金佳

摘要：會(huì)議的目的是通過(guò)與會(huì)者之間的交流和探討，就某個(gè)問(wèn)題或某件事情集思廣益、達(dá)成共識(shí)，最終確定行動(dòng)目標(biāo)和行動(dòng)計(jì)劃的過(guò)程。企業(yè)通過(guò)加強(qiáng)會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量，有助于提高企業(yè)的整體工作效率，并且使企業(yè)目標(biāo)快速高效的完成。然而，在現(xiàn)實(shí)中的許多會(huì)議中往往由于管理組織不善，造成會(huì)前準(zhǔn)備不充分、會(huì)議管理缺乏規(guī)范性和科學(xué)性，最終影響整個(gè)企業(yè)會(huì)議的質(zhì)量，不但問(wèn)題沒(méi)有得到很好的解決，還降低了企業(yè)的管理和工作效率，影響了各項(xiàng)工作和業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展。根據(jù)這些現(xiàn)象，本文探究了如何有效進(jìn)行會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量和效率，使會(huì)議管理為企業(yè)的發(fā)展提供支持。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)；會(huì)議管理

企業(yè)會(huì)議是通過(guò)一定時(shí)間內(nèi)多名員工的面對(duì)面商議討論的方式，針對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)戰(zhàn)略，進(jìn)行企業(yè)戰(zhàn)略探討與決策、企業(yè)內(nèi)外部交流溝通的活動(dòng)。企業(yè)會(huì)議關(guān)系企業(yè)針對(duì)企業(yè)現(xiàn)狀與未來(lái)發(fā)展的決策核戰(zhàn)略研究，對(duì)企業(yè)會(huì)議的管理工作也提出了一定的要求。因此，要改善會(huì)議準(zhǔn)備不充分、企業(yè)會(huì)議不科學(xué)不規(guī)范、會(huì)議內(nèi)容目標(biāo)不明確等問(wèn)題，加強(qiáng)企業(yè)會(huì)議管理，建立企業(yè)會(huì)議管理平臺(tái)，提高企業(yè)會(huì)議的管理效率和質(zhì)量，從而提高企業(yè)相關(guān)部門(mén)決策的有效性，促進(jìn)企業(yè)整體的生產(chǎn)發(fā)展。

1加強(qiáng)現(xiàn)代企業(yè)會(huì)議管理的作用

（1）通過(guò)加強(qiáng)企業(yè)會(huì)議管理，可以組織會(huì)議相關(guān)者就某一問(wèn)題集思廣益，通過(guò)有效的溝通交流達(dá)成思想、目標(biāo)和行為上的統(tǒng)一，有助于企業(yè)各項(xiàng)工作任務(wù)的有序開(kāi)展，明確各部門(mén)、崗位人員的職責(zé)，更加清晰地進(jìn)行工作分配，實(shí)現(xiàn)企業(yè)各部門(mén)之間的密切配合與合作交流，通過(guò)企業(yè)的凝聚力，從而保證企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的高效開(kāi)展。（2）企業(yè)的會(huì)議大多都是為了解決某些問(wèn)題或?yàn)榱俗龀瞿承Q定而開(kāi)展的交流溝通活動(dòng)，它是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理相關(guān)的組織活動(dòng)的重要反映。企業(yè)每一項(xiàng)活動(dòng)的開(kāi)展都要通過(guò)會(huì)議進(jìn)行統(tǒng)籌安排，參會(huì)者通過(guò)有效的溝通制定出科學(xué)的活動(dòng)實(shí)施計(jì)劃和具體措施。（3）加強(qiáng)會(huì)議管理，通過(guò)企業(yè)的會(huì)議質(zhì)量，可以幫助企業(yè)工作人員明確工作目標(biāo)。在會(huì)議召開(kāi)過(guò)程中，往往會(huì)對(duì)具體的工作進(jìn)行科學(xué)的分配，明確各部門(mén)的任務(wù)和職責(zé)，制定本部門(mén)具體的工作目標(biāo)和工作計(jì)劃，讓參會(huì)人員對(duì)后期工作有明確的了解，從而為了會(huì)議目標(biāo)的達(dá)成而努力。

2做好現(xiàn)代企業(yè)會(huì)議管理工作的措施

2.1建立信息化的企業(yè)會(huì)議管理系統(tǒng)

針對(duì)企業(yè)現(xiàn)狀與企業(yè)會(huì)議管理建立相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，簡(jiǎn)化會(huì)議安排的操作流程，提高效率。會(huì)議前根據(jù)會(huì)議的不同類型進(jìn)行相關(guān)通知的分類發(fā)布，使電子文檔取代紙質(zhì)文檔，快速及時(shí)地傳遞到與會(huì)人員手中，同時(shí)將會(huì)議座位排定、會(huì)議室的預(yù)定等進(jìn)行線上操作，簡(jiǎn)化辦事流程，提高效率。

2.2提高會(huì)議的組織能力和會(huì)議服務(wù)水平

提高會(huì)議的組織能力和服務(wù)水平的關(guān)鍵在于組織者及其相關(guān)的人員。會(huì)議前對(duì)會(huì)議的內(nèi)容要清晰，準(zhǔn)備要充足，要能把握住進(jìn)度和節(jié)奏，把握住會(huì)議進(jìn)行的方式。比如，會(huì)議以一種什么樣的方式進(jìn)行：展示PPT，拋出問(wèn)題群策群力找到解決方案。會(huì)議需要的文件要及時(shí)準(zhǔn)備。會(huì)議進(jìn)行時(shí)，及時(shí)與會(huì)議人員做好溝通，記錄相關(guān)事宜。會(huì)議后，對(duì)會(huì)議產(chǎn)生的文件等進(jìn)行整理，以備不時(shí)之需。

2.3提高整體會(huì)議的質(zhì)量和品質(zhì)

企業(yè)之所以存在會(huì)議這項(xiàng)工作，就是希望通過(guò)會(huì)議來(lái)提升整個(gè)企業(yè)的進(jìn)步，那么，現(xiàn)在的企業(yè)想要制作出更加有價(jià)值的會(huì)議，就需要從會(huì)議整體的質(zhì)量和品質(zhì)進(jìn)行改善。除了要在前期不斷的完善和充足會(huì)議的準(zhǔn)備工作外，還需要配備相關(guān)的會(huì)議記錄人員，因?yàn)槿绻麊渭冎灰揽繒?huì)議內(nèi)容的文件是無(wú)法將所有因素都涵蓋進(jìn)去的。在整個(gè)會(huì)議中，經(jīng)常會(huì)有領(lǐng)導(dǎo)或者員工提出建設(shè)性的建議，那么這個(gè)時(shí)候，就需要記錄人員將這些都記錄整理出來(lái)。參會(huì)的人員無(wú)法及時(shí)的將整個(gè)會(huì)議的內(nèi)容都記錄在案，因此，每個(gè)企業(yè)都需要安排專門(mén)記錄的人員來(lái)完整這項(xiàng)工作。會(huì)議的過(guò)程非常重要，但是會(huì)議的后期工作也是很重要的，企業(yè)可以在會(huì)議結(jié)束之后，針對(duì)會(huì)議過(guò)程中的討論內(nèi)容，再制作出一份詳細(xì)的會(huì)議內(nèi)容，分發(fā)給每個(gè)參加會(huì)議的人，讓員工們進(jìn)行消化和鞏固。另外，在每次會(huì)議結(jié)束之后，相關(guān)的管理人員應(yīng)該給每個(gè)參會(huì)人員發(fā)一份調(diào)查表，讓參會(huì)人員在調(diào)查表上寫(xiě)出參會(huì)的感受，以及會(huì)議中的不足和問(wèn)題，以及希望下次會(huì)議可以做到哪些改進(jìn)。這樣一來(lái)，會(huì)議的質(zhì)量和品質(zhì)就可以保證一次比一次進(jìn)步，一次比一次有效果。另外，整個(gè)會(huì)議的質(zhì)量還表現(xiàn)在會(huì)議的環(huán)境中，安排會(huì)議的人員要提前做好會(huì)議室的清潔，檢查相關(guān)的設(shè)備都可以使用，在任何情況下，都要給員工提供一個(gè)可以方便舒適的參會(huì)環(huán)境。

2.4加強(qiáng)信息溝通

信息溝通是企業(yè)處理重要事務(wù)、實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策的重要途徑，高效的信息傳遞有助于企業(yè)各部門(mén)工作的全方位協(xié)調(diào)。而會(huì)議則是企業(yè)各部門(mén)之間進(jìn)行信息溝通的重要渠道，因此，會(huì)議管理者應(yīng)該采取多種手段來(lái)加強(qiáng)會(huì)議中的信息溝通，提高會(huì)議效率，從而保證企業(yè)政令暢通，各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)開(kāi)展。為了加強(qiáng)信息溝通，在會(huì)議當(dāng)中可以適當(dāng)采取多媒體等輔助工具，將會(huì)議內(nèi)容制作成PPT、視頻、動(dòng)畫(huà)等形式，使所要討論的會(huì)議議題和內(nèi)容變得更為直觀形象，還能夠有效活躍會(huì)議氛圍，使會(huì)議討論的目標(biāo)和方向更為明確，也能增加與會(huì)者參與會(huì)議談?wù)摰姆e極性，進(jìn)而提高會(huì)議的整體效果。此外，還可以將會(huì)議的內(nèi)容、決策及相關(guān)材料放到公司內(nèi)部網(wǎng)站上供大家參考和學(xué)習(xí)，使信息的溝通更加流暢，從而促進(jìn)會(huì)議決策的高效落實(shí)。

3結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)代企業(yè)會(huì)議管理工作仍然存在著一些問(wèn)題，這就需要我們提前采取一些措施來(lái)應(yīng)對(duì)，比如明確會(huì)議的主題，安排合理的進(jìn)程，條理清晰，促進(jìn)工作完成情況需要監(jiān)督推進(jìn)統(tǒng)籌規(guī)劃各部門(mén)，保證會(huì)議的質(zhì)量，總結(jié)會(huì)議的要點(diǎn)，會(huì)后還要進(jìn)行整理文件。管理者對(duì)過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行改革，通過(guò)創(chuàng)新來(lái)開(kāi)拓新的思路，使得在各個(gè)方面都取得了有效的進(jìn)步并且積累了經(jīng)驗(yàn)?？傊?，會(huì)議需要有效的進(jìn)行來(lái)保證企業(yè)的發(fā)展，只有這樣企業(yè)的管理者才能很好地對(duì)企業(yè)進(jìn)行掌握，把握企業(yè)的方向。

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（作者單位：國(guó)網(wǎng)遼寧省電力有限公司）