楊阿娜

摘要：現(xiàn)階段，隨著社會的發(fā)展，我國的科學(xué)技術(shù)的發(fā)展也有了很大的創(chuàng)新。文書檔案管理工作在現(xiàn)代發(fā)展的進(jìn)程中占據(jù)了重要的位置，自文書和檔案管理工作進(jìn)行合并之后，大大地提高了該部門的工作效率，同時一些問題也開始逐漸的顯現(xiàn)出來，對今后文書檔案管理工作的進(jìn)行是一個很大的阻礙。在今后發(fā)展過程中要不斷總結(jié)問題，分析出新的路徑來解決這些暴露出來的問題，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理;存在的問題;強(qiáng)化措施

引言

當(dāng)今社會，文書檔案管理是一個企業(yè)建設(shè)與發(fā)展的核心，具有較強(qiáng)的技術(shù)性、服務(wù)性以及監(jiān)督性。在實(shí)際生產(chǎn)管理中，所有企業(yè)發(fā)展都會涉及文書檔案管理工作。該部分內(nèi)容可以使企業(yè)單位的文書檔案管理更加規(guī)范、科學(xué)。尤其是新時期發(fā)展背景下，文書檔案管理不僅可以提高企業(yè)管理水平，同時現(xiàn)代化的管理手段也可以使企業(yè)檔案管理更具合理性與時效性，是企業(yè)未來發(fā)展的重要條件。

1信息時代檔案管理工作面臨的新形勢

毫無疑問，伴隨信息化時代席卷全世界，隨之而來的高科技、現(xiàn)代化信息技術(shù)掀起了文書檔案管理工作的改革發(fā)展新浪潮。文書檔案信息資源體量的劇增，信息資源的整合利用、各類電子文書檔案管理系統(tǒng)的建立等，都標(biāo)志著現(xiàn)代社會文化檔案管理工作迎來了創(chuàng)新性的管理變革與技術(shù)進(jìn)步。正可謂，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。信息化技術(shù)在為傳統(tǒng)文書檔案管理模式注入新活力的同時，也在不斷顛覆傳統(tǒng)管理的思維方式，這對新時期文書檔案管理工作將是一項(xiàng)全新的挑戰(zhàn)。

2問題研究

2.1領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

一段時間以來，部分單位對文書檔案管理工作沒有形成正確的認(rèn)識。領(lǐng)導(dǎo)和管理員對文書檔案管理工作不夠重視。一些單位認(rèn)為文書檔案管理工作就是簡單的整理文件，只要保證文件不丟就算完成工作了，并沒有從信息分類、歸檔和提取的角度看待文書檔案管理工作。正因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作重視程度不夠，各部門在人員配備、經(jīng)費(fèi)投入等方面都很少，這不能滿足新時代文書檔案管理工作的需要。例如，在信息化時代，有些部門沒有配備數(shù)字化檔案管理設(shè)施和專業(yè)人員，致使文書檔案的管理和查閱比較繁瑣，一定程度上影響了文書的應(yīng)用。

2.2文書和檔案管理工作存在脫節(jié)之處

文書檔案管理工作從結(jié)合成一個部門到現(xiàn)在的發(fā)展時間較短，但是發(fā)展的速度是很驚人的。但是雖然在現(xiàn)代化發(fā)展的進(jìn)程中，文書檔案管理工作的整體發(fā)展處于一個上升的趨勢中，但是在發(fā)展的過程中還是會有一些細(xì)節(jié)之處是存在問題的。由于文書和檔案管理工作長期有著自己固有的工作模式和工作態(tài)度，在相互融合的過程中就會出現(xiàn)一些沖突，雖然現(xiàn)在我們能夠忽略這些細(xì)節(jié)方面的問題，但是在進(jìn)一步發(fā)展的過程中就會演變成為大的問題，從而影響到文書檔案管理工作的下一步的發(fā)展。

3優(yōu)化措施分析

3.1加強(qiáng)配合，做好文書檔案的對接

機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位的各個部門都會有很多文書，強(qiáng)化文書檔案管理必須要加強(qiáng)各部門的協(xié)調(diào)配合，確保文書檔案的收集和管理工作有序開展。1.文書檔案管理員要積極主動收集文書檔案。文書檔案管理員要及時地收集整理各個部門的文書檔案，避免遺漏或者丟失。2.各部門要配合文書檔案管理工作。當(dāng)一些文件審閱之后應(yīng)自覺地將其送到檔案管理室保存，以確保文書檔案的完整。3.查閱人員要配合文書檔案管理員的工作。文書檔案管理有其規(guī)章制度。例如，在查閱文書檔案時要登記，查閱人員就應(yīng)該按要求登記，不得隨意翻閱。再如有些文件不能帶出檔案管理室，這就要求查閱人員配合文書檔案管理工作，不得強(qiáng)行帶走文件，使文書檔案管理工作在規(guī)范的制度下運(yùn)行。

3.2更新管理系統(tǒng)重新制定管理細(xì)則

針對于管理系統(tǒng)方面的問題，要請專業(yè)化的人員來根據(jù)文書檔案管理工作的內(nèi)容來制定出相關(guān)的管理和辦公系統(tǒng)，新的管理系統(tǒng)要具備一定的安全性和便捷性。這樣定制化的工作系統(tǒng)能夠大大提高工作效率。同時也提高了保密性，對于不同級別的檔案采取分級權(quán)限的保護(hù)模式。使得文書檔案管理更加正規(guī)化。對于職員管理細(xì)則方面要重新規(guī)定，將每一個職員的工作責(zé)任落到每一個人的身上，那么出現(xiàn)問題就能夠第一時間找到負(fù)責(zé)人。這樣一來每一名員工對于自己的工作內(nèi)容就能夠有一個更加清晰的了解。同時賞罰制度也要堅(jiān)決的落實(shí)到實(shí)處，使得員工時刻處于一個良好的工作狀態(tài)中。從而更好地來約束職員的工作行為，端正員工的工作態(tài)度。

3.3強(qiáng)化隊(duì)伍，提升文書檔案管理員素質(zhì)

在新時期，強(qiáng)化文書檔案管理工作必須要提升文書檔案管理員的綜合素質(zhì)。1.要引進(jìn)和選拔一批專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理工作需要一定的專業(yè)知識和技能，各單位要通過選拔、人才引進(jìn)等形式把檔案管理專業(yè)的人才納入檔案管理工作中，打造一支專業(yè)素質(zhì)過硬的文書檔案管理隊(duì)伍。2.要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)。在信息化時代，文書檔案管理工作要適應(yīng)時代發(fā)展變化，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，這對檔案管理員提出了新的要求。所以，各部門要建立文書檔案管理人員培訓(xùn)制度，定期組織文書檔案管理員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)。通過外出學(xué)習(xí)交流和網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)等形式使文書檔案管理人員提高計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力和文書檔案管理能力，從而發(fā)揮好文書檔案管理工作的積極作用。

3.4科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，確保文書檔案信息化建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)

數(shù)字化和信息化，是信息時代檔案管理工作面臨的必然趨勢。這也是文書檔案管理從傳統(tǒng)模式向智能化方向轉(zhuǎn)型的必經(jīng)階段。近年來，云計(jì)算、人工智能、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等新興技術(shù)對文書檔案的信息化建設(shè)，將產(chǎn)生變革性的影響，要確保文書檔案管理的穩(wěn)步推進(jìn)，必須要有科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊庾R，制定文書檔案事業(yè)信息化發(fā)展建設(shè)規(guī)劃，逐步實(shí)現(xiàn)OA辦公自動化系統(tǒng)、電子政務(wù)等信息資源之間實(shí)現(xiàn)有效聯(lián)接。

結(jié)語

綜上所述，文書檔案管理關(guān)乎一個企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，為了使企業(yè)辦公更加科學(xué)化、規(guī)范化、信息化，企業(yè)除了要提高自身管理意識之外，還要不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)，創(chuàng)新文書檔案管理制度，加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用，從而使文書檔案管理更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

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