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        關(guān)于電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理的對(duì)比

        2019-10-21 14:57:13楊立莉
        名城繪 2019年2期
        關(guān)鍵詞:電子檔案管理對(duì)比

        楊立莉

        摘要:隨著檔案管理事業(yè)的發(fā)展和現(xiàn)代社會(huì)科技的進(jìn)步,在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上,逐漸出現(xiàn)了便捷、高效的電子檔案管理方式,兩者相輔相成,密不可分。本文即從兩者關(guān)系出發(fā),分析并對(duì)比兩種檔案管理方式的利弊,以期指導(dǎo)實(shí)際操作,為同業(yè)者提供借鑒參考。

        關(guān)鍵詞:電子檔案管理;傳統(tǒng)檔案管理;對(duì)比

        隨著時(shí)代發(fā)展,各類信息的不斷增多,人們?cè)絹碓揭庾R(shí)到檔案的重要性,而檔案也切實(shí)在人們的求職、調(diào)職、升遷,單位發(fā)展,城市建設(shè)變遷等方面發(fā)揮了重大作用。并且,隨著社會(huì)的不斷前進(jìn),信息處理技術(shù)的提升,人們對(duì)檔案管理的要求也越來越高,為進(jìn)一步提高檔案管理工作效率,也引進(jìn)了不少先進(jìn)技術(shù),并出現(xiàn)了以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案替代的現(xiàn)象。雖然說,電子檔案的管理手段確實(shí)先進(jìn)于紙質(zhì)檔案,但事實(shí)上,兩種管理方式各有千秋。

        1電子和紙質(zhì)檔案管理關(guān)系

        從時(shí)間軸來看,電子檔案是檔案管理事業(yè)發(fā)展到一定程度,與電子信息系統(tǒng)相結(jié)合的產(chǎn)物,紙質(zhì)檔案是電子檔案的前身,但目前仍需處于共存狀態(tài)。兩者的性質(zhì)有其一致性,均為個(gè)人、單位或某一區(qū)域歷經(jīng)的發(fā)展變化的歷史記錄,但擁有不同的載體,紙質(zhì)檔案將上述信息以紙質(zhì)為載體保存,電子檔案則是將信息錄入電子數(shù)據(jù)系統(tǒng),將其進(jìn)行有效整合及優(yōu)化,從而讓整個(gè)檔案查詢、利用工作更為便捷,容量更大,還能實(shí)現(xiàn)資源共享,保存更為方便、節(jié)省空間。但當(dāng)人們需要查證檔案真實(shí)性時(shí),仍需要找到原始紙質(zhì)檔案,因?yàn)榧堎|(zhì)檔案上不僅包含了實(shí)踐的所有原始數(shù)據(jù),對(duì)于電子檔案來說,也是其真實(shí)性的保障。因此,這兩種檔案管理方式,實(shí)際上是密不可分的,很難做到完全互相取代。

        2在操作環(huán)節(jié)上看兩種管理模式的對(duì)比

        2.1收集和歸檔環(huán)節(jié)

        傳統(tǒng)檔案的收集和歸檔包括收集完紙質(zhì)材料后,將其分類組卷,過程較為直觀,但歸檔周期長。電子檔案在這一環(huán)節(jié)工作較復(fù)雜,除了收集資料,還需要將上述資料編號(hào)、標(biāo)注分類和主題詞,將其錄入電子檔案系統(tǒng),并將檔案直接儲(chǔ)存或上傳至數(shù)據(jù)庫管理中心。相比較而言,傳統(tǒng)方式工作量較少,歸檔過程較快,時(shí)效性較強(qiáng),電子檔案工作量較多,但其優(yōu)勢在于保障檔案的完整,歸檔周期較短,而且更利于與后期工作的銜接。

        2.2鑒別整理環(huán)節(jié)

        傳統(tǒng)檔案鑒別審核過程完全靠人工,需要逐頁鑒別,以確定每一份檔案的價(jià)值高低,以及其應(yīng)對(duì)應(yīng)的保管期限。在歸檔之前就需要進(jìn)行初步的鑒別和審核,歸檔之后則需要對(duì)每一份文檔進(jìn)行復(fù)核,整個(gè)工作流程非常繁瑣,不僅需要投入較大人力,還需要花費(fèi)較多時(shí)間,進(jìn)展也會(huì)較慢,但鑒別、審核的精確性較強(qiáng)。電子檔案通過電腦系統(tǒng)對(duì)檔案的內(nèi)容和技術(shù)兩方面進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別和數(shù)據(jù)分析,不僅對(duì)檔案可讀性、使用范圍方面進(jìn)行全面分析,也需要對(duì)電子檔案的安全性進(jìn)行分析,發(fā)現(xiàn)存在病毒的文檔予以處理。

        2.3存儲(chǔ)和利用環(huán)節(jié)

        傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)的方式呈現(xiàn),在存儲(chǔ)時(shí)需要對(duì)其進(jìn)行整理、組卷、搬運(yùn)、歸檔等操作,較為耗費(fèi)人力物力。隨著檔案信息、種類的增多,所需要的存儲(chǔ)空間越來越大,要在浩瀚的檔案館里尋找自己需要的檔案并在其中查找需要的信息,也會(huì)變成一項(xiàng)較為繁瑣的工作。而且,想要查閱一份紙質(zhì)檔案,只能前往當(dāng)?shù)貦n案館,查找到文件后進(jìn)行借閱瀏覽,在路程、查找等步驟上都較為耗費(fèi)時(shí)間。電子檔案則要方便得多,在前期進(jìn)行完較復(fù)雜的歸檔、整理等工作后,檔案信息便被存儲(chǔ)在電腦系統(tǒng)中,查找和提取都較為方便,只要通過對(duì)電腦鍵盤的操作即可快速獲得文檔,還可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源共享,不受時(shí)間、空間限制,能明顯節(jié)省時(shí)間,提高工作效率。

        3在操作內(nèi)容上看兩種管理方式的對(duì)比

        3.1檔案信息的真實(shí)性

        傳統(tǒng)檔案,即將原始信息、數(shù)據(jù)等記錄在紙質(zhì)媒介上,直接進(jìn)行保存,若有后期涂改,能明顯看出修改的痕跡,只要收集完全、保管得當(dāng),不出現(xiàn)資料的殘缺、遺漏、毀損等情況,在真實(shí)性上能有足夠的保證,也較有說服力。而電子檔案載體多樣,錄入時(shí)萬一出現(xiàn)疏忽,可能導(dǎo)致檔案信息失真,內(nèi)容出錯(cuò)。哪怕錄入過程沒有出現(xiàn)問題,在檔案形成后可以隨時(shí)被刪改,在刪改并保存后便難以看出刪改的痕跡,很難證實(shí)其真實(shí)性。

        3.2檔案管理的操作要求

        傳統(tǒng)檔案管理的一整個(gè)過程完全由人工完成,工作量巨大,但技術(shù)含量不高,只要工作人員足夠認(rèn)真、仔細(xì)、有責(zé)任心,就能保證檔案信息能被較好的收納、存儲(chǔ)。電子檔案除了管理人員的基本工作素質(zhì)外,還需要有較為專業(yè)的計(jì)算機(jī)操作技能,雖然看起來工作量大大減少,但對(duì)工作人員的專業(yè)素質(zhì)要求更高。管理人員需要能熟悉電子管理信息系統(tǒng),能熟練操作計(jì)算機(jī),并需要有一定的防護(hù)意識(shí),對(duì)電子系統(tǒng)也需要定期維護(hù),以最大化的保證其安全運(yùn)行,避免因病毒入侵導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓、檔案信息泄漏等風(fēng)險(xiǎn)。

        3.3檔案管理的安全防護(hù)

        傳統(tǒng)檔案的安全主要在于完善的管理措施,要求有嚴(yán)格的管理制度,避免檔案被竊取、遺失等導(dǎo)致檔案信息泄露、檔案信息不全的情況;以及需要保證檔案庫房環(huán)境適度,既要避免過于潮濕導(dǎo)致紙張的霉?fàn)€變質(zhì),又要避免過于干燥、火災(zāi)、蟲蛀等安全隱患。電子檔案的安全則主要依托于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、電子平臺(tái)的安全,一旦出現(xiàn)被病毒和網(wǎng)絡(luò)攻擊的情況,可能會(huì)導(dǎo)致整個(gè)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)系統(tǒng)的癱瘓,所有信息資料的丟失,從而產(chǎn)生巨大損失。

        4結(jié)束語

        總之,信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展,逐漸改變?nèi)藗兊墓ぷ鳌⑸?,隨著各行各業(yè)中信息技術(shù)的逐步引入,工作效率得到了極大的提高。檔案管理中也一樣,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案慢慢被電子檔案代替,不僅減少了紙質(zhì)檔案保存的壓力,縮小了存儲(chǔ)空間,而且,信息化的處理過程,也能精簡管理環(huán)節(jié),提高工作效率,促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。單就兩種方式而言,在檔案管理的各個(gè)工作環(huán)節(jié)和內(nèi)容使用上,均各有利弊。因此,各檔案工作人員需認(rèn)真對(duì)比并分析其中利弊,結(jié)合本單位實(shí)際情況進(jìn)行具體管理方式的選擇,在將兩者有機(jī)結(jié)合的基礎(chǔ)上,進(jìn)一步探索更高效、安全的辦法,提高管理工作的效率和質(zhì)量,促進(jìn)檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展。

        參考文獻(xiàn):

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        [2]羅灤,傅榮校.電子文件管理機(jī)制與傳統(tǒng)檔案管理機(jī)制比較研究[J].浙江檔案,2012(9):14-16.

        [3]石婷婷.電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理利與弊的對(duì)比分析[J].東方企業(yè)文化,2015(13):49.

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        [5]陳怡同.對(duì)比研究電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理利與弊[J].城市建設(shè)理論研究:電子版,2016(14).

        [6]吳冰云.淺談電子檔案在科研檔案管理中的優(yōu)越性與局限性[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(13):136.

        (作者單位:哈爾濱西部地區(qū)開發(fā)建設(shè)集團(tuán)有限責(zé)任公司)

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