陳志明

摘要：自從進(jìn)入21世紀(jì)以來，我國的信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)就獲得了進(jìn)步的發(fā)展，在我國社會生活和生產(chǎn)的各個領(lǐng)域中也得到了廣泛應(yīng)用，各行各業(yè)的發(fā)展都邁入了信息化的發(fā)展階段，這給我國檔案館的工作也產(chǎn)生了很大的影響，尤其是檔案館內(nèi)部的檔案資料也呈現(xiàn)出了數(shù)字化的特征，各種電子文件的產(chǎn)生，給檔案館的文件管理工作提出了新的要求。在檔案館的管理工作中，電子檔案管理是其中重要的內(nèi)容，尤其是在當(dāng)前的信息化背景下，電子文件管理已經(jīng)成為了檔案館檔案資料管理工作的重要內(nèi)容，只是目前我國檔案館在電子文件管理工作中還存在著一些問題，其管理模式還有待改進(jìn)。所以本文就對綜合檔案館的電子文件管理工作進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：綜合檔案館;電子文件;管理

檔案館作為檔案信息存儲、管理和應(yīng)用的重要機構(gòu)，檔案管理工作的開展對于檔案資料的利用以及社會生產(chǎn)生活都會產(chǎn)生重要影響。目前我國正進(jìn)入了信息化社會，在信息化的時代背景下，檔案館的工作也發(fā)生了很大的變化，尤其是檔案館內(nèi)部的檔案資料和信息已經(jīng)向著數(shù)字化和信息化的方向轉(zhuǎn)變，電子文件逐步取代了紙質(zhì)文件，這給檔案館的檔案管理工作提出了更高的要求。所以在當(dāng)前我國綜合檔案館的建設(shè)和管理工作中，要求相關(guān)部門必須要重視電子文件的管理工作，并創(chuàng)新電子文件的管理模式，提高管理工作的效率和質(zhì)量。

一、綜合檔案館電子文件管理項目的功能

我國綜合檔案館的電子文件管理項目功能是存在著很大差異的，管理的模式也不同，大體而言能夠分為以下4種功能模式：

1、永久保管型

永久保管，顧名思義，就是對電子文件進(jìn)行永久的保管和存儲，這種功能主要針對的是一些確保了文件信息真實性，且能夠在后期長期發(fā)揮作用的文件檔案，對這種檔案需要進(jìn)行永久管理，以方便其后期的使用。這種需要永久保管的文件主要包括了需要資源共享和數(shù)字遺產(chǎn)的文件和資源，這種文件必須要保證其真實性和完整性，還要保證其長期可讀性和可利用性。在綜合檔案館的文件管理工作中，針對這種需要永久保管的文件和資料，就可以將其制作成電子文件，存儲到服務(wù)器中，這樣能夠防止其丟失。

2、中轉(zhuǎn)站型

中轉(zhuǎn)站屬于一種中間性和過渡性的管理機構(gòu)，中轉(zhuǎn)站型的電子文件管理就是構(gòu)建起一個電子文件管理的中轉(zhuǎn)站，使電子文件在該中轉(zhuǎn)站進(jìn)行短暫的存儲，后期將其交至檔案館進(jìn)行管理。該功能主要適用于各個機關(guān)的電子文件，需要在機關(guān)內(nèi)部進(jìn)行簡單的整理和存儲，然后將其移至檔案館進(jìn)行保管，這種文件在結(jié)構(gòu)和格式方面存在著很大的不同，可能存在著不規(guī)范之處，這給電子文件的整理和管理帶來了很大不便，所以要求各個機關(guān)單位必須要先對其進(jìn)行規(guī)范化的整理，然后將其移送至上一級的單位進(jìn)行整理和篩選，最終將一些最為重要且具有保管價值的文件移至綜合檔案館進(jìn)行管理。在該管理模式下，檔案館內(nèi)部也可以建立起數(shù)據(jù)中心，利用數(shù)據(jù)中心進(jìn)行檔案資料的整理和收集，然后進(jìn)行跨平臺傳輸和存儲。

3、現(xiàn)行文件查詢服務(wù)

在綜合檔案館的電子文件管理工作中，除了需要對文件檔案進(jìn)行存儲之外，最主要的目的是對文件檔案進(jìn)行使用，為社會各個領(lǐng)域的生產(chǎn)和發(fā)展提供服務(wù)。因此在綜合檔案館的電子文件管理工作中，還具有現(xiàn)行文件的查詢服務(wù)功能，該功能能夠使用戶進(jìn)行文件檔案的查詢，檔案館能夠通過專門的網(wǎng)站和內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案文件的集中管理和調(diào)閱，然后向用戶提供服務(wù)，方便用戶進(jìn)行查詢。目前我國很多檔案館都設(shè)置了電子文件服務(wù)平臺，該平臺的主要作用就是對電子文件進(jìn)行歸檔和管理，為用戶的文件檔案查詢提供服務(wù)，該用戶能夠通過該平臺，獲取權(quán)限查閱檔案館的電子文件資料。從而實現(xiàn)電子文件的整理、管理和流轉(zhuǎn)、利用。

4、備份型

備份功能主要是對某一地區(qū)的電子文件檔案進(jìn)行備份，防止檔案在流轉(zhuǎn)和使用的過程中出現(xiàn)缺損或丟失。

二、綜合檔案館電子文件管理的注意事項

1、集中式保管

在檔案館的檔案管理工作中，無論是紙質(zhì)文件還是電子文件，都會采用集中式的管理模式，而在該過程中，檔案的集中式管理，需要文件形成機構(gòu)先進(jìn)行文件的歸檔和建立，將其進(jìn)行移交，然后由檔案館進(jìn)行集中管理，而在該過程中，電子文件的管理比紙質(zhì)文件的管理更加便利，因為電子文件在生成之后，只要不進(jìn)行刪除就能夠長期存在，而且還可以進(jìn)行備份和實時更新，能夠滿足不同用戶的使用需要，但是紙質(zhì)文件在使用的過程中很容易出現(xiàn)破損和丟失的問題。

2、檔案館電子文件管理與機構(gòu)內(nèi)部電子文件管理的關(guān)系

我國檔案館在進(jìn)行電子文件管理時，其管理模式中包括了中轉(zhuǎn)站型的管理模式，而該管理模式還包括了很多機關(guān)單位內(nèi)部的電子文件管理工作，所以要求綜合檔案館在進(jìn)行電子文件管理時，需要處理好檔案館與機關(guān)單位內(nèi)部電子文件管理之間的關(guān)系，需要對二者進(jìn)行統(tǒng)一管理。檔案館要求電磁文件必須要具有真實性和完整性，所以要求機關(guān)單位的電子文件必須要具有行政有效性和法律憑證行，這就要求二者的電子文件必須要同步運轉(zhuǎn)，統(tǒng)一管理。

3、分布式保管思想

目前我國綜合檔案館在進(jìn)行電子文件管理時，提出了分布式的保管思想，該理論與集中式的管理理論存在著很大的不同，要求在電子文件的管理過程中，要基于電子文件的生命周期理論，對電子文件進(jìn)行重新劃分，使電子文件在管理的過程中能夠根據(jù)其生命周期，采取新型的分類管理方法，從而降低管理的成本。

結(jié)束語：綜上所述，在我國綜合檔案館的發(fā)展過程中，檔案文件資料的管理是其中必不可少的重要管理工作，而隨著信息化時代的來臨，檔案館內(nèi)部的文件資料逐漸向著信息化和數(shù)字化的方向轉(zhuǎn)變，電子檔案已經(jīng)成為了綜合檔案館檔案信息的主要形式，所以在檔案管理工作開展的過程中，必須要針對電子檔案和電子文件，開展新型的管理工作，創(chuàng)新管理模式。這就要求綜合檔案館必須要正確認(rèn)識電子文件管理的功能和模式，并采取有效措施控制電子檔案管理工作中的并采取有效措施，對電子檔案管理工作進(jìn)行有效的控制，降低其他因素對電子檔案管理工作的影響，提高管理的質(zhì)量和效率，提高綜合檔案館電子文件管理工作的水平。

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