李琳琳
【摘 ?要】伴隨著世界政治、經(jīng)濟全球化進程的不斷推進,在新時期的發(fā)展帶動下,供電企業(yè)迎來了全新的發(fā)展階段。文秘工作人員的工作水平不僅對供電企業(yè)的工作效率有著決定性的作用,而且對供電企業(yè)在市場中的競爭力也有著直接的影響。基于這樣的發(fā)展要求,供電企業(yè)文秘工作也必須不斷進行創(chuàng)新,以實現(xiàn)更大的突破。對此,文章將針對新時期供電企業(yè)文秘的創(chuàng)新展開研究。
【關(guān)鍵詞】新時期;供電企業(yè);文秘工作
目前,國家電網(wǎng)大力推行了“三集五大”體系建設(shè),優(yōu)化公司業(yè)務(wù)的管理體系,不斷加強核心資源的集中管控,從而實現(xiàn)集約化、專業(yè)化管理的重要決策。在該體系建設(shè)完成之后,供電企業(yè)也實現(xiàn)了協(xié)作統(tǒng)一、集中化的轉(zhuǎn)變發(fā)展。作為供電企業(yè)中,具有管理、協(xié)調(diào)職責的文秘工作既需要在日常的工作中準確傳達領(lǐng)導對于工作的要求、指導思想,還需要對企業(yè)的輿情進行有效監(jiān)督。因此,供電企業(yè)必須不斷重視文秘工作的不斷發(fā)展,為其創(chuàng)新研究提供發(fā)展的空間。在這樣新的發(fā)展時期中,文秘工作勢必要不斷進行創(chuàng)新,從而不斷提高工作效率和工作質(zhì)量。
一、提升辦公室文秘人員工作水平的現(xiàn)實意義與遵循原則
(一)現(xiàn)實意義
辦公室是企業(yè)管理及行政人員辦公的重要場地,由于每天需要承接多樣化的行政管理工作,所以工作量一般都很大,既要及時向各層工作者下達領(lǐng)導的任務(wù)及命令,而且還要將各部門的具體工作狀況向上級匯報,需要充分做好每個細節(jié)。同時,辦公室文秘人員還應(yīng)當科學地分配好各項工作事宜,有效地協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部相關(guān)工作人員的關(guān)系,此外,還應(yīng)當處理好企業(yè)外部交易、經(jīng)濟方面的業(yè)務(wù)。因此,辦公室文秘人員自身的工作水平在企業(yè)運行中發(fā)揮不可或缺的作用,相關(guān)管理者必須對此給予高度重視。
(二)應(yīng)該遵循的原則
辦公室文秘人員必須認真遵循所在企業(yè)制定的工作原則,具體內(nèi)容如下:其一,對上級發(fā)布的任務(wù)及命令必須嚴格執(zhí)行,讓企業(yè)內(nèi)部上下級之間形成有效的溝通,善于協(xié)調(diào)上下級的關(guān)系,確保企業(yè)各項工作健康、有序地運行。其二,竭力提升自身的職業(yè)素養(yǎng)及專業(yè)技能,結(jié)合具體情況有效地安排辦公室工作,提升整體辦公效率與質(zhì)量。其三,保持良好的文秘職業(yè)道德,面對繁多、復雜的辦公室工作,都要耐心、認真地完成,遵守企業(yè)相關(guān)的辦事制度工作。
二、供電企業(yè)文秘人員具備的職業(yè)素養(yǎng)
(一)嚴格遵守企業(yè)規(guī)定的各項規(guī)章制度
嚴格遵守企業(yè)規(guī)定的各項規(guī)章制度是每一位供電企業(yè)文秘人員需要遵守的最基本的職業(yè)道德。雖然文秘人員的工作十分繁重,但是也不準遲到或早退。文秘人員要盡可能提前幾分鐘來單位報到,合理規(guī)劃當日工作進程,有序地開展各項工作。并要學會有效地利用零碎時間,處理手里文件資料。否則,若每天正點走進辦公室,領(lǐng)導已布置好了相關(guān)任務(wù),會讓自己工作忙亂,甚至發(fā)生工作失誤現(xiàn)象,嚴重影響了企業(yè)整體辦公效率。
(二)凡事顧全大局
作為供電企業(yè)文秘人員,必須時刻學會以企業(yè)利益為中心工作,遇到事情,首先站在企業(yè)發(fā)展的大局加以分析,既需要承擔較大的工作壓力,又能夠忍受工作中的委屈,不做任何有損企業(yè)利益的事。
(三)提升辦事效能
工作效能是檢測供電企業(yè)文秘人員一項重要指標,如果一名文秘人員每天做了很多工作,卻沒能取得良好的效果,就意味著辦事效能為“零”。所謂的效能強調(diào)的是工作質(zhì)量。例如:當供電企業(yè)文秘人員接到了幫企業(yè)管理者起草發(fā)言稿的任務(wù),若自身有著很高的文字功底,即可迅速交稿;相反,若缺乏工作經(jīng)驗,極易使發(fā)言稿與演講要求相違背。所以,工作中必須重視寫作質(zhì)量,不可盲目落筆,需要預(yù)先做好充分地準備。
(四)提高工作效率
其一,積極地保持和上級的有效溝通。供電企業(yè)文秘人員要及時執(zhí)行領(lǐng)導的各個命令,但也要擁有自己的主見,頭腦靈活。對自身職責以內(nèi)的事全盤接受,當有很好的建議或者存在疑問時也要及時與領(lǐng)導進行交流,盡可能規(guī)避工作失誤。其二,工作要有計劃性。文秘每天都要應(yīng)對很多新的、復雜的任務(wù),有些還帶有極強的時效性,或者可能存在突發(fā)性任務(wù),且不準遺漏、重復。因此,供電企業(yè)文秘人員要具備超前觀念,結(jié)合企業(yè)的情況,合理分析哪些需要盡早完成的工作,有條不紊地工作,提升辦公質(zhì)量。
三、新時期供電企業(yè)文秘工作的創(chuàng)新研究
(一)觀念上不斷進行創(chuàng)新
1 樹立創(chuàng)新意識
作為供電企業(yè)文秘人員,要順應(yīng)時代發(fā)展趨勢,切實轉(zhuǎn)變思想觀念,創(chuàng)新工作模式,并深度剖析本職工作的內(nèi)涵,通過總結(jié)實踐經(jīng)驗優(yōu)化工作手段,全身心的投入工作。同時還需提高自身工作衡量標準,客觀認知個體的綜合能力,充分發(fā)揮文秘人員的職能優(yōu)勢,實現(xiàn)自身經(jīng)濟價值與工作崗位價值的統(tǒng)一。
2強化風險意識
作為供電企業(yè)的文秘人員,應(yīng)深刻認知辦公室在供電企業(yè)運營體系中發(fā)揮著重要作用,積極倡導愛崗敬業(yè)精神,嚴格遵守行業(yè)的職業(yè)規(guī)范,為基層工作傾注充沛的情感。在實際工作過程中,由衷的關(guān)心體貼每一位員工,盡可能的了解職工的心理變化與生活近況,為其提供必要的幫助,消除其后顧之憂,為企事業(yè)單位的運營創(chuàng)造有利條件。此外,供電企業(yè)文秘人員還要強化工作作風,顧全大局,在事件處理過程中,綜合考量多方面的制約因素,將負面影響降到最低水平。且高度參與公益奉獻活動,實現(xiàn)集體利益與個人利益的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。
(二)文秘工作人員的創(chuàng)新能力提升
創(chuàng)新是一個國家、企業(yè)長盛不衰的重要驅(qū)動力。部分人員對供電企業(yè)的文秘文秘工作形成了思想的誤區(qū),他們認為文秘的工作很死板,只要嚴格遵守企業(yè)規(guī)定,按部就班執(zhí)行就可以。然而,辦公室文秘工作并非像設(shè)想的那樣簡單。文秘人員也要從思維、工作方面不斷地創(chuàng)新。從文秘工作方式的視角分析,為了盡快取締低效率的辦公方式,一定要對工作方式加以改進、優(yōu)化,充分發(fā)揮工作人員的創(chuàng)新思維,探索一種高效的辦公模式,提升企業(yè)整體的辦公質(zhì)量與水平。為了激發(fā)文秘人員的創(chuàng)新思維,管理者可以采取以下措施:其一,對供電企業(yè)文秘人員的意識、行為適當放寬約束,促進其勇于創(chuàng)新,同時,做好各級人員的溝通,構(gòu)建輕松的創(chuàng)新氛圍;其二,供電企業(yè)領(lǐng)導人員要有效地發(fā)揮模范作用,積極地學習先進企業(yè)的新興的辦公理念及工作方式,對企業(yè)的辦公室文秘人員予以工作的指導或啟發(fā)。
(三)協(xié)調(diào)關(guān)系上的平衡、創(chuàng)新處理
轉(zhuǎn)變文秘工作的被動局面
對于供電企業(yè)來說,大部分辦公室工作需要聽從管理決策層的統(tǒng)一差遣。但這并不代表辦公室工作是完全被動的,文秘人員作為領(lǐng)導決策層的軍事參謀,應(yīng)當著眼于全局。對此,文秘人員應(yīng)以集體利益為重,維護企業(yè)的運營與社會形象,以企業(yè)可持續(xù)發(fā)展為宗旨組織參與多元化的公共活動。同時文秘人員還要強化自身職責意識,協(xié)調(diào)處理領(lǐng)導交辦的各類事物,不斷積累實踐經(jīng)驗,摸索規(guī)律,以此為基準,監(jiān)督引導其他職工的工作。
結(jié)束語
綜上所述,社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展與進步,使市場的競爭程度也日趨激烈,對于供電企業(yè)也提出了高要求、高標準,而文秘工作在供電企業(yè)中占據(jù)非常重要的地位,是聯(lián)系領(lǐng)導和員工的重要紐帶,因此文秘工作的作用也逐漸凸顯,為了順應(yīng)社會經(jīng)濟的發(fā)展,供電企業(yè)對文秘工作給予重視,不斷創(chuàng)新文秘工作,從而提高自身的綜合素質(zhì)和專業(yè)知識,通過強化訓練,健全身心,為企業(yè)的健康發(fā)展提供有效的保障。
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(作者單位:安徽省宿州市蕭縣供電公司)