楊彩紅

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)體制改革的深入發(fā)展，各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)逐步完善，以設(shè)計(jì)為主的工程總承包業(yè)務(wù)在我國的發(fā)展逐步加快。工程總承包檔案管理是項(xiàng)目建設(shè)中需要關(guān)注的重點(diǎn)內(nèi)容，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)多個(gè)主體經(jīng)濟(jì)效益會(huì)產(chǎn)生較大影響。工程建設(shè)項(xiàng)目形式的轉(zhuǎn)變促使項(xiàng)目檔案管理的方式及內(nèi)容也發(fā)生了重大改變，所以當(dāng)前需要做好工程總承包項(xiàng)目檔案管理工作。文章重點(diǎn)就總承包工程中檔案管理要點(diǎn)進(jìn)行研究分析，以供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：總承包工程;檔案管理;經(jīng)驗(yàn);教訓(xùn)

引言

二十一世紀(jì)的今天，工程建設(shè)規(guī)模逐漸擴(kuò)大，工程總承包項(xiàng)目逐漸增多，對(duì)于如何做好工程總承包項(xiàng)目的檔案管理始終是工程建設(shè)檔案管理者高度關(guān)注的焦點(diǎn)之一。關(guān)于工程總承包項(xiàng)目檔案管理，通過真實(shí)記錄勘測(cè)設(shè)計(jì)和施工過程，在工程總承包采購試運(yùn)行階段，結(jié)合合同約定，不僅僅保證工程的高質(zhì)量建設(shè)，同時(shí)也要做好竣工后的正常檢修和維護(hù)工作，因此總承包項(xiàng)目檔案管理需要規(guī)范化的優(yōu)化管理。

1 總承包工程中檔案管理的意義

工程總承包項(xiàng)目在全國各地都發(fā)展迅速，越來越多的工程呈現(xiàn)出總承包的模式，在項(xiàng)目的建設(shè)過程中如何使得項(xiàng)目的檔案資料得到規(guī)范、系統(tǒng)和標(biāo)準(zhǔn)的管理，是每個(gè)項(xiàng)目的工作重點(diǎn)，管理員和項(xiàng)目管理者都需要運(yùn)用正確的方法結(jié)合項(xiàng)目的實(shí)際背景和情況對(duì)項(xiàng)目資料進(jìn)行整合，并通過完善的檔案管理機(jī)制，有效提高項(xiàng)目的施工效率，對(duì)于工程公司的發(fā)展也存在重要的意義。除此之外，工程公司的檔案管理內(nèi)容也是對(duì)外的一種形象表現(xiàn)，可以側(cè)面地反映出工程公司的工作制度和項(xiàng)目管理能力，對(duì)于公司的發(fā)展和定位有著極其重要的影響。

2 總承包工程中檔案管理的問題

2.1粗放式管理問題突出

一些總承包單位與建設(shè)單位在項(xiàng)目檔案管理工作中，對(duì)各項(xiàng)政策以及發(fā)展要求不明確，對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不足，在各項(xiàng)工程合同擬定過程中針對(duì)檔案管理環(huán)節(jié)設(shè)置的規(guī)定較少。

2.2檔案管理缺乏系統(tǒng)規(guī)劃

在工程項(xiàng)目檔案管理工作中，工程總承包檔案管理屬于全新業(yè)務(wù)，當(dāng)前尚無系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)可循，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)有待完善。

2.3高素質(zhì)檔案管理人員欠缺

現(xiàn)階段工程總承包項(xiàng)目施工建設(shè)過程中會(huì)受到資源限制，在項(xiàng)目管理過程中實(shí)際設(shè)置的檔案管理人員較少，大多數(shù)檔案管理人員在管理過程中，未能根據(jù)工程實(shí)際開展進(jìn)度擬定記錄活動(dòng)，對(duì)圖紙內(nèi)容未能全面分析，缺乏檔案歸檔專業(yè)知識(shí)。

3 總承包工程中檔案管理要點(diǎn)探究

3.1配置專業(yè)的管理人員

工程的總承包方配置專業(yè)的人員管理項(xiàng)目檔案資料，在項(xiàng)目制度里面明確說明檔案管理工作的重要性，要求分包方全面配合此項(xiàng)工作，并將文件資料的收集、管理和歸納等納入整個(gè)工程的工作規(guī)劃中，保證各部門和分包方配合，促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行，同時(shí)檔案管理員也需要明確自身職責(zé)，自覺進(jìn)行資料的收集和整理，不斷學(xué)習(xí)提升專業(yè)技能，及時(shí)參與到項(xiàng)目過程中，對(duì)項(xiàng)目所產(chǎn)生的資料進(jìn)行仔細(xì)的查驗(yàn)，按照工程項(xiàng)目檔案管理的要求對(duì)資料進(jìn)行質(zhì)量上的把控，有計(jì)劃地開展此項(xiàng)工作，保證項(xiàng)目在檔案資料方面不出現(xiàn)問題。

3.2制定完善的檔案管理制度

每個(gè)項(xiàng)目都需要若干個(gè)制度來保證項(xiàng)目的順利執(zhí)行，檔案管理也不例外，建立健全的檔案管理制度是非常必要的?？偝邪Ｊ降捻?xiàng)目一般都含有多個(gè)分包方協(xié)同施工，所以總承包方需要根據(jù)國家對(duì)于工程建設(shè)方面的檔案管理制度整理出適合自身項(xiàng)目的制度，配合當(dāng)前工程的特點(diǎn)和實(shí)際背景，規(guī)范檔案管理的具體工作。檔案的管理制度需要包括承包方、分包方的文件資料歸檔范圍，明確規(guī)定檔案的分類方法、檔案整理的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)以及檔案的編號(hào)設(shè)計(jì)等，以此保證整個(gè)項(xiàng)目的檔案得到統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的管理。為了保證檔案管理的制度能夠確切地應(yīng)用到實(shí)際中，在總承包方和分包方簽訂協(xié)議時(shí)應(yīng)明確檔案管理相關(guān)制度，防止由于制度的疏忽而導(dǎo)致檔案管理工作無法規(guī)范進(jìn)行。

3.3實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)確和完整性

由于總承包項(xiàng)目的參與方還包括分包方，所以加強(qiáng)與各分包方和施工單位的溝通很重要。施工單位的資料對(duì)于整個(gè)項(xiàng)目來說也是主要的資料來源，首先必須要求檔案管理人員對(duì)工程項(xiàng)目的資料進(jìn)行檢驗(yàn)和整理，對(duì)文件資料進(jìn)行規(guī)范化的整頓，其次需要施工單位配合檔案管理的工作，將施工過程中產(chǎn)生的資料完整有序地移交給總承包方的檔案管理員，在整個(gè)項(xiàng)目資料整理過程中，管理員需要多次與施工單位溝通和交接，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。

3.4檔案管理員前期介入與過程管理

檔案管理的工作并不是在項(xiàng)目工程結(jié)束后才進(jìn)行的，在工程設(shè)立初期檔案管理員就需要跟進(jìn)項(xiàng)目，充分了解和熟悉項(xiàng)目的整體工作計(jì)劃以及后續(xù)的工作進(jìn)度等，檔案管理員需要經(jīng)常性地與項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行資料上的對(duì)接和溝通，將檔案管理工作融入項(xiàng)目的工作規(guī)劃中。在項(xiàng)目進(jìn)行的過程中，產(chǎn)生的文件資料相對(duì)較多，管理員在這個(gè)過程中要實(shí)時(shí)收集資料并進(jìn)行歸納整理，防止工程結(jié)束后出現(xiàn)過程資料的遺漏。

3.5落實(shí)工程竣工手續(xù)預(yù)檢

收集項(xiàng)目資料固然重要，但是對(duì)工程進(jìn)行竣工驗(yàn)收的預(yù)檢工作也同樣重要，檔案管理員在全面收集和整理項(xiàng)目資料的基礎(chǔ)上，在接近工程尾聲的時(shí)候需要自覺對(duì)竣工手續(xù)進(jìn)行預(yù)檢，保證項(xiàng)目驗(yàn)收的順利進(jìn)行。在進(jìn)行預(yù)檢的過程中，對(duì)檔案文件的預(yù)檢工作還需要各參建單位積極配合，檔案管理員按照國家規(guī)定的檔案建設(shè)要求整理出相關(guān)的規(guī)范，并針對(duì)當(dāng)前項(xiàng)目的實(shí)際情況，整理出需要整改和補(bǔ)充的內(nèi)容，與各分包方和參建方共同來完善，同時(shí)檔案管理員應(yīng)嚴(yán)格卡控項(xiàng)目資料的質(zhì)量，各分包方和參建方提供的竣工材料都應(yīng)通過檔案管理員的核準(zhǔn)后方可結(jié)算，以此來保證竣工資料的質(zhì)量。

3.6加強(qiáng)信息化技術(shù)應(yīng)用

當(dāng)前社會(huì)信息技術(shù)持續(xù)發(fā)展，各類信息整合平臺(tái)也逐步普及，電子信息技術(shù)的檔案管理平臺(tái)可以滿足檔案管理的需求，企業(yè)可以利用電子平臺(tái)對(duì)整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行電子化的管理，這樣不僅可以使得檔案管理更加規(guī)范，還可以節(jié)約人力成本。

結(jié)束語

綜上所述，工程總承包項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)維護(hù)的重要依據(jù)，是項(xiàng)目質(zhì)量管理的重要憑證。目前工程總承包項(xiàng)目檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容是提高項(xiàng)目檔案內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，這樣才能保障總承包工程項(xiàng)目的穩(wěn)定開展，提高項(xiàng)目建設(shè)管理的安全性、連續(xù)性和科學(xué)性。

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