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        會(huì)議室管理與維護(hù)

        2019-10-21 13:24:55合思琦郭映秋戴芳湯洋
        商訊·公司金融 2019年21期
        關(guān)鍵詞:會(huì)議室維護(hù)措施

        合思琦 郭映秋 戴芳 湯洋

        摘要:會(huì)議室管理和維護(hù)是行政部門(mén)的基礎(chǔ)性工作,是保障會(huì)議能夠順利進(jìn)行的重要條件。本文就會(huì)議室管理中存在的問(wèn)題提出了一些必要措施,從思想上抓落實(shí),從實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn),提高工作效率,使會(huì)議室得到最大程度的利用。

        關(guān)鍵詞:企業(yè);會(huì)議室;管理;維護(hù);措施

        會(huì)議室是一個(gè)企業(yè)討論問(wèn)題、接待訪客、做出決策、專(zhuān)題報(bào)告、大型活動(dòng)等的重要場(chǎng)所。會(huì)議室代表著一個(gè)企業(yè)的形象,所以會(huì)議室管理人員需具備較強(qiáng)的責(zé)任心和持久的耐心,需要對(duì)會(huì)議管理工作流程有熟悉的了解,對(duì)會(huì)議中的突發(fā)事件及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施,以此維護(hù)會(huì)議的正常進(jìn)行,在思想覺(jué)悟上要有較高的進(jìn)步意識(shí),時(shí)刻本著為客戶(hù)服務(wù),做好會(huì)議室管理,使有限的資源得到最大的利用。

        一、會(huì)議室中存在的問(wèn)題

        (一)監(jiān)管漏洞

        隨著市場(chǎng)的迅速發(fā)展,會(huì)議室的使用頻率也隨之加大,為提高會(huì)議室的使用頻率,企業(yè)實(shí)現(xiàn)了線上預(yù)定以此提高使用頻率(客戶(hù)只需在OA系統(tǒng)上填寫(xiě)提交會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人數(shù)、設(shè)備使用、會(huì)場(chǎng)布置等詳細(xì)內(nèi)容后經(jīng)過(guò)審批即可使用)但同時(shí)也帶來(lái)了不必要的麻煩。一些部門(mén)在沒(méi)經(jīng)過(guò)申請(qǐng)的情況下私自使用會(huì)議室,嚴(yán)重造成沒(méi)經(jīng)過(guò)審批流程的會(huì)議室和經(jīng)過(guò)審批流程的會(huì)議室在使用在時(shí)間上發(fā)生沖突,給監(jiān)管部門(mén)造成嚴(yán)重的管理漏洞,同時(shí)也損害了雙方客戶(hù)的時(shí)間利益,給企業(yè)造成不良影響。

        (二)操作不當(dāng)

        會(huì)議室的設(shè)備使用者未經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn),不詢(xún)問(wèn),不按使用流程,自行使用會(huì)議室設(shè)備導(dǎo)致會(huì)議室設(shè)備出現(xiàn)故障,投影打不開(kāi)、話筒不傳聲、多次斷電等情況,嚴(yán)重縮短了會(huì)議室設(shè)備的使用壽命。出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)未及時(shí)報(bào)告管理人員,未及時(shí)處理設(shè)備故障,從而影響了會(huì)議室的后續(xù)使用效率。

        (三)未及時(shí)溝通

        會(huì)議室的使用應(yīng)該有著嚴(yán)謹(jǐn)?shù)氖褂昧鞒?,但因?yàn)槭褂谜吲c管理者未能及時(shí)溝通,直接導(dǎo)致后續(xù)工作的進(jìn)展力度難度加大,在會(huì)議室的使用過(guò)程中因?yàn)槿藛T的配備,材料的準(zhǔn)備不充分直接阻礙會(huì)議順利進(jìn)行甚至中間出現(xiàn)卡場(chǎng)的窘?jīng)r。

        二、如何維護(hù)和改善會(huì)議室管理的改善措施

        建立健全的會(huì)議室管理制度,本著為為民服務(wù)的宗旨,做好基礎(chǔ)工作,加強(qiáng)對(duì)會(huì)議室的監(jiān)管力度,加強(qiáng)對(duì)使用者的培訓(xùn)管理,整體提高所有會(huì)議室管理人員的責(zé)任感。

        (一)每個(gè)部門(mén)如需使用會(huì)議室時(shí)必須通過(guò)OA系統(tǒng)提交申請(qǐng),經(jīng)過(guò)管理人員審批后方可使用以此避免會(huì)議室的使用沖突提高使用頻率。若企業(yè)臨時(shí)重大會(huì)議與其他會(huì)議發(fā)生沖突,應(yīng)以大局為重,由管理人員進(jìn)行協(xié)調(diào)安排,如有預(yù)約發(fā)生變更,應(yīng)及時(shí)通知管理人員,以便進(jìn)行相應(yīng)的安排。

        (二)會(huì)議室使用流程的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn),包括設(shè)備的使用流程,及日常的維護(hù)工作。提高使用者的設(shè)備操作水平,定期對(duì)員工如何使用設(shè)施設(shè)備進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí),規(guī)范地操作設(shè)備,編寫(xiě)操作流程供他人參考,降低使用中因不正當(dāng)操作導(dǎo)致的設(shè)備故障,增加設(shè)備的使用壽命,可制作專(zhuān)門(mén)的溫馨提示卡并貼在開(kāi)關(guān)處,提醒使用人員操作對(duì)應(yīng)注意的事項(xiàng),了解各設(shè)備的正確操作流程。專(zhuān)人檢查每次會(huì)議結(jié)束后會(huì)議室的使用情況。檢查項(xiàng)目包括:電器設(shè)備是否處于關(guān)閉狀態(tài),門(mén)窗是否關(guān)閉,桌椅是否還原,做好會(huì)議室下次使用的維護(hù)工作。在無(wú)會(huì)期間,應(yīng)及會(huì)議室的日常維護(hù)工作,如設(shè)備檢查和衛(wèi)生情況,電池充電、設(shè)備維護(hù)、及時(shí)清掃地面、茶杯清洗與消毒、桌椅擺放整潔等工作的常態(tài)化保持會(huì)議室的及時(shí)使用狀況。提高會(huì)議室的使用頻率,實(shí)現(xiàn)會(huì)議室管理的規(guī)范化、合理化是每個(gè)會(huì)議室工作人員義不容辭的責(zé)任。

        (三)加強(qiáng)溝通交流,確保出現(xiàn)問(wèn)題是能及時(shí)溝通解決。聽(tīng)取對(duì)方意見(jiàn),做到有問(wèn)題及時(shí)處理,做好會(huì)前準(zhǔn)備工作。工作人員應(yīng)每天登陸OA預(yù)約系統(tǒng)查看會(huì)議室使用情況,根據(jù)會(huì)議要求、會(huì)議室時(shí)間、參會(huì)人員、是否需要使用設(shè)備,并及時(shí)安排人員布置會(huì)議室;會(huì)前調(diào)試多媒體,檢查投影、話筒等其他設(shè)備是否能正常使用;準(zhǔn)備好茶水,提前燒水,并根據(jù)要求選擇杯子類(lèi)型,確保參會(huì)人員就座時(shí)及時(shí)上茶,使會(huì)議能夠正常、高效地進(jìn)行。

        (四)定期更新設(shè)備軟件,定期請(qǐng)售后人員調(diào)試機(jī)器,檢查設(shè)備是否正常,有效地減少故障的概率,最大限度地保證會(huì)議能夠正常有序地進(jìn)行,保證設(shè)備能高效運(yùn)行;同時(shí)定期檢查桌椅是否有損壞情況,并及時(shí)更新處理。請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員定期進(jìn)行維護(hù)修理;建立會(huì)議室設(shè)備維修記錄,記錄每臺(tái)設(shè)備的放置地點(diǎn)、型號(hào)、購(gòu)買(mǎi)日期、故障時(shí)間、故障現(xiàn)象、維修日期更新零件部分及費(fèi)用。確保會(huì)議室有一個(gè)良好的環(huán)境。不斷地積累維護(hù)維修經(jīng)驗(yàn),從而提高設(shè)備的利用率。

        (五)管理人員應(yīng)協(xié)助并培訓(xùn)相關(guān)會(huì)議室工作人員對(duì)會(huì)場(chǎng)的熟悉度和會(huì)議使用相關(guān)物品,在會(huì)議中如有突發(fā)情況應(yīng)冷靜處理,加強(qiáng)與他人溝通,確保由于問(wèn)題時(shí)能夠及時(shí)解決,不影響會(huì)議室的使用。

        三、結(jié)語(yǔ)

        會(huì)議室管理是一份看似簡(jiǎn)單卻復(fù)雜的工作,如何正確使用會(huì)議室、如何對(duì)會(huì)議室嚴(yán)格把關(guān)、科學(xué)合理的監(jiān)督等工作是一項(xiàng)任重而道遠(yuǎn)的莊重工作。會(huì)議室管理員需帶領(lǐng)相關(guān)工作人員做到會(huì)前認(rèn)真準(zhǔn)備,會(huì)中及時(shí)處理突發(fā)事件,會(huì)后認(rèn)真檢查會(huì)議室設(shè)施設(shè)備,與相關(guān)部門(mén)相互配合,各盡其責(zé),保障會(huì)議順利進(jìn)行,從而不斷地提高所有會(huì)議室工作人員的責(zé)任心和團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)。

        參考文獻(xiàn):

        [1]史清華,湯偉,王福剛.如何做好高校會(huì)議室的管理與維護(hù)工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2018.

        [2]候文紅,薛宗瓏.加強(qiáng)高校會(huì)議室管理與服務(wù)建設(shè)探討[J].中國(guó)教育技術(shù)裝備,2017.

        [3]肖月鵬,劉少輝.高校多媒體會(huì)議室的使用與維護(hù)[J].中國(guó)管理信息化,2017.

        作者簡(jiǎn)介:

        合思琦,郭映秋,戴芳,湯洋,中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院醫(yī)學(xué)生物學(xué)研究所,云南昆明。

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