步促進和完善高校的發(fā)展，其中檔案管理部門主要工作內(nèi)容是為高校后勤部門提供保障以及對學校的教學科研和學生管理等工作提供一定的服務。因此在高校檔案服務管理工作內(nèi)容主要有以下幾點：其一，進一步促進學校中良好的學術(shù)研究氛圍，從而適當增加一些創(chuàng)新性研究的工作;其二，為教師教學工作做評估，提供相關(guān)的參考數(shù)據(jù)，另外還能夠為教師提供跨學科的研究成果，為社會的需求反映提供相關(guān)的材料;其三，在培訓以及管理高校學生的過程中，進一步提升學生基礎(chǔ)素質(zhì)以及專業(yè)素質(zhì)，進一步幫助學生提高進入社會的適應能力。

2.2主動性服務

就現(xiàn)階段我國高校的檔案信息服務的現(xiàn)狀來說，大多高校都存在對檔案服務工作缺乏有效、主動以及系統(tǒng)等方面的問題。雖然很多高校一直都在努力要加強主動服務，但在實際工作中，并沒有真正的實現(xiàn)加強主動服務，另外，雖然有部分高校開展一系列的主動性服務，但由于服務工作沒有創(chuàng)新性，很多都是將過去傳統(tǒng)的服務項目進一步延伸拓展實施?；谝陨希绻咝＿€是使用這種傳統(tǒng)被動式的檔案管理服務，就很容易出現(xiàn)檔案信息缺乏一定的完整和系統(tǒng)性[1]，而且無法發(fā)揮檔案服務工作應有的價值和社會功能。因此為確保檔案服務能夠全面落實以及主動性的檔案服務，應該制定相關(guān)的評估機制，就目前檔案服務中采用的評估機制來說，主要采用科研項目，論文，獲獎等作為指標，因此應該在原有的評估指標上進一步細化，例如將評估指標中檔案服務的有效性，實體管理服務中的規(guī)范化管理以及安全性，在進行檔案服務中的分管工作時應該進一步確保檔案準確和完整性，另外，對于相關(guān)的檔案檢索工具要評估其中的完備性質(zhì)。通過以上評價指標，進一步促使檔案服務更加具體化，有一定的針對性，從而激發(fā)相關(guān)檔案管理工作人員的工作積極性，端正工作態(tài)度，有效提高高校檔案服務工作的效率以及質(zhì)量。

2.3加強高校檔案人員隊伍綜合能力建設(shè)

在高校中，檔案管理工作最終是需要由檔案管理人員來執(zhí)行工作，因此，也就直接說明高校檔案管理人員直接決定這項工作的最終質(zhì)量，基于此，高校應該進一步加強自身相關(guān)工作人員的職業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)技能和服務水平。其一，高校應該進一步加強對相關(guān)檔案管理工作人員的培訓工作，不僅僅是專業(yè)技能與基礎(chǔ)知識的培訓，還要注重計算機使用的培訓工作[2]，從而提升高校對檔案管理工作的進一步數(shù)字化，提高工作者的信息服務水平，從而為高校師生提供更加便利的檔案服務;其二，將高校檔案管理工作人員的工作隊伍進一步優(yōu)化，多吸引一些不怕吃苦，不怕累，而且思想靈活的新型人才，為高校的檔案服務注入新鮮血液，從而進一步拖動高校檔案服務的改革與創(chuàng)新。

2.4提升和完善高校信息化檔案的服務制度

高校要想進一步提升自身的檔案服務水平，就需要建立相關(guān)的檔案服務管理制度，在這項制度上提供應有的檔案服務，因此，就需要進一步完善原有的檔案管理制度，從而確保高校檔案管理的服務質(zhì)量。例如，高校對其中相關(guān)聯(lián)的檔案進行集中化的方式進行處理，這種情況就需要保證高校的檔案管理工作者有一定的專業(yè)素養(yǎng)以及知識技能等，另外對于信息安全管理方面的也要有高度的管理意識，加大重視力度，尤其是對全校師生的個人信息等要加強管理意識，這樣才能夠從根本上提升高校檔案信息化管理服務水平。

3.完善高校檔案服務設(shè)施

3.1積極采用現(xiàn)代化服務設(shè)施和手段

近年來，信息技術(shù)的發(fā)展逐漸改變?nèi)藗兊纳詈蛯W習以及工作方式，成為人們生活和工作中不可或缺的一部分，因此，高校的信息服務也應該迎合時代的發(fā)展趨勢，將信息技術(shù)積極融入高校檔案信息服務工作中來。具體來說，高校應該結(jié)合自身實際情況來建設(shè)屬于學校特有的相關(guān)檔案服務網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，為高校所有師生提供更加方便，實效的檔案信息服務。再進行實際的檔案服務信息服務工作時，應該充分考慮高校信息數(shù)據(jù)庫設(shè)計要有一定的個性，滿足高校所有師生對檔案信息服務的需求，還要注意檔案信息數(shù)據(jù)庫使用的實效性，這也就要求相關(guān)的檔案信息服務工作者定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行更新，進一步完善和補充數(shù)據(jù)庫的相關(guān)內(nèi)容，促使高校中檔案信息服務與社會保持同步的狀態(tài)。

3.2實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化

要想加強高校檔案服務工作，就要進一步實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理模式，針對檔案管理工作的特點就需要我們更新服務思維，采取科學的方式為高校檔案工作更好的服務和發(fā)展。首先，建設(shè)檔案信息數(shù)字化管理服務是一項比較復雜的工程，其中需要耗費大量資源，因此，高校檔案管理工作者應該綜合考慮目前紙質(zhì)檔案的重要性，對其他沒必要館藏的檔案進行信息數(shù)字化處理，保存真正具有價值的檔案;其次，在檔案信息數(shù)字化過程中要結(jié)合高校發(fā)展實際情況以及檔案利用的需要進行檔案數(shù)據(jù)數(shù)字化管理，由于高校檔案服務數(shù)字化化過程中具有工程量大，需要消耗大量人力財力，因此在具體實施中，應當結(jié)合高校實際選擇合理的優(yōu)化方案，避免因此出現(xiàn)不必要的浪費，節(jié)約成本。

3.3實現(xiàn)高校檔案信息化服務標準規(guī)范建設(shè)

具體來說，就是將高校檔案信息利用現(xiàn)代計算機的形式，對其進行電子文件形成、歸檔等服務。因此要想實現(xiàn)高校檔案信息化服務標準化，首先統(tǒng)一檔案輸入格式、項目、代碼符號等，這也是實現(xiàn)檔案標準化的必備條件。其次，將檔案服務標準規(guī)范分為三部分進行：管理標準規(guī)范，其中包括計算機使用制度和標準，資源使用是否合理合法;業(yè)務標準規(guī)范，這部分主要是對檔案中各種電子文件以及業(yè)務處理的規(guī)范標準;技術(shù)標準規(guī)范，其中包括對檔案電子文件，數(shù)據(jù)存儲、交換等標準規(guī)范。

綜上所述，在信息時代的今天，社會各界對信息資源的需求量越來越大，其中，檔案也是這些信息資源中的一部分，因此，高校在順利發(fā)展的過程中，要想進一步提升高校管理水平，就要重視檔案管理工作，提升檔案管理工作水平，因此將信息化融入檔案服務工作中，有助于高校對檔案信息化服務建設(shè)提升。

參考文獻

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