余征琴

摘 要：隨著信息時(shí)代的發(fā)展，大量的數(shù)據(jù)模式正在悄然改變著人們的思想觀念，如何更有效并長(zhǎng)期地保存檔案資料成為檔案管理工作中的主要問(wèn)題。大數(shù)據(jù)時(shí)代的技術(shù)變革，一步步推進(jìn)人們生活的便利，實(shí)現(xiàn)高效的知識(shí)管理層次。檔案管理工作逐步成為大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的重要內(nèi)容，值得我們進(jìn)一步探討與研究。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代 檔案管理 發(fā)展

在當(dāng)下檔案管理過(guò)程中，大數(shù)據(jù)時(shí)代所賦予的背景促使其信息化建設(shè)水平成重要標(biāo)志，所以，要充分重視檔案信息化建設(shè)。而檔案信息化在當(dāng)今的背景之下，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)從紙質(zhì)向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，檔案管理人員將各類(lèi)檔案錄入系統(tǒng)，系統(tǒng)將會(huì)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分類(lèi)，節(jié)省了大量的時(shí)間、人力。但應(yīng)當(dāng)看到檔案信息管理在技術(shù)、管理、人員等各方面尚存在不足，所以，筆者將就這些方面來(lái)進(jìn)行分析，進(jìn)而有效推進(jìn)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理建設(shè)的步伐。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景

大數(shù)據(jù)是一個(gè)抽象的概念，是一種新的數(shù)據(jù)處理模式。在信息化發(fā)展越來(lái)越快的今天，大數(shù)據(jù)已經(jīng)是大家口中常被提到的概念，在高速運(yùn)轉(zhuǎn)的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)中占據(jù)越來(lái)越重要的作用。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，任何事物講求速度，速度是它最基本的價(jià)值所在，速度越快越能占領(lǐng)重要的地位，數(shù)據(jù)的處理在這種環(huán)境下應(yīng)運(yùn)而生。在處理海量化信息的同時(shí)，也在進(jìn)一步提出挑戰(zhàn)，信息的儲(chǔ)存得以基礎(chǔ)地解決，但信息的安全性仍存在隱患，需要盡快尋找方法解決這一問(wèn)題。例如，在信息化發(fā)展較快的今天，人們利用電腦處理信息并且所有的信息都需要上傳至網(wǎng)絡(luò)并儲(chǔ)存保管。比如，規(guī)劃院?jiǎn)T工的各類(lèi)信息的統(tǒng)計(jì)以及員工需要登錄的員工系統(tǒng)等，都是大數(shù)據(jù)時(shí)代下的產(chǎn)物。既然它出現(xiàn)了，我們就要充分地利用它，以期解決我們最基本的需求。

二、檔案數(shù)字化的意義與作用

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，將檔案信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息，即是檔案數(shù)字化?，F(xiàn)代技術(shù)通過(guò)掃描、數(shù)字化等方式管理檔案資料，提高了工作效率，激發(fā)了工作熱情。檔案數(shù)字化是一種新型的信息技術(shù)方式，在這種情況的促使下，越來(lái)越多的工作單位開(kāi)始利用這種方式，以提高經(jīng)濟(jì)效益和工作效率。

1.提高經(jīng)濟(jì)效益

任何的單位、企業(yè)等在利用信息化數(shù)據(jù)時(shí)，或多或少都會(huì)帶來(lái)一定的好處，既提高了經(jīng)濟(jì)效益，還激發(fā)了員工的信心。傳統(tǒng)的檔案管理主要以紙質(zhì)版為主，費(fèi)地費(fèi)資源較多，一時(shí)難以籌集?，F(xiàn)代檔案管理以數(shù)字化信息為主，減少了資金耗費(fèi)，提高了企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。例如，單位用數(shù)字化信息下發(fā)工資，既節(jié)省了真正的人力資源耗費(fèi)，又節(jié)省了企業(yè)經(jīng)濟(jì)成本的耗費(fèi)。

2.提高辦公效率

與傳統(tǒng)檔案管理相比，現(xiàn)代化檔案管理方便存儲(chǔ)、搜索，一目了然，有效提高了辦公效率。在任何單位中，任職后方便及時(shí)歸檔，減輕負(fù)擔(dān)。例如，在工程師的任用中，都需要檔案資料的提供，在大數(shù)據(jù)背景下可以很快地通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，提高了工作效率，減少了工作中歸檔方面存在的一些錯(cuò)誤。

3.增強(qiáng)檔案原件保護(hù)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，將檔案資料以數(shù)字化形式加以保存，增強(qiáng)了對(duì)檔案原件的保護(hù)，尤其是時(shí)間非常久的那些檔案，更便于查看原件。例如，在規(guī)劃設(shè)計(jì)行業(yè)的管理中，常需要利用數(shù)字化檔案管理工程規(guī)劃設(shè)計(jì)資料信息，以期方便查詢(xún)規(guī)劃設(shè)計(jì)年限及問(wèn)題。

三、大數(shù)據(jù)給檔案工作帶來(lái)的挑戰(zhàn)

1.對(duì)檔案管理理論的挑戰(zhàn)

在數(shù)字化時(shí)代的摧使下，新一代技術(shù)變革也在緩緩發(fā)生，新時(shí)代數(shù)字化檔案管理工作挑戰(zhàn)著傳統(tǒng)的檔案管理方式。這一系列新型方式的出現(xiàn)，對(duì)檔案管理理論也帶來(lái)了挑戰(zhàn)。例如，新型技術(shù)的出現(xiàn)使得傳統(tǒng)紙質(zhì)版的資料出現(xiàn)越來(lái)越多的問(wèn)題，以前適用的理論基礎(chǔ)也受到挑戰(zhàn)，開(kāi)始慢慢改變成適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的新型理論基礎(chǔ)。

2.對(duì)檔案信息資源管理的挑戰(zhàn)

現(xiàn)代檔案管理工作對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作提出了一系列挑戰(zhàn)，現(xiàn)有的技術(shù)越來(lái)越難以支撐檔案管理工作的進(jìn)行，因此需要更新?lián)Q代才能維持更新的狀態(tài)。在大數(shù)據(jù)背景下，新型技術(shù)變革對(duì)檔案信息資源管理也提出了一系列挑戰(zhàn)。

四、檔案工作應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的創(chuàng)新舉措

1.賦予檔案新的內(nèi)涵

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，新的技術(shù)逐步出現(xiàn)，賦予了檔案新的內(nèi)涵，要求人們以更新的思想來(lái)管理檔案，以更復(fù)雜的思維來(lái)歸類(lèi)檔案。在這樣的背景下，更多的追求是檔案管理信息的復(fù)雜化、完整性。例如，在規(guī)劃院檔案管理中，在信息化逐步推進(jìn)的時(shí)代，更便于檢索、掃描歸檔，保存整理。我們可以在需要的時(shí)候去檔案室直接從電腦中調(diào)取檔案即可，免去了以前紙質(zhì)版一一找尋的麻煩。

2.及時(shí)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)

常說(shuō)“活到老，學(xué)到老”，人尚且需要不斷地學(xué)習(xí)來(lái)支撐自己的夢(mèng)想，更何況信息技術(shù)的發(fā)展，它也需要不斷的更新?lián)Q代，及時(shí)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)。大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理工作者也提出了更高的要求，只有不滿(mǎn)足于現(xiàn)有的技術(shù)結(jié)構(gòu)，不斷地更新?lián)Q代，才能為檔案管理工作提出更多有意義的決策。

3.構(gòu)建新的檔案收集體系

在大數(shù)據(jù)背景下，傳統(tǒng)的檔案體系已經(jīng)不能完全適用于現(xiàn)代檔案體系，所以需要構(gòu)建新的檔案體系，以便完善檔案管理工作的進(jìn)程，為日后工作節(jié)省時(shí)間，提高工作效率。

4.拓寬新的檔案利用渠道

在更新?lián)Q代很快的今天，檔案管理工作者也需要不斷拓寬檔案利用的新渠道，接收新的信息資源，獲得長(zhǎng)足的進(jìn)步。例如，在規(guī)劃院檔案管理中，僅僅使用電腦儲(chǔ)存信息遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還需要拓寬新的渠道，運(yùn)用新型的方式管理檔案。

5.采取措施完善檔案管理制度

針對(duì)檔案管理制度不健全此種情況，作為檔案信息管理部門(mén)的相關(guān)人員，應(yīng)當(dāng)建設(shè)完備的檔案管理制度，依據(jù)當(dāng)下制度實(shí)施情況，及時(shí)做好制度更新以及規(guī)范工作，與此同時(shí)，要十分注重制度細(xì)節(jié)工作的落實(shí)，促進(jìn)檔案信息化管理的進(jìn)行;而針對(duì)職責(zé)混亂的情形，要結(jié)合實(shí)際情況，并于檔案管理部門(mén)人員進(jìn)行開(kāi)會(huì)研討，制定一套內(nèi)容明確、職責(zé)清晰的管理制度，在此基礎(chǔ)之上，全員監(jiān)督，嚴(yán)格執(zhí)行。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在不斷發(fā)展變化的今天，檔案管理工作仍然很重要，尤其是使用信息技術(shù)不斷提升更多的途徑去開(kāi)辟新的道路。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，及時(shí)更新?lián)Q代很有必要的，要不斷提高技術(shù)支持，提高工作效益，為美好生活創(chuàng)造有力的支撐。

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